CC BY
233
Н.А. Вагапова, А.А. Андриянова
КОММУНИКАЦИИ КАК ФАКТОР ЭФФЕКТИВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
В данной статье рассматриваются коммуникации как важная составляющая организационной деятельности. Дается понятие коммуникаций, выделяются составляющие данного процесса, рассматриваются модели коммуникаций, определяется роль коммуникаций в организационной динамике.
Ключевые слова: коммуникация, коммуникационные процессы, коммуникации в организации.
Успех или неудачу любой организации сегодня определяют не только избыток или недостаток сырьевых ресурсов, труда и капитала, но и «качество доступной им информации». Кроме того, коммуникацию можно считать средством, с помощью которого обеспечивается единство организации в достижении общей цели. Одновременно, эффективно работающие руководители именно те, кто эффективны в коммуникациях, т.к. согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на коммуникации.
Слово коммуникация происходит от латинского еоттитео - делаю общим, связываю, общаюсь. Традиционно под коммуникацией подразумевают общение, обмен мыслями, знаниями, чувствами, схемами поведения и т.п. А.Б. Зверинцев [1] рассматривает коммуникацию как одну из форм взаимодействия людей в процессе общения, как информационный аспект общения. В.А. Спивак определяет коммуникацию как обмен информацией в процессе деятельности, общения [2]. Г.Г. Почепцов под коммуникацией понимает процессы перекодировки вербальной в невербальную и невербальной в вербальную сферы [3]. В данном исследовании под коммуникацией будем понимать обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью [4].
Исследуя проблему отдельные авторы выделяют следующие цели коммуникации: обеспечение эффективного обмена информацией; совершенствование межличностных отношений; создание информационных каналов; регулирование и рационализация информационных потоков [2]. Другие авторы выделяют информационную функцию - выражение идей, понятий, мыслей; оценочную функцию - выражение личных оценок и отношений; аффективную функцию - передача эмоций и чувств [5]. Некоторые авторы рассматривают коммуникацию как коммуникационную систему, которая упорядочивает все потоки информации, перемещающиеся по организации. Коммуникационная система представлена как система, с помощью которой идет четкое распределение входящей, перемещающейся и исходящей из компании коммуникации [6].
Основная задача коммуникативных систем - обеспечить эффективную циркуляцию значимой и необходимой информации в организации и, самое главное, доводить эту информацию до заинтересованных в этом сотрудников. Система коммуникации в организации нужна для того, чтобы функции отделений и отделов выполнялись эффективнее и конечные продукты как можно скорее попадали в руки клиентов [6].
В процессе коммуникации выделяют четыре базовых элемента [7]:
1) отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;
2) сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов;
3) канал - средство передачи информации;
4) получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
Существует несколько видов моделей коммуникационного процесса. Так, немецкий ученый В. Трам предложил коммуникационную универсальную модель. В его модели коммуникация выступает как контакт между отправителем и получателем, устанавливаемый с помощью сообщения, которое направляется по определенному каналу, кодируется и декодируется получателем. Также выделены канал обратной связи и результат (эффект) коммуникационного процесса. Кроме того, было введено понятие шума. Данный процесс представлен на рис. 1 [7].
Рис. 1. Схема коммуникационного процесса
Отдельные авторы выделяет содержание некоторых компонентов коммуникационного процесса [8]:
1. результат (эффект) коммуникационного воздействия - изменения в поведении и состоянии получателя информации, которые выражаются в изменении знания получателя;
2. обратная связь - оперативная реакция на то, что услышано, прочитано или увидено, информация (в вербальном и невербальном оформлении), которая отсылается назад к отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоении и согласии с ним;
3. шум - то, что искажает смысл сообщения, элемент процесса, присутствующий практически на каждом этапе передачи информации;
4. кодирование означает перевод информации отправителя в комплекс коммуникационных символов (слов, действий, выражения лица и т.п.);
5. декодирование - процесс превращения сообщения в имеющую смысл форму: чем ближе декодированное сообщение к намерению, выраженному отправителем, тем более эффективна коммуникация.
Одновременно коммуникативные структуры рассматривают множество отношений субъектов организации. Они определяются своими специфическими функциями. Главные функции коммуникативных структур заключаются в следующем: обеспечивать органы прямого управления организации необходимой деловой и специальной информацией, например, расчетами различных вариантов для принятия тех или иных решений (такая информация представляется в виде предложений, рекомендаций и советов): осуществлять сбор и анализ необходимой информации и обеспечивать бесперебойную работу технических средств связи и обработки информации; планировать работу различных подразделений организации, составлять графики работы, определять плановые показатели, разрабатывать всевозможные стандарты; заниматься снабжением и материальным обеспечением повседневной жизни организации; решать социальные задачи, стоящие перед организацией [8].
Часто коммуникационные процессы характеризуются неполнотой или неточностью передачи информации под влиянием различных факторов, что естественно сказывается на эффективности работы всей организации. Эти факторы называют коммуникативными барьерами - это всё то, что мешает коммуникациям. Обозначим следующие типы барьеров: личностные; физические; семантические; языковые; организационные; статусные; культурные; временные; коммуникативные перегрузки [2].
Информация о наличии в организации тех или иных коммуникативных барьеров является очень ценной для руководителя. Руководитель может воспринимать ее как обратную связь, показывающую что необходимо изменить во взаимодействии отделов организации друг с другом, в обмене информацией по вертикали или в самой структуре организации. Подобная коррекция деятельности организации способствует более эффективному её функционированию и достижению поставленных целей.
По мнению Ю.Д. Красовского [9], заинтересованная в своем «долгожительстве» компания должна уметь организовать «коммуникативное пространство». Коммуникативное пространство в такой среде должно органично совмещать устойчивость и динамизм, управляемость и спонтан-
ность, новый и предыдущий опыт и не может быть ограничено только внутренней структурой организации. Однако коммуникативное пространство руководителя - это в первую очередь сотрудники организации и их социокультурное содержание: социальные нормы, ценностные ориентации, этические взгляды, творческая атмосфера, и т.д.
Коммуникации играют особую роль в групповой динамике. Без коммуникаций нет общения, а без общения не может быть и группы. Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности. Коммуникации в организации это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей или должностных инструкций. Поскольку коммуникация имеет большое значение для внутреннего управления фирмой и ее внешних контактов (особенно для принятия решений), то каждый коммуникативный акт так или иначе воздействует на организацию. Также коммуникации обеспечивают реализацию всех основных функций управления - планирования, организации, руководства и контроля.
Следовательно, менеджеру необходимо быть информированным в области организационной коммуникации, а также владеть технологиями коммуникационного процесса, уметь эффективно ими пользоваться в процессе общения, преодолевать коммуникативные барьеры непонимания. Так, 63% английских, 73% американских, 85% японских руководителей подтверждают, что коммуникация является главным условием на пути достижения эффективности организации [8]. Соответственно концепция качественного управления основана на том, что все участники процесса имеют доступ ко всей необходимой информации, эффективно коммуницируют между собой, создавая условия для успешного принятия решений, разрешения конфликтов, ведения переговоров и работы команды.
Источники
1. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент. Рабочая книга менеджера РЯ / А.Б. Зверинцев. Спб. Питер, 1995.
2. Спивак В.А. Корпоративная культура / В.А. Спивак. СПб.: Питер, 2001.
3. Почепцов Г.Г. Теория коммуникации / Г.Г. Почепцов. М.: «Рефл-бук»; К.: «Ваклер», 2001.
4. Орлова Т.М. Коммуникационный менеджмент в управлении экономическими системами / Т.М. Орлова. М.: РАГС, 2002.
5. Кашкин В.Б. Введение в теорию коммуникации / В.Б. Кашкие. Воронеж: Изд-во ВГТУ, 2000.
6. Холл Р.Х. Организации: структуры, процессы, результаты / Р.Х. Холл. СПб.: Питер, 2001.
7. Фролов С.С. Социология организаций: Учебник / С.С.Фролов М.: Гардарики, 2001.
8. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М.: Дело, 2004, 800 с.
9. Красовский Ю.Д. Организационное поведение / Ю.Д. Красовский. М.: ЮНИТИ, 2000.
Зарегистрирована 09.03.2010 г.
