CC BY-NC-ND
16
Е.А. Скрипко
ФОРМУЛЯР ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ ВСЕРОССИЙСКОГО ОБЩЕСТВА ОХРАНЫ ПРИРОДЫ (1924-1962 гг.)
Статья посвящена вопросам оформления управленческих документов Всероссийского общества охраны природы с момента его создания в 1924 г. по 1962 г. Выделяются основные черты формуляров различных видов документов, таких как протокол, выписка из протокола, письмо, справка, докладная записка, номенклатура дел. В статье рассмотрены способы создания документов в зависимости от адресата.
Ключевые слова: Всероссийское общество охраны природы, формуляр документа, организационно-распорядительная документация.
Россия - одна из самых загрязненных в экологическом отношении стран на планете. Сегодня важно осознавать неразрывную связь природы и общества, которая носит взаимный характер. Общество влияет на естественную среду обитания человека. История человечества свидетельствует как о благотворном влиянии деятельности людей на естественную среду обитания, так и о пагубных ее последствиях, превращающихся в глобальные экологические проблемы. Для акцентирования внимания на экологических проблемах создаются различные организации, как государственные, так и негосударственные.
Всероссийское общество охраны природы (ВООП) - одна из старейших и авторитетных общественных природоохранительных организаций, созданная в 1924 г. Из сравнительно небольшого объединения энтузиастов по охране природы оно превратилось в массовое общество и существует до сих пор.
В Обществе можно выделить два периода развития делопроизводства: до 1960-х годов и после, когда Совет министров РСФСР
© Скрипко Е.А., 2014
издал постановление «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР»1 и утвердил Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений и организаций в РСФСР, а затем и ЕГСД; делопроизводство в стране, а соответственно и в ВООП, стало организованнее и четче.
В период с середины 1920-х годов по 1961 г. не было издано нормативно-правовых документов, регламентирующих порядок оформления документов. На протяжении этого времени были созданы проекты таких документов, как «Общие правила документации и документооборота» (1931), «Инструкция по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР». Но эти проекты не были введены в действие, поэтому не оказали должного влияния на документы ВООП.
До 1960-х годов вопросами делопроизводства занимался Институт техники управления. В рационализаторской работе институт большое внимание уделял вопросам стандартизации. Ими занималось несколько структурных подразделений института. Ведущим структурным подразделением был Кабинет стандартизации. Он разрабатывал общесоюзные стандарты и контролировал их соблюдение.
Работа по разработке стандартов шла в четырех направлениях:
- формы документации;
- материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, ленты для пишущих машин, чернила и т. д.);
- средства конторского труда (ручки, перья, механические приспособления);
- предметы конторского оборудования, главным образом мебели (столов, стульев, шкафов, стеллажей и др.)2.
Следует отметить, что за первые 10 лет существования Общества сохранилось очень мало документов. Документопоток ВООП увеличивается с середины 1930-х годов. Прослеживается явная зависимость от адресата, качества бумаги и оформления документов. Внутренние документы составлялись на тонкой бумаге плохого качества, зачастую это была калька или тетрадный лист в клетку формата А4. Они могли быть написаны от руки карандашом или ручкой, не иметь даты. Протоколы, приказы и письма в вышестоящие организации, в свою очередь, писались на бумаге лучшего качества, всегда на печатной машинке.
В штате ВООП был постоянный сотрудник, занимавшийся работой с документами, - делопроизводитель. Ученые секретари Общества также контролировали работу с документами и составле-
ние протоколов. С увеличением объема документов в ВООП появились машинистки, которые печатали доклады, отчеты, протоколы, приказы, служебные записки по требованию руководства.
В данной статье будет рассмотрено оформление организационно-распорядительной и информационно-справочной документации.
Протокол представлял собой документ, выполненный на обычном листе бумаги формата А4. Наименование вида документа писалось вверху по центру прописными буквами разреженным шрифтом. Заголовок документа писался строкой ниже. Он не всегда содержал название общества. Также протоколу не всегда присваивался номер. Дата документа входила в состав заголовка к документу.
Протокол содержал все основные составляющие. Имелся список присутствующих. Фамилии писались в произвольном порядке (не по алфавиту) после слова «ПРИСУТСТВОВАЛИ» или «ПРИСУТСТВУЮТ».
Повестка дня являлась списком либо обсуждаемых тем, либо заслушиваемых докладов с указанием их названий и фамилий докладчиков. Отметим, что пункты повестки дня не всегда прописывались четко, например: «Рассмотрение сметы Общества на 1947 г.» 3.
Обязательно указывались председатель и секретарь заседания.
Основная часть протокола состояла из частей «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» по каждому пункту повестки дня. Если в части «ПОСТАНОВИЛИ» было несколько решений, то они маркировались либо буквами, либо цифрами. Текст решений не имел четко выраженной структуры, т. е. невозможно было сразу выделить суть решения.
Подписывали протокол председатель и секретарь. При расшифровке подписей тоже не было единообразия. В одних протоколах сначала писалась фамилия, а потом инициалы, в других сначала ставилась первая буква имени, а потом фамилия, или же сначала писались инициалы, а потом фамилия.
Выписка из протокола имела свои особенности. Она, как и протокол, составлялась на обычном листе бумаги формата А4 без реквизитов, определяющих Общество. В заголовке выписки прописывалось название Общества и дата проведения заседания. В вводной части выписки указывался тот пункт, который необходимо было выделить. Указывались председатель и секретарь заседания.
Основная часть содержала «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ». Интересно обратить внимание на то, что в части «ПОСТАНОВИЛИ» мог присутствовать поясняющий текст: «Заслушав доклад Председателя Астраханского Отделения Общества т. А.Я. Се-
менова о работе Отделения за истекшее время и план работы на вторую половину 1946 г. ...» 4
Пункты не имели структуры текста и писались в произвольной форме, например:
1) работу Отделения в основном одобрить и план работы утвердить;
2) одобрить решение Астраханского отделения о расширении плана работы по вопросам внедрения и развития пчеловодства в Астрахани и области5.
Выписка из протокола подписывалась председателем и секретарем, как и в протоколе, в произвольном виде. Обязательно присутствовала надпись «Выписка верна».
Пригласительное письмо на заседание Общества представляло собой письмо с указанием времени и места проведения мероприятия. Также указывалась цель проведения мероприятия. В письме имелась повестка дня. Это были фамилии докладчиков и названия докладов. Подписывалось письмо секретарем общества.
В Государственном архиве Российской Федерации сохранилось четыре номенклатуры дел ВООП за 1962-1966 гг.
Номенклатуры дел за 1963, 1965, 1966 гг. оформлены практически одинаково и отличаются от номенклатуры дел за 1962 г. Рассмотрим номенклатуру дел 1962 г. Она оформлена не на бланках, а на листах формата А4. Вверху по центру прописными буквами указано «НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ». Ниже «Центрального совета ВООП за 196. г.»6 Номенклатура дел имела следующий вид:
Индексы дел Наименование дел и др. материалов Кол-во томов Сроки хранения Примечание
Управление делами
Главная бухгалтерия
Номенклатура дел не опиралась на структуру Общества в соответствии с его штатным расписанием. В номенклатуре дел был раздел «Управление делами», в котором хранились документы всех отделов Общества, кроме бухгалтерии. Делам присваивались индексы. Индекс состоял из установленного цифрового обозначения группы документов и порядкового номера дела по номенклатуре. Индексы дел обозначались арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделялись одна от другой с помощью тире. Нумерация дел была валовой, т. е. в разделе «Главная бухгалтерия» номера дел продолжались с номера последнего дела первого раздела.
Заголовки дел были сформулированы конкретно и четко. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определялся степенью важности документов, составлявших дела, и их взаимосвязью. Вначале располагались заголовки дел, содержавших организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержавших постановления и приказы вышестоящих организаций, располагались перед заголовками дел с протоколами заседаний Общества. Далее располагались заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы7.
В графе «Срок хранения» указывался срок хранения дела и номера статей по типовому перечню. Под таблицей подводились итоги. Считалось количество внесенных дел, в том числе постоянного хранения, временного хранения с отметкой и временного хранения.
В номенклатуре дел подробно описан большой объем документов. Большая часть этих дел отсутствует в Архивном фонде, даже те дела, которые имели постоянные сроки хранения.
Из номенклатуры дел видно, что в ВООП велось шесть журналов регистрации:
- входящей корреспонденции;
- корреспонденции из ЦК КПСС, ЦК ВЛКСМ, СМ РСФСР и СССР и др. директивных правительственных органов;
- писем, заявлений и жалоб трудящихся;
- исходящей корреспонденции;
- постановлений Президиума Центрального совета Общества8.
Однако ни один из них в фонде не сохранился.
В номенклатуре дел также присутствуют документы по личному составу (личные дела уволенных рабочих и служащих, приказы по личному составу), которые также не сохранились.
Номенклатура дел аппарата Центрального совета Общества была достаточно полной. В нее были внесены документы, освещающие все аспекты работы подразделений аппарата: протоколы, организационно-распорядительные документы, планы работ Президиума Центрального совета, Центрального совета, его отделений, НТС, отчеты по различным видам деятельности Общества, переписка с государственными органами, типографиями, гостиницами и отделениями Общества.
Следует отметить, что номенклатура дел за 1962 г. не имела грифов утверждения и согласования, также в ней не было подписи9.
При создании справок, докладных записок, актов и пр. далеко не всегда использовались бланки с указанием наименования Общества, его справочных данных. Это был обычный лист бумаги формата А4, встречаются и тетрадные листы в клетку. Вверху по центру
писалось наименование вида документа. Ниже мог быть заголовок документа. Далее - текст документа. В конце документа ставилась подпись с названием должности и расшифровкой подписи. Но в отдельных случаях должность могла не указываться.
При написании справок, докладных записок и актов всегда использовалась одна схема их построения. Это были документы, часто написанные от руки. Они были тяжелы для восприятия, потому что писались сплошным текстом без выделения основной мысли в отдельный абзац.
При оформлении информационно-справочных документов адресат писался вверху и по центру документа, например:
«В президиум ВООП»10 «В секретариат ЦК ВКП(б) Товарищу А.А. Андрееву»11 «Секретарю ЦК ВКП(б) Тов. Жданову А.А.»12
Хотелось бы обратить внимание на оформление реквизитов подписи, даты и места создания документов. Все эти реквизиты ставились внизу под текстом. Например:
«Составил Панкрушин В.В.
1938 год, апрель месяц, г. Москва /подпись/»13
«Председатель Крымской комиссии ВООП
1947 г., Москва /подпись/»14
«Доц. А. Протопопов /подпись/
25 мая 1947
г. Москва»15
«Зав. Оргинструкторским отделом /подпись/ Девяткин А. 10 марта 1949 г. г. Москва»16
Если в документе ставилось несколько подписей, но они не были оформлены единообразно. При расшифровке подписей инициалы могли стоять как до фамилии, так и после. Также они могли содержать только первую букву имени.
При оформлении писем для отправления во внешние организации можно встретить документы, которые были оформлены не на бланках. О том, что это письмо пришло из ВООП, можно было судить по подписи, в которой указывалось полное наименование должности. Другие письма оформлялись на бланке Общества или его отделения с указанием номера и даты документа. Адресат пи-
сался в правом верхнем углу. Текст был структурирован и легок для восприятия.
В связи с тем, что в государстве отсутствовала нормативная база, регулирующая делопроизводство, организационно-правовые документы не имели единообразия. Документы одного вида могли иметь различный набор реквизитов, оформленных по-разному. Однозначность была в форматах документов. Все они были оформлены на бланках форматов А4 и А5.
Таким образом, информационно-справочные документы, как и организационно-распорядительные, не имели единообразия в оформлении и создавались скорее на интуитивном уровне, а не по правилам.
Примечания
1 СП РСФСР. 1961. № 28. Ст. 125.
2 История делопроизводства в СССР / Под ред. Я.З. Лившица, В.А. Ци-кулина. М.: МГИАИ, 1974.
3 ГА РФ. Ф. А-404. Оп. 1. Д. 14. Л. 3.
4 Там же. Д. 120. Л. 15.
5 Там же.
6 Там же. Д. 916. Л. 1-6.
7 Там же.
8 Там же.
9 Там же. Д. 563. Л. 1-6.
10 Там же. Д. 14. Л. 8.
11 Там же. Д. 8. Л. 5.
12 Там же. Д. 10. Л. 6.
13 Там же. Д. 8. Л. 2.
14 Там же. Д. 14. Л. 10.
15 Там же. Л. 14.
16 Там же. Д. 19. Л. 211.
