CC BY
100
МЕТОДОЛОГИЯ ЭЛЕКТРОННОГО СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРИБОРОСТРОИТЕЛЬНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ5
УДК 681.3
Сергей Геннадьевич Цапко,
к.т.н., доцент кафедры автоматики и компьютерных систем, докторант Национального исследовательского Томского политехнического университета
Эл. почта: serg@aics.ru
Олег Александрович Климкин,
начальник сектора информационных технологий ОАО «Информационные спутниковые системы имени академика М.Ф. Решетнева» Эл. почта: klimkin@iss-reshetnev.ru
Юлия Алексеевна Суханова,
ассистент кафедры автоматики и компьютерных систем, аспирант Национального исследовательского Томского политехнического университета Эл. почта: syua@aics.ru
Эвелина Серверовна Аметова,
магистрант Национального исследовательского Томского политехнического университета Эл. почта: zlatco@mail2000.ru
Авторами статьи рассмотрена проблема согласования документов при электронном документообороте. Особое внимание уделено проблеме лавинообразного роста циклов согласования. Предложена методика решения поставленной проблемы. Даны основные определения, характеризующие предложенную методику, приведены рекомендации по реализации предложенного подхода.
Ключевые слова: согласование документов, электронный документооборот, циклы согласования, метаданные, визирование.
Sergey G. Tsapko,
Ph.D., Associate Professor, Department of Automation and Computer Systems, National Research Tomsk Polytechnic University E-mail: serg@aics.ru
Oleg A. Klimkin,
Head of the IT sector, "Information Satellite Systems Academician M.F. Reshetnev " E-mail: klimkin@iss-reshetnev.ru
Julia A. Sukhanova,
Assistant Professor, Department of Automation and Computer Systems, postgraduate, National Research Tomsk Polytechnic University E-mail: syua@aics.ru
Evelina S. Ametova,
graduate of the National Research Tomsk Polytechnic University
E-mail: zlatco@mail2000.ru
METHODOLOGY OF ELECTRONIC DOCUMENTS FOR RECONCILIATION ELECTRONICS MANUFACTURER
The authors of the article considers the problem of matching documents in the electronic document. Particular attention is given to a cascade of growth cycles of negotiation. The technique of solving the problem. Give the basic definitions, describe the proposed methodology provides guidelines for the implementation of the proposed approach.
Keywords: coordination of documents, electronic document circulation, approval cycles, metadata, sight.
1. Введение
Повсеместное внедрение электронных средств взаимодействия пользователей через сеть передачи данных позволяет штатным и нештатным сотрудникам больших и малых компаний обмениваться информацией не покидая своего рабочего места. Так как передача информации через сеть передачи данных происходит намного быстрее, чем при традиционном обмене, многие руководители предприятий предпринимают попытки перевести весь поток бумажной документации в электронный вид. Однако появление электронных документов не гарантирует стопроцентный результат повышения эффективности бизнеса. Как правило, это связано с лавинообразным ростом электронных документов. Поиск нужного документа, а зачастую нужной версии, сводят к нулю все прелести электронного обмена документами [2].
Решение данной проблемы лежит в плоскости внедрения систем электронного документооборота (СЭД), которые позволят решить большую часть задач, связанных с обеспечением более эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях, поддержки эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, протоколирования деятельности предприятия, исключения необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива. Внедрение СЭД без электронного согласования документов не является эффективным. Методика ведение почти всей документации организации в электронном виде и ее утверждение в бумажном эквиваленте распространена на большей части предприятий России. Как правило, это связано с отсутствием регламента утверждения электронных документов и отсутствием мотивации у руководства внедрения средств криптографии и электронно-цифровой подписи (ЭЦП) [1, 3, 6].
Однако существует большое количество примеров удачного и неудачного внедрения электронного согласования и утверждения документов. При этом степень эффективности внедрения напрямую зависит от количества этапов визирования документа. Например, при наличии одного лица, утверждающего документ, процесс электронного визирования займет наименьший промежуток времени, так как вероятность утверждения документа составляет 50% и при его повторной доработке вероятность постоянно возрастает. При визировании того же документа двумя пользователями, вероятность утверждения документа составляет 25%, а доработка документа не гарантирует, что документ будет удовлетворять обоих пользователей. Процесс итерационного согласования может затянуться. При наличии большего числа согласующих звеньев количество итераций возрастает лавинообразно.
Если в организации внедрение СЭД сопровождается внедрением ЭЦП и согласование документов является сложным многоходовым процессом, может возникнуть ситуация, при которой процесс согласования будет занимать все рабочее время работников, участвующих в этом процессе [4, 5]. В первую очередь это связано с трансформацией принципов и методики бумажного документооборота в СЭД. Любой руководитель организации должен понимать, что внедрение СЭД должно сопровождаться изменением менталитета организации в плоскости обмена документами и их визирования.
2. Аналитический анализ области исследования
Авторами статьи была проанализирована работа приборостроительного подразделения ОАО «Информационные спутниковые системы имени академика М.Ф. Решетнёва». На основе анализа конструкторской доку-
* Работа выполнена в порядке реализации постановления № 218 Правительства РФ от 09.04.2010 г. «О мерах государственной поддержки развития кооперации российских высших учебных заведений и организаций, реализующих комплексные проекты по созданию высокотехнологичного производства», и договора № 13.G25.31.0017 от 07.09.2010 между ОАО «ИСС» им. акад. М.Ф. Решетнева» и Минобрнауки РФ.
ментации и устоявшейся в организации методологии согласования и утверждения документов, был сделан вывод, что для внедрения СЭД необходимо изменить не только список согласующих лиц, но и регламент работ по согласования и утверждению документов. Данная статья основана на опыте авторов и может быть рассмотрена как методология согласования и утверждения конструкторской документации при проектировании и производстве сложных наукоемких изделий.
В данной статье принято толкование терминов, которое возможно отличаются от общепринятого понимания. Поэтому первым делом, необходимо разделить два понятия - согласование и визирование документа.
Под согласованием будем понимать процесс, составными частями которого являются ознакомление с документом, его проверка при необходимости, внесение замечаний и т.п. Конечной целью процесса согласования является его утверждение без визирования ЭЦП. Процесс согласования может быть итерационным. Количество согласующих лиц для каждого документа может варьироваться. При этом существует возможность сохранения результатов согласования после редактирования согласованного документа.
Визирование - это подписание документа с помощью ЭЦП. Визирование
означает ответственность, которую берет на себя сотрудник, подписавший документ. Количество и состав согласующих лиц строго определен регламентом организации для каждого типа документов при обязательном условии минимизации визирующих лиц. Если документ изменен после визирования, процесс визирования необходимо повторить. При этом все подписи аннулируются, а документ повторно визируется всеми лицами, утвержденными регламентом организации.
В настоящее время в проектно-кон-структорской деятельности организации можно выделить два типа данных, которые необходимо согласовывать (рисунок 1).
В качестве первого типа данных можно выделить метаданные. Под метаданными в нашем случае понимается электронный файл, представленный на носителе информации, либо хранящийся в базе данных. Вторым типом является конструкторская документация (далее - КД), представленная, как правило, в бумажном виде, либо в электронном варианте, эквивалентном бумажному.
Метаданные являются первоисточником информации для КД. В качестве метаданных можно выделить трехмерную модель изделия, электрическую схему и т.п., представленные в различных САПР, результаты математическо-
Метаданные Конструкторская документация
Рис. 1. Метаданные и конструкторская документация
го анализа, теплового моделирования и т.п., представленные в формате используемых САЕ-систем, а также технологические процессы, программы для станков с ЧПУ и т.п. В совокупности метаданные, описывающие все компоненты изделия, есть не что иное, как цифровой макет изделия. Цифровой макет - это совокупность электронных документов, описывающих изделие, его создание и обслуживание. Цифровой макет содержит электронные чертежи и/или трёхмерные модели изделия и его компонент, чертежи и/или модели необходимой оснастки для изготовления компонент изделия, различную атрибутивную информацию по компонентам (номенклатура, габариты, особые параметры и т.п.), технические требования, директивные документы, техническую, эксплуатационную и иную документацию.
Процесс происхождения метаданных полностью соответствует жизненному циклу изделия и на каждом этапе позволяет описать его структуру, а сами метаданные являются информационными объектами, которые могут быть размещены в электронном хранилище предприятия. Например, на этапе маркетинга изделие представлено техническими требованиями, а на этапе проектирования - трехмерной моделью, либо электрической схемой. Важным требованием совершенствования технологии изготовления изделий является хранение метаданных, созданных на всех этапах жизненного цикла изделия (далее -ЖЦИ), в единой информационной среде, объединяющей всех участников ЖЦИ. Каждый участник ЖЦИ должен иметь доступ к необходимым ему метаданным. В качестве основы единой информационной среды проектирования и производства любого изделия необходимо выбрать систему информационной поддержки и сопровождения ЖЦИ (РЬМ-систему). РЬМ-система позволяет организовать единую информационную среду, используя функционал как самой системы, так и внешних модулей сторонних производителей.
3. Методология согласования первичной конструкторской документации
Анализируя проектно-конструктор-скую деятельность современного отечественного приборостроительного предприятия [7] можно отметить следующую особенность: разработка изделия (проектирование метаданных) жестко привязана к срокам выпуска КД,
хотя первоисточник КД - метаданные. В настоящее время метаданные не со-гласовытаются, следовательно, никто не несет за них ответственность. Это приводит к тому, что разработчик физически не успевает качественно проверить свое решение, т.е. провести моделирование и необходимые анализы. Таким образом, КД выпускается на неотработанное решение.
КД утверждается, как правило, на основании действующих нормативных документов и требует наличия большого количества виз. Процесс визирования, как правило, является итерационным и при наличии большого числа визирующих лиц (далее - ВЛ) может потребовать довольно продолжительного промежутка времени. Это связано с аннулированием всех ЭЦП сотрудников, подписавших документ, при не согласии хотя бы одного ВЛ, и требованием направить документ на редактирование.
Для решения этих проблем предлагается следующая методология.
Первоисточником любого конструкторского документа являются метаданные. Схемотехники, конструкторы и технологи работают с метаданными. Метаданные, в процессе движения по стадиям ЖЦИ, дополняются новыми метаданными. При этом часть метаданных, например, созданных схемотехниками, будут использованы конструкторами и технологами при создании новых метаданных. Исходя из этого, можно отойти от схемы утверждения КД и перейти к схеме согласования метаданных.
Для реализации схемы утверждения метаданных предложено изменить методологию визирования документа.
Основой методологии является изменение механизма фиксации и структуры распределения ответственности. В настоящее время ответственность за метаданные отсутствует. Ответственность появляется только при формировании КД и ее визировании (собственноручно на бумаге, либо в электронном виде на основе механизма ЭЦП). Любая КД визируется разработчиком, проверяющим и начальником отдела. Начальник отдела, визируя документ, берет на себя ответственность за подписанный документ. Предлагается схема ответственности, применимая для утверждения метаданных, при которой начальник отдела отвечает за своих подчиненных. В этом случае начальник отдела не визирует конечный документ, а участвует в процессе согласования документа. При этом документ не может быть подписан без наличия согласования с начальником отдела. Процесс согласования, реализуемый с помощью информационных систем, должен быть построен таким образом, что согласование документа начальником отдела является последней фазой процесса согласования, т.е. начальник отдела видит, что все остальные согласующие лица одобрили документ. Согласованный документ визирует только разработчик метаданных. Визирование происходит только в электронном виде, т.е. метаданные подписываются ЭЦП и не подлежат в дальнейшем модификации. В этом случае ответственность передается на разработчика, но начальник отдела несет такую же персональную ответственность, но теперь за разработчика метаданных.
Процесс согласования и визирования метаданных внутри отдела, где были созданы эти метаданные, предлагается
расширить. В процесс визирования предлагается внести сотрудника другого отдела, принимающего созданные метаданные как входную информацию для последующей работы и создания новых метаданных. В данном случае после визирования метаданных в отделе, где они были созданы, отправляется уведомление начальнику отдела, в который созданные метаданные будут направлены. В свою очередь начальник отдела, принимающего метаданные, должен назначить ответственного, который проведет анализ входной информации и завизирует ее адекватность целям и задачам этапа ЖЦИ, который реализуется в отделе, принимающем метаданные. Такими образом, любые метаданные должны быть завизированы ЭЦП разработчика и сотрудника смежного отдела, для которого эти метаданные являются входной информацией для последующих работ. При этом для уменьшения циклов согласования, предлагается использовать принцип параллельного инжиниринга и включить в группу согласования метаданных сотрудников отделов, для который создаются метаданные. В этом случае на этапе согласования будут устранены все неточности и учтены все замечания (рисунок 2).
Также предлагается разделить документы КД на две группы:
1. Документы, которые обязательно должны быть выпущены во время разработки изделия (например, ведомость покупных изделий, без которой невозможно начать закупку комплектующих);
2. Документы, которые должны быть выпущены после проведения всех необходимых анализов и утверждения
Разработчик
V
^^эцп
Принимающий
..............«а^ %
^/эцп
Рис. 2. Процесс согласования метаданных
Рис. 3. Сравнение старого и предлагаемого цикла проектирования изделия
метаданных (например, сборочные и габаритные чертежи, схема электрическая принципиальная).
С одной стороны, это приведет к увеличению срока проектирования изделия, но при этом значительно сократится количество итераций при согласовании КД (рисунок 3). Следовательно, уменьшится длительность полного цикла проектирования изделия.
Для сокращения сроков согласования КД необходимо параллельно рассылать КД, если она представлена в электронном виде, всем ВЛ для ознакомления и согласования. ВЛ смогут одновременно просматривать документ в информационной системе и корректировать его в режиме «внесения замечаний» (например, режим «Яе^те» в РЬМ-системе БшагТеаш). Предлагается считать, что документ может быть принят с учетом его доработок и в этом случае согласование выставляется автоматически. Учитывая, что ВЛ является, как правило, руководителем высшего эшелона, можно предложить механизм автоматического согласования после заданного временного интервала, так как документ в последствии будет направлен на визирование данному ВЛ. При наличии согласования ВЛ документ считается согласованным и повторно не будет направлен данному ВЛ на согласование. Если ВЛ кардинально не согласно с документом, то на ос-
нове механизма доступа к параметрам согласования, ВЛ отменяет согласование документа. В этом случае документ будет повторно направлен для согласования с данным ВЛ после внесения в него необходимых корректировок и поправок. После согласования документа всеми ВЛ должен быть запущен процесс визирования. Процесс визирования заключается в последовательном, определенном нормативными документами, подписании всеми ВЛ конструкторской документации с помощью ЭЦП. Наличие этапа предварительного согласования позволит ускорить процесс визирования и сократить итерационные циклы (рисунок 4).
4. Выводы
В предложенной схеме взаимодействия сотрудников внутри отдела и между отделами предлагается изменить ментальность при подписании документов, перейти на утверждение метаданных (компонент цифрового макета), как первоисточника КД и выполнять согласование и визирование в электронном виде, используя технологию параллельного инжиниринга. Ответственность за документ возлагается на разработчика, а за корректность и соответствие документа целям и задачам последующих этапов ЖЦИ - на сотрудников смежных отделов, получателей метаданных. Однако в данном случае ответственность начальника отдела сохра-
няется, но смысл ответственности меняется. Начальник отдела отвечает за своего сотрудника и за все его действия, в том числе и за созданную его сотрудниками документацию. Данный подход косвенно будет способствовать повышению мотивации начальников всех служб к росту профессионализма их сотрудников, обеспечению необходимым программным и аппаратным обеспечением.
На любом этапе проектно-конструк-торских работ, на основе утвержденных метаданных, можно получить комплект КД и подписать его традиционным способом. При этом процесс визирования будет занимать менее продолжительное время, так как используемые при формировании КД метаданные были утверждены и согласованы на более ранних стадиях в электронном виде.
Вместе оба подхода к визированию позволят существенно сократить сроки согласования и утверждения документации, что в свою очередь повысить эффективность деятельности предприятия.
Работа выполнена в порядке реализации постановления № 218 Правительства РФ от 09.04.2010 г. «О мерах государственной поддержки развития кооперации российских высших учебных заведений и организаций, реализующих комплексные проекты по
Рис. 4. Согласование и визирование КД
созданию высокотехнологичного производства», и договора № 13.G25.31.0017 от 07.09.2010 между ОАО «ИСС» им. акад. М. Ф. Решетне-ва» и Минобрнауки РФ.
Литература
1. Алимов М.В., Рындин A.A., Тучков A.A., Фертман И.Б. Ступени внедрения ИПИ-технологий. Опыт реализации электронного документооборота // REM №2, 2006 г.
2. Богданова И. В., Нужненко С. А., Орешкин А. В. Почем нынче документооборот // CADmaster №38, 3.2007.10. http://www.forbes.com/asap/
3. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота// Открытые системы, №1, 1997.
4. Коранов Ю.Н. Электронный макет как методологическая основа разработки высоконадежных РЭС в рамках CALS-
технологий/ВИМИ // Информационные технологии в проектировании и производстве, выт.З, 2001г.
5. Левин А.И., Судов Е.В. Управление конкурентоспособностью наукоемкой продукции на основе современных информационных технологий // Технологические системы, №2, 2005. — Киев.
6. Прохоров, А. Документооборот и его программное обеспечение / Александр Прохоров, Дмитрий Куциняк // КомпьютерПресс, 2005. - N 1. - С. 172176.
7. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. — СПб. изд. «Питер». 2006.—240 с. — ISBN 9785-469-00647-3
References
1. Alimov M.V., Ryndin A.A., Tuchkov A.A., Fertman I.B. Stages of implementation of IPI-technologies. Experience in implementing electronic document // REM №
2, 2006
2. Bogdanov, I.V, Nuzhnenko S.A., Oreshkin A.V How much paperwork now / / CADmaster № 38, 3.2007.10. http:// www.forbes.com/asap/
3. Gaverdovsky A. The concept of building systems, workflow // Open Systems, № 1, 1997.
4. Korans J.N. The electronic layout as a methodological basis for the development of RES in the highly CALS-tehnologiy/ VIMI // Information technology in the design and manufacture, number 3, 2001.
5. Levin A.I., Sudov E.V. Managing competitive high-tech products based on modern information technology // Technological Systems, № 2, 2005. - Kiev.
6. Prokhorov A., Kutsinyak D. Workflow and software // ComputerPress, 2005.
- N 1. - S. 172-176.
7. Spivak V.A. Document management.
- SPd. "Peter". 2006. - 240 p. - ISBN 978-5469-00647-3
