CC BY
57
ного заседания Третьего Северного социально-экологического конгресса (Сыктывкар, 18-20 апреля 2007 г.). М.: Наука, 2008.
2. См.: Стронгин Р.Г. Опыт взаимного признания образовательных программ вузов России и Европы // Высшее образование сегодня. 2004. С. 22-30.
3. См.: Большаков Н.М., Грибанов В.В., Нава-зова Т.Г., Цхадая Н.Д. и др. Формирование единого образовательного пространства в циркумполярном поясе // Материалы конгресса «Культурная и природная палитра Севера» (21-22 апреля 2005 г.). Сыктывкар: КРАГСиУ, 2006.
KORSHUNOV G.V., OGORELYSHEVA E.V. EXPERIENCE INTERCHANGE IN PERSONNEL TRAINING FOR THE INDUSTRY IN CIRCUMPOLAR ZONE
The article briefly reviews the system of interaction between Ukhta State Technical University and the foreign partners, the fundamental goals of the international cooperation. The main obj ect is training of the high-qualified personnel for oil and gas industry. Connections between USTU and the institutes of higher education ofcircumpolar countries are considered separately. The organizational structure of unique partner forum «Integration» is presented.
Keywords: international cooperation, north, circumpolar zone, academic mobility, oil and gas complex.
Г.В. ДАНИЛОВ, доцент
Н.Д. ЦХАДАЯ, ректор, профессор
Т.И. ФИЛИПСОНС, начальник
управления делами
Ф.В. МАРАКАСОВ, доцент
Проблема оперативности прохождения документов в вузе
В работе детально исследуется процесс прохождения документов через визирующие инстанции, особенно возможность их «зацикливания », что резко снижает оперативность документооборота. Показано, что в качестве количественной меры оперативности может служить объем так называемого «бюрократического параллелепипеда» со сторонами: число визирующих инстанций, время прохождения документа по циклу, кратность цикла.
Ключевые слова: документооборот, жизненный путь документа, «объем бюрократического параллелепипеда», оперативность прохождения документа, кратность цикла согласования.
По некоторым оценкам, в сфере управления сегодня работает свыше трети трудоспособного населения России [1]. А управленческий труд неразрывно связан с оформлением документов и их продвижением по инстанциям. Без всякого преувеличения можно сказать, что документооборот - это кровеносная система управления, и если в живом организме кровь разносит по всем органам кислород и питательные вещества, то документооборот обеспечивает соответствующие органы и учреждения необходимой служебной информацией.
Между тем авторы многих публикаций с горечью отмечают, что в органах государственной власти «узким местом» всегда было и остается несовершенство документооборота. Вспомним хотя бы, как отвечают зарубежные инвесторы на вопрос: «Какие трудности вы испытываете при ведении дел в России? ». Типичный ответ: бюрократическая волокита, несовершенство действующего законодательства и коррупция. Если спроецировать эти «трудности» на вузы, то можно сказать, что коррупция для внутреннего делопроизводства - вещь аб-
солютно не актуальная, а проблема несовершенства законодательства для вуза является по большей части внешней.
Переходя к «бюрократической волоките», начнем с того, что жизненный путь любого документа в чем-то напоминает жизненный путь человека (рис. 1). Такая аналогия позволяет с пониманием относиться к тем, кто призывает обращаться с документами так же бережно и внимательно, как и с человеком, особенно на самой ответственной его стадии - стадии зарождения.
Эта стадия включает в себя первые четыре этапа, их суммарную продолжительность обозначим как Т. Дату начала и дату окончания работы над документом обозначим через Дн и Дк соответственно. Разработчик документа всегда «зажат» между этими двумя датами. Если задана дата появления документа Д и известно Т, то, исходя из соотношения Дн= Дк - Т он планирует
начинать работу над проектом документа не позднее даты Д . Но поскольку величина Т зависит не только от него самого, но и от визирующих инстанций, это вносит в его планы существенную неопределенность, и готовый документ может появиться значительно позже, чем намечалось ранее (что и происходит очень часто на практике). Остановимся на этом более подробно. Имеет место соотношение:
Т = т + Т + Т , (1),
0 с у ’ \ / >
где: Т - совокупное время работы над документом (этапы 1-4);
т0 - время создания первоначального варианта проекта документа (этапы 1-2);
Т - время согласования, доработки и визирования проекта документа (этап 3);
Ту - время утверждения (подписания) документа (этап 4).
Примечание 1. Во избежание путаницы (которая, к сожалению, встречается в некоторых документах по делопроизвод-
Рис. 1. Жизненный путь человека и документа
ству), мы будем четко различать понятия «согласование » и «визирование » документа. Визирование (проставление подписи визирующей инстанцией) проекта документа осуществляется после его полного согласования между визирующей инстанцией и разработчиком документа и представляет собой фактически одномоментный акт. Между тем величина Т учитывает также и время ожидания документом «своего часа» в визирующей инстанции, которое может быть вызвано самыми разными причинами (перегрузкой визирующей инстанции, проблемами с физическим перемещением документа, нарушением исполнительской дисциплины).
По поводу формулы (1) необходимо иметь в виду следующее. Во-первых, вхо-
дящие в нее слагаемые не являются независимыми; точнее, каждое последующее слагаемое зависит от предыдущих. Например, время утверждения документа руководителем (Гу) возрастает, если вместо какой-то визы проект документа снабжается лишь справкой или «особым мнением» визирующей инстанции, то есть если «успешного согласования » не произошло. В свою очередь, время согласования Т зависит как от качества исходного проекта (косвенно от величины Г0), так и от принятой в вузе схемы и «культуры» согласования.
В связи с этим в УГТУ разработаны и приказом ректора введены в действие специальные Инструкции по оптимизации процесса согласования документов. Приведем некоторые выдержки из них.
«В жизненном цикле документа наиболее сложным, ответственным и трудоемким этапом является этап согласования проекта документа. Это связано с тем, что, во-первых, на этом этапе обычно задействовано большое количество лиц, занимающих разные должности, имеющих разную квалификацию и неодинаковый опыт в вопросах делопроизводства; во-вторых, при обсуждении проекта документа очень часто происходит столкновение противоположных мнений и точек зрения, что ведет к накалу страстей, а это, в свою очередь, препятствует выработке единого, компромиссного решения; в-третьих, процесс согласования по самой своей сути не поддается строгой регламентации и формализации.
Для того чтобы в процессе согласования минимизировать вероятность появления указанных проблем, все стороны, вовлеченные в этот процесс, должны придерживаться следующих правил.
Правила, которых должны придерживаться разработчики документов и визирующие инстанции
Для разработчика документа:
Правило 1. Повышайте оперативность прохождения документа за счет более качественной подготовки его проекта.
Правило 2. Если какая-то визирующая инстанция уже поставила свою визу на проекте документа, последующее редактирование проекта разработчиком не должно затрагивать вопросов, согласованных с упомянутой визирующей инстанцией.
Для визирующей инстанции:
Правило 1. Тщательно объясняйте разработчику документа суть своих замечаний, а также - как устранить допущенные им ошибки.
Правило 2. Все замечания по возможности делайте «за один прием», а не отдельными порциями от встречи к встрече с разработчиком документа.
Правило 3. Не меняйте свою точку зрения на один и тот же вопрос по ходу согласования проекта документа.
Правило 4. В процессе визирования проекта документа не выходите за рамки своей компетенции.
Правило 5. При рассмотрении документа не впадайте в педантизм, особенно если это грозит срывом сроков прохождения документа.
Правило 6. Совмещайте функцию согласования с функцией обучения разработчиков документов.
Для разработчика документа и визирующей инстанции:
Правило 1. Строго придерживайтесь сроков разработки, доработки и согласования проектов документов.
Правило 2. При согласовании проекта документа старайтесь целиком сосредоточиться на его содержании, отбросив в сторону любые привходящие моменты (амбиции, упрямство, неприязненные личные взаимоотношения и т.п.)».
«В самом упрощенном виде путь документа от разработки его проекта до подписания (утверждения) выглядит так:
I И Щ III
• Разработка ИГ”'^И
проекта «Согласование «визирование
документа ШШШ&І ИЩИ
Визирующие инстанции можно условно разделить на 1) универсальные (юридическая служба, служба безопасности, финансовая служба) и 2) профильные (службы проректоров по направлениям, структурные подразделения).
Первые отвечают за соблюдение требований общегосударственного, общечеловеческого и общеуниверситетского характера. По этой причине они несут наибольшую ответственность за корректность документа.
Вторые тесно связаны с конкретным содержанием документа, и если последний по их вине будет недостаточно качественным, пострадает лишь процедура выполнения тех мероприятий, которые прописаны в документе, а это меньшее зло, чем нарушение юридических норм, предписаний органов пожнадзора и безопасности и финансовые нарушения. Поэтому согласование проекта документа надо начинать (при необходимости) именно с универсальных инстанций для того, чтобы забракованный ими проект не пошел впустую «гулять» по другим визирующим инстанциям. Дальнейшее согласование (с профильными службами) для экономии времени рекомендуется осуществлять параллельно (по телефону или электронной почте). Если в
IV
•Подписание
(утверждение)
документа
списке визирующих инстанций присутствует первый проректор, то он, будучи фактически заместителем ректора, является последней согласующей инстанцией.
На основании вышеизложенного рекомендуемый маршрут согласования проекта документа - последовательно-параллельный, суть которого изображена на рисунке.
Проект
документа
т0-О--0---©т
I
на визирование
(утверждение)
-Є>г
III
Пункты согласования:
1 - управление делами;
2 - юридическая служба;
3 - служба проректора по безопасности;
4 - служба проректора по экономическим вопросам;
5, 6, ... , п - другие визирующие инстанции;
п + 1 - первый проректор;
^ обязательный отрезок маршрута согласования;
--- необязательный (зависит от содержания документа) отрезок маршрута согласования;
I - первая (последовательная) ветвь маршрута;
II - вторая (последовательно-параллельная) ветвь маршрута;
III - третья (последовательная) ветвь маршрута.
Визирование проекта документа осуществляется в соответствии с порядком расположения визирующих инстанций на листе согласования снизу вверх, то есть в порядке, обратном порядку согласования » [2].
Возвращаясь к формуле (1), отметим, что все три слагаемых суть случайные величины, однако, как показывает практика, наибольшую степень неопределенности содержит второе - Т ; оно же (в среднем) и превалирует над другими, создавая пресловутую «бюрократическую волокиту». Чтобы разобраться в том, как она появляется,
І а а а о ё і п у 8 £^0. 2.
В результате рассмотрения проекта документа очередной визирующей инстанцией, последняя, если документу «повезет», может сразу поставить свою визу. В противном случае она отправляет его на доработку исполнителю, и после доработки (редактирования) проект снова возвращается
Желательный (прямоточный) маршрут документа
Реальный (циклический) маршрут документа
ПД- проект документа ВИ - визирующая инстанция
Рио. 3
визирующей инстанции. Таквозникает «малый цикл». Если же между разработчиком и визирующей инстанцией возникли разногласия, то в процессе дискуссии ищется компромиссный вариант; в случае успеха проект после доработки снова попадает в ту же визирующую инстанцию. Так появляется «большой цикл ».
В наиболее тяжелых случаях проект «гоняется» по циклам многократно (происходит «зацикливание ») или вообще терпит фиаско - передается руководителю без соответствующей визы. В результате вместо идеального, желательного маршрута мы имеем реальный циклический (рис. 3).
Отметим, что сформулированные выше правила для визирующих инстанций и разработчика документа как раз и нацелены на то, чтобы по возможности устранить причины такого зацикливания.
Примечание 2. Нижеследующие рассуждения особенно актуальны для самого массового типа документов - распорядительных (приказы, распоряжения, предписания).
В общем случае:
V ( К, \
т=Е т+Е<
з=1
(2),
где Т - полное время согласования проекта документа;
т - время рассмотрения проекта 1-й визирующей инстанцией при первом получении;
V - количество визирующих инстанций;
е‘. - время прохождения документа по ]-му циклу через 1-ю визирующую инстанцию;
К - количество циклов прохождения документа через 1-ю инстанцию (кратность цикла).
Переходя к усредненным по вузу значениям (а именно они и представляют интерес), из(2)получаем:
Тс = ут + уск = НС + БД (3),
где тс - среднее время согласования проекта документа в вузе;
т - среднее время однократного рассмотрения ПД визирующей инстанцией;
с - среднее время прохождения ПД по циклу согласования в одной ВИ;
к - средняя кратность цикла согласования;
V - среднее количество визирующих инстанций в данном вузе;
НС - необходимое слагаемое (время, затрачиваемое всеми визирующими инстанциями на первоначальное рассмотрение проекта документа);
БД- «бюрократическая добавка» (время, в течение которого документ «гоняют» по циклам).
Поскольку первое слагаемое в (3) - «неизбежное зло», которое можно лишь слегка уменьшить рациональным выбором состава и числа визирующих инстанций, реального повышения оперативности прохождения документов в вузе можно добиться, только уменьшая второе слагаемое, которое, учитывая его структуру, можно назвать «объемом бюрократического параллелепипеда» (ОБП) с тремя измерениями - V, с и к:
ОБП = V • с • к (4).
Очевидно, каждый вуз (и не только вуз!) имеет свой «бюрократический параллелепипед», через который «проходят» внутренние и исходящие документы (рис. 4).
Рис. 4. «Бюрократический параллелепипед»
Отличаются они лишь объемами, которые надо стремиться свести к минимуму:
ОБП = V • с • к ——т1п (5).
Если допустить, что (по самым скромным подсчетам) в вузе среднее число визирующих инстанций V = 4, среднее время прохождения документа по циклу с = 4 часа (0,5 рабочих дня), средняя кратность цикла к= 1, то получаем: ОБП = 2 рабочих дня, то есть только из-за несовершенства системы документооборота на один документ тратится «лишних» 40% рабочей недели (!).
В УГТУ уменьшение параметров с и к достигается проведением регулярных семинаров по документационному обеспечению управления, мониторингом времени прохождения документов и контролем за соблюдением вышеописанных Правил согласования. Хотя работа идет «со скрипом», поскольку упирается в т.н. «человеческий фактор»,когда никакая система электронного документооборота не в состоянии кардинально решить обсуждаемую проблему, все это существенно облегчает мониторинг и устраняет физическое перемещение документа. Помогают в этом вопросе также эффективно действующая система стимулирования и надлежащий уровень организационной культуры вуза.
Что касается параметра V (среднего числа визирующих инстанций), то здесь ситуация несколько иная. Руководитель любого ранга заинтересован, чтобы визирующих инстанций на документе, который ему предстоит подписать, было как можно больше. Это избавляет его от вникания в детали и придает уверенности в надежности документа. Однако с увеличением согласующих инстанций возрастает время прохождения документа со всеми вытекающими отсюда негативными последствиями.
Разработчик же документа объективно заинтересован в том, чтобы промежуточных, визирующих инстанций было как можно меньше, т.к. это облегчает ему работу и ускоряет прохождение документа. Но это же таит в себе опасность появления некачественного документа. В каждом отдельном случае должен существовать какой-то оптимальный вариант, который можно «нащупать» эмпирически на основе надлежащего мониторинга. При этом каждому из параметров (качество документа и оперативность прохождения) следует в зависимости от типа документа приписывать разный вес. Например, для приказов важнее оперативность, для положений - тщательная проработка содержания.
Учитывая возрастающую роль управления в деятельности вузов, можно допустить, что со временем в рейтинге вузов, помимо традиционных, появится такой параметр, как ОБП («объем бюрократического параллелепипеда»), характеризующий оперативность прохождения документов, обеспечивающих внутривузовскую систему управления (чем меньше ОБП, тем выше оперативность, и наоборот).
В заключение отметим, что вопросам повышения эффективности делопроизводства в Ухтинском государственном техническом университете в последнее время уделяется, ввиду их важности, самое пристальное внимание.
Литература
1. См.: Матюхин В. «Электронное государ-
ство» - общенациональная информационная среда // Проблемы теории и практики управления. 2008. №6. С. 12.
2. См.: Рогожин М.Ю. Делопроизводство. М.:
ИндексМедиа, 2006.
DANILOV G.V., TSKHADAYA N.D, PHILIPSONS T.I, MARAKASOV PH.V. PROBLEM OF EFFECTIVE DOCUMENT CIRCULATION AT THE UNIVERSITY
The article covers the process of document circulation through the vise departments, especially the weak points that greatly reduce its efficiency.
Keywords: documents circulation, document course of life, «volume of bureaucratic parallelepiped », efficiency of document circulation, repetition factor of agreement cycle.
