CC BY
71
Е. В. Дуплий,
кандидат исторических наук, доцент, доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения Российского государственного
социального университета, Москва
E. V. Dupliy
candidate of historical science, associate professor of HR Management, Records Management and Archival Science Department of the Russian State Social University,
Moscow
E-mail: e-4994928284@yandex.ru
А. Овсянникова,
ассистент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения Российского государственного социального университета, Москва
A. Ovsyannikov,
Assistant of the Department of Personnel Management, Records Management and Archival Russian State Social University, Moscow
ШАГ ВПЕРЁД ИЛИ ШАГ НАЗАД? О ПРОЕКТЕ НОВОЙ ВЕРСИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО СТАНДАРТА «ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»
A step forward or a step back? About the project the new version of the state standard «Requirements for presentation of documents»
Аннотация. В статье даётся сравнительный анализ отечественной практики требований к оформлению документов в стандартах предыдущих версий, действующей версии и проекта 2015 г.
Annotation: The article gives a comparative analysis of Russian practices the requirements for presentation of documents in the standards of the previous versions, the current version and the draft 2015.
Ключевые слова: оформление документов, сравнительный анализ требований к оформлению документов.
Key words: presentation of documents, a comparative analysis the requirements for presentation of documents.
В настоящее время требования к оформлению документов регулируются Государственным стандартом Российской Федерации «Унифицированные системы документации: Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», действующий с 01.07.2003. Давно напрашивалось внесение в него хоть каких-нибудь поправок. В конце 2014 года был опубликован проект очередной, уже 5-й версии этого ГОСТа.
Напомним предыдущие редакции:
1. ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; действовал в тандеме с ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы
138
документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец»;
2. ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
3. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Проект пятой версии ГОСТ Р (2016) практически не сменил своего имени собственного: «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Интересно сравнить все предыдущие версии и данный проект, - многое из предложений проекта показалось удивительно знакомым.
Прежде всего отметим, что по-прежнему требования стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы. Но, как не однажды повторяла профессор Т.В. Кузнецова, ничто не мешает распространить требования к оформлению одинаковых реквизитов на любые унифицированные системы документации.
Схемы расположения реквизитов
Схем расположения реквизитов приведено две, как в ГОСТах 6.30-97 и 6.302003, и это правильно. Интересно, что в варианте продольного расположения реквизитов на 50% увеличена высота для реквизитов наименования автора документа. Названия организаций стали столь многословными, что это изменение весьма актуально. Также в отдельные зоны выделен реквизит «справочные данные об организации».
Появилось абсолютно новое приложение. Схема расположения реквизитов на титульном листе документа (у тех документов, которые обычно имеют титульный лист, - например, Устав) является любопытной новинкой проекта нового ГОСТа.
Расположение реквизитов на схемах указано более точно (если герб должен располагаться по центру, то так и показано. Много раз приходилось слышать споры о расположении герба так, как показывает схема (то есть слева, и видеть реальные бланки с гербом, расположенным слева), или что с гербом вообще нельзя изготавливать угловые бланки, только центрованные.
Образцы бланков произвели неоднозначное впечатление. Хорошо, что приведена только одна вышестоящая организация, и в варианте официально принятого сокращения (Росархив). Огорчило то, что собственное наименование организации предложено писать в кавычках.
Совершенно не понравилось, что предлагаются образцы бланков внутренних документов (рис. Б 6 и Б 7) с добавлением сокращённого наименования организации, - обычно это необходимо для внешних коммуникаций (причём,
139
сокращённого не до конца: правильнее было бы ФБУ ВНИИДАД, а не просто ВНИИДАД, то есть в регистрационных документах указывается также сокращённая организационно-правовая форма организации, которая обычно и приводится на бланке).
Не меньше огорчило и то, что в двуязычном бланке письма (рис. Б 8) дважды приводится написание телефона, адреса электронной почты и названия сайта: избыточность этого очевидна.
Жаль также, что в отношении бланков писем проект ГОСТа и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76) имеют разногласия. Первые 10 приложений к Методическим рекомендациям - это бланки, и все бланки писем приведены в угловом варианте расположения реквизитов. Странно, ведь у этих нормативных актов один разработчик. Удивило также огромное количество пустот между реквизитами в образцах бланков. Все предыдущие ГОСТы предлагали более экономично разработанные бланки.
Реквизиты бланков
Все гербы - государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации и герб (геральдический знак) муниципального образования) объединены под одним номером; тем самым подчёркнут взаимоисключаемый характер их расположения на документах. Старый порядок (ГОСТ 6.39-72), как и 5-я версия также предполагал объединение гербов в реквизит под общим номером. Конечно, давно пора было узаконить наличие и фактическое использование герба (геральдического знака) муниципального образования, - замечательно, что это, наконец, предлагается сделать.
Новым является то, что предложено развести эмблему и товарный знак по двум разным реквизитам. При этом эмблема может располагаться по центру, но товарный знак - только слева; вряд ли это удачная идея.
Возвращением к старому порядку можно назвать реквизиты авторства документа: в ГОСТ 6.38-90 автор был представлен тремя реквизитами: наименование вышестоящей организации, организация - автор, и структурное подразделение. Удивительно, но сравнение показало, что должностное лицо как автор документа упоминается (лишь упоминается!) во всех редакциях ГОСТ. Наконец наименование должностного лица как автора документа, становится отдельным гостированным реквизитом. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477) проторили этому реквизиту дорогу, хотя и не сразу определились с его названием («должность лица, подписавшего документ» - по версии 2009 г.; «должность лица - автора документа» - по версии 2011 г. Проект нового ГОСТа предложил уточнённое, более приемлемое, на наш взгляд, название реквизита: «наименование должности лица - автора документа».
Радикально изменён состав справочных данных. Важно, что уточнено: указывается именно почтовый адрес организации; юридический адрес, если он не совпадает с почтовым адресом, может указываться дополнительно.
140
Несколько бывших отдельными реквизитов бланка, - индивидуальный код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица и идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учёт ИНН / КПП - все эти реквизиты перемещены в справочные данные (за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления). К обязательным справочным данным, как и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, добавлены адрес электронной почты, сетевой адрес, что давно пора было сделать. Зато ОКУД возвращается на своё прежнее место, на котором он был в предыдущих редакциях ГОСТа, - вверху справа. Всё-таки в бланковой части, как в ГОСТ Р 6.30-2003, он был абсолютно неуместен.
Реквизит «место составления (издания) документа» т.е. наименование населённого пункта, в котором организация зарегистрирована, - ранее в ГОСТах описывался очень сдержанно. Приходилось догадываться о том, что возможны разные варианты написания этого реквизита или даже его необязательность. Например, если документы, которые не предполагается рассылать за пределы офиса, могут не содержать этого реквизита на бланках. Или если в название организации уже входит наименование населённого пункта, то избыточно его указывать ещё раз, особенно, если они совпадают. Теперь в проекте достаточно ясно сказано: «указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов. Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место её нахождения».
Из реквизитов бланковой части документа отметим также дату: представляется вполне целесообразным отказ от инверсионного написания даты арабскими цифрами, - только прямой, число, месяц, год: 01.04.2016.
Очень важно, что предложено вернуть новый-старый реквизит - «гриф ограничения доступа к документу» - именно под этим названием он был во всех редакциях ГОСТа, кроме ГОСТ Р 6.30-2003, из которого он просто исчез. Фактически, этот реквизит всё равно используется, несмотря на его отсутствие в ГОСТе. Судя по названию, данный гриф может быть применён в документах всех видов информации: и конфиденциальных, и секретных («Для служебного пользования» или секретности http://www.profiz.ru/sr/1_2015/novij_gost/ - _йп2 («Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности»). Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти предложили название - «отметка о конфиденциальности», причём, настолько неудачное, что в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти он называется то отметкой, то грифом конфиденциальности.
Остальные реквизиты
Не очень удачным видится предложение вернуть в реквизите «адресат» написание инициалов после фамилии у адресатов - должностных лиц, которое
141
было в советских редакциях ГОСТов: Фамилия И.О. Возможно, на этом настаивают отдельные ведомства? Военные утверждают, что у них принято указывать в адресате перед фамилией воинское звание, после него - фамилию, и только затем инициалы. Но даже военные учреждения могут адресовать документ в цивильную организацию, получается, что для них всё равно - указывается воинское звание или нет, но инициалы всё равно после фамилии. Тем самым игнорируется мировая практика написания имени при адресовании. Будет жаль, если новый ГОСТ оставит этот вариант.
Но есть в адресате и положительный момент. Наконец-то проект содержит внятно прописанный текст: «Почтовый адрес может не указываться (выделено нами. - Е.Д.) в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам». Ранее многие считали это ошибкой.
Предлагаемым новшеством является то, что при отправке письма по электронной почте или посредством факсимильной связи вместо почтового может указываться электронный адрес или номер факса, что представляется вполне разумным.
В грифе утверждения, в случаях утверждении документа другим документом, к сожалению, оставлены «трудности русского языка»: предлагается согласовывать ключевое слово грифа утверждения с наименованием вида утверждаемого документа: УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО). Сложно понять, для чего кому-то пришла в голову идея усложнить нанесение реквизита, ведь в версиях ГОСТов 1972-1997 гг. приводится только одна форма: УТВЕРЖДЕНО. На наш взгляд, этим необходимо ограничиться и в новом ГОСТе. Технологии изменились настолько, что составлением и оформлением документов должны уметь заниматься специалисты всех специальностей и всех структурных подразделений [8, с. 90], и они не должны гадать - как правильно, а делать это, что называется, «на автомате».
Одно из наиболее интересных предложений - это упрощение и большая чёткость в оформлении грифа утверждения при утверждении документа распорядительным документом, протоколом.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, получалось, что при оформлении отметки о приложениия к документу на самом приложении должны были находиться и отметка о приложении, и гриф утверждения, содержащие дублирующуюся информацию (наименование вида, дата и номер документа, которым утверждается приложение). Это вызывало недоумение, раздражение, непонимание, так как главная задача унификации документов - избегать дублирования информации.
Кроме того, уточнены две вроде бы мелочи, но очень важные:
1. Гриф утверждения в ГОСТ Р 6.30-2003 на схеме расположения реквизитов оказался на необычном, для себя, невозможном месте - на верхнем поле. Все отмечали, что это ошибка, но так её и не исправили.
2. Чётко сказано, что «строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки» (ранее в тексте стандарта присутствовала только 2-я часть этой фразы, о центровке).
Необычным (и непривычным) кажется исключение из состава реквизитов текста. Тексту посвящён отдельный, 6-й раздел. Отметим, что он короче, чем соответствующий пункт в ГОСТ Р 6.30-2003, а значит, что многие важные вещи в него не попали.
Предложения по оформлению грифа внешнего согласования также содержат варианты его расположения «в зависимости от вида документа и особенностей его оформления». Наконец-то уточнено то, что фактически имело место в большинстве организаций, - гриф согласования может проставляться и на титульном листе, вверху слева, практически на одном уровне с грифом утверждения.
Гриф внутреннего согласования предсказуемо переименован в визу, других изменений не предлагается. Только имеется существенное злободневное дополнение: в системе электронного документооборота сведения о согласовании проекта документа фиксируются в регистрационной карточке документа.
Много существенных дополнений в реквизите «подпись». Совершенно верно, что сохранено название реквизита. В Правилах делопроизводства этот реквизит переименован в «подпись должностного лица», что представляется недальновидным и даже некорректным (получается, что, если подписывает гражданин, а не должностное лицо, то это уже называется по-другому).
Среди элементов подписи перечислены: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную роспись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Странно, что вместо термина «личная подпись», фигурировавшего как в предыдущих ГОСТах, так и буквально на соседней строчке, фигурирует невнятная «собственноручная роспись», это даже правилам русского языка противоречит.
Актуально дополнение о том, что «в системах электронного документооборота сведения о подписании документа электронной подписью фиксируются в электронной карточке документа».
Совершенно замечательно, что наконец-то в текст ГОСТа предлагается включить слова, присутствовавшие во всех Типовых инструкциях по делопроизводству (1993, 2000, 2005), причём с более кратким, точным текстом: «При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо». Этот текст напрашивался давно, косая черта просто-таки стала неотъемлемой частью отечественной практики документирования.
Даже хочется предложить, чтобы этот текст был установлен не только ГОСТом, но даже и законодательным актом, - например, Гражданским
143
кодексом, чтобы внести окончательную ясность: чья подпись, того же лица и расшифровка подписи.
Огорчило лишь, что, в отличие от множества остальных вариантов подписания, не приводится пример, как именно эти исправления нужно внести, а именно это всегда вызывает вопросы.
В реквизите «печать» (снова возвращённое название реквизита!) наконец-то вписано правило простановки печати: «не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ». Место расположения печати на документе было не определено, и сегодня в 99% случаев подпись под документом «зашлёпывается» печатью.
Реквизит «отметка о заверении копии» прописан чуть точнее, чем в Правилах делопроизводства 2009 г. Оговаривается, что данные о месте хранения подлинника документа приводятся только при представлении копии в другую организацию.
Реквизит, в ГОСТ 6.30-2003 называемый «идентификатором электронной копии документа», в очередной раз переименован: «Ссылка на электронный документ», других изменений в его оформлении не предлагается.
Наконец, самое новейшее предложение проекта ГОСТа: при визуализации электронного документа вводится давно уже напрашивающийся новый реквизит, «Отметка об электронной подписи». Заданы требования местоположения, размера и других характеристик отметки об электронной подписи и её элементов:
1) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения личной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
2) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
3) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
4) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Представляется чрезвычайно важным, что в проекте ГОСТа приведён пример оформления этого нового реквизита, и выглядит он вполне просто, без усложнения. Отмечено, что он может проставляться штемпельным способом:
Резюмируем сказанное.
Скажем прямо: абсолютно новых реквизитов всего 2: «наименование должности лица - автора документа» и «Отметка об электронной подписи». Если же учесть, что «наименование должности лица - автора документа» было введено Правилами делопроизводства в 2009 г., то новый реквизит вводится всего один. Все остальные знакомы, в их оформлении не предлагается никаких революционных новшеств, прослеживается преемственность, традиции соблюдены. И это хорошо.
При этом почти все реквизиты содержат важные и существенные уточнения по их оформлению. Это замечательно, что многое содержится в
144
тексте самого стандарта, а не будет впоследствии изложено в дополнительных методических рекомендациях. Поэтому проект нового ГОСТа всё же будем считать шагом вперёд, а не шагом назад.
Литература:
1. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477). М.: 2012.
2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76). М., 2010.
3. ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец» URL: http://www.normacs.ru/Doclist/doc/44UE.html.
4. ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» URL: https://docviewer.yandex.ru/?url=http%3A%2F%2Fa-podkidyshev. narod.ru%2FGOST%2F6_38-90.pdf&name=6_38-90.pdf&lang=ru&c=5708de5 ad337&page.
5. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» URL: http://www.normacs.ru/Doclist/doc/44UE.html.
6. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: [Текст]. Срок введения 01.07.2003. -М.: Издательство стандартов, 2003.
7. ГОСТ Р-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (Проект). URL: http://www.vniidad.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=2084&Item id=842
