CC BY
257
Медведева О.В.
кандидат исторических наук Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина г. Тамбов, Россия Фарафонова С.А. магистрант 2 курса по направлению подготовки 46.04.02 Документоведение и архивоведения Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина г. Тамбов, Россия
НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТАМОЖНИ
Аннотация: Статья посвящена обзору нормативных актов, регулирующих работу с бумажными и электронными документами в таможенных органах. Рассматриваются федеральные правовые акты, нормативные документы Федеральной таможенной службы, а также локальные нормативные акты, которые издаются в таможне.
Ключевые слова: документационное обеспечение управления, правовое регулирование делопроизводства.
Medvedeva O.V.
Candidate of Historical Sciences Tambov State University behalf of G.R. Derzhavin Tambov, Russia Farafonova S.A.
Undergraduat of the 2nd year in the direction ofpreparation 46.04.02 Documentary and Archival Studies Tambov State University behalf of G.R. Derzhavina Tambov, Russia
REGULATORY REGULATION OF DOCUMENTATION OF CUSTOMS ACTIVITIES
Abstract: The article is devoted to the review of regulatory acts governing the work with paper and electronic documents in customs authorities. Federal legal acts, regulatory documents of the Federal Customs Service, as well as local regulations that are issued by customs are considered.
Key words: management documentation, legal regulation of office work.
В настоящее время в связи с усложнением управленческого механизма и соответствующим ростом документированной информации появляется необходимость поиска и использования актуальных технологий работы с документами. Расширение сферы электронного документирования влечет не только рост масштабов использования современной компьютерной техники и программного обеспечения, но и изменение правовых основ и методической базы делопроизводства. Федеральная таможенная служба - одна из наиболее развитых в этом отношении структур, о чем позволяет заявлять знакомство с нормативной базой документационного обеспечения ее деятельности.
Вся совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, использования и хранения документов в текущей деятельности таможенного органа Российской Федерации, а также регулирующих работу службы документационного обеспечения, представляет собой нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности таможни. Ее условно можно разделить на несколько групп.
В первую группу входят основные кодексы РФ, федеральные законы, а также Таможенный кодекс Евразийского экономического союза, «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» и другие документы, являвшиеся предметом рассмотрения ранее [2]. В частности, подписание электронной подписью документов на электронных носителях регулирует Федеральный закон (далее ФЗ) от 6 апреля 2011 г. «Об электронной подписи». Обмен электронными документами регулируется постановлением Правительства РФ от 25 декабря 2014 г. «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при информационного взаимодействия». Одним из важнейших документов в области архивного хранения документов являются «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органов местного самоуправления и организациях», утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.
Вторая группа включает в себя документы о службе в таможенных органах Российской Федерации, методические и правовые документы, регулирующие документационную деятельность, в том числе электронный документооборот: ФЗ от 21 июля 1997 г. «О службе в Таможенных органах», Постановление Правительства РФ от 16 сентября 2013 г. «О Федеральной таможенной службе» и др.
Требования к бланкам организационно-распорядительных документов регулирует приказ Центрального таможенного управления (далее ЦТУ) от 25 сентября 2014 г. «О бланках организационно-распорядительных документов Управления и подчиненных таможенных органов». Работа с документами в таможенных органах в целом определена приказом от 9 июля 2014 г. «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации». В 2015 г. утверждена также Инструкция по делопроизводству и работе архива в Центральном таможенном управлении и подчиненных таможенных органах. Эти документы можно считать основополагающими и наиболее полно регламентирующими работу с документами. Однако принят целый ряд нормативных актов, которые регламентируют работу именно с электронными документами.
24 июля 2014 г. издан приказ ЦТУ «Об организации эксплуатации системы электронного документооборота в Управлении». Приказ описывает работу с электронными документами с применением автоматизированной системы учета и контроля исполнения документов (далее -АС «УКИД-2»). В таможенных органах создаются и используются электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, а также электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота. Введение в эксплуатацию в таможенных органах АС «УКИД-2» осуществлено в соответствии с Приказом Федеральной таможенной службы от 25 июля 2014 г. «О вводе в эксплуатацию автоматизированной системы учета и контроля исполнения документов в структурных подразделениях ФТС России и таможенных органах Российской Федерации».
Рекомендации по формам сканированных документов, фото-, видеоматериалов, предназначенных для дальнейшего использования в единой автоматизированной информационной система таможенных органов зафиксированы в письме Центрального информационно-технического таможенного управления от 16 июня 2016 г. Формат сканирования для передачи электронных копий документов средствами АС «УКИД-2» устанавливает письмо ФТС России от 21 марта 2019 г. «Об электронном документообороте».
Применение автоматизированной системы учета и контроля исполнения документов при организации электронного документооборота регулируется методическими рекомендациями, утвержденными 31 декабря 2014 г. Здесь рассматриваются вопросы ведения баз данных
АС «УКИД-2», которые представляют собой электронную картотеку входящих, исходящих и внутренних документов таможенного органа. Описана технология информационного взаимодействия структурных подразделений таможенного органа при ведении делопроизводства с применением информационных технологий.
Приказом ФТС России от 13 марта 2015 г. было утверждено Положение по организации процессов жизненного цикла информационно-программных средств в таможенных органах. В целях перехода на безбумажный документооборот в отношении служебных и докладных записок, составляющих основную часть внутренних документов в структурных подразделениях таможенных органов, отдел докумен-тационного обеспечения ЦТУ разработал также методические рекомендации по созданию проектов служебных и докладных записок, их согласованию и регистрации.
Описание процессов, связанных с движением документов и их контролем, регулируется письмом ФТС России от 13 мая 2019 г. «О документообороте в таможенных органах». Письмо ЦТУ от 30 ноября 2017 г. «О совершенствовании системы электронного документооборота» регулирует рассмотрение документов, включенных в систему электронного документооборота, подписание их электронной подписью, подготовку указаний по их исполнению, передачу на исполнение, а также ознакомление и принятие к исполнению должностными лицами и работниками в модуле «АРМ руководитель».
В целях совершенствования ведомственной системы обеспечения информационной безопасности таможенных органов 25 октября 2011 г. был издан Приказ ФТС РФ от «Об утверждении Положения об использовании участниками внешнеэкономической деятельности и лицами, осуществляющими деятельность в сфере таможенного дела, средств электронной подписи при реализации информационного взаимодействия с таможенными органами Российской Федерации». Приказ ФТС России от 22 июня 2012 г. «Порядок эксплуатации средств криптографической защиты информации, реализующих механизмы электронной подписи, должностными лицами (работниками) таможенных органов Российской Федерации» определяет права, обязанности и последовательность действий работников таможенных органов при использовании средств электронной подписи.
Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (для служебного пользования) между таможенными органами и переписка с другими органами Российской Федерации, также регламентируется соответствующим приказом. Так, отмечается,
что на документах проставляется отметка «Для служебного пользования». Распоряжение от 27 августа 2007 г. «Об утверждении Временного порядка по использованию ведомственной электронной почты для передачи между таможенными органами электронных копий документов, содержащих сведения ограниченного распространения, и не содержащих сведений, составляющих государственную тайну» регламентирует вопросы пересылки конфиденциальных документов.
Что же касается работы с обращениями граждан, то она регламентирована ФЗ от 2 мая 2006 г. № «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ». Непосредственно для таможенных органов в 2014 г. утвержден «Порядок работы с обращениями граждан в ФТС России и таможенных органах Российской Федерации». Есть также приказ ЦТУ «Об организации работы с обращениями граждан в Центральном таможенном управлении».
К третьей группе следует отнести локальные нормативные акты, которые мы рассмотрим на примере Липецкой таможни.
Приказ от 9 февраля 2015 г. «О бланках организационно-распорядительных документов таможни и подчиненных таможенных постов» регламентирует учет, использование, хранение и уничтожение, а также выдачу гербовых бланков организационно-распорядительных документов таможни в структурные подразделения таможни и на таможенные посты.
Приказ от 17 февраля 2015 г. № 40 «О совершенствовании работы по организации контроля за исполнением документов в Липецкой таможне» издан в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения документов вышестоящих таможенных органов и таможни рассмотрения писем предприятий и организаций, заявлений и жалоб граждан. Здесь же следует упомянуть приказ от 26 марта 2016 г. «Об организации работы с документами в Липецкой таможне», который рассматривает порядок подготовки, согласования, подписания, регистрации и передачи организационно-распорядительных и иных документов.
Обеспечение оперативного рассмотрения и повышение ответственности руководящего состава таможни за принимаемые решения, а также поддержание в контрольном состоянии документации обеспечивается приказом от 17 января 2012 г. «О порядке рассмотрения входящих документов и подписания организационно-распорядительных документов в Липецкой таможне».
Для определения сроков хранения документов, образующихся в процессе деятельности таможни, используется «Перечень типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. Для определения сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, организации их хранения, образующихся в процессе деятельности таможенных органов, используют также приказ ФТС России от 18 июня 2019 г. «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной таможенной службы, подчиненных таможенных органов и организаций, находящихся в ведении ФТС России, с указанием сроков хранения».
Как и в Федеральной таможенной службе в целом, в Липецкой таможне осуществлен переход на электронный документооборот, поэтому есть своя локальная нормативная база, регламентирующая вопросы работы с электронными документами. 2 декабря 2011 г. был издан приказ «Об утверждении Порядка работы с электронными документами в автоматизированной системе «УКИД-2» руководства таможни и структурных подразделений». В данном документе представлены основные сведения и рекомендации, необходимые для работы пользователей в автоматизированной системе.
Приказ от 2 июня 2014 г. «Об утверждении Порядка эксплуатации средств криптографической защиты информации, реализующих механизмы электронной подписи, должностными лицами Липецкой таможни» определяет права, обязанности и последовательность действий должностных лиц при работе с программными средствами, реализующих информационные таможенные технологии, эксплуатация которых предусматривает применение электронной подписи.
Приказ от 21 августа 2014 г. «Об организации работы с электронными документами в Липецкой таможне» закрепляет тот факт, что в таможне создаются и используются электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе; электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота. Электронный документооборот в таможне обеспечивает сбор документации, обработку и обмен электронными образами документов и электронными документами на протяжении всего жизненного цикла документа, а также его хранение и использо-
вание в текущей деятельности вплоть до уничтожения в связи с истечением установленного срока хранения.
Распоряжение от 13 декабря 2017 г. «Об организации эксплуатации автоматизированной системы учета и контроля исполнения документов АС «УКИД-2» с модулем «АРМ руководителя» в первую очередь касается таких аспектов, как обеспечение рассмотрения документов, включенных в систему электронного документооборота, подготовка указаний по исполнению, подписание их электронной подписью и передача на исполнение в модуле «АРМ руководителя».
Распоряжение от 21 марта 2018 г. «Об организации приема-передачи электронных копий документов, содержащих сведения ограниченного распространения» регулирует и определяет список должностных лиц, ответственных за прием-передачу электронных копий документов (операторы приема-передачи).
Информационная безопасность при работе с автоматизированными системами регулируется приказом от 28 декабря 2018 г. «Об утверждении инструкций по обеспечению информационной безопасности при работе с базами данных таможни».
Все эти документы создаются в соответствии с Федеральными законами Российской Федерации и на основании нормативных актов, которые принимаются вышестоящими таможенными органами.
Каждый отдел руководствуется в своей деятельности положением как основным документом, устанавливающим статус, права, обязанности, функции и ответственность, а также связь структурного подразделения в организации. Так, 8 октября 2019 г. вышел приказ «Об утверждении типовых положений о подразделениях документационного обеспечения таможенных органов Российской Федерации» [1]. Профессиональная служебная деятельность сотрудников таможни осуществляется в соответствии с должностными регламентами и должностными инструкциями, утвержденными начальником Липецкой таможни. В них указаны квалификационные требования, обязанности, права и ответственность должностных лиц.
Важное место в системе делопроизводства занимают ГОСТы. Среди них, прежде всего, следует обратить внимание на ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который вступил в действие с 1 июля 2018 г. На данный момент это один из немногих нормативных документов по делопроизводству, содержащих практические
рекомендации по оформлению документов. В частности, он устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов [2].
В практику входят ГОСТы, регулирующие ведение электронного документооборота, в частности, ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов», ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности», ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».
Таким образом, правовые документы регламентируют все виды документов, создаваемых в бумажной и электронной форме, и работу с ними в таможенных органах Российской Федерации. Работа с управленческой документацией в таможенных органах имеет свои особенности, связанные, прежде всего, с их статусом федеральных органов исполнительной власти, со спецификой организационной структуры, жестким регламентированием деятельности. Даже краткий обзор нормативных актов показал, насколько тщательно регламентированы все аспекты работы с документами. Наличие нормативных требований к каждому аспекту документационной деятельности упрощает работу сотрудников по унификации самих форм документов и всех процессов работы с ними, сводит к минимуму спорные ситуации и ошибки, связанные с принятием самостоятельных решений. Не может не радовать пристальное внимание таможенных органов к работе с электронными документами. Однако чрезмерная регламентация вызывает и опасения, поскольку, несомненно, приводит к дублированию и неоправданному росту документооборота.
Список литературы
1. Федеральная таможенная служба [Электронный ресурс]. - Режим доступа: URL: https://customs.consultant.ru/ (дата обращения: 15.10.2019).
2. Медведева О.В. Нормативная база управления документацией в государственных организациях / О.В. Медведева // Ученые записки Тамбовского отделения Российского союза молодых ученых. - Тамбов, 2018. -Сб. 11. - С. 179-184.
