Психологический аспект при организации управления делопроизводством в высшем учебном заведении Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

делопроизводством в высшем учебном заведении Бовченкова Р. В.

Бовченкова Руслана Витальевна /Bovchenkova Ruslana Vitalyevna - магистрант, Психолого-педагогический институт,

Мурманский арктический государственный университет, г. Мурманск

Аннотация: в данной статье рассматриваются психологические аспекты при организации и управлении делопроизводством в высшем учебном заведении, т. к. одним из показателей управления образовательной организации, согласно современным требованиям, является не только качество обучения, но и качество и полнота составления и оформления организационных документов.

Ключевые слова: делопроизводство, управление делопроизводством, психологические аспекты

делопроизводства, управление процессом.

Организация образовательной деятельности в высшем учебном заведении (далее - вуз) требует качественного ведения всех документов, касающихся как персонала вуза, учащихся, так и других сфер деятельности образовательной организации.

Исходя из этого, одной из основ эффективной работы организации является качественная организация делопроизводства.

Путь документа от создания до передачи в работу, архив или на уничтожение крайне долог и подразумевает прохождение документа через руки многих сотрудников учреждения.

При этом, с учетом человеческого фактора, могут возникать разного рода ошибки как направленности документа, так и общего описания, заполнения его. Централизация или децентрализация делопроизводственной деятельности определяет собой лишь установленные рамки движения документов.

Изучением данной темы занимались различные авторы: Т. Коно, А. В. Кузнецова, К. Левина [5]. Авторы отдают предпочтение процессному подходу. Процессный подход к управлению делопроизводством в любой фирме, по мнению М. И. Афанасьева [1], основан на сокращении времени реализации процесса, т. е. установки определенных шаблонов, что, в свою очередь, сокращает проблемные места и возможности ошибок в деятельности, а, соответственно, снижает влияние человеческого психологического фактора на ее реализацию.

Возможные ошибки при реализации эффективного документооборота могут допускать как разработчик документа, визирующая инстанция, сотрудники управления делами ВУЗа, так и управленец, принимающий решение о запуске или отклонении по теме документа. Согласно этого психологические факторы особенно важны при движении документа от разработчика к визированию и в дальнейшем к распределению между сотрудниками управления делами. И хотя необходимость отслеживания после резолюции и исполнения документа важна руководителю, потребность в наличии информации о результате является объективной [5].

Согласно этого автоматизация процесса документооборота представляется обоснованной.

В первоначальном движении документов важны профессиональные качества сотрудников, такие как компетентность и ответственность, а также личные качества и характер взаимоотношений с подателем документа - тактичность, деликатность, стрессоустойчивость и т. д. [4].

Современные эксперты разработали четкую систему возникновения проблемных мест в документообороте организации, в том числе и ВУЗа.

Основным исполнителем и контролером за эффективностью документооборота, по их мнению, является служба управления делами. Таким образом, на компетентность ее сотрудников стоит обратить более серьезное внимание.

Для эффективного управления делопроизводством необходимо ознакомить сотрудников управления делами с шаблонными сбоями в системе документооборота, что, в первую очередь будет являться профилактическим мероприятием, т. к. сотрудники будут стараться их избежать. Во вторую очередь углубленное обращение внимания на возможные проблемные места позволит провести аналитическую работу над процессом движения документов, что, в свою очередь, даст возможность дополнить экспертную систему специфическими сбоями, которые присущи именно данной организации. А, соответственно, найти возможность решения и предотвращения возможности возникновения данных ошибок в работе системы. Что означает проведение оптимизации системы управления документооборотом в конкретном ВУЗе [2].

Таким образом, выполняется основной на сегодняшний момент, по мнению многих авторов, элемент управления делопроизводством организации - централизация процесса.

Обратим внимание на первоначальный источник документа, его составителя/разработчика. Данный сотрудник может относиться к любому отделу ВУЗа, что определяет необходимость создания четких инструкций по, как минимум, основным шаблонам документов и его дальнейшего пути. Наличие данных инструкций позволит, во-первых, снизить трудоемкость и скорость создания документов; во-вторых, обеспечить возможность создания документов любым сотрудником; в-третьих, построить систему единства методологии и организации процесса делопроизводства в организации.

При этом, исходя из различной локализации отделов, документооборот в отделе может иметь и характеристики смешанного типа, т. е. внутри отдела могут использоваться не только шаблонные методы

создания документов, но и специфические или неофициальные. Это также требует реализации контроля за оформлением и движением документов, но уже в рамках отдела.

Согласно анализу делопроизводства современных ВУЗов, проведенному многими экспертами, каждый ВУЗ имеет свои индивидуальные особенности системы управления документами. Применение информационных технологий в документообороте образовательной организации позволяет не только дублировать документы в бумажном и электронном варианте, но и отслеживать их движение и правильность оформления. Что несет в себе единственную задачу - разграничение доступа к документу. Но данная проблема является специфической для каждого документа, и ее решение лежит в основе правильного распределения руководителем компетенций для ответственных лиц.

На основе проведенного анализа стоит отметить, что в работах современных авторов сам психологический аспект управления документооборотом в ВУЗе не является углубленно затронутым. Основными моментами являются общие рекомендации по построению системы документооборота по кадровой психологии, а также по применению технических инструментов информационных систем. Поэтому изучение психологического аспекта в системе делопроизводства остается актуальным вопросом и на сегодняшний день.

Литература

1. АфанасьевМ. И. Стратегия и практика фирмы / О. В. Афанасьев: Маркетинг - М.: Финстатинформ, 2013. - 290 с.

2. Данилов Г. В., Цхадая Н. Д., Филипсонс Т. И. Классификация сбоев в системе делопроизводства ВУЗа // Высшее образование в России . 2010. № 1. URL: http://cyberleninka.ru/article/n/klassifikatsiya-sboev-v-sisteme-deloproizvodstva-vuza (дата обращения: 12.01.2016).

3. Кокорева Л. А. Эффективный документооборот для учебных заведений // Справочник руководителя ОУ. URL: http://edu.resobr.ru/archive/year/articles/2530/.

4. Титова Г. С. Информационно-аналитическая система ВУЗа. Аналитическая обработка ее данных, ее концепций и технологии // Современные проблемы науки и образования . 2011. № 6. URL: http://cyberleninka.ru/article/n/informatsionno-analiticheskaya-sistema-vuza-analiticheskaya-obrabotka-dannyh-ee-kontseptsii-i-tehnologii (дата обращения: 12.01.2016).

5. Перевезева В. А. Управление документами системы менеджмента качества ВУЗа // Теория и практика общественного развития . 2013. № 4. URL: http://cyberleninka.ru/article/n7upravlenie-dokumentami-sistemy-menedzhmenta-kachestva-vuza (дата обращения: 12.01.2016).

6. Психологические аспекты внедрения СЭД/ZURL: http://infostart.ru/public/352877/.