Научная статья на тему 'Проблемы выбора систем электронного документооборота для коммерческих организаций'

Проблемы выбора систем электронного документооборота для коммерческих организаций Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

CC BY
907
157
Поделиться
Ключевые слова
ДОКУМЕНТ / ДОКУМЕНТООБОРОТ / ДОКУМЕНТОПОТОКИ / ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО / АВТОМАТИЗАЦИЯ / СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА / DOCUMENT / DOCUMENT MANAGEMENT / INFORMATION FLOW / OUTSOURCING / AUTOMATION / ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

Аннотация научной статьи по компьютерным и информационным наукам, автор научной работы — Усманова Ирина Викторовна

Выбор системы электронного документооборота сложная задача, решение которой направлено на повышение эффективности функционирования организации в целом. Рассмотрены основные проблемы, связанные с оценкой параметров существующих систем, и приведены результаты сравнения состава характеристик, используемых для принятия решений различными категориями разработчиков и пользователей систем электронного документооборота.

Похожие темы научных работ по компьютерным и информационным наукам , автор научной работы — Усманова Ирина Викторовна

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

The problem of choosing electronic document management systems for commercial organizations

Selecting of electronic document management system is a complex task, the main aim of which is to enhance the effectiveness of the organization in the whole. The article describes the main problems associated with assessing the parameters of existing systems, and the results of the comparison of the characteristics used to decide the different categories of developers and users of this class.

Текст научной работы на тему «Проблемы выбора систем электронного документооборота для коммерческих организаций»

ИЗВЕСТИЯ

ПЕНЗЕНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ПЕДАГОГИЧЕСКОГО УНИВЕРСИТЕТА имени В. Г. БЕЛИНСКОГО ФИЗИКО-МАТЕМАТИЧЕСКИЕ И ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ № 18 (22)2010

IZVESTIA

PENZENSKOGO GOSUDARSTVENNOGO PEDAGOGICHESKOGO UNIVERSITETA imeni V. G. BELINSKOGO PHYSICAL, MATHEMATICAL AND TECHNICAL SCIENCES № 18 (22) 2010

УДК 004.413.5+004.91

ПРОБЛЕМЫ ВЫБОРА СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ

© И. В. УСМАНОВА

Пензенский государственный педагогический университет им. В. Г. Белинского, кафедра прикладной математики и информатики e-mail: ivusm@mail.ru

Усманова И. В. - Проблемы выбора систем электронного документооборота для коммерческих организаций // Известия ПГПУ им. В. Г. Белинского. 2010. № 18 (22). С. 201-205. - Выбор системы электронного документооборота - сложная задача, решение которой направлено на повышение эффективности функционирования организации в целом. Рассмотрены основные проблемы, связанные с оценкой параметров существующих систем, и приведены результаты сравнения состава характеристик, используемых для принятия решений различными категориями разработчиков и пользователей систем электронного документооборота.

Ключевые слова: документ, документооборот, документопотоки, делопроизводство, автоматизация, система электронного документооборота.

Usmanova I. V. - The problem of choosing electronic document management systems for commercial organizations // Izv. Penz. gos. pedagog. univ. im.i V. G. Belinskogo. 2010. № 18 (22). P. 201 -205. - Selecting of electronic document management system is a complex task, the main aim of which is to enhance the effectiveness of the organization in the whole. The article describes the main problems associated with assessing the parameters of existing systems, and the results of the comparison of the characteristics used to decide the different categories of developers and users of this class. Keywords: document, document management, information flow, outsourcing, automation, electronic document management system.

Системы электронного документооборота (СЭД) обычно внедряются для решения целого комплекса задач, стоящих перед организацией, из которых в различных публикациях наиболее часто упоминаются следующие [1]:

- обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля над исполнением документов, прозрачности деятельности организации на всех уровнях;

- поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

- поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

- протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений);

- оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

- исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприя-

тии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;

- исключение необходимости или существенное упрощение хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Внедрение корпоративных СЭД дает организациям два типа преимуществ [2]:

1. Преимущества, связанные, в основном, с сокращением затрат различных ресурсов, выражающиеся, прежде всего, в уменьшении времени выполнения рутинных операций с документами.

2. Повышение эффективности функционирования организации в целом, проявляющееся преимущественно в увеличении качества реализации основных бизнес-процессов. Эти преимущества труднее измерить, поэтому они часто формулируются в очень обобщенном виде:

• появление возможности коллективной работы над документами;

• улучшение контроля над исполнением документов;

• повышение сохранности созданной информации;

• расширение возможностей и ускорение процессов обработки создаваемой информации.

ИЗВЕСТИЯ ПГПУ

Физико-математические и технические науки •

№ 18 (22) 2010 г.

Таким образом, основные ожидаемые результаты автоматизации документооборота - наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес-процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом. После внедрения СЭД руководство организации должно получить эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях. Однако предлагаемые качественные и количественные оценки эффективности СЭД не связаны между собой и с особенностями конкретной организации.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Независимо от того, чем определяется интерес к СЭД, все организации начинают с выбора подходящей системы из числа имеющихся на рынке. Первой проблемой, которую при этом необходимо решить, является неоднозначность толкования основных понятий в области делопроизводства [3], которыми следует оперировать и которые заявляются фирмами-разработчиками при представлении программных продуктов. Единственный реальный способ разрешения данной проблемы заключается в изучении нормативных документов и публикаций в области делопроизводства и сопоставления с ними применяемых терминов.

Предпосылки для решения проблемы неоднозначности понятий создает разработка Общеевропейского стандарта для автоматизированных систем документооборота MoReq2 «Типовые требования по управлению электронными официальными документами» [4]. Эта спецификация фокусируется, главным образом, на функциональных требованиях к управлению электронными документами при помощи систем управления электронными официальными документами и предназначена для применения в организациях как государственного, так и негосударственного секторов экономики.

В настоящее время в России отсутствует национальный стандарт, соответствующий MoReq2, поэтому далее для обозначения систем автоматизации делопроизводства будем использовать обозначение СЭД как наиболее часто встречающееся на практике.

Современный подход к выбору лучшей СЭД для предприятия предполагает одновременный учет целого комплекса важных критериев. Заказчикам, конечно, хотелось бы иметь единый, комплексный показатель, который учитывает степень соответствия рассматриваемой системы особенностям организации, специфику ее документооборота, характеристики всех видов обеспечения СЭД как информационной системы.

Наиболее полный и отвечающий требованиям нормативных документов в области делопроизводства состав параметров, который следует учитывать при выборе систем электронного документооборота, приведен в «Рекомендациях по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях», подготовленных специалистами Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела в 2003 г.

По их мнению, для определенного параметра следует заранее самостоятельно установить шкалу оценок или тип оценки (баллы, «+» и «-»; 1 и 0; «да» и «нет» и другие), а после проведения формального и логического анализа на основе имеющихся данных, характеристики СЭД представляются в виде заполненной таблицы-матрицы. Путем несложных математических подсчетов по группам параметров различных систем получается результат, позволяющий выбрать автоматизированную систему в соответствии с потребностями организации.

Недостатки такого подхода заключаются в том, что в нем не учитывается степень важности разных параметров для организации, а также степень их проработки в каждой конкретной системе. Кроме того, многие характеристики не являются взаимнонезависимыми, но степень их корреляции не выявлена. Изучение же взаимовлияния отдельных критериев представляется весьма сложной и трудоемкой задачей, причем ее решение будет зависеть от специфики конкретного предприятия. Поэтому формирование векторного критерия для решения данной многокритериальной задачи выбора СЭД нецелесообразно.

Основные идеи рассмотренного подхода к выбору систем применяются достаточно часто [5]. Они предполагают использование различных параметров, но, не имея сведений о влиянии локальных характеристик СЭД на показатели, определяющие эффективность внедрения систем электронного документооборота, организации самостоятельно и весьма приблизительно определяют их набор.

Коммерческие организации в своей деятельности все чаще используют электронные документы, но не всегда уделяют должное внимание функциональной полноте и степени методической проработки систем электронного документооборота. В сложившейся ситуации весьма заманчивым представляется формирование общепризнанного набора характеристик, который мог бы стать для любой организации опорным при решении задачи выбора подходящей для нее системы.

Рассмотрим системы требований, предлагаемых международными (Спецификация MoReq2 [4]) и российскими (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 [6]) нормативными документами для оценки СЭД, а также наборы показателей, заявляемых разработчиками систем и учитываемых практиками, имеющими опыт внедрения СЭД.

MoReq2 детально описывает функции, которыми должна обладать информационная система, чтобы обеспечить юридическую значимость электронных документов, получаемых и создаваемых в ходе деятельности организаций, и предъявляет следующие требования к системам управления электронными официальными документами: обеспечение информационной безопасности, регламентация и поддержка жизненного цикла документа, разграничение прав доступа, регистрация документов, развитые средства поиска, обеспечение совместной работы над документами, поддержка формализованных рабочих процессов,

поддержка электронной цифровой подписи (ЭЦП), шифрование, распределенная обработка документов, интеграция с факсимильной связью, интеграция с электронной почтой, сканирование с использованием соответствующего аппаратного обеспечения.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СЭД должна удовлетворять следующим требованиям: распределенная обработка документов, работа со справочниками, регистрация документов, разграничение прав доступа, обеспечение поиска документа, маршрутизация документов, обеспечение информационной безопасности, списание документов в архив организации.

Разработчики СЭД в своих рекламнотехнических материалах приводят следующий набор функций и характеристик систем [7]: регистрация документов; ведение регистрационной карточки; ведение номенклатуры дел; связанные документы; прикрепленные файлы; работа со словарями и справочниками; сроки поручений; поиск: по реквизитам, по виду регистрационной карточки (РК) документа, полнотекстовый, с учетом морфологии; списание документа в архив; маршрутизация документов; разграничение прав доступа; интеграция с другими приложениями; сканирование с использованием соответствующего аппаратного обеспечения; шифрование документов; обеспечение совместной работы над документами; Web-доступ; распределенная обработка документов; интеграция с электронной почтой; интеграция с факсимильной связью; поддержка ЭЦП; поддержка формализованных рабочих процессов.

По мнению практиков, СЭД должна отвечать следующим требованиям [8]: поддержка формализованных рабочих процессов, регистрация документов, организация систематизированного хранения документов, списание документа в архив, обеспечение совместной работы над документами, интеграция с электронной почтой, интеграция с другими приложениями, интеграция с факсимильной связью, распределенная обработка документов, поддержка ЭЦП, разграничение прав доступа, Web-доступ.

Приведенные выше сведения получены в результате обобщения содержания многочисленных публикаций по данной теме. Совершенно очевидно отсутствие единого подхода к оценке систем. Общими для всех групп оказались необходимость выполнения регистрации документов, разграничения прав доступа и реализации распределенной обработки данных, которые, однако, сами по себе никак не способствуют совершенствованию документооборота и повышению эффективности деятельности организации в целом.

Анализ состава приведенных выше наборов показателей, учитываемых различными категориями пользователей и разработчиков, позволяет сделать вывод об отсутствии связи этих требований с количественными и качественными критериями оценки эффективности СЭД. Таким образом, потенциальные заказчики СЭД в настоящее время оказываются в весьма сложной ситуации выбора системы из числа присутствующих на российском рынке.

В заключение приведем таблицу сравнения наиболее популярных СЭД по наличию реализованных в них отдельных требований, предъявляемых различными категориями нормативных документов, разработчиков и пользователей систем. Данные для анализа получены из имеющихся публикаций, а также официальных сайтов организаций-разработчиков информационных систем этого класса. Источники информации указанных выше типов используются при сборе информации практически всеми организациями перед принятием решения о выборе СЭД (табл. 1).

Полученные результаты показывают, что большинство требований, выполняемых существующими СЭД, относится к категории предъявляемых разработчиками СЭД. Однако ни одна из рассмотренных систем не отвечает в полном объеме всем требованиям, предъявляемым Спецификацией MoReq2, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, а также требованиям практиков.

Таким образом, в настоящее время не существует формализованной методики выбора СЭД. Предлагаемые различными авторами рекомендации по выбору носят качественный характер. Поэтому фактический эффект от внедрения системы электронного документооборота в организации сводится к снижению времени выполнения отдельных рутинных операций по обработке документов, повышению сохранности информации и обеспечению возможности коллективной работы над документами, а сама система выбирается чаще всего по критерию стоимости.

Внедряемая СЭД ставится «поверх» образовавшихся документопотоков и настраивается с учетом сложившегося порядка работы с документами. Однако документы создаются в ходе осуществления основных и вспомогательных процессов деятельности предприятия. Поэтому все имевшиеся в организации проблемы работы с документами по существу остаются и лишь переносятся на новую технологическую основу. Расширение состава учитываемых при выборе показателей не сможет изменить положение дел.

Достижение максимально возможного эффекта от внедрения СЭД возможно лишь тогда, когда автоматизации делопроизводства и документооборота предшествовали работы по анализу и оптимизации бизнес-процессов организации, анализу содержания создаваемых документов и процедур их оформления. Эти задачи могут быть решены с использованием методов инженерии знаний и программно реализованы в виде самостоятельных информационных систем, предназначенных для оперативного анализа состояния документооборота организации. Однако рассмотрение этих вопросов выходит за рамки данной публикации.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Пачханян А. Системы электронного документооборота // Электронный документооборот. URL: http:// www.dvgu.ru/meteo/Intra/ElectronDocument.htm (дата обращения: 15.07.2010).

204

Таблица 1

Результаты сравнения СЭД

Свойства системы Требования по МоЫед2 Требования по ГОСТРИСО +5489-2007 Требования разработчиков СЭД Требования практиков Босс- Референт Дело Сотрапу МесНа Ви*еЫшп ОоС8 Удооп ЬапВосв Орйта \¥огкАо\у Воси- тепШт ЕВФРАТ Ьо^в Оотто

Регистрация документов + + + + + + + + + + + + + +

Ведение регистрационной карточки - - + - + + + + + + + + + +

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Ведение номенклатуры дел - - + - + + + + + + + + + +

Связанные документы - - + - + + + + + + + + + +

Прикрепленные файлы - - + - + + + + + + + + + +

Работа со словарями и справочниками - + + - + + + + + + + + + +

Сроки поручений - - + - + + + + + + + + + +

Поиск по реквизитам + + + - + + + + + + + + + +

Поиск по виду регистрационной карточки - - + - - + - - + - + - + -

Полнотекстовый поиск + + + - + + + + + + + + + +

Поиск с учетом морфологии - + + - - - - + - + + - + -

Списание документа в архив - + + + + + + + + + + + + +

Маршрутизация документа - + + - + + + + + + + + + +

Разграничение прав доступа + + + + + + + + + + + + + +

Интеграция с др. приложениями - - + + + + - + + - - + + +

Сканирование с использованием соответствующего аппаратного обеспечения + - + - + + + + + + + + + +

Шифрование документов + - + - + + + + + + + + + +

Обеспечение совместной работы над документами + - + + + + + + + - + + + +

Web-доступ - - + + + + + + + + + + + +

Распределенная обработка документов + + + + + + + + + + + + + +

Интеграция с электронной почтой + - + + + + + + + + + + + +

Интеграция с факсимильной связью + - + + + + + + + + + + + +

Поддержка ЭЦП + - + + + + + + + + + + + +

Поддержка формализованных рабочих процессов + - + + + + + + + + + + + +

Организация систематизированного хранения документов - - - + + + + + + + + + + +

Обеспечение информационной безопасности + + - - + + + + + + + + + +

Регламентация и поддержка жизненного цикла документа + - - - + + + + + + + + + +

ИЗВЕСТИЯ ПГПУ ♦ Физико-математические и технические науки ♦ № 18 (22) 2010 г.

2. Оптимизация документооборота: вопрос внедре-

ния системы // URL: http://www.iteam.ru/section_64/ article_2712 (дата обращения: 10.04.2010).

3. ГОСТ Р 51141-98 от 27.02.1998 N 28 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

4. MoReq-2 «Типовые требования по управлению электронными официальными документами», утверждены Европейской Комиссией в 2008 г. // URL: http:// www.moreq2.eu/downloads.htm (дата обращения: 08.04.2010).

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

5. Горовой А. Выбор системы электронного документооборота // Система электронного документооборота FossDoc. URL: http://www.fossdoc.ru/Article_03.aspx (дата обращения: 02.09.2010).

6. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» утвержден и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст.

7. Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика // URL: http://www.iteam.ru/ риЫисаЫот/к^есЫт_64/атЫс1е_2986/ (дата обращения: 06.02.2010).

8. Колесов А. Российский рынок документооборота глазами вендоров // РС Week/RE (499) 37. 2005. иКЪ: http://www.pcweek.ru/themes/detail.php?ID = 7138. (дата обращения: 06.02.2010).