Разработка приложения для управления электронным делопроизводством в ФГБУ ИАЦ Судебного департамента в Красноярском крае

Леонович А.И.

Решетневскуе чтения. 201S

УДК 004.91

РАЗРАБОТКА ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ В ФГБУ ИАЦ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА В КРАСНОЯРСКОМ КРАЕ

А. И. Леонович

Сибирский государственный университет науки и технологий имени академика М. Ф. Решетнева Российская Федерация, 660037, г. Красноярск, просп. им. газ. «Красноярский рабочий», 31

Е-mail: anastasiya.leonovich@mail.ru

Рассматривается идея создания программного продукта для управления электронным делопроизводством с целью упростить ведение документооборота в ФГБУ ИАЦ Судебного департамента в Красноярском крае.

Ключевые слова: делопроизводство, электронно-цифровая подпись, база данных, электронный документооборот.

APPLICATION DEVELOPMENT FOR MANAGEMENT ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT IN THE FEDERAL IAC THE JUDICIAL DEPARTMENT IN KRASNOYARSK REGION

A. I. Leonovich

Reshetnev Siberian State University of Science and Technology 31, Krasnoyarsky Rabochy Av., Krasnoyarsk, 660037, Russian Federation E-mail: anastasiya.leonovich@mail.ru

This article discusses the idea of creating a software product for the management of electronic records management in order to simplify document management in the Federal state budgetary institution IAC Judicial Department in the Krasnoyarsk region.

Keywords: office work, digital signature, database, electronic document management.

Большинство действий и процедур по управлению организацией подлежат обязательному документированию, следовательно, документы являются важнейшими носителями деловой информации. С помощью документов осуществляются бизнес-коммуникации и обеспечивается юридическая сила управленческих решений. Поэтому документирование и организация правильного движения документов являются важной составляющей деятельности организации [1].

Современный экономический словарь определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль [3]. Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат. Выделяют три вида документопотока: входящий (поступающий в организацию); исходящий (направленный из организации); внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе) [2].

Учреждение является некоммерческой организацией, созданной в форме федерального государственного бюджетного учреждения Судебного департамен-

та при Верховном суде Российской Федерации [4]. На данный момент существует множество приложений, с помощью которых можно вести электронный документооборот (ЭДО). Но их общий недостаток в том, что потребуются большие расходы на приобретение. При проектировании систем большая часть времени приходится на анализ оргструктуры, функций, задач и внутренних коммуникаций предприятия, в нашем случае обучение персонала проводить не нужно, так как сотрудники обладают компьютерной грамотностью.

Схема работы системы электронного документооборота в ФГБУ ИАЦ Судебного департамента в Красноярском крае представлена на рисунке. На первом этапе работы письма приходят в систему Microsoft Outlook, которую можно встроить в программный продукт. Далее, в зависимости от вида документа, он сортируется по видам документопотока. После сортировки письма направляются директору и он, после ознакомления с ними, составляет резолюции (поручения), на последнем этапе проставляя электронно-цифровую подпись (ЭЦП). Далее происходит регистрация писем в программе, здесь учитываются такие поля как дата, отправитель (организация и сотрудник), тип документа (приказ, докладная записка, служебная записка и т. п.), краткое содержание документа, содержание резолюции, кому она поручена и т. д. После прохождение процедуры регистрации резолюция направляется сотруднику филиала.

Программные средства и информационные технологии

Схема работы системы электронного документооборота

При получении сотрудник проставляет свою ЭЦП, ставит уведомление о прочтении и дату. При исполнении поручения заносится отметка в программу. Проблему сохранности информации возможно решить с помощью дублирования экземпляров документов на облачном сервере и строгого контроля доступа к серверам.

Для разработки приложения выбраны такие средства, как: сервер Apache, язык программирования Python, так как он имеет множество доступных средств разработки, сервисов и фреймворков, СУБД Firebird вследствие её доступности и применения на разных платформах. Также необходимо использовать модуль КриптоПро для того, чтобы обезопасить электронный документооборот и обеспечить проставление электронной подписи.

Преимущества данной программы состоит в том, что исчезает потребность в организации бумажного делопроизводства, плюс ко всему этим занимается программа, а не сотрудник. Тем самым экономится время для более полезных дел. Увеличивается скорость документооборота в несколько раз, при этом повышается производительность сотрудников.

Библиографические ссылки

1. Делопроизводство : учеб. пособие для академического бакалавриата [Электронный ресурс]. URL: https://biblio-online.ru/book/5F1C27F2-251B-4B74-

BE78-AC06A5D30956/deloproizvodstvo (дата обращения: 25.08.2018).

2. Матера Т. Документооборот. Требования к оформлению документации [Электронный ресурс]. URL: https://clubtk.ru/dokumentooborot-trebovaniya-k-oform-leniyu-dokumentatsii (дата обращения: 25.08.2018).

3. СЭД [Электронный ресурс]. URL: https://docs vision.com/info-centr/articles/sed-vvedenie.html (дата обращения: 01.09.2018).

4. Устав ФГБУ ИАЦ Судебного департамента [Электронный ресурс]. URL: http://iac.cdep.ru/ index.php?id=19 (дата обращения: 01.09.2018).

References

1. Paperwork. Textbook for academic undergraduate [Electronic resource]. URL: https://biblio-online.ru/ book/ 5F1C27F2-251B-4B74-BE78-AC06A5D30956/delopro-izvodstvo (accessed: 25.08.2018).

2. Tatiana Magera. Workflow. Requirements for documentation [Electronic resource]. URL: https:// clubtk.ru/dokumentooborot-trebovaniya-k-oformleniyu-dokumentatsii (accessed: 25.08.2018).

3. EDMS [Electronic resource]. URL: https:// docsvision.com/info-centr/articles/sed-vvedenie.html (accessed: 01.09.2018).

4. The Charter of the fsbi IAC of Judicial Department [Electronic resource]. URL: http://iac.cdep.ru/index. php?id=19 (accessed: 01.09.2018).

Аннотация научной статьи по компьютерным и информационным наукам, автор научной работы — Леонович А.И.

Похожие темы научных работ по компьютерным и информационным наукам , автор научной работы — Леонович А.И.

APPLICATION DEVELOPMENT FOR MANAGEMENT ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT IN THE FEDERAL IAC THE JUDICIAL DEPARTMENT IN KRASNOYARSK REGION

Текст научной работы на тему «Разработка приложения для управления электронным делопроизводством в ФГБУ ИАЦ Судебного департамента в Красноярском крае»