CC BY
183
= 34
Энергобезопасность и энергосбережение
УДК 378.1
Кроссплатформенная система электронного документооборота «Электронный деканат» для вуза
Е. Г. Губский,
преподаватель, Московский институт энергобезопасности и энергосбережения
В процессе апробации электронных ресурсов для дистанционного обучения энергетиков в Московском институте энергобезопасности и энергосбережения (МИЭЭ) выяснилось, что готовых модулей системы дистанционного обучения недостаточно для эффективной работы деканата. В результате была разработана система «Электронный деканат», которая автоматизировала контроль учебного процесса подготовки специалистов энергетики.
Ключевые слова: дистанционное обучение, подготовка персонала, электронный деканат.
Перед принятием решения о самостоятельной разработке были проанализированы предлагаемые на рынке готовые варианты. Были рассмотрены программные продукты разных производителей (табл. 1) и выявлены несколько тенденций, не позволяющих внедрить данные продукты в образовательные процессы МИЭЭ. Основная причина этого связана с тем, что МИЭЭ является учреждением
высшего профессионального образования заочной формы обучения, и системы документооборота и управления учебным процессом, которые разработаны специально для СДО, не подходят для подготовки заочников. Так же как системы, разработанные для организации учебного процесса при очной форме обучения, не имеют поддержки систем дистанционного обучения.
Таблица 1
Анализ систем электронного документооборота для вуза
Программный продукт Достоинства Недостатки
Модуль «Электронный деканат» компании «Открытые технологии» 1. Очень хорошо реализованы механизмы работы с модулем для студентов и преподавателей в среде MOODLE. 2. Разработана с использованием современных Web-технологий. 3. Обеспечивает возможность доступа к комплексу из любой места сети 1. Предназначена для учета студентов, работающих в среде MOODLE. 2. Студенты обязательно должны работать в СДО MOODLE. 3. Учет работы студента при очной форме организовать сложно
«Альма Матер» 1. Разработана с использованием современных Web- технологий. 2. Обеспечивает возможность доступа к комплексу из любой места сети. 3. Реализован весь спектр работ сотрудников вуза от планирования нагрузки до управления контингентом студентов 1. Представительство разработчика находится за пределами РФ. 2. Не предусмотрена привязка системы к системе дистанционного обучения и тем более к СДО MOODLE
Научно-методические проблемы и новые технологии образования ^^ 35
Окончание табл. 1
Программный продукт Достоинства Недостатки
«Декарт» 1. Реализован весь спектр работ сотрудников вуза по управлению студентами 1. При разработке системы использованы устаревшие технологии. 2. Техническая поддержка и обновление системы отсутствуют. 3. Отстутствует возможность привязки к СДО
В результате проведенного анализа были сформулированы основные требования к системе:
1. Кроссплатформенность - для корректного отображения интерфейса системы в разных браузерах.
2. Поддержка взаимодействия с системой дистанционного обучения MOODLE.
3. Предусмотреть возможность самостоятельного расширения функциональности системы.
В соответствии с техническим заданием «Электронный деканат» является клиент-серверной системой, где клиентская часть обеспечивает:
- выборку, отображение и редактирование информации;
- формирование готовых для печати документов и отчетов;
- изменение структуры документов, включенных в систему, путем использования системы шаблонов.
Серверная часть обеспечивает работу с базой данных, в её функции входят:
- обработка измененной на клиенте информации и внесение ее в базу данных;
- выборка информации из базы данных для формирования необходимых форм и отчетов.
Основные функции системы
1. Отражение любого документа, касающегося учебного процесса:
- заявления о поступлении;
- учебного плана студента;
- экзаменационной ведомости;
- расписания;
- приказа;
- платежной ведомости и т.д.
2. Формирование произвольных отчетов на основе содержащейся в документах информации:
- сводные отчеты по оплате (группа, курс, факультет);
- динамика учебного процесса (сдача зачетов, экзаменов и т.д.);
- сводная таблица по успеваемости (распределение успеваемости по курсам и т.д.);
- сводные ведомости по учебной нагрузке преподавателей и т.д.
3. Информирование сотрудников деканата о неуспеваемости и задолженностях.
4. Возможность рассылки студентам информационных сообщений.
5. Интеграция с СДО MOODLE, позволяющая открывать/закрывать доступ на курсы.
Для расширяемости системы предусматривалась реализация редактора шаблонов и редактора структуры базы данных.
Редактор шаблонов предназначен для создания визуальных форм и отчетов новых документов. Все документы системы должны быть представлены в виде шаблонов, что позволит полностью менять состав отражаемых в системе документов без изменения управляющих программ. Каждой форме или отчету можно сопоставить набор данных из таблиц «Электронного деканата». Набор данных для каждой формы задается SQL запросом, который формируется в редакторе структуры базы данных.
Редактор структуры базы данных должен иметь возможность создавать/изменять таблицы/поля в базе данных «Электронного деканата». Таким образом, будет механизм адаптации системы к измененным бизнес-процессам и обеспечения поддержки новых либо измененных документов.
База данных «Электронного деканата» должна состоять:
- из основных таблиц;
- вспомогательных таблиц;
- таблиц-списков.
В соответствии с описанным выше структуру базы данных можно изменять из редактора. Первичное ядро базы представлено на рис. 1.
Другая важная особенность системы - работа с системой дистанционного обучения MOODLE. Для обеспечения совместимости и переносимости, а также для исключения проблем с обновлениями MOODLE «Электронного деканата» содержит свою базу студентов (таблицу) с полем «Связь» для каждого студента, имеющего учетную запись в MOODLE. Так обеспечивается связь между таблицами пользователей в «Электронном деканате» и MOODLE.
Из «Электронного деканата» возможно подключение к установленной базе пользователей, добавление/удаление пользователей из MOODLE, назначение прав пользователям MOODLE; запись/отпись пользователей с курсов; просмотр оценок пользователей. При добавлении нового студента имеется возможность указать, что студент является пользователем MOODLE. Тогда при добавлении система отображает поля, необходимые для MOODLE, и добавляет запись одновременно и в свою базу, и в MOODLE. Для назначения прав пользователям используется специальная форма.
Все оценки, полученные студентом при дистанционном изучении материалов, доступны сотрудникам «Электронного деканата» через ведомости для возможности оперативной печати документов и студентам - через специально выделенный раздел деканата «Электронная зачетная книжка».
ВШШИШШ
= 36
Энергобезопасность и энергосбережение
Рис. 1. Первичная структура базы данных системы электронного документооборота «Электронный деканат» для вуза
Работа над программированием первой версии системы «Электронный деканат» завершилась в августе 2009 года. Началась опытная эксплуатация сотрудниками деканата МИЭЭ. После внесения изменений в нескольких местах системы, позволяющих обеспечить большее удобство пользования, была начата работа над вторым этапом разработки - добавлено разграничение прав доступа для сотрудников деканата, заведующих кафедрами и преподавателей. Были реализо-
ваны дополнительные разделы системы, доступные в соответствии с этими ролями, создана база первичных отчетов для учета обучающихся. Сотрудниками деканата была проведена серьёзная работа по наполнению базы данных имеющимися анкетными данными и первичными документами. В результате были сделаны выводы о удобстве системы автоматизированного документооборота и продолжении работ по совершенствованию системы.
