Нормативная база управления документацией в государственных организациях Текст научной статьи по специальности «Право»

Список литературы:

1. Электронный документооборот, как способ оптимизации бизнес-процессов [Электронный ресурс]. - Режим доступа: URL: http://www.kp.ru/guide/ielektronnyi-dokumentooborot-na-predprijatii.html

2. Преимущества системы электронного документооборота [Электронный ресурс]. - Режим доступа: URL: http://www.bbsoftware.m/artidesphp?id=2&idCat=3

3. Приходько Ю.С. «ДЕЛО» - система электронного документооборота в России / Ю.С. Приходько // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. - 2011. - С. 458-459.

Медведева О.В.

кандидат исторических наук, доцент Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина

г. Тамбов, Россия

НОРМАТИВНАЯ БАЗА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ Аннотация. В статье рассматривается актуальная нормативная база управления документами в государственных организациях. Анализируются новейшие нормативные акты, принятые в 2018 г. и регламентирующие процессы документирования и работы с документами.

Ключевые слова: документирование, документационное обеспечение управления, управление документами, государственные организации.

Medvedeva O.V.

PhD in History, associate professor Tambov State University behalf of G.R. Derzhavin

Tambov, Russia

NORMATIVE BASE OF DOCUMENTATION MANAGEMENT IN STATE ORGANIZATIONS

Abstract. The article deals with the current normative base of document management in state organizations. The newest normative acts adopted in 2GiS and regulating the processes of documenting and working with documents are analyzed.

Keywords: documentation, document management support, document management, state organizations.

Управление документацией является одним из направлений деятельности любой государственной организации и должно осуществляться в соответствии с требованиями действующих нормативных актов. В последние годы нормативная база федерального уровня активно расширяется и актуализируется. В данной статье обратимся к рассмотрению произошедших изменений.

Одна из составляющих управления документацией - документирование управленческой деятельности. Данная деятельность регламентируется в первую очередь ГОСТ 7.0.97-2016, который вступил в действие 1 июля 2018 г. взамен ГОСТ 6.20-2003 и определяет порядок оформления организационно-распорядительных документов в бумажной и электронной форме. По сравнению с ранее действовавшим стандартом несколько изменился набор реквизитов и были скорректированы правила их оформления [1].

Так, в качестве самостоятельных реквизитов закреплены наименование структурного подразделения и наименование должности лица, которые используются в довольно редко составляемых бланках структурных подразделений и должностных лиц. Нашел свое место в стандарте также гриф ограничения доступа к документу, более подробные требования к оформлению которого регламентируются законодательными и другими правовыми актами РФ. Взамен идентификатора электронной подписи, содержавшейся в ГОСТе, действовавшем ранее, появился реквизит «отметка об

электронной подписи», который используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

В августе 2018 г. была зарегистрирована утвержденная 11 апреля приказом Росархива «Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях» (далее - Примерная инструкция). Любопытно, что ранее (до 2005 г.) периодически переиздавались так называемые типовые инструкции для федеральных органов исполнительной власти. Новый документ изначально рассчитан на более широкий круг организаций и не ограничивает сферу применения только органами власти. Примерная инструкция называет следующие виды бланков: бланки приказа и распоряжения, бланк письма для ведения переписки на территории России, бланк письма для переписки с зарубежными корреспондентами [3].

Примерная инструкция содержит требования к тексту и оформлению локальных нормативных актов, протоколов, деловых писем (в том числе зарубежным адресатам), актов, докладных (служебных) записок. В приложениях предлагаются образцы ряда документов, причем впервые приводится форма служебной записки, которая ранее нормативными документами закреплена не была.

Отдельные разделы посвящены технологии и срокам согласования и утверждения документов, в том числе с использованием системы электронного документооборота (СЭД). В разделе, посвященном организации документооборота, отмечается, что документы, имеющие срок хранения до 10 лет, могут создаваться и храниться исключительно в электронном виде. Примерная инструкция регламентирует состав сведений для электронной регистрационной карточки документа, технологию регистрации и контроля за исполнением документов, порядок подготовки и структуру номенклатуры дел, в том числе в случае формирования электронных дел, правила их оформления и использования, проведения экспертизы ценности документов.

Ранее, в 2009 г., были утверждены «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», а также «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», которые являются важным подспорьем именно для органов власти, т.к. со-

ставлены с учетом специфики их документационной деятельности. Они содержат, в частности, подробные требования к оформлению федеральных законов, актов Президента РФ и Правительства РФ. В целом Примерная инструкция не противоречит данным нормативным актам, но уделяет больше внимания вопросам работы с электронными документами.

Следует отметить, что из действующих нормативных актов исключено упоминание программного обеспечения, а также гарнитур шрифтов зарубежного происхождения, и в ближайшее время, в связи с переходом на отечественное программное обеспечение, следует ожидать новых поправок и комментариев на этот счет.

Что касается ведения исключительно электронного документооборота, то еще в 2011 г. был издан ФЗ «Об электронной подписи», который регламентирует виды электронных подписей, условия признания электронных документов подлинными и др. вопросы, а в 2014 г. были утверждены «Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия», которые описывают порядок информационного взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ, государственных внебюджетных фондов. В последнем нормативном акте описаны компоненты транспортных контейнеров документов и процедуры обмена документов.

В текущем году утверждены также «Примерное положение об экспертной комиссии организации» и «Примерное положение об архиве организации», последнее из которых распространяется на организации, выступающие источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Примерные положения могут быть использованы при разработке локальных нормативных актов организации.

Еще два основных документа, которые будут полезны в процессе организации работы именно с архивными документами, - это утвержденные в 2015 г. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» и «Перечень типовых управленческих архивных докумен-

тов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный в 2010 г. Важно отметить, что типовой перечень, несмотря на кажущуюся на первый взгляд полноту, не содержит сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические направления деятельности организации, поэтому рекомендуется применять также примерные перечни для однородных организаций и ведомственные - по отдельным отраслям деятельности («Перечень документов, образующихся в деятельности Федерального казначейства, его территориальных органов и подведомственных учреждений, с указанием сроков хранения», «Перечень документов, образующихся в деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения» и др.) [2].

Таким образом, на данный момент действует целый ряд нормативных актов, распространяющих свое действие на государственные организации и регламентирующих те или иные аспекты управления документацией, начиная от процесса документирования и заканчивая хранением или уничтожением документов. В ближайшей перспективе следует ожидать издания нового типового перечня с учетом изменений, внесенных в ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», которые касаются сокращения сроков хранения документов по личному составу. Планируется также изменение формы ряда кадровых документов. В современных условиях контроль за происходящими в правовом поле изменениями в сфере управления документацией становится рядовой задачей, требующей пристального внимания, с целью своевременной актуализации локальных нормативных актов каждой конкретной организации.

Список литературы:

1. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов [Электронный ресурс]: ГОСТ Р 7.0.97-2016. (Введ. 01-07-2018). - Режим доступа: URL: http://www.consultant.ru.

2. Медведева О.В. Экспертиза ценности документов: правовой аспект / О.В. Медведева // Социально-экономические явления и процессы. - 2014. - №7. - С. 92-99.

3. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях: утв. 11 апреля 2018 г. - М., 2018. - 99 с.

Мельникова И.С.

Магистрант 2 курса по направлению подготовки 46.04.02 Документоведение и архивоведения Тамбовский государственный университет им. Г.Р. Державина

г. Тамбов, Россия

НОРМАТИВНАЯ БАЗА ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ВУЗЕ Аннотация. В статье рассматривается актуальная нормативная база проведения экспертизы ценности документов в вузе. Называются федеральные, в том числе ведомственные, и локальные нормативные акты, которые должны обеспечивать проведение экспертизы ценности документов

Ключевые слова: документ, экспертиза ценности документов, документационное обеспечение управления.

Melnikova I.S.

Undergraduat of the 2nd year in the direction ofpreparation 46.04.02 Documentary and Archival Studies Tambov State University n.a. G.R. Derzhavin

Tambov, Russia

REGULATORY BASE OF EXAMINATION OF THE VALUE OF DOCUMENTS IN THE UNIVERSITY Abstract. The article discusses the current regulatory framework for the examination of the values of documents in the university. They are called federal, including departmental, and local regulatory acts, which should provide an examination of the values of documents