CC BY
31Институционализация применения информационных технологий как способ повышения прозрачности государственных закупок
Сергеева Светлана Александровна,
кандидат экономических наук, соискатель кафедры управления активами Московского государственного института международных отношений (университет) Министерства иностранных дел Российской Федерации; специалист по учебно-воспитательной работе кафедры управления государственными и муниципальными закупками Московского государственного университета управления Правительства Москвы E-mail: ugmzmag@yandex.ru
Трофимовская Алла Викторовна,
кандидат экономических наук, доцент кафедры управления государственными и муниципальными закупками Московского государственного университета управления Правительства Москвы
E-mail: a-lla@mail.ru
Кадырова Гульназ Масхутовна,
магистрант кафедры управления государственными и муниципальными закупками МГУУ Правительства Москвы E-mail: ugmzmag@gmail.com
Исайко Евгений Васильевич,
магистрант кафедры управления государственными и муниципальными закупками МГУУ Правительства Москвы E-mail: ugmzmag@gmail.com
Единая информационная система закупок сегодня является важнейшей системой, позволяющей искать и подбирать информацию, необходимую как заказчикам, так и поставщикам. Официальный сайт системы является источником данных о процессах в закупках, которые являются полными, достоверными и надёжными. Важнейшим этапом развития информационных технологий для совершенствования закупочной сферы можно отнести извлечение данных из ЕИС в нужных разрезах (например, всесторонние данные по планированию) для последующей передачи в мощные аналитические системы. Анализ закупочных практик показывает, что из-за огромного количества информации, которая публикуется в единой информационной системе, технических особенностей и др. доступ к информации, несмотря на принцип открытости информации, может затрудняться, из-за чего возникают сложности с глубокой аналитикой данных, что в свою очередь может привести к принятию неэффективных решений в закупочной сфере, в том числе и в процессах планирования государственных (муниципальных) закупок. BI системы позволят по - новому решать многие актуальные проблемы работы с информацией в сфере закупок.
Ключевые слова: закупки, информационные технологии, Единая информационная система, современные подходы.
На сегодняшний день основной информационной системой в сфере государственных (муниципальных) закупок остается Единая информационная система - ЕИС как главный сервис, позволяющий искать и подбирать данные об уже проведённых и только планируемых закупках. Директор по цифровым технологиям электронной торговой площадки «РТС-тендер» В. Григоренко, рассуждая о тенденциях развития закупочных технологий в 2020 г., отметил, что в ближайшем будущем продолжится активное развитие системы, к примеру, появиться такой функционал, как покупка «с полки», у подрядчика, который разместил лучшее предложение в требуемой категории, а не поиск конкретного подрядчика, отвечающего всем закупочным требованием. Популярность получат В1 системы, которые нужны для планирования поставок, что в свою очередь даст возможность проводить сбор и последующий анализ информации из большого количества источников, эффективно выстраивать модули, параметры которых можно будет регулировать [8]. При этом подготовка специалистов в сфере закупок во многом предусматривает нацеленность на овладение многими новыми навыками цифровой эпохи, но также многие вопросы остаются неразработанными [2;3;4].
Основное достоинство единой информационный системы с точки зрения источника информации о процессах в закупках, кроме полноты, достоверности и надёжности, состоит в том, что она работает на основании парадигмы открытой информации, когда данные, которые в ней публикуются, открыты для всех пользователей. Базовые особенности парадигмы открытой информации подразумевают, что данные из единой информационной системы могут использоваться и расширяться, актуализируясь с другими базами данных. В связи с этим представляется, что важнейшим этапом развития информационных технологий для совершенствования процессов планирования в закупочной сфере можно назвать извлечение данных из ЕИС в нужных разрезах (например, всесторонние данные по планированию) для последующей передачи в мощные аналитические системы, в частности в 6/-системы. Извлеченные и переданные таким образом данные подлежат разностороннему анализу, который может проводиться:
• государственными (муниципальными) заказчиками - с целью оптимизации процесса закупок, в том числе для эффективного составления графиков и планов;
• контролирующими органами - для выявления нарушений в сфере закупочного планирования и сбора статистики;
сз о
со £
m Р
сг
от А
=Е
• внешними исполнителями - для поиска закупок на основании составленных планов и участия в закупочной деятельности. Специалисты в области информационных технологий отмечают, что трудности с получением информации можно решить при помощи специально разработанного приложения, которое будет напрямую работать с единой информационной системой и иметь небольшую функциональность являясь связующим звеном между единой информационной системой и актуальными системам, в которые оно будет передавать информацию, необходимую для проведения анализа [8]. Подобные приложения называются «парсерами», т.е. программным обеспечением, необходимым для автоматизированного сбора данных из множества источников или выборочное получение больших объёмов данных для её обработки и структуризации. Итоговый файл после парсинга хранится в базе данных или в текстовом файле. Сохранённая информация может использоваться системами даже без соединения с интернетом [9].
Парсинг и формирование хранилища информации облегчает работы по анализу, во время которых могут использоваться множество других средств для обработки информации и её визуализации: от самых простых таблиц в электронном формате до пакетов для искусственного интеллекта и программ, среди которых наиболее актуальными являются BI системы. В связи с этим рассмотрим подробнее возможности их применения в процессе планирования закупок.
В/-система (Business Intelligence System) представляет собой современный информационный инструмент для поддержки принятия управленческих решений в области бизнес-аналитики, в основе которой находится концепция визуализации (т.е. графического оформления) информации, что позволяет обеспечить лучшее понимание многомерных закономерности процессов и показать основные моменты в виде диаграмм и графиков, т.к. мозг человека лучше воспринимает и анализирует изображения.
Специалисты отмечают, что В/-система это:
• важные инструментарий для принятия высокоэффективных управленческих решений;
• приложение, которые содержит в себе отчёты, таблицы и графики, направленные для эффективного стратегического и операционного анализа информации;
• надежное средство повышения эффективности управления и сокращения затрат;
• доступ к полной и детальной информации по запросу в любом месте за один клик [10].
В наиболее общем смысле В/-система регулярно получает информацию от выбранных заранее ^ источников, в структурированном сжатом виде = предоставляет работников наиболее важные дане ные, которые соотносятся с целевыми параме-й трами, что даёт возможность сразу же выводить ° информацию любого уровня. В/-система необхо-5в дима, в первую очередь, для того, чтобы в режи-
ме реального времени отслеживать положение дел в анализируемой сфере, например, анализировать планы-графики закупок по заданным сотрудником параметрам, и в случае необходимости оперативно реагировать на отклонения заказчика от плана. Так, даже если сам заказчик не всегда может увидеть проблему, то В/-система покажет даже потенциальные недоработки в планах [10].
При этом В/-система не является частью какого-либо сложного программного оборудования и не заменяет другие, уже имеющиеся у заказчика системы, а может получать данные из любых привычных источников, включая традиционно используемые в закупках таблицы Excel и существующие бумажные документы (переведенные в электронный вид). Так, В/-система подключается к любой из функционирующих в компании информационных систем и загружает в себя все требуемые данные, при этом полная загрузка происходит однократно, а далее подгружаются только изменения, что обеспечивает мгновенное получение результатов анализа [11].
Работать в В/-системе может любой специалист по закупкам, т.к. ее интерфейс прост и интуитивно понятен, и для возможности анализа данных в такой системе не требуются какие-либо узкоспециальные знания в области информационных технологий. Внедрение В/-системы в рабочий процесс организации заказчика также не предполагает глобальных изменений и сложностей, происходя, как правило, в кратчайшие сроки практически без отрыва сотрудников от работы. К тому же формирование цифровых навыков заказчиков включает в себя многие аспекты профессиональной подготовки заказчиков в части информационного обеспечения закупок [2;3;4].
В/-системы полезны в любой организации, поскольку позволяют оперативно собирать актуальную информацию для принятия правильных стратегических и тактических решений. Как отмечает А. Левашов, наиболее актуальны BI системы у организаций в государственном секторе, торговле и финансах. В отношении государственного сектора, наиболее характерными являются запросы, необходимые для работы механизмов прогнозирования, автоматизации выделения средств из бюджета, применение инструментария для мониторинга самых важных показателей [11]. А. Порецков, комплексно характеризуя преимущества использования В/-систем в сфере государственных (муниципальных) закупок, описывает их следующим образом (табл. 1).
Важно также отметить, что при выборе В/-си-стемы для конкретного заказчика (в том числе, для внедрения такого программного решения в сферу планирования закупок) необходимо учитывать ряд критериев, среди которых:
• цели и задачи аналитики (анализ полного закупочного цикла или только отдельных его аспектов, например, планирования);
• характер закономерностей, которые должны быть обнаружены (отклонения от планов-
графиков, превышение лимитов бюджетных обязательств и т.д.); • объем данных и способ их хранения, что влияет на скорость и методы работы В/-системы (если организация заказчика имеет огромное количество больших данных, необходимо правильно организовать их электронное хранилище).
Таблица 1. Общая характеристика преимуществ В1-систем в закупочной практике [5]
BI-системы
Функции - извлечение, трансформация и очистка данных - связывание данных и предоставление пользователю - организация доступа пользователей к различным данным - стратегическое планирование - анализ и систематизация информации - коррекция планов - принятие оперативных решений - контроль
Инструментарий - визуализация ключевых показателей - сводные таблицы, диаграммы, графики - средства прогнозирования - система контроля и рассылки уведомлений - средства групповой и удаленной работы - формирование пользовательских запросов с доступом к деталям - формирование и рассылка отчетности
Пользователи - высшее руководство - руководители подразделений и отделов - аналитики - штатные сотрудники
Концепция - простота - ассоциативный поиск - возможность наблюдения на любом устройстве - возможность видеть картину данных в целом - безопасность данных - работа с любыми источниками - обеспечение всех потребностей - самообслуживание
Революционные технологии - мощность - скорость - мгновенный отклик - вычисления «на лету» - любые измерения поиска - интуитивность использования - низкая стоимость
Так, использование В/-систем в области планирования и прогнозирования в государственных (муниципальных) закупках представляется эффективным, однако стоит учитывать, что внедрение аналитики - это комплексный процесс, поэтому к выбору В/-платформы необходимо отнестись внимательно, с учетом ее следующих критериев: 1. Соответствие функциональным требованиям -нужно определить, способна ли выбранная система удовлетворить предъявляемые к ней требования, справится ли она с объемами имеющихся данных, сможет ли предоставить необ-
ходимые индикаторы, позволит ли специалисту по закупкам самостоятельно формировать запросы и отчеты, можно ли организовать к ней доступ с мобильных устройств и т.д.
2. Интегрированность - большим плюсом BI-си-стемы является наличие уже интегрированных в нее компонентов, таких как инструменты разработки, хранилище данных, инструменты управления доступом, средства визуализации и др. Чем «укомплектованнее» платформа, тем проще ее использование.
3. Наличие квалифицированных специалистов -эффективность использования аналитической системы зависит не только от ее успешного внедрения, но и от дальнейшего поддержания в актуальном состоянии по отношению к требованиям рынка, поэтому в организации должны быть технические специалисты, которые будут следить за своевременным обновлением программного обеспечения.
4. Совокупная стоимость - оценивая стоимость владения BI-системой, стоит принять во внимание не только цену внедрения программы, но и затраты на ее дальнейшее развитие и масштабирование.
Таким образом, существующие возможности планирования в закупочной практике, могут быть усовершенствованы BI системами, которые в последнее время активно развиваются и даёт возможность понятно визуализировать данные по закупкам, проводить подробный анализ благодаря новейшим методикам без привлечения дополнительных ИТ специалистов.
Литература
1. Постановление Правительства РФ от 08.02.2017 № 145 «Об утверждении Правил формирования и ведения в единой информационной системе в сфере закупок каталога товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд и Правил использования каталога товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: Консультант Плюс.
2. Гладилина И.П., Сергеева С.А., Кадыров Н.Н., Мельникова А.В., Строганова Е.В. Подготовка специалистов в сфере закупок к работе в условиях умной контрактной системы // Инновации и инвестиции. - 2020. - № 6. - С. 96-99.
3. Гладилина И.П., Дёгтев Г.В., Балдин А.С., Прохоров А.В., Сварник Т.А. Цифровые навыки в достижении профессиональной успешности специалистов в области управления // Инновации и инвестиции. - 2020. - № 4. - С. 96-99
4. Гладилина И.П., Кадыров Н.Н., Мельникова А.В., Прохоров А.В. Цифровая грамотность и цифровые навыки как условие эффективного кадрового обеспечение современной экономики// Сборник научных статей по итогам работы Международного научного форума НА-
сз о со от m Р от
от А
=Е
УКА И ИННОВАЦИИ - СОВРЕМЕННЫЕ КОНЦЕПЦИИ (г. Москва, 8 мая 2020 г.). / отв. ред. Д.Р. Хисматуллин. - Москва: Издательство Ин-финити, 2020. - С. 8-16.
5. Порецков А. Бизнес-аналитика для госзакупок: глубокий анализ, публичный доступ [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https:// docplayer.ru/53564717-Biznes-analitika-dlya-goszakupok-glubokiy-analiz-publichnyy-dostup-anton-poreckov-rbc-group.html
6. Феррари А. Знакомство с Microsoft Power BI / А. Феррари, М. Руссо. - М.: Уайли, 2019. -351 с.
7. Единая информационная система в сфере закупок [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://zakupki.gov.ru/epz/main/public/home.html (дата обращения 09.02.2022)
8. Информационные технологии в закупках [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http:// www.tadviser.ru
9. Парсинг html-сайтов с помощью PHP, Ruby, Python [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://parsing.valemak.com (дата обращения (02.12.2021)
10. Что такое BI-система? [Электронный ресурс]. -Режим доступа: https://biconsult.ru/cho-takoe-bi (дата обращения 30.01.2022)
11. Что такое BI и зачем это нужно вашему бизнесу? [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://softline.rbc.ru/page/chto-takoe-bi-i-zachem-eto-nuzhno-vashemu-biznesu/ (дата обращения 23.01.2022)
12. IBM Cognos Analytics [Электронный ресурс]. -Режим доступа: https://www.ibm.com/ru-ru/ products/cognos-analytics (дата обращения 29.01.2022)
13. Tableau [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.tableau.com (дата обращения 29.01.2022)
14. Qlik [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.qlik.com/ru-ru/ (дата обращения 29.01.2022)
INSTITUTIONALIZATION OF THE USE OF INFORMATION TECHNOLOGIES AS A WAY TO INCREASE THE TRANSPARENCY OF PUBLIC PROCUREMENT
Sergeeva S.A., Trofimovskaya A.V., Kadyrova G.M., Isayko E.V.
Moscow State University of Management
Today, the unified procurement information system is the most important system that allows you to search and select information necessary for both customers and suppliers. The official website of the system is a source of data on procurement processes that are complete, reliable and reliable. The most important stage in the development of information technologies for improving the procurement sphere can be attributed to the extraction of data from the EIS in
the required sections (for example, comprehensive planning data) for subsequent transfer to powerful analytical systems. An analysis of procurement practices shows that due to the huge amount of information that is published in a single information system, technical features, etc., access to information, despite the principle of information openness, can be difficult, which causes difficulties with deep data analytics, which in turn, it can lead to the adoption of inefficient decisions in the procurement area, including in the planning processes of state (municipal) procurement. BI systems will allow in a new way to solve many urgent problems of working with information in the field of procurement.
Keywords: procurement, information technology, unified information system, modern approaches.
References
1. Decree of the Government of the Russian Federation of February 8, 2017 No. 145 "On approval of the Rules for the formation and maintenance in a single information system in the field of procurement of a catalog of goods, works, services to meet state and municipal needs and the Rules for using a catalog of goods, works, services to provide state and municipal needs".— [Electronic resource]. - Access mode: Consultant Plus.
2. Gladilina I.P., Sergeeva S.A., Kadyrov N.N., Melnikova A.V., Stroganova E.V. Training of specialists in the field of procurement for work in a smart contract system // Innovations and investments. - 2020. - No. 6. - S. 96-99.
3. Gladilina I.P., Degtev G.V., Baldin A.S., Prokhorov A.V., Svar-nik T.A. Digital skills in achieving professional success of management specialists // Innovations and investments. - 2020. -No. 4. - S. 96-99
4. Gladilina I.P., Kadyrov N.N., Melnikova A.V., Prokhor-ov A.V. Digital literacy and digital skills as a condition for effective staffing of the modern economy // Collection of scientific articles based on the results of the work of the International Scientific Forum SCIENCE AND INNOVATION - MODERN CONCEPTS (Moscow, May 8, 2020). / resp. ed. D.R. Khismatullin. -Moscow: Infiniti Publishing House, 2020. - P. 8-16.
5. Poretskov A. Business intelligence for public procurement: deep analysis, public access [Electronic resource]. - Access mode: https://docplayer.ru/53564717-Biznes-analitika-dlya-goszakupok-glubokiy-analiz-publichnyy-dostup-anton-poreckov-rbc-group.html
6. Ferrari A. Introduction to Microsoft Power BI / A. Ferrari, M. Russo. - M.: Wylie, 2019. - 351 p.
7. Unified information system in the field of procurement [Electronic resource]. - Access mode: https://zakupki.gov.ru/epz/main/ public/home.html (accessed 09.02.2022)
8. Information technologies in procurement [Electronic resource]. -Access mode: http://www.tadviser.ru
9. Parsing of html sites using PHP, Ruby, Python [Electronic resource]. - Access mode: http://parsing.valemak.com (date appeals (02.12.2021)
10. What is a BI system? [Electronic resource]. - Access mode: https://biconsult.ru/cho-takoe-bi (accessed 01/30/2022)
11. What is BI and why does your business need it? [Electronic resource]. - Access mode: http://softline.rbc.ru/page/chto-takoe-bi-i-zachem-eto-nuzhno-vashemu-biznesu/ (accessed 01/23/2022)
12. IBM Cognos Analytics [Electronic resource]. - Access mode: https://www.ibm.com/ru-ru/products/cognos-analytics (Accessed 01/29/2022)
13. Tableau [Electronic resource]. - Access mode: https://www.tab-leau.com (accessed 01/29/2022)
14. Qlik [Electronic resource]. - Access mode: https://www.qlik. com/ru-ru/ (accessed 01/29/2022)
a.
e
CM CO
