CC BY
117
Медведева О.В.
кандидат исторических наук, Тамбовский государственный университет имени Г.Р.Державина, г. Тамбов, Россия
ЛОКАЛЬНАЯ НОРМАТИВНАЯ БАЗА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В ОРГАНИЗАЦИИ
Аннотация. В статье рассмотрен типовой состав локальных нормативных актов, регламентирующих работу по управлению документацией в организации. Проанализирован порядок их разработки, структура и содержание, даны рекомендации относительно того, какие аспекты работы с документами важно учесть в локальных нормативных актах, чтобы они не противоречили правовым актам и были полезны в организации для построения эффективной системы управления документацией.
Ключевые слова: документационное обеспечение управления, управление документами, локальные нормативные акты, документооборот, служба ДОУ.
Medvedeva O.V.
Candidate of Historical Sciences, Tambov State University behalf of G.R. Derzhavin, Tambov, Russia
LOCAL REGULATORY FRAMEWORK FOR DOCUMENT MANAGEMENT IN THE ORGANIZATION
Abstract. The article considers the typical composition of local regulations governing the work of managing documentation in an organization. The order of their development, structure and content are analyzed, recommendations are given on what aspects of working with documents it is important to take into account in local regulations so that they do not contradict legal acts and are useful in an organization to build an effective document management system.
Keywords: documentation support for management, document management, local regulations, document flow.
Управление документацией является одной из управленческих функций в организации, от реализации которой во многом зависит эффективность управления и функционирования организации в целом. В условиях внедрения электронного документооборота эта функция приобретает особое значение, т.к. правильно организованная система электронного документооборота предназначена не только для автоматизации делопроизводственных задач, а охватывает всю работу организации, объединяя в единое целое решение тех задач, которые ранее были локальными. В связи с этим актуальными становятся вопросы регламентации управления документацией, т.к. грамотная локальная нормативная база (при условии ее соблюдения) снимает целый ряд проблем и упорядочивает деятельность структурных подразделений и отдельных должностных лиц.
Сегодня локальный нормативный акт рассматривается как официальный документ, разрабатываемый и принимаемый юридическим лицом с целью регламентации внутренней структуры и отдельных направлений деятельности своей организации, представленный в открытом доступе для широкого использования. В эту подгруппу входят регламенты, положения, правила, инструкции и др. В зависимости от масштабов организации, характера ее основной деятельности, наличия или отсутствия системы менеджмента качества, степени автоматизации процессов состав локальной нормативной базы по управлению документацией может быть различным. Рассмотрим основные нормативные акты, которые рекомендуется разработать в организации.
Традиционно основным документом, регламентирующим управление документацией в организации, считается инструкция по делопроизводству. Актуальность этого документа в настоящее время нисколько не утрачена, и от того, насколько полной является инструкция и насколько точно и подробно она отражает все процессы работы с документацией, зависит необходимость издания каких-либо дополнительных нормативных актов в организации. При разработке инструкции по делопроизводству можно руководствоваться Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, которая утверждена приказом Росархива 11 апреля 2018 г. [3].
В структуре инструкции могут быть выделены следующие разделы: Общие положения, Документирование управленческой деятельности, Подготовка и оформление отдельных видов документов, Организация документооборота, Контроль исполнения документов (поручений), Организация работы исполнителя с документами, Формирование документального фонда организации, Организация доступа к документам и их использования, Изготовление, учет, использование и хранение печатей, бланков документов, носителей электронных подписей. Главное требование к этому документу состоит в том, что он должен отразить все процессы, связанные с документированием и документооборотом организации. Кроме того,
важной частью данной инструкции являются приложения, где необходимо поместить все формы используемых в организации документов, образцы регистрационных форм, описей дел, список нерегистрируемых документов и т.д.
В разделе 1 необходимо дать перечень тех нормативно-правовых актов, которые использовались при подготовке Инструкции по делопроизводству, отметить, на какие документы она распространяется (только на управленческие, все, кроме конфиденциальных или секретных и т.п.), указать, кто ведет делопроизводство в организации.
Раздел 2 должен перечислить реквизиты, которые используются при подготовке документов в организации. Необходимо обратить внимание на то, что обычно используются не все 30 реквизитов, рекомендованные ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Так, далеко не везде могут использоваться Государственный герб РФ, герб субъекта РФ или муниципального образования, далеко не у всех есть официально зарегистрированная эмблема и печать. В этом же разделе описываются виды бланков, применяемые в организации (обычно общий бланк и бланк письма), и все виды документов, которые составляются в организации, с указанием порядка их согласования, подписания, утверждения.
В разделе 3 должен быть определен порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов организации. Разделы 4 и 5 посвящены формам контроля, срокам за исполнением, организации работы исполнителя с документами. Следующий раздел (6) необходимо посвятить экспертизе ценности документов, формированию дел и составлению номенклатуры дел. Сроки хранения документов могут определяться по разным нормативным актам, в зависимости от специфики деятельности организации. На данный момент действует типовой перечень - «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный 20 декабря 2019 г. Однако он не является единственным, в зависимости от специфики деятельности организации могут пригодиться и другие: «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2007), «Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения» (2012), «Перечень документов, образующихся в деятельности Федерального казначейства, его территориальных органов и подведомственных учреждений, с указанием сроков хранения» (2014) и другие нормативные акты, т.к. сроки хранения можно найти и в целом ряде федеральных законов и других правовых актов, посвященных отдельных видам деятельности и организаций.
Раздел, посвященный организации доступа и использования документов, должен предусмотреть работу с документами на разных носителях, в том числе в информационных системах. И, наконец, последний раздел регламентирует работу с бланками организации, печатями, штампами (в том числе с факсимильной подписью), электронными подписями.
В процессе разработке инструкции для конкретной организации важно не просто повторить положения, включенные в Примерную инструкцию, а отразить сложившуюся специфику работы, рассмотреть используемые виды документов и информационные системы. В частности, если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), в которой используются шаблоны видов документов, данные шаблоны можно включить в приложения к инструкции. В разделе, посвященном документообороту, могут быть даны маршруты движения разных видов и разновидностей документов или сделаны ссылки на соответствующие пункты рабочей инструкции к СЭД, где эти вопросы рассмотрены более подробно. В разделе, связанном с оперативным хранением документов, а также в номенклатуре дел важно указать, в какой форме создается и хранится каждое дело: на бумажном носителе, в электронной форме, как гибридное дело, - закрепить порядок резервного копирования и др.
В случае преобладания в организации традиционного документооборота полезным является разработка и утверждение Табеля унифицированных форм документов и Альбома унифицированных форм документов. Первый из этих локальных нормативных актов регламентирует процессы проектирования, согласования, визирования, подписания, утверждения документов разных видов и разновидностей, а второй содержит непосредственно образцы форм, облегчающие проектирование документов для работников, не имеющих профильного документоведческого образования.
Если в организации создана служба документационного обеспечения управления (ДОУ), ее регламентирующим документом является положение. Унификации в названиях таких служб сейчас не существует: управление делами, общий отдел, канцелярия, отдел документационного обеспечения и др. В структуре Положения о структурном подразделении обычно выделяют следующие разделы: Общие положения, Основные цели и задачи структурного подразделения, Функции, Права руководителя, Ответственность [1].
На каждую должность должна быть разработана своя должностная инструкция, что приобретет особенную значимость для тех организаций, в которых не выделена служба делопроизводства, а обязанности по управлению документацией распределены между разными сотрудниками. При разработке должностных
инструкций основным нормативным актом, на который можно опираться, должен стать профессиональный стандарт. В сфере документационного обеспечения таких стандартов принято несколько: «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», «Специалист по управлению документацией организации», «Специалист архива», «Специалист по формированию электронного архива», и «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации». В частности, в первом из них можно найти полный комплекс трудовых функций и действий, которые могут быть включены в должностную инструкцию документоведа или секретаря, во втором - те направления деятельности, за которые отвечает руководитель службы ДОУ, а в третьем - трудовые функции должностных лиц, отвечающих за хранение документов.
В организации должна быть создана экспертная комиссия (ЭК), которая будет заниматься экспертизой ценности документов и при составлении номенклатуры дел, и при подготовке дел к архивному хранению. В состав экспертной комиссии должны войти представитель руководства, курирующий вопросы управления документацией, руководитель службы ДОУ и подразделения, отвечающего за хранение документов. Что же касается регламентации работы комиссии, она создается приказом руководителя организации и действует на основании Положения об экспертной комиссии. Последнее создается на основе Примерного положения (2018) и может включать 4 раздела: Общие положения, Функции ЭК, Права ЭК, Организация работы ЭК.
На основе Примерного положения об архиве организации (2018) создается также локальное Положение об архиве организации, если такое подразделение в организации существует [2, с. 182]. В нем важно отразить состав документов архива организации (документы долговременного, свыше 10 лет сроков хранения, в том числе по личному составу, а также справочно-поисковые средства к ним), задачи, функции и права архива. Если архив комплектуется электронными документами, в положении должна быть отражена специфика работы с ними, которая зависит от степени автоматизации процессов работы и связана либо с передачей документов на электронных носителях, либо с функционированием системы электронного архива, которая комплектуется документами структурных подразделений, передаваемых из СЭД.
Чрезвычайно важным является вопрос регулирования права подписи документов. В небольших организациях обычно все документы подписываются руководителем, а в более крупных необходимо разграничение полномочий в данной области. Некоторые аспекты данного вопроса регламентируются Гражданским кодексом, Трудовым кодексом РФ и другими правовыми актами, но в целом законодательно этот вопрос не решен и должен быть определен именно на уровне конкретной организации. Один из наиболее распространенных способов - это издание приказа о разграничении полномочий конкретных должностных лиц, в котором за конкретными должностными лицами (пофамильно) может быть закреплено право подписи отдельных групп документов. Второй способ - издание доверенности, уполномочивающей определенное должностное лицо подписывать документы от имени организации. И, наконец, менее популярные способы -это включение данных сведений в раздел «Права» конкретной должностной инструкции или распределение данных прав между должностными лицами в разделе Инструкции по делопроизводству, посвященном оформлению разных видов документов.
Для локальных нормативных актов важна легитимность, обеспечивающая их правомочность и позволяющая на основании утвержденных требований выносить какие-либо решения. Поэтому локальные акты должны быть правильно разработаны, оформлены, согласованы, утверждены, и субъекты управления должны иметь возможность с ними ознакомиться. Все регламентирующие документы оформляются на общем бланке и подлежат утверждению руководителем организации. Локальные нормативные должны быть представлены на официальных сайтах учреждений и организаций. Подготовка перечисленных выше документов может отнять достаточно много времени, особенно если работники знакомы с делопроизводственными операциями весьма поверхностно. Однако после создания локальной нормативной базы значительно упростится ежедневная работа, что в итоге должно привести к повышению культуры управленческого труда и эффективности деятельности организации.
Список литературы
1. Как разработать Положение об отделе [Электронный ресурс]. // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2021. - 24 марта.- Режим доступа: URL: https://www.sekretariat.ru/artide/211186-razrabotat-polojenie-ob-otdele-17-m12.
2. Медведева О.В. Нормативная база управления документацией в государственных организациях / О.В. Медведева // Ученые записки Тамбовского отделения Российского союза молодых ученых: сб. науч. ст. - Тамбов, 2018. - Сб. 11. - С. 179-184.
3. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях: утв. 11 апреля 2018 г. -М., 2018. - 99 с.
