CC BY
32
УДК 65
Александрова Ю.И.
студент Булаева А.Ю. студент Долгушева Л.И.
студент Скопинцева К.А. студент
Оренбургский филиал РЭУ им. Г.В. Плеханова,
Россия Yu.I.Aleksandrova A. Yu. Bulaeva LI Dolgusheva KA Skopintseva students
Orenburg branch REU them. G. V. Plekhanova
Russia
К ВОПРОСУ ФОРМ ОРГАНИЗАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ
ДОКУМЕНТОВ TO THE QUESTION OF FORMS OF ORGANIZATIONAL REFERENCE DOCUMENTS
Аннотация: Статья посвящена рассмотрению оформления информационно справочных документов. В частности таких документов, как бланк, служебная переписка, акт, протокол, докладная, служебных и пояснительных записок.
Ключевые слова: документ, деловая переписка, бланк, организационно-справочные документы, документообеспечение.
Abstract: The article is devoted to the consideration of design information and reference documents. In particular, such documents as the form, official correspondence, act, protocol, report, service and explanatory notes.
Keywords: document, business correspondence, form, organizational reference documents, documentation.
Информационно-справочные документы информируют сведения, которые побуждают принимать решения, т.е инициируют управленческие решения, дают возможность выбрать тот или иной метод управленческого воздействия. Они не включают в себя поручения, а так же не обязывают их выполнять.
Информационно-справочные документы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым распорядительным документам[7, с. 115].
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от
руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую организацию.
На основе принятия решения руководителем данные документы могут быть основанием для принятия решений, а также подготовки распорядительных документов[2, с.53].
В состав данных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
Процесс создания документа сильно ускоряется, если при его формировании были использованы бланки. Это обусловлено наличием в них постоянной информации. Использование бланков значительно сокращает трудозатраты на составление документа, облегчает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
В бланк включена только постоянная информация об организации автора документа, это придает содержащейся в документе информации официальный характер.
Для формирования бланков используются форматы А4 и А5, для небольших документов (до 7 строк) обычно используют меньший формат. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для последующих используются стандартные бумажные листы.
При формировании бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить:
- какие документы будут создаваться на этом бланке (все (кроме писем) или какой-нибудь конкретный вид документа);
- кто будет является автором документа, создаваемого на этом бланке;
- как будут располагаться реквизиты на бланке.
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов" классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по таким признакам, как расположение реквизитов, автор документа и вид документа [1].
Переписка - универсальное название отличающихся по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), которое используют в роли инструмента оперативного обмена информацией между организациями[7, с.103].
Перепиской пользуются в целях реализации информационных связей между организациями. Информационный обмен с использованием переписки необходимо использовать только в тех случаях, когда затруднен
или невозможен другой способ обмена информацией (телефонные переговоры, личная встреча и т.д.).
Существует множество видов переписок - от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Переписка может содержать в себе запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьбу, гарантию, приглашение и др.
Акт - это документ, который составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты и события. Акты содержат выводы, рекомендации и предложения, а не просто фиксируют установленные факты.
Составлением актов всегда занимается не менее двух человек. Зачастую акты составляют специально создаваемые комиссии, чей состав должен быть утверждён распорядительным документом руководителя организации. Постоянно действующие комиссии могут создавать акты на постоянной основе.
Установление фактического состояния дел и их объективное отражение в акте является ключевым моментом в его составлении. Черновые записи, ведущиеся в процессе работы комиссии и группы лиц, являются основой составления акта, а также содержат количественные показатели, фактические данные и другие сведения.
Перейдём к требованиям по оформлению. Заголовок акта должен быть грамматически согласован со словом «акт». Дата события должна являться датой акта. Текст акта заключается в двух частях: вводной части и основной.
При перечислении лиц, которые участвовали в составлении акта, указываются названиях их должностей с указанием наименования организации, их фамилии и инициалы в именительном падеже. Председатель комиссии указывается первым в данном списке, далее фамилии остальных членов комиссии должны быть расположены в алфавитном порядке. Слова «Члены комиссии», «Председатель», «Основание», «Присутствовали» должны быть написаны с заглавной буквы [8].
В основной части излагаются сроки проделанной работы, их сущность и характер, а также предложения, выводы и заключения. Содержание акта допустимо разделить на пункты и материал может быть представлен в виде таблицы. Также акт может иметь заключительную часть, представляющую собой выводы и решения комиссии, которая составляла данный акт.
В конце текста указывается количество составленных экземпляров, их месторасположение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или же нормативными документами. Далее должно быть упоминание о наличии приложений к акту, если таковые имеются. Акт может считаться принятым после того, как все члены комиссии и все лица, участвовавшие в составлении акта, подпишут его. Подписи должны быть расположены в той же последовательности, что и фамилии в вводной части, только без указания должности [2, с. 36]. Если есть член комиссии, который не согласен с содержанием акта, он обязан
подписать его с отговоркой о своем несогласии. Его мнение необходимо оформить на отдельном листе и приложить к акту.
Акт оформляется на бланке организации. Бланки с трафаретным текстом нужно применять для актов, содержащих постоянно повторяющуюся информацию.
К обязательным реквизитам акта следует отнести: наименование вида документа, наименование организации, место составление и место издания, дату и регистрационный номер, заголовок текста, подписи всех лиц, участвующих в составлении акта, в необходимых случаях - гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).
Протокол-это документ, который содержит запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях, совещаниях. Таким образом, протоколом закрепляется последовательность и содержание вопросов, и принятие решений[4].
Деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом, либо группой работников отражает протокол.
Неотъемлемому протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов.
На общем бланке А4 оформляется первая страница протокола. Следующие страницы могут печататься на обычных листах. Оформляются протоколы на основе черновых записей, которые велись во время заседания.
Ответственным за правильность написания записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, которые ведут заседание. Ведёт протокол секретарь или любое назначенное лицо.
Выделяют полный и краткий виды протоколов. Полный протокол включает в себя запись всех выступлений на заседании. Краткий протокол содержит только фамилии выступавших и краткую запись выступления. Руководитель коллегиального органа или руководитель организации должны выбрать тот или иной вид документа.
Протокол оформляется на общем бланке организации ,на нем указывается наименования вида документа , также протокол может оформляться на специальном бланке протокола
Реквизитами протокола являются:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата и номер протокола;
- заголовок к тексту;
- подписи.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Первая часть оформляется в полной форме, а также может оформляться в краткой. В водной части указываются фамилии председателя и секретаря, общее количество участников[5].
В протокол вписываются фамилии участников в том случае, если их количество не превышает 15 человек.
Оформление вводной части протокола завершается повесткой дня, содержащей вопросами по степени их сложности и значимости. Формулируются вопросы в именительном падеже, отсутствуют предлог. Рядом с вопросом указывается фамилия докладчика и его должность.
Основная часть строится по схеме:
- слушали. Если протокол оформляется в краткой форме, то в этом разделе указываются фамилия выступавшего и тема его выступления. Если в полной форме, то указываются фамилия и инициалы, содержание его доклада. Если доклад в письменном виде, то его необозримо приложить к протоколу;
- выступали. В кратких протоколах фиксируются фамилии выступавших. В полных указываются их выступления, включая вопросы к докладчику;
- постановили (решили). В этом разделе фиксируется принятое решение, которое формируется точно. Также указываются количество голосов «за», «против» или воздержавшихся, список лиц, которые не участвовали в голосовании.
Краткий протокол также включает в себя 2 части. В водной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря и лиц, присутствующих на заседании[5]. В основной части указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Особое мнение по принятому решению может иметь участник заседания, оно излагается на отдельном листе и прилагается к протоколу.
Подписать протокол могут только председатель и секретарь. Датой протокола является дата события. Если событие продолжается несколько дней, то указываются дата начала и окончания заседания через тире. Например:20-22.06.2018 или 20.06.2018-22.06.2018.
Докладная записка- это документ, который адресован руководителю организации и содержит информацию о различных фактах и событиях, в соответствии с которыми будет принято решение[4].
Докладная записка может быть как внутренней, так и внешней. Внутренняя докладная записка представляется руководителю подразделения или организации, они могут быть созданы как по инициативе работника, так и по заданию его руководителя, преследуя цель увеличения результативности работы организации. А внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации.
Текст докладной записки должен состоять из двух или трех смысловых частей.
В первой части обычно излагают причины написания докладной записки, а также факты, которые этому способствовали. Во второй части происходит анализ сложившейся ситуации, предлагаются различные
варианты решения поставленной задачи. В третьей части уже делаются выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя докладной записки, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, но в таком случае текст докладной записки должен содержать обоснования, выводы и предложения составителя.
Внешнюю докладную записку должен подписать руководитель организации. А внутреннюю докладную записку подписывают руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации) или составитель (если она представляется руководителю подразделения).
Датой докладной записки должна являться дата её составления и подписания.
В докладной записке обязательно должны присутствовать: наименование вида документа, наименование организации (для внутренней докладной записки- наименование структурного подразделения), заголовок к тексту, адресат, дата, регистрационный номер, подпись.
Служебная записка - информационно-справочный документ, который используется в качестве обмена информацией между работниками организации и ее структурными подразделениями.
Как правило, служебная записка направлена определённому должностному лицу.
Служебная записка содержит текст, который включает в себя обоснования составления этой записки, предложения, заявки, просьбы и т.д.
Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения.
Дата в служебной записке ставится в соответствии с датой ее составления и подписания.
Реквизитами служебной записки, которые являются обязательными, служат: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись [7].
Оформление служебной записки происходит следующим образом:
1. В правом верхнем углу обязательно указывается фамилия, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется служебная записка
2. В верхнем левом углу указывается наименование организации, а также дата составления и подписания служебной записки и ее номер
3. Ниже, под датой и наименованием организации, указывается краткое пояснение служебной записки (о чем пойдёт речь)
4. Далее следует указать проблему, просьбу, предложение и т.п., а также указываются предложения по решению вопроса, либо указание на дальнейшие действия, которые составитель служебной записки ждет от ее адресата.
5. В конце документа указываются фамилия и инициалы автора обращения, а также его должность и подпись. Объяснительная записка - это:
- Документ, который объясняет содержание конкретных положений основного документа (плана, проекта, отчёта);
- Сообщение должностного лица, которое поясняет какое-либо действие, факт или происшествие, представляемое должностному лицу, высшему по должности[7, с.104].
Оформление объяснительной записки схоже с оформлением служебной записки и происходит следующим образом:
1. В правом верхнем углу обязательно указывается фамилия, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется объяснительная записка.
2. В верхнем левом углу указывается наименование организации, а также дата составления и подписания объяснительной записки и ее номер
3. Ниже, под датой и наименованием организации, указывается краткое пояснение объяснительной записки (о чем пойдёт речь).
4. Далее описываются факты, послужившие поводу написания объяснительной записки, а затем причины, которые поясняют сложившуюся ситуацию.
5. В конце документа указываются фамилия и инициалы автора обращения, а также его должность и подпись.
Использованные источники:
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Введ. 2003-07-01. -М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. - Пункт 4.4.
2. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с.
3. Документирование управленческой деятельности предприятия : учебное пособие / Л. П. Горобцова, И. С. Цыганков. - СПб. : Изд-во СПбГЭУ, 2015. - 79 с.
4. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974. 2)Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). - М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.
5. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. - Приложение № 16.
6. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин. А.Н. Сокова. - М., 2003. - 90 с.
7. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
8. Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). - М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.
9. Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации / ВНИИДАД, 2014
