CC BY
139
10. Михайлова М В. Философия простых вещей: созерцательность и событийность // Вестник Самарской гуманитарной академии. Сер. «Философия. Филология».
2008. №1 (3). С. 3-9.
11. Гаспаров М.А. Памяти С.С. Аверинцева // Новый мир. 2004. №6.
12. Болдырева А.А., Кашкин В.Б. Категория авторитетности в научном дискурсе. URL: НТТР:// tpl1999.narod.ru/WebLSE2001/ BoldKach.htm
13. Скрипак И.А. К вопросу об экспрессивности научной речи // Язык. Текст. Дискурс: Научный альманах. Вып. 5. Ставрополь: Изд-во ПГЛУ. С. 225.
14. Апдайк Д. Кентавр: Пер. с англ. М., 1966.
15. Холмогорова А.Б., Гаранян Н.Г., Евдокимова Я.Г., Москова М.В. Психологические факторы эмоциональной дезадаптации у студентов // Вопросы психологии. 2009. № 3. С. 16-26.
ROBOTOVA A. EMOTIONAL SPHERE AND ITS SIGNIFICANCE FOR PEDAGOGICAL PROCESS
The author shows the importance of the emotional component in educational process -both in learning and teaching.
Keywords: emotional sphere, emotional attendance in pedagogical process, humanitarian approach.
Г.В. ДАНИЛОВ, канд. техн. наук Н.Д. ЦХАДАЯ, профессор Т.И. ФИЛИПСОНС, нач. управления делами
Ухтинский государственный технический университет
Классификация сбоев в системе делопроизводства вуза
В работе предложен т.н. универсальный код сбоя (УКС) в системе делопроизводства любого вуза. На основе анализа маршрутов прохождения документов и инстанций - возможных источников сбоев-показано, что УКС в практике делопроизводства способен выполнять по крайней мере три важнейшие функции - профилактическую (предвидеть и своевременно устранять возможные коллизии), аналитическую (проводить мониторинг и статистический анализ сбоев) и оптимизационную (используя систему электронного документооборота, оптимизировать процесс делопроизводства в системе управления конкретного вуза).
Ключевые слова: делопроизводство в вузе, документооборот, сбой, генезис сбоев, инстанции - источники сбоя, универсальный код сбоя, система электронного документооборота, профилактическая, аналитическая и оптимизационная функции универсального кода.
Делопроизводство - важнейший элемент системы управления любой организации, в том числе и высшего учебного заведения. Поэтому любой сбой в системе делопроизводства немедленно вызывает соответствующие нарушения и в системе управления вузом в целом. Уточним понятие «сбоя ».
Всякий документ после своего зарождения в виде проекта в каком-нибудь подразделении проходит довольно сложный путь через этапы согласования, доработки, визи-
рования, подписания (утверждения), контроля исполнения, архивирования и уничтожения. На каждом из этапов с документом работают люди, которым свойственно ошибаться. При этом ошибки по степени тяжести могут быть: 1) ничтожными; 2) заметными; 3) серьезными; 4) «роковыми ».
Будем считать, что первые два типа ошибок представляют собой лишь небольшой дефект в документе, в то время как два последних влекут такие серьез-
ные последствия, как существенное искажение содержания документа. Они и есть «сбой» в документопотоке. Эти нестрогие рассуждения позволяют, учитывая реальные схемы прохождения документов, предложить следующую классификацию возможных сбоев в системе документооборота (табл. 1).
Схемы прохождения входящих, внутренних и исходящих документов в вузе, которые дают основание для приведенной классификации, изображены на рис. 1-3.
Эти схемы позволяют выделить четыре «инстанции» - потенциальные источники сбоев. Они представлены в табл. 2.
Таблица 1
Классификация сбоев в системе документооборота
Класс Тип сбоя Вид документа
I Неверная/неточная резолюция на документе Входящий
II Некорректное содержание/неправильный стиль изложения (проекта) документа Внутренний, исходящий
III Неправильное оформление (проекта) документа Внутренний, исходящий
IV Неполное/неправильное согласование проекта документа Внутренний, исходящий
V Нарушение сроков прохождения (проекта) документа, в том числе постановки документа на контроль/снятия с контроля, передачи документа в архив, уничтожения документа Входящий, внутренний, исходящий
VI Недокомплект пакета документов Исходящий
VII Ошибочная/неполная рассылка документа Внутренний, исходящий
Таблица 2
Потенциальные источники сбоев
Код Условное обозначение Инстанция - источник сбоя
1 РД Разработчик (исполнитель) документа, то есть тот, кто создаёт и согласовывает проект документа с визирующими инстанциями
2 ВИ Визирующая инстанция
3 УД Управление делами
4 ЛПР Лицо, принимающее решение (руководитель, подписывающий/утверждающий документ или накладывающий резолюцию)
Примечание 1. Управление делами (канцелярия) всегда является визирующей инстанцией. Ее выделение в отдельную инстанцию обусловлено той особой ролью, которую она играет в процессе подготовки и прохождения документов.
Во-первых, Управление делами осуществляет руководство, контроль и методическое обеспечение всего делопроизводства в вузе.
Во-вторых, интенсивность документопотоков и степень разнообразия документов, проходящих через Управление делами, - наивысшие среди всех других служб и подразделений вуза.
И наконец, персонал, с которым сталкивается Управление делами при работе с документами, наименее квалифицированный в вопросах теории и практики документоведения, отсюда - повышенная трудоемкость и «конфликтогенность» деятельности этой службы по сравнению с другими центрами обработки документов и, как следствие, высокие риски документационных сбоев.
Рис. 1. Схема прохождения входящего документа
В основе приведенных в табл. 1 сбоев лежит так называемый «человеческий фактор», который не устраняется даже при наличии в вузе эффективно действующей системы электронного документооборота (СЭД), которая автоматизирует лишь рутинные операции. Этот фактор имеет, условно говоря, четыре компонента, характеризующих должностных лиц, непосредственно занятых в делопроизводстве:
1) уровень компетентности;
2) исполнительская дисциплина;
3) личные качества;
4) характер взаимоотношений.
Первые два элемента понятны без дополнительных пояснений. Что касается личных качеств, то наибольшую роль они играют на этапе согласования проекта документа и в данном контексте могут быть как благоприятными (принципиальность,
Рис. 2. Схема прохождения исходящего документа
Согласование с визирующими инстанциями
Подпись ректора (проректора по направлению) '
Подписанный документ ІУД]
Рассылка копии документа по структурным подразделениям
Работа с документом до снятия с контроля или до исполнения
(разработчик)
Подшивка вдело и хранение в течение установленного срока
(УД, ра зра ботч ик)
Рис. 3. Схема прохождения внутреннего документа
нонконформизм и в то же время готовность прислушаться и принять чужую точку зрения, если она верна), так и неблагоприятными (непомерные амбиции, эготизм, упрямство). Характер взаимоотношений играет негативную роль, если эти взаимоотношения неприязненные или, наоборот, «чересчур приятельские». Вообще, влияние человеческого фактора в процессе согласования документа можно минимизировать только в случае, если стороны будут строго руководствоваться действующим законодательством и локальными нормативноправовыми актами [1]. При этом, независимо от характера взаимоотношений, они должны преследовать общую цель - максимально оперативно создать качественный
документ (хотя на практике это, к сожалению, не всегда получается).
При возникновении любого сбоя необходимо ответить на следующие вопросы:
1. Каков тип сбоя (к какому классу он относится)?
2. Какая инстанция является источником сбоя?
3. По какой причине произошел сбой?
4. Какие меры следует предпринять для исправления ситуации и предотвращения таких сбоев в будущем?
5. На чем основаны эти меры?
Схематично возможные ответы на эти
вопросы для внутреннего документа представлены на рис. 4.
Отметим, что в последней линейке схе-
мы в качестве «базиса» приведены соответствующие классические принципы управления, лежащие в основе принимаемых мер.
Вторую (сверху) линейку схемы следует читать, ставя в соответствие наклонным отрезкамсоюз «или»,вертикальным - союз «и ». Например, для блока II вторая линейка читается так: виноват РД или РД и ВИ или РД и ВИ и ЛПР (в последнем случае мы имеем ущербный по содержанию уже подписанный или утвержденный документ).
Все, что связано с компетентностью (а точнее, с некомпетентностью) разработчика документа, делопроизводителя или руководителя в каких-то конкретных вопросах делопроизводства, - прямой результат отсутствия в вузе (за редким исключением) дипломированных специалистов в этой области. Подавляющее большинство -«любители » в этой сфере, постигающие науку делопроизводства в основном методом
проб и ошибок, а также путем чтения инструкций. Но, во-первых, инструкции на все случаи жизни не напишешь, а во-вторых, инструкции часто читают уже после того, какпроизошел сбой.
На рис. 5, 6 изображены аналогичные схемы для исходящего и входящего документов.
Когда элементы первых двух линеек этих схем уже определены, «причину» сбоя установить не представляет никакого труда. При этом четвертая и пятая линейки носят вообще форсированный характер. Поэтому наиболее актуальным является определение «типа сбоя» и «кто виноват».
Если зашифровать все возможные элементы первых двух линеек сбоя, как это сделано в табл. 1 и 2, то согласно рис. 4-6 каждому случаю можно поставить в соответствие свой код - «универсальный код
Рис. 4. Генезис сбоев на пути прохождения внутреннего документа
Рис. 5. Генезиссбоев на пути прохождения исходящего документа (первые две линейки)
Рис. 6. Генезис сбоев на пути прохождения входящего документа (первые две линейки)
Х. х-х-х.
тип сбоя кто виноват
Таблица 3 Универсальный код сбоя (УКС) при прохождении документов
№ п/п УКС № п/п УКС
1 0. х-х-х. 11 V. 1-х-х.
2 I. 4-х-х. 12 V. 2-х-х.
3 II. 1-х-х. 13 V. 3-х-х.
4 II. 1-2-х. 14 V. 3-4-х.
5 II. 1-2-4. 15 V. 4-х-х.
6 Ш.1-х-х. 16 VI. 1-х-х.
7 Ш.І-3-х. 17 VI. 1-3-х.
8 ^Л-х-х. 18 VI. 3-х-х.
9 ГУ.1-2-х. 19 VII.1-x-x.
10 !У.1-2-3. 20 VII.3-x-x.
Рис. 7. Структура кода
Примечание 2. Код № 1 зарезервирован для документа, не влекущего сбой (хотя, возможно, и дефектного).
УКС дает «расклад» потенциальных сбоев и их виновников, справедливый для любого вуза. Какая инстанция и как часто
она бывает виновником сбоев в практической деятельности данного конкретного вуза, может установить только достаточно длительный мониторинг в этом вузе.
Примечание 3. Речь идет о «внутривузовских» сбоях. Однако бывают сбои, обусловленные чисто внешними причинами. Обычно они связаны с требованием вышестоящих инстанций подготовить какую-то информацию или предпринять какие-то меры в нереально сжатые сроки. Это создает в вузе форс-мажорные обстоятельства и, как следствие, влечет появление некачественных документов, нарушение сроков отправки и т.п. Фактически это следствие сбоев в делопроизводстве вышестоящих инстанций. Однако ввиду того, что такие случаи довольно редкие, их можно рассматривать как исключения из общих правил.
сбоя» (УКС), имеющий следующую струк- Отметим, по крайней мере, три функ-
туру (рис. 7): ции, которые призван выполнять УКС в
Сам код, обслуживающий все возмож- практике делопроизводства.
ные случаи сбоев, приведен в табл. 3. Профилактическая: должностные
лица, вовлеченные в делопроизводство, заранее зная классификацию сбоев, будут стараться их избегать.
Аналитическая: УКС препарирует весь набор возможных коллизий и их причин, тем самым облегчая разрешение конфликтных ситуаций, которые довольно часто возникают в процессе прохождения документов.
Оптимизационная: УКС позволяет вести мониторинг сбоев в данном конкретном вузе, проводить статистический анализ и на его основе принимать совершенно конкретные решения об оптимизации всего делопроизводства.
Процесс значительно упрощается, если в вузе функционирует СЭД, - достаточно дополнить ее функцией монито-
ринга сбоев, сопровождаемого специфическим «штрих-кодированием» документа в Управлении делами в соответствии с УКС (многие СЭД допускают функциональные расширения). В таком случае появляется возможность проводить объективное количественное сравнение «безотказности » делопроизводства в различных вузах.
Литература
1. См.: Данилов Г.В., Цхадая Н.Д., Филип-сонс Т.И., Маракасов Ф.В. Проблема оперативности прохождения документов в вузе // Высшее образование в России.
2009. № 8. С. 66-73.
DANILOVG, TSKHADAYA N, PHILIPSONS T. CLASSIFICATION OF FAILS IN THE PROCEEDING AT UNIVERSITY
In the given work the so-called Universal Code of Fail (UCF) in the proceeding system of any university is presented. The analysis of route of documents and echelons which could be the sources of errors shows that UCF in the proceeding realizes at least three main functions - preventive (foresees and removes possible collisions promptly), analytical (carries out monitoring and statistic error analysis) and optimization (optimizes the proceeding system in the management of any university using electronic documents circulation).
Keywords: proceeding system, route of documents, Universal Code of Fail, electronic documents circulation.
В.А. АДОЛЬФ, профессор Красноярский государственный педагогический университет им. В.П. Астафьева Н.Ф. ИЛЬИНА, канд. пед. наук Красноярский краевой институт повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников образования
Инновационная деятельность в образовании: проблемы становления
В статье описана модель организации профессионального становления педагога-инноватора, основанная на технологиях «строительства будущего ».
Ключевые слова: инновационная педагогическая деятельность, технология «строительства будущего », команда носителей инноватики, образовательный дефицит педагога.
Одной из приоритетных задач совре- ся условиях на основе многообразия обра-
менного педагогического образования на зовательных программ, учебников и обра-
всех его этапах является обеспечение го- зовательных учреждений. Поэтому неуди-
товности педагога к работе в изменяющих- вительно, что в последнее время актуали-
