CC BY
37
Бухгалтер и компьютер
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ В ПРОГРАММЕ «БУХГАЛТЕРИЯ ДЛЯ БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ»
К.В. СЕРГЕЕВА, руководитель отдела разработки программ бюджетного учета, Фирма «1С», лауреат Премии Правительства РФ в области науки и техники
В соответствии с п. 26 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях (утверждена приказом Минфина России от 30.12.1999 № 107н) для обеспечения контроля за сохранностью бюджетных средств и средств, полученных за счет внебюджетных источников, и достоверности данных бухгалтерского учета учреждения проводят инвентаризацию имущества и финансовых обязательств в соответствии с нормативными правовыми актами Минфина России.
Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем учреждения, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации расчетов обязательно:
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при реорганизации или ликвидации учреждения;
• в других случаях, предусмотренных действующим законодательством.
Для тех учреждений, которые реализуют продукцию (товары, работы, услуги), облагаемые налогом на добавленную стоимость, и определяют выручку для начисления НДС «по оплате», инвентаризацию расчетов следует проводить чаще, чем раз в год, чтобы не просрочить уплату НДС.
Пунктом 5 ст. 167 Н К РФ предусмотрено, что при неисполнении покупателем до истечения срока исковой давности требования, связанного с оплатой товаров (работ, услуг), оплатой считается наиболее ранняя из двух дат:
• день истечения срока исковой давности;
• день списания дебиторской задолженности.
Таким образом, обязанность по уплате НДС с суммы просроченной дебиторской задолженности возникает именно в том налоговом периоде, в котором истек срок исковой давности (если эта задолженность еще не списана). Чтобы не просрочить уплату НДС, советуем проводить инвентаризацию расчетов каждый налоговый период по НДС - месяц или квартал. Это позволит своевременно отследить просроченную задолженность и избежать пеней и штрафов за несвоевременную уплату налога.
Для оформления результатов инвентаризации расчетов применяется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17, код по ОКУД). Форма N9 ИНВ-17 - унифицированная форма, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
В соответствии с Указаниями по применению и заполнению формы № ИНВ-17 (утверждены упомянутым постановлением Госкомстата России) акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № И Н В-17) составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй — остается в комиссии.
По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка (приложение к форме N9 ИНВ-17), которая является основанием для составления акта по форме № ИНВ-17. Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.
При проведении инвентаризации расчетов следует руководствоваться Методическими указаниями по
инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49), согласно которым (пп. 3.44 - 3.48) инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщи кам и, подотчетн ы м и л и цам и, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
Проверке должен быть подвергнут счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по товарам оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Он проверяется по документам в согласовании с корреспондирующими счетами.
По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:
а) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
Дебиторская задолженность с точки зрения гражданского права является имущественным правом, т.е. правом на получение определенной денежной суммы (товара, услуги и т.п.) с должника. Данный вид задолженности отражается в бухгалтерской отчетности в составе активов организации.
Просроченная дебиторская задолженность является выведением части активов из хозяйственного оборота. Поэтому бухгалтерия организации должна строго контролировать структуру просроченной дебиторской задолженности, вести работу по се взысканию.
Дебиторская задолженность, не погашенная своевременно и не обеспеченная соответствующими гарантиями, признается сомнительной.
Безнадежными долгами (долгами, не реальными к взысканию) признаются долги перед организацией:
• по которым истек установленный срок исковой давности;
• по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации. Инвентаризационная комиссия должна определить суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
Согласно ст. 195 и 196 Гражданского кодекса РФ (далее — ГК РФ) исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено, при этом общий срок исковой давности устанавливается в три года.
Течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (п. 1 ст. 200 ГК РФ).
При отсутствии договора, в котором указан срок платежа, начало срока исковой давности определяется истечением разумного срока исполнения обязательства по оплате, например, 30 дней с даты фактической передачи товаров (работ, услуг), указанной в накладной (п. 2 ст. 314 ГК РФ).
В процессе проведения инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами каждый выявленный факт дебиторской (кредиторской) задолженности должен быть подтвержден соответствующим контрагентом. Для этого составляются и заверяются акты сверки расчетов.
Проведение инвентаризации расчетов
В программе «Бухгалтерии для бюджетных организаций» предусмотрена возможность проведения инвентаризации расчетов с контрагентами и оформления результатов инвентаризации по унифицированным формам N9 ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» и справки (приложение к форме N9 ИНВ-17), утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N9 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Для составления акта инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами и справки к нему по унифицированным формам применяются отчеты «Инвентаризация расчетов с контрагентами» и «Справка к форме N9 ИНВ-17». Вызов отчетов производится из меню «Отчеты — Инвентаризация» главного меню программы.
ОХ
Указанные отчеты можно использовать также для оперативного выявления дебиторской (кредиторской) задолженности с целью ееликвидации.
Отчет «Инвентаризация расчетов с контрагентами»
Отчет «Инвентаризация расчетов с контрагентами» предназначен:
• для отражения на заданную дату дебиторской (кредиторской) задолженности по счетам учета расчетов с контрагентами;
• для отслеживания обязательств по договору.
Отчет может быть сформирован как по унифицированной форме № ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами», так и в виде произвольной формы.
Формировать отчет «Инвентаризация расчетов с контрагентами» по унифицированной форме N2 ИНВ-17 следует для оформления результатов инвентаризации расчетов. Для оперативного выявления задолженности следует формировать отчет по произвольной форме.
Формирование унифицированной формы № ИНВ-17
Для формирования следует на закладке «Параметры» включить флажок «Использовать унифицированную форму № ИНВ-17».
На этой же закладке указываются данные, которые будут отражены в печатной форме: номер акта; дата составления акта — дата, по состоянию на которую анализируется задолженность; председатель и члены инвентаризационной комиссии (рис. 1).
При установке флажка «Использовать унифицированную форму N9 ИНВ-17» становятся доступными закладки «Дебиторская задолженность» и «Кредиторская задолженность», в которых отражаются дебиторская и кредиторская задолженность.
Таблицы могутбытьзаполнены автоматически по данным учета. При нажатии кнопки «Заполнить» можно вывести кредиторскую или дебиторскую задолженность, а также кредиторскую и дебиторскую задолженность -в зависимости от выбранного пункта меню (рис. 2).
В таблицы выводится задолженность по счетам расчетов, по которым
аа _
Пасммегл«) ЛеСиго^с^к моогаоихт^ 1 зааол*о»*«сл, |
Имиом i при.нщни ршлнлив г. лам фоммп апм Р Мипиъзсмъ дерму Wl НЕ 17
Гиюл Гйи/иолжкимв SK7 И W< SO/3t>tOCTM
Проасееэтвг* m»h<oi |Вп*сооЗос«пмйИевг1С*|«1
Члам* конное* |ГооЛовл Иаоио» 8|Нцкмфо«и«
11 Полмпость акх«.гоп
¡-1 Должности, г плнл Oywdinvp
о Н»^» Гс**«ъео»«л [Z] Доджмосте- j |Морло«ом Гал*л B/\u»»*<x>»" Q Дггхмостъ
Рис.1. Реквизиты типовой формы
ведется учет по субконто «Контрагенты». В типовой конфигурации это счета:
068 «Материалы в пути»;
150 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
153 «Расчеты с покупателями и заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги»;
155 «Расчеты по авансам полученным»;
156 «Расчеты с исполнителями за выполненные работы»;
157 «Расчеты по авансам выданным»;
174 «Расчеты по средствам, поступившим во временное распоряжение учреждения»;
175 «Расчеты по прочим средствам на содержание учреждения»;
178 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»;
187.1 «Расчеты по исполнительным листам».
В дальнейшем планируется автоматическое формирование сведений также по расчетам со студентами.
В Имоешормэиция расчетов с яотрдгеотамм
& ¿1 Й Ц*
Параметры Деблорс*.« аааолаеммость | Кредит орс/.ея алюлвсежость |
;Котржрцт ,1Счот Осого Подтпвржд Не подтпир П мсте».шин -
•1
Заполнил. | Пучшу | Зарыть | — Дебиторские w ыкимгорс» JO аадолже+*«сть Дебиторскуо мдо«*сннх7ь /•рвр<Горс»;ую аавол «емкость
Цуупыгъ | Дставшу строку 1 ^¿аалмтъ строку
Рис. 2. Выбор объема информации, выдаваемой в отчет
«51 а\ Ш
Параметре! Декоре».«зааояаажость | Кредиторская задолченнхть | ÜliÜ
Контрагент Счп Всего Паигввоад Не гкцтвер С истекшим . *
ЗАО "фирма ПРОГРЕСС* 1781 2614 56 2614 56
МУЛ "Истрммс«.ий полигон 1БО" 1781 891389 8913 89
ОАО "Кстраагросеремскомппе» г" 1781 15330.00 1593000
ОАО ФаСсх*а "Снежка" 1781 21849 92 2184992
ОАО Фабрика "Снежка" 1783 720396 7303 36
ООО " Мособлмсдтехмнка" 1781 420 СЮ
ООО "МОСРЕПЮНГАХ 1781 13174367 131743 67
ООО "Проосиаб" 1783 103016 64 103016 64
ОФК г» Истржск«^ р-нч Москоао 17521 5166.00 41«; лп
Ф -ал ГУП"Мособлгаэ'"Крэсмссорст 1781 681804 Мо подтвержденная элдолжоннси. |ЕЭ
Фал ГУП"Мхоб»та5'"Трасногорс* 178 3 5250 _ ГГ-"
— I awoqy
г— .__■___ I Помошъ I I
(Ж I Отмена
,-.-,-. |
Даполвпъ
Пвчвть
Згг,рьть
Цзменшь | Встаешь строку! L/датль строку
Рис. 3. Редактирование значений
Таблицы можно редактировать. Для добавления и удаления строк таблицы предназначены кнопки «Вставить строку» и «Удалить строку». Для редактирования значения ячейки ее следует выделить, а затем нажать кнопку «Изменить» или клавишу Enter. Откроется справочник «Контрагенты», План счетов или диалог для ввода (редактирования) значения (рис. 3).
Таблицы содержат следующие графы:
Контрагент - дебитор (кредитор);
2 инв-1/
АКТ
Номер документа Цата состав г
з 06.05.2004
инвентаризации расчетов с покупателями. поставщиками и прочный деоитораыи и кредиторами
Акт состц» гжм комсомй о том, что по состо янию на 6 » Мой 200*1 г
с пешупотепяьж», поставщ/жами и прочий дебиторами и кредиторами Прм инвентаризации уствмовпеио еявдуювуж t. По дебиторской »допжеииости
Наименование счета Сухгвгггерского учета и дебитора номер счете Сумма по балансу, руб юл
всего в том числе задолженность
подтвержденная дебиторами не подтверждение* дебиторами с истекшим сроком исковой давности
2 3 4 5 б
ЗАО 'Фирма ПРОГРЕСС" 178 1 2.614 55 2.61456
МУП "Истринский полигон ТБО" 1781 0.913 89 8.91389
ОАО "ИстраагросервискомппекГ Истринское ОСБ 2579 1781 15.530 00 15.930 00
ОАО Фабри*з "Снежка" 178 1 21.849.9? 21.849 92
ОАО Фабрика 'Сножка* 178 3 7.203 9Б 7,203 96
ООО "Мособпмедтехник а* 1781 470 00 420 00
ООО'МОСРЕГИС'НГАЗ* 1781 137.343 67 131.743.67 5.600.00
ООО'Продомльстеив и снабжении" ГПродснаО"/ 178.3 103.01664 103.01664
0ФК по Истринскому р-ну Московской области Минфина России (Истринский РЦЗНпХс 03148466950 175.2.1 5.166 00 5.166 00
Филиал гул 'Моеоблгаз* 'Коасногорскмежрайгаз' 1781 6.818.04 6.818 04
Филиал ГУЛ "Моеоблгаз" "Красногорскмежрайгаз* 178.3 52.50 52 50
Итого 309.329 18 303.72918 5.600.00
<1
Рис. 4а. Формирование отчета по типовой форме
-1пI х| Счет - счет, на котором учитывается дебиторская(кредиторская) задолженность контрагента;
Всего — общая сумма задолженности;
Подтверждено - задолженность, подтвержденная дебитором;
Не подтверждено - задолженность, не подтвержденная дебитором;
С истекшим - задолженность, у которой истек срок исковой давности (согласно ГК РФ срок исковой давности - 3 года).
При автоматическом заполнении вся задолженность в таблице отражается как подтвержденная. Графы «Не подтверждено», «С истекшим сроком» необходимо заполнить вручную. Заполненную таблицу можно отсортировать по любому из столбцов. Для этого надо установить курсор на одну из ячеек того столбца, по которому необходимо произвести сортировку, и нажать на одну из двух кнопок сортировки, расположенных над таблицей. Одна
кнопка служит для сортировки по убыванию , другая—по возрастанию
При нажатии кнопки «Печать» будет сформирована печатная форма № И Н В -17, в которой отражается информация, указанная в табличной части документа. Первая и оборотная стороны акта формируются в двух отдельных окнах, распечатывать которые следует по отдельности (рис. 4а, рис. 46).
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N° ИНВ-17) следует распечатать в двух экземплярах и дать подписать членам инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй — остается в комиссии. По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть прило-жеьл справка (приложение к форме № ИНВ-17),
ГЛпГх!
—3
проведен«» нивектпризер«я расчетов
2 ИНВ I 7 (оборотная сторапа|
[О
2. По »роднторско* мдопмнности
ОСорОГмЭЯ сторум» фоомы № VMM 7
иамдемо»»«« счете Оглгвлтерслоте учета и кредиторе Номер счете Сумм» по б«п«нсу. руб «ел
•сею 6 тли чигве зедопк&еост»
подтверждена» ■рвдм тором» ме подгьераденкпя »релнгооомн смаеааки срамом мсковой *е»мосп»
1 2 3 4 5 в
ОАО Фаврт л "С мвкка* 1791 ■ •• 23.164 34
ООО "Маю&медтеямма* 178.3 420.00 420 00
000 Тцдсотбхххжимнрм»» 178 3 6.98223 6.962 23
ООО "МОСРЕГИОНГ AST 178 1 41.004 69 Л 1.064 69
ООО "Продоаолмтанй и снабжение' ГПр оленя 5*7 17В Э 85 263.56 85.26356
000"Твхторгсео»ис" Т»ер:гое отделение 7992 170.1 5.1)10 00 5.01 ООО
ООО иТв*1орссео*мси Тверское отдолвмм» 7967 1783 15.330 00 15.33000
Филиал ГУЛ "Мособпгм* *Крэснотрс«мбжаайга.»" 1783 52 50 52 50
Итого 177,36732 177,367 35
Осе подсчеты итогов па стрелам, стрмыцры »< в иргой по а*ту >»iocttrap.tnpoiepenu Ооедседетел» юяиисо*« д^уеггор_
В.И
таек^0у«л>птср
Лб. Г<*т»фера
эо«1нс<и
н Г. Mart ист« о
£
Рис. 46. Формирование отчета по типовой форме
которая является основанием для составления акта по форме № ИНВ-17.
Формирование результатов инвентаризации по произвольной форме
Для оперативного отслеживания задолженности и формирования произвольной формы необходимо снять флажок «Использовать унифицированную форму N° И Н В-17». В этом случае на закладке «Параметры» (рис. 5) помимо даты, по состоянию на которую следует отразить задолженность, можно задать следующие параметры.
В Инвентаризация расчетов с контрагентами
а ж ¿1 SL.W
Параметры |
Инвентаризация рисчитои с кошрш шними N* [з
Г Использовать уииодфомнмую Фориу N4-IMB-17 Условия отбора иифор^цим. ыяючавмом в отчет Тип мооляеююсти (дебиторская и кредиторская 3
(3 Повеем!
Контрагент:
Варианты во амзжньк групгирсвс* мие<**<«цмм
у/ Контрагент
•J
Jj
OK
Сформировать | Зецрыть
Рис. 5. Реквизиты произвольной формы
В реквизите «Тип задолженности» указывается тип задолженности контрагентов, которую следует отразить в отчете:
• дебиторская и кредиторская;
• дебиторская;
• кредиторская. В реквизите «Контрагент»
можно указать конкретного контрагента, по которому будет отбираться отражаемая в отчете задолженность. Отчет можно также сформировать по всем контрагентам.
В окне «Счета, по которым производится инвентаризация» задается список счетов, по которым следует производить инвентаризацию. Список содержит субсчета расчетов, по которым ведется учет по субконто «Контрагенты». Для того чтобы субсчет участвовал в формировании отчета, он должен быть отмечен в списке счетов.
В окне «Варианты возможных группировок информации» задаются порядок и виды группировки данных в отчете. Возможны следующие виды группировки: «Счетучета», «Контрагент». Изменение порядка группировки производится с помощью кнопок с изображением стрелок.
Для формирования отчета следует нажать кнопку «Сформировать».
В отчете «Инвентаризация расчетов с контрагентами» выдается следующая информация: в графе «Контрагент» — наименование контрагента, указанное в карточке контрагента; в графе «Договор» — наименование и срок окончания договора, заданные в подчиненном справочнике «Основания»; в графе «Счет» — субсчет бухгалтерского учета, по которому на дату формирования отчета имеется задолженность по контрагенту (договору); в графах «Дебиторская задолженность», «Кредиторская задолженность» — соответственно дебиторская и кредиторская задолженности. Суммы дебиторской (кредиторской) задолженности по контрагентам приводятся по каждому основанию расчетов - в
Ш0
от (OS 05 Г004 |g|
и и
Счета, по которым произведите* инвентаризация
157 2 Расчеты по авансам оыданныь [
174 3 Расчеты по средствам постуга
175 1 Средства 01 арендной платы 17521 Средства от олаэажз услуг 175 31 UC и БП Расчеты по прочим с
</178.1 Расчеты с поо*«ммдв6ьяорам1 <1782 Расчеты с прочими аеекгорам» V» 173.3 Расчеты с прочими добыт орат-» 167 1 1 Расчеты по испопнительишм
J
Э Инвентаризация расчетов с контрагентами * нгас||
| Обмоешь | Настройка (
Инвентаризация расчетов с контрагентами на 06.05.2004
Договор Дебм юрская )адолженнос1ь Кредит ирсюм »адолжснность
Кошрагеш наименование срок окончания Сче!
Контрагент: ЗАО "Фирма ПРОГРЕСС" 2,014.56
ЗАО "Фирма ПРОГРЕСС Основном договор 1701 2.614.56
Кон1ра(ен1: МУП Истринским полигон 1ЬО" 8,913.89
МУЛ "Истринским ПОЛИГОН ТБО" Основном ДООРОр 178.1 3.884.84
МУП "Истринским полигон ТБО* Основной договор 178.1 5.023.05! |
Кошрат енс ОАО 'НырвагросервискомплекГ 15,938.00 1
ОАО "Истраагросервисломппент" &ез договора 178.1 15,330.00
Контрагент: ОАО Фаормка ТИОХМм 29,053.88 23,164.34
ОАО Фабрика "Снежка" Основной договор 178.3 7,203.96,
ОАО Фабрика "Снежка" Без договора 178.1 8.756 64
ОАО Фабрика "Снежка" Основной договор 178.1 13,093.28
ОАО ФаСрике "Снежка" Основной договор 178.1 23.164 34
Контрагент ООО "Мосо6лмед1ехни1са" 428.00 420.80
ООО" Мособлмедтех^ка" Без договора 1781 420-00
ООО" Мособлмед техника" Без договора 178.3 42000
Контрагент: ООО Тидротехинжиниринг" 6,982.23 6,982.23
ООО ТидротехинжинирмнГ Без договора 178.3 6,982 23
ООО "ГидротехиНжит^змнГ Без договора 1781 6,382.23
Ксипрагент: ООО 'МОСРЕГИОНГАЗ" 131,743.67 41,084.69
ооо "мосрегионгАЗ" договор 1781 41,084 69
ООО "МОС РЕГИОН ГАЗ" Основной договор 1781 131,743.67
Контрагент: ООО Продснаб" 103,016.64 85,263.56 & ]
ООО "Лродснаб" Договор 178.3 87,543.18
600 "Продсмаб" Договор 31 1220СИ 178 3 85.263 56
ООО "Лродснаб" основной договор 178.3 15,473.46
Конфагсж: ООО "Тсхторгсерпис" 20.400.00 20,400.00
ООО "Теуторгсервмс" Без договоре 178.3 20.400-00
ООО "Техторгсервис" Основной договор | 178 3 15,390 СО
ООО Тел торге ер рис* Основной договор | 178,1 5,010.00 —
Кожрагент: Ф-ап ГУГГМосо6пга>*П(расногорскмгжрайга» 6,870.54 52.50
Ф-ЯП гуггмособл газ"" Красно горсимежрайгаз Основной договор 1783 52 50
Ф-ап ГУП*мособпг»1""»(раснопэрскмежр9ЙП1Л Без договора 1783 52 50
N
Рис. 6. Формирование отчета по произвольной форме
разрезе элементов подчиненного справочника «Основания», по которым на дату отчета есть дебетовый (кредитовый) остаток.
При задании группировки по счетам данные в отчете группируются по субсчетам с подведением итогов по каждому субсчету.
При задании группировки по контрагентам данные в отчете группируются по контрагентам с указанием полного наименования контрагента, с подведением итогов по каждому контрагенту (рис. 6).
В строках отчета возможна детализация данных: при расшифровке граф «Контрагент», «Договор», «Счет» открываются для просмотра элементы справочников; при расшифровке граф «Дебиторская задолженность», «Кредиторская задолженность» формируется отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с возможностью дальнейшей детализации данных (до операций, бухгалтерских записей - проводок).
Рекомендуем использовать этот отчет для выявления ошибок учета. Например, при группировке «по контрагентам» можно выявить для одного и того же контрагента одинаковые суммы дебиторской и кредиторской задолженности по разным ос-
нованиям расчетов или субсчетам. Это свидетельствует о возможных ошибках ввода информации в систему или неверном использовании субконто. Например, распространенной является следующая техническая ошибка, когда при вводе операций по списанию средств указывают одно основание расчетов (Счет, Договор), а при оприходовании товаров, работ, услуг-другое (Накладная, Счет-фактура).
При обнаружении таких ошибок следует внести исправления в информационную базу. Исправления вносятся по общим правилам:
• если за период, в котором обнаружена ошибка, отчетность еще не сдана, вводятся исправления в документы, с помощью которых в программе регистрировались расчеты с контрагентом;
• если за период, в котором обнаружена ошибка, отчетность уже сдана, вводятся исправительные записи.
Отчет «Справка к форме № ИНВ-17»
Как уже отмечалось выше, основанием для составления акта по форме № И Н В-17 является справ-
В Справка к Форме № ИНВ-17
¿r* si a ь?
щ
Приложение к форме N5 ИНВ-1 7
Акт N* |з от |0в 05 2004 [g|
Jj
V; Контрагенты Студенты Дети
vi
Сотрудники
Qk
Закрыть
Рис. 7. Реквизиты справки к форме № ИНВ-17
ка (приложение к форме № ИНВ-17), которая должна быть приложена к акту инвентаризации расчетов. Для составления справки применяется отчет «Справка к форме N9 ИНВ-17». В отличие от отчета «Инвентаризация расчетов с контрагентами», в данном отчете может выдаваться информация о задолженности на дату формирования отчета по счетам учета расчетов, по которым ведется учет не только по субконто «Контрагенты», но и по субконто «Студенты», «Дети», «Сотрудники», по которым в программе ведется аналитический учет расчетов со студентами, работниками, по родительской плате. Таким образом, этот отчет можно использовать также для проведения инвентаризации расчетов со студентами, работниками, по родительской плате. При
необходимости полученную информацию можно ввести вручную в отчет «Инвентаризация расчетов с контрагентами» после его автоматического заполнения данными по расчетам с контрагентами. Для формирования справки следует (рис. 7):
• задать дату, по состоянию на которую следует выдавать данные;
• установить флажок против тех субконто, по которым нужен отчет;
• нажать кнопку «Сформировать».
Отчет формируется по унифицированной форме (приложение к форме N9 ИНВ-17). Информация в отчете отсортирована по контрагентам (студентам, работникам, детям). Суммы дебиторской (кредиторской) задолженности приводятся в разрезе субсчетов бухгалтерского учета (рис. 8).
Суммы дебиторской (кредиторской) задолженности по контрагентам приводятся также по каждому основанию расчетов — в разрезе элементов подчиненного справочника «Основания», по которым на дату отчета есть дебетовый (кредитовый) остаток. В графах отчета приводится следующая информация:
• графа 1 - номер строки отчета по порядку;
• графа 2 - полное наименование, юридический адрес и телефоны, указанные в карточке контрагента, или ФИО работника (студента, ребенка);
• графа 3 - информация, заданная в реквизитах «Договор», «Краткое содержание договора» карточки договора (справочник «Основания»);
• графа 4 - дата последней операци и, которая породила задолженность. Для задолженности, возникшей до 1 января года, за который формиру-
Д При/юшоимг я форм« № ИНВ 17 en 06.05 04
СПРАВКА к акту М> 3 от б Мая 2004 г. инеенг ¿рнзлции рвечпоо с покупжвп**«, oor гавпюми и прочими деОморами и кредиюрамм по сосшянию на 6 Мая 2004 г.
номеров порядку Наименование в*Р*е иномер телефоне iiec.it и»», кредит upa Челнтеп мдопашиосгь Сумма эадолаемаости. pyfl (ОЛ Доаумеи т,|«Л» »ерждаюадА зедолаемюсть
i« UTO дяте намяла цявитоосваа ■редмтореж мтадеиоа ч»а*е имаер дата
1 2 3 4 5 0 7 8 9
1 ЗАО "ви>мв ПРОГРесс*. г Дедоосм. тел ОМММОЙ долмир 27 02 04 Счет 17в1 «14 56 Спис с пкдоою счгта 00 (37 07 2004) 90 2«" 02 2004
2 МУП"Ис7рик:«*и полигон ТЬСТ. г Истре, тел 994-52-47 4-ДО-15 4-69-?$ Основной доююр 30 01 О* Счет 178 1 502905 Слис с п*«*вого счете 21 (3001 200«) 21 3001200«
3 Основной АОО »ор В»|»01 муооие 0903 04 С»*т ',78 1 Звав 84 Слис. о »левого счета 113 (0903 3004) 113 03 03200«
4 ОАООо6о««а"Смежна", г Моема, г «л Ьп KMOICOO Ра.*« 01010« Счет 173,1 875в 64
5 OCnC«MO¿ ДСГО«0Р 27 0? 04 Счет 1781 130)3 28 Спж. с п»*»»от счете 86 (27 02 2004) 66 27 023004
6 Оси&екй доюаао 24 07 04 С»«т 178 1 231 $434 Слк.с ПЛЙбОГО счета аг ГМ 02 2004) 97 24 022004
7 ОсммиоЯ eoroiop Р«иее01 01 04 Смет 17В 3 Г20398
а ООО ЭДообгмжтехмее".. тел 573-SS-72 Ьм *ого«оря 04 02 04 Счет 17В .1 42000 1\эст. МП 75 (04 02 2004) 75 0« .023004
9 Ье-: ДОЮЬСфа 04 07-04 Сч»т 1703 430.00 Поступлении« 74 (04 02 2004) 74 IX .02 3004
10 ООО -МССЯетСИГАЗ". Г Ьрасистр.ас, тел дота» оо » потребпе»»* raía 0102.04 Счет 178.1 4109499 хелушетор ерг 3 (01 027004) 3 01 022004
I! — ** Оенммой догоаор sa 24 02JM Счет 970.1 131743.67 Слмз.с гм*>еоге счете 98 I"14 1»1 ->ПП< . 9в 24.022004
Рис. 8. Приложение к форме № ИНВ-17
ется отчет, указывается «Ранее 01.01.04». При наличии такой задолженности необходимо провести расследование, определить дату возникновения задолженности и ввести ее в режиме редактирования сформированного отчета;
• графы 5, 6 - счет бухгалтерского учета, по которому на дату формирования отчета имеется задолженность, и сумма дебиторской или кредиторской задолженности;
• графы 7,8,9 - наименование, номер и дата последней операции, которая породила задолженность.
В строках отчета возможна детализация данных: при расшифровке граф «Контрагент», «Договор» открываются для просмотра элементы справочников; при расшифровке граф «Дебиторская задолженность», «Кредиторская задолженность» формируется отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с возможностью дальнейшей детализации данных; при расшифровке граф 7,8,9 открывается операция.
Этот отчет также рекомендуем использовать для выявления ошибок учета. Например, при группировке по контрагентам можно выявить для одного и того же контрагента одинаковые суммы дебиторской и кредиторской задолженности по разным основаниям расчетов или субсчетам.
Составление актов сверки расчетов
Выявленная в процессе проведения инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами задолженность должна быть подтверждена соответствующим контрагентом. Для этого составляются и заверяются акты сверки расчетов.
В программе «Бухгалтерии для бюджетных организаций» предусмотрено получение информации о состоянии взаиморасчетов с контрагентами и для контроля полноты отражения расчетов в информационной базе программы. Такую информацию можно получить из отчета «Акт сверки взаиморасчетов».
Отчет можно вызвать для формирования из группы «Расчеты с контрагентами» меню «Отчеты» главного меню программы. Отчет можно сформировать также из журнала «Услуги сторонних организаций». В журнале отчет формируется по выбранному в текущем документе контрагенту за квартал даты документа.
В форме запроса параметров формирования отчета необходимо задать период, за который надо получить отчет, и счета, по которым следует формировать
& & а V
С««гэ Г.омтрггенты
Акты сверки взаиморасчетов
[д] по 131 03 2004 0
за период с ]01 01 2004 Сосок счетов
лш&тт
</0302 Облигации
✓ 030.3 Предост млежыс займы
* 0304 Расчеты по договорам простогота
✓ 0681 Материалы в пути БЮДЖЕТ ->0682 Материалы е путиПД
✓ 068 3 Материалы а пути ЦС и БЛ
134 1 Обпит они !п и другие ценные бумаги /1342 Депозиты
✓ 134 3 Прея оставленные займы «/ 134 4 Расчеты по договорам простого то* ^ »> 1*>П 1 Рлги*т».< Г гумтмиишгямм и ПОЛГАЛ!
11_._I
Счет 0301 Паимеми«!
Аналитический учет по счет« 1 Контрагенты (Слрааоч^к) 2. Цег*1ый бумаги (Спрееочн»*)
им ,
• г—
±г
[ Сдорнмро1МГ1>)| Закрыть
1] м
Рнс. 9. Настройка параметров формирования акта сверки
отчет. В окне «Бухгалтерские счета» приведен перечень счетов, на которых отражаются расчеты с контрагентами. В поле слева от номера счета можно установить, анализировать данные счета (флажок выставлен) или нет (пустое поле). Специальными кнопками можно отметить сразу все счета или снять сразу все отметки, а также снять отметки и выставить их у неотмеченных счетов (рис. 9).
Отчет можно сформировать по всем контрагентам, по одному контрагенту или группе контрагентов. Отбор контрагентов, по которым надо получить отчет, производится на закладке «Контрагенты». При нажатии кнопки выбора слева от окна «Список контрагентов» открывается справочник «Контрагенты» для множественного выбора значений (рис. 10). В
ЕЕ
Л Л 2} V
С'агтя Кгитяг
Акты соаркм иэаипорасчиюо
с 01 Х» ц
па ПЮТЖМ
и
Спс^ • плсаганг
ООО члосрстоонгаг
&-ОВ1 .. * &
^ »ил*
[НтЗ
ООО Угип *(П'
I» иуи ЛОПАТ
ооо плсс
и ОС УШКргУР 'бдо У|>УУ"
<иО -й 1г><ЙИ.'ИС-0>30 "Псмгг^аэй/'П
и
Рис. 10. Отбор контрагентов для формирования актов сверки
нем следует отметить контрагентов, по которым надо формировать отчет. Отметка (снятие отметки) производится двойным щелчком левой клавиши мыши на нужном элементе. Выбранные элементы отмечаются в графе «Отм.» пиктограммой «галочка». Для отказа от дальнейшего выбора следует нажать кнопку «ОК» или закрыть окно справочника стандартной кнопкой закрытия окна.
Изменение списка производится при помощи
кнопок «......», «X» «XX» справа от поля со списком
контрагентов.
При нажатии кнопки «Сформировать» по каждому контрагенту формируются отдельные акты.
Если отчет формируется без отбора контрагентов, то акты - только по тем контрагентам из общего списка, с которыми расчеты не были закончены на начало заданного периода или производились за период отчета.
Сформированный отчет открывается в виде табличного документа, который затем может быть выведен на печать. В отчете приводятся данные о состоянии взаиморасчетов с отобранными контрагентами за заданный период: сальдо расчетов на даты
начала и окончания периода, а также все операции в хронологическом порядке за заданный период (рис. 11).
В графе «Операция» данные отчета можно расшифровать - открыть документ (операцию), сформировавший проводки. Следует учитывать, что этот отчет предназначен только для технических нужд бухгалтера. На основании его данных можно составить акт, имеющий юридическую силу.
Для того чтобы акт имел юридическую силу, в нем должны быть перечислены наименования и реквизиты договоров, реквизиты расчетных документов. Его содержание должно определяться условиями договора. Он должен быть подписан полномочными представителями организации.
Такой акт можно составить с помощью внешней обработки «Актсверки взаиморасчетов», которая размещена на диске Информационно-техноло-гического сопровождения «1С:Предприятия» (диск ИТС) в разделе «Дополнительные отчеты и обработки -Для конфигурации «Бухгалтерия для бюджетных организаций». Там же приводится подробная инструкция по использованию этой обработки.
jArt сосркм взаиморасчетов
Обновить
Настройка
АКТ СВЕРКИ ВЗАИМОРАСЧЕТОВ с ООО "МОСРЕГИОНГАЗ"
за период с 01 01 2004 по 31.03 2004
По данным бухгалтерского учета Лом отдыха "Родные просторы"
на 01 01 04 задолженность ООО "МОСРЕЖОНГАЗ" перед Дом отдыха "Родные просторы" составляла
11 778,23( Одиннадцать тысяч семьсот семьдесят восемь рублей 23 колейки) За период с 01 01.2004 по 31.03.2004 сторонами были произведены следующие взаиморасчеты
Операция Дебет Кредит Сальдо взаиморасчетов
01.01.04 Услуги стор. орг. 2 Полнена услуга от ООО "МОСРЕГИОНГАЗ" • 50 845.82 -39 067,59
29.01.04 Спис. с лицевого счета 12 Плат.пор. 17 (29.01.04) Оплата Сч - фактуры №1340 50 845.82 11 778,23
29.01.04 Спис. с лицевого счета 15 Плат пор 18 (29.01.04) Оплата по счету фактуре № 2 017.10 13 795.33
01.02.04 Услуги стор. орг 3 Получена услуга от ООО "МОСРЕГИОНГАЗ" - 2 017,10 11 778,23
24 02 04 Спис. с лицевого счета 95 Плат пор. 81 (24 02 04) Оплата по счету фактуре № 2 495.83 14 274.06
24.02.04 Спис. с лицевого счета 98 Плат пор. 80 (24.02.04) Оплата Сч - фактуры Мб 101 76 384.92 90 658,98
На 31 03.04 итоговая задолженность ООО "МОСРЕГИОНГАЗ" перед Дом отдыха "Родные просторы" составляет 90 658,93 ( Девяносто тысяч шестьсол} лятьдесял) оосемь рублей 98 колсек)
<| | Л'
Рис. 11. Печатная форма акта сверки расчетов
Для использования обработки необходимо скопировать файлы AktSverB.ert и AktSverB.efd с диска ИТС в папку ExtForms информационной базы программы «Бухгалтерия для бюджетных организаций». Обращаться к этой обработке можно из меню «Сервис-Дополнительные возможности» программы.
Списание сумм дебиторской и кредиторской задолженности, выявленных по результатам инвентаризации, по которым истек срок исковой давности
Финансовыми способами воздействия на дебиторов по взысканию просроченной дебиторской задолженности являются: составление актов сверки задолженности, применение штрафных санкций, предложения о проведении взаимозачетов, продажа задолженности, инициация процедуры банкротства неплатежеспособного дебитора.
Если срок исковой давности истек, и взыскать дебиторскую задолженность, несмотря на принятые организацией-кредитором меры noce взысканию, не представляется возможным, то такая задолженность подлежит списанию на финансовые результаты деятельности организации. Эта задолженность должна отражаться за балансом в течение пяти лете момента списания задолженности для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника. Для этих целей предусмотрен забалансовый счет 05 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов».
В программе «Бухгалтерия для бюджетных организаций» для учета просроченной и списанной дебиторской задолженности применяется счет А05 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов».
В соответствии с п. 123 Инструкции № 107н списание с баланса сумм дебиторской и кредиторской задолженности осуществляется в следующем порядке.
Дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, другие долги, не реальные
для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя учреждения.
Суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, списываются на уменьшение финансирования из бюджета (субсчет 140) или на уменьшение средств на содержание и развитие материально-технической базы (субсчет 241), или целевых средств на содержание учреждения и другие мероприятия (субсчет 270).
Списание сумм кредиторской и депонентской задолженности, числящихся на балансе, по которым истек срок исковой давности, кроме платежей в бюджет и расчетов с государственными внебюджетными фондами, оформляется так же, как и списание дебиторской задолженности, и относится:
• на увеличение прибыли, средств, формируемых из прибыли (субсчета 240, 241, 410) по средствам, полученным от предпринимательской деятельности;
• на увеличение целевых средств на содержание учреждения и другие мероприятия (субсчет 270) по бюджетным средствам, целевым средствам и безвозмездным поступлениям. Должностные лица, виновные в пропуске сроков исковой давности, привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.
Задолженность по недостачам и хищениям материальных ценностей и денежных средств, во взыскании которой отказано судом, а также прочие долги, признанные безнадежными к получению, списываются на уменьшение финансирования или средств, образованных из прибыли. Эта задолженность должна учитываться на забалансовом счете 05 в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.
В программе« Бухгалтерия для бюджетных организаций» такие операции следует вводить вручную.
