CC BY
92Цифровизация закупочной деятельности и процесс совершенствования управления закупками на базе межшкольных торговых площадок города Москвы
Гладилина Ирина Петровна,
доктор педагогических наук, профессор, профессор кафедры управления государственными и муниципальными закупками ГАОУ ВО «Московский городской университет управления Правительства Москвы», [email protected]
Капустник Екатерина Александровна
магистрант, кафедры управления государственными и муниципальными закупками МГУУ Правительства Москвы, [email protected]
Цифровизация закупочной деятельности ставит перед специалистами и управленцами в сфере закупок новые вопросы, ответы на которые приходится искать в режиме «здесь и сейчас». Опыт московских заказчиков , обеспечивающих закупки сферы образования, рассматривается в данной статье именно с позиции практического решения возникающих проблем. Сегодня в Департаменте образования и науки города Москвы успешно функционируют 35 межшкольных торговых площадок (далее - МШТП). Грамотная организация работы МШТП является актуальной как в теоретическом, так и практическом плане. Создание на базе имеющейся Единой комплексной информационной системы (ЕКИС) Департамента образования и науки города Москвы функционала МШТП позволит направить вектор развития контрактной системы в сторону оптимиза-циии, повышения эффективности, оперативности, достоверности и открытости информации, межведомственного взаимодействия, развития профессионализма заказчиков, выступающих в роли организаторов совместных закупок. Ключевые слова: контрактная система, цифровая экономика, информационное обеспечение, межшкольная торговая площадка, управление, планирование закупок, ведомственный контроль, профессионализм заказчика.
На протяжении последних лет наблюдается проникновение цифровой экономики во все сферы жизни общества. Общество сегодня ориентировано на становление института цифровой экономики, и, как следствие, цифровизацию всех сфер деятельности. Создаются предпосылки для преодоления масштабного разрыва в уровне развития цифровых технологий и вхождения России в число ведущих мировых держав по уровню ряда сфер жизнедеятельности общества, в том числе, формирования электронной системы государственных и муниципальных закупок. Цифровизация предполагает многовекторное развитие экономики в целом и каждого его сегмента в частности. При абсолютно разном понимании сущности сегодняшних и будущих цифровых реалий четко можно утверждать, что цифровизация будет только развиваться. Как грамотно включиться в данный процесс мы рассмотрим на примере сферы закупок для обеспечения нужд образовательных организаций, подведомственных Департаменту образования и науки города Москвы.
Департамент образования и науки города Москвы проводит целенаправленную политику по совершенствованию закупочной системы с максимальным использованием электронных ресурсов. В 2015 году первым шагом к массовой информатизации московской закупочной системы для обеспечения нужд образования был сбор потребностей от подведомственных учреждений путем подачи заявок на закупку через электронный портал ФХД (финансово-хозяйственной деятельности). Школа направляла заявку, а специалист службы контрактного управляющего аккумулировал информацию, полученную от всех учреждений в единую сводную таблицу, формировал совместные лоты. Трудности при организации совместных закупок были следующие:
1. Длительный сбор потребностей от подведомственных учреждений по всему городу из-за не налаженной работы информационных систем.
2. Проблема в выборе и назначении главного заказчика по причине недостаточной квалификации специалистов контрактных служб образовательных организаций.
3. Сложность в аккумулировании и своде информации, полученной от школ главным заказчиком. Подготовке аукционной документации. В первую очередь из-за того, что сводить потребности приходилось в ручном режиме, отсутствовала типовая документация по закупкам.
4. Большое количества участников привело к существенным сложностям в планировании совместных закупок и, как результат ,длительности сроков проведения конкретной закупки.
Для повышения качества проводимых совместных закупок предпринимались следующие шаги: грамотное распределение отдельных видов типовых закупок в течении года, формирование сводного план-графика закупок; создание унифицированных форм сбора потребностей от заказчиков; стандартизация закупаемых работ ,товаров, услуг для упрощения сбора и обработки данных от подведомственных организаций; создание профессиональных объединений для реализации эффективности закупочной деятельности подведомственных организаций [4-6].
В 2016 году начался новый этап систематизации и информатизации совместных закупок. Ассоциация специалистов по закупкам в сфере образования предложила унифицированный перечень, в котором были утверждены типовые предметы закупок, определены социально-значимые и менее социально- значимые предметы.
Кардинально новым подходом в выстраивании иерархичной системы взаимодействия между ГРБС и конечными заказчиками стал единый координирующий механизм аттестованных в Тендерном комитете межшкольных торговых площадок (МШТП).
Администрирование МШТП с момента возникновения объединений включало в себя:
- электронное планирование мероприятий;
О £
ю
5
V 2
сч cJ
£
Б
а
2 ©
- электронное ведение журналов регистрации
- администрирование сервиса ДИТ-конференции по on-line записи проводимых мероприятий;
- инициирование совместных мобильных групп (wats app);
- организация доступа на сетевые ресурсы (гугл диск) для оперативного, своевременного оповещения заказчиков, сбора информации.
Несмотря на это обобщение информации проводилось в ручном режиме через стандартные программы, установленные на персональном компьютере (Microsoft Word, Excel). Каждая отдельно взятая МШТП, исходя из уровня профессионализма в области информационных технологий своих специалистов по закупкам, использовала свои алгоритмы взаимодействия, которые не всегда являлись оптимальными.
Решение по систематизации сборов и консолидации потребностей образовательных организаций как на уровне МШТП, так и в целом видится в использовании единых информационных алгоритмов на базе единой комплексной информационной системы Департамента образования и науки города Москвы.
Использование единых цифровых алгоритмов в работе МШТП на базе ЕКИС Департамента образования и науки города Москвы позволит:
- автоматизировать процесс сбора потребностей образовательных организаций. Оптимизировать разделение задач между участниками закупочного процесса;
- вести электронную дорожную карту МШТП (совместного план-графика) в едином информационном пространстве, тем самым систематизировать анализ всех представленных от организаций потребностей на будущий планируемый период. Обеспечить прозрачность закупок внутри ГРБС;
- минимизировать ошибки при формировании документации для совместных процедур за счет автоматизации, тем самым повысить качество размещаемых в открытом информационном пространстве документов закупок;
- непрерывно наполнять базу знаний: каталоги, цены, результаты торгов и т.д. которая будет доступна всем участникам закупочного процесса - всем МШТП;
- подписывать документы закупки (комплекты потребностей, соглашения по совместным торгам) в электронном виде, что значительно сократит временные затраты участников закупок.
Рис.1. Функционал ЛК ЕКИС «Система управления закупками»
Рис.2. Функционал ЛК ЕКИС «Система управления закупками». Унифицированный перечень закупок
Рис.3. Функционал ЛК ЕКИС «Система управления закупками». Планирование закупки. Журнал изменений
С ноября 2018 года несколько МШТП принимают участие в пилотном проекте. На базе ЛК ЕКИС будет апробирован новый функционал «Система управления закупками» (Рис. 1)
Данный функционал станет доступен всем образовательным организациям в составе отдельно взятого МШТП. Каждая школа становится полноценным участником закупочного процесса. В On-line режиме участник может ознакомиться с утвержденным актуальным перечнем заку-
пок, а также с имеющимся в базе данных архивом закупок, осуществляемых ранее (Рис.2.).
Заявить (добавить) закупку, отследить движение закупочной процедуры на всех стадиях от внесения в дорожную карту до заключения контрактов (Рис. 3)
У координатора МШТП (школы, на базе которой аттестована площадка) откроется дополнительно личный кабинет ответственного за МШТП (Рис.4.)
Рис.4. Функционал ЛК ЕКИС «Система управления закупками». Дорожная карта МШТП № 6
Работа в данном модуле позволит консолидировать всю информацию по закупочной деятельности конкретно взятого МШТП, согласовывать закупки с главным распорядителем бюджетных средств без использования каких-либо дополнительных ресурсов,назначать главных заказчиков, направлять заявки на расширение каталогов, отслеживать сроки проведения процедур и т.д.
В 2019 году планируется постепенный «переход к цифре» всех МШТП.
Разработанный сервис ЕКИС «Система управления закупками» со временем, будет накапливать базу знаний, а также методик их использования, что в дальнейшем позволит осуществить переход к определению необходимого перечня товаров, работ, услуг, нормированию и стандартизации закупок, необходимых для осуществления деятельности образовательных организаций города Москвы в рамках реализации норм Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» [1].
Таким образом, цифровизация закупочной деятельности требует совершенствования управления самим процессом закупок, что требует как от управленцев, так и от специалистов в сфере закупками овладения не только цифровой грамотностью, но и цифровыми компетенция-
ми. Цифровые компетенции достаточно широко представлены в зарубежной научной литературе, но отечественный опыт цифровизации требует глубокого переосмысления мировых практик и разработки соответствующих технологий.
Литература
1. Федеральный закон «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг, для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 5 апреля 2013 г. № 44 // - [Электронный ресурс]. Режим доступа: КонсультантП-люс.
2. Постановление Правительства Москвы «О системе закупок г. Москвы» от 24.02.2012 №67-ПП. - [Электронный ресурс]. Режим доступа: КонсультантП-люс.
1. Гладилина И.П. Управленческая компетентность в структуре профессионализма заказчика // Фундаментальные сследования. - 2015. - № 2-5. - С. 10131016.
2. Сухомлин В.А., Зубарева Е.В., Якушин А.В. Методологические аспекты концепции цифровых навыков // Современные информационные технологии и ИТ-образование. 2017. Т. 13 № 2. С. 146152.
3. Юдина М.А. Индустрия 4.0: перспективы и вызовы для общества // Государственное управление. Электронный вестник. 2017. № 60. С. 197-215.
Digitalization of procurement activities and the process of improving purchase management on the basis of inter-school sales of the city of Moscow
Gladilina I.P., Kapustnik E.A.
Moscow City University of Management of the Government of Moscow
Digitalization of purchasing activity puts before experts and managers in the sphere of purchases new questions, answers to which should be looked for in the mode «here and now». Experience of the Moscow customers providing purchases of education is considered in this article from a position of the practical solution of the arising problems. Today in Department of Education and Science of the city of Moscow 35 interschool trading floors successfully function (further - MShTP). The competent organization of work of MShTP is relevant as in the theoretical, and practical plan. Creation on the basis of the available Uniform Complex Information System (UCIS) of Department of Education and Science of the city of Moscow of functionality of MShTP will allow to direct a vector of development of a contract system towards optimization, increase in efficiency, efficiency, reliability and openness of information, interdepartmental interaction, development of professionalism of the customers acting as organizers of joint purchases.
Keywords: contract system, digital economy, information support, interschool trading floor, management, planning of purchases, departmental control, professionalism of the customer.
References
1. The Federal Law "On the contract system in the
field of procurement of goods, works, services, to ensure state and municipal needs" of April 5, 2013 No. 44 // - [Electronic resource]. Access Mode: ConsultantPlus.
2. Decree of the Government of Moscow "On the
procurement system of the city of Moscow" of February 24, 2012 No. 67-PP. - [Electronic resource]. Access Mode: ConsultantPlus.
1. Gladilina I.P. Managerial competence in the
structure of the professionalism of the customer // Fundamental research. - 2015. -№ 2-5. - p. 1013-1016.
2. Sukhomlin V.A., Zubareva E.V., Yakushin A.V.
Methodological aspects of the concept of digital skills // Modern information technologies and IT education. 2017. Vol. 13 No. 2. P. 146-152.
3. Yudina M.A. Industry 4.0: Perspectives and
Challenges for Society // State Administration. Electronic messenger. 2017. No. 60. P. 197215.
0
1
Ю i
V 2
