Научная статья на тему 'Информация как инструмент технологии управления'

Информация как инструмент технологии управления Текст научной статьи по специальности «СМИ (медиа) и массовые коммуникации»

CC BY
862
96
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
Ключевые слова
ИНФОРМАЦИЯ / INFORMATION / ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА / INFORMATION SYSTEM / ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ / INFORMATION TECHNOLOGY / ИНФОРМАЦИОННЫЕ СЕТИ / INFORMATION NETWORKS

Аннотация научной статьи по СМИ (медиа) и массовым коммуникациям, автор научной работы — Чижиков Вадим Викторович

В статье исследуются вопросы информационно-управляющих систем общего характера и информационных технологий социокультурного менеджмента. Восприятие и понимание нужности и полезности информации для целей учреждения культуры имеют отношение к информации как таковой, а понимание есть уже представление о чем-то. Селекция информации в учреждениях культуры обусловлена: информацией к действию, информацией к сведению, неповторяющейся и повторяющейся информацией, документированной и недокументированной информацией. Информационные системы менеджмента «Госкаталог Музейного фонда», «Библиотека 2000», «Ирбис», «Марк-

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

SQL», «КАМИС», «АС-Музей», НИЦ Информкультура.The article studies the questions of creation of management information systems and information technology and cultural management. The perception and understanding of the relevance and usefulness of the information for the purpose of cultural institutions is relevant to the information as such, and understand there is already a representation of something. Breeding information in cultural institutions is: information, information note, nonrecurring and repeating information, documented and undocumented information. Information systems management “Goskatalog Museum Fund”, “library 2000”, “Irbis”, “Marc-SQL”, “KAMIS”, “AU”, SIC Informkul'tura.

Текст научной работы на тему «Информация как инструмент технологии управления»



сю

^ Теория и история культуры

(^^НФОРМАЦИЯ КАК ИНСТРУМЕНТ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ

УДК 008:002.6; 351.85 В. В. Чижиков

Московский государственный университет культуры и искусств

В статье исследуются вопросы информационно-управляющих систем общего характера и информационных технологий социокультурного менеджмента. Восприятие и понимание нужности и полезности информации для целей учреждения культуры имеют отношение к информации как таковой, а понимание есть уже представление о чем-то. Селекция информации в учреждениях культуры обусловлена: информацией к действию, информацией к сведению, неповторяющейся и повторяющейся информацией, документированной и недокументированной информацией. Информационные системы менеджмента «Госкаталог Музейного фонда», «Библиотека 2000», «Ирбис», «Марк-SQL», «КАМИС», «АС-Музей», НИЦ Информкультура.

Ключевые слова: информация, информационная система, информационные технологии, информационные сети.

The article studies the questions of creation of management information systems and information technology and cultural management. The perception and understanding of the relevance and usefulness of the information for the purpose of cultural institutions is relevant to the information as such, and understand there is already a representation of something. Breeding information in cultural institutions is: information, information note, nonrecurring and repeating information, documented and undocumented information. Information systems management "Goskatalog Museum Fund", "library 2000", "Irbis", "MarcSQL", "KAMIS", "AU", sic Informkul'tura.

Keywords: information, information system, information technology, information networks.

Важность информации для управления настолько очевидна, что, кажется, нет необходимости останавливаться на этом вопросе. Но, на самом деле, информационные управляющие системы, электронное технологическое оснащение развиваются настолько динамично, что малейшее отставание в их изучении и освоении непременно выводит организацию, учреждение, предприятие на периферию развития.

Кроме того, предметом изучения и интереса в данной статье являются не крупные компании, опыт которых широко освещен, а социокультурная сфера и ее отдельные учреждения, информационные технологии менеджмента которых до настоящего вре-

мени практически не подвергались анализу и описанию.

Следовательно, в данной статье будет уделено внимание двум аспектам: информационно-управляющим системам общего характера и информационным технологиям социокультурного менеджмента. Исходя из того, что предметом и начальным материалом менеджерской деятельности является информация, технологии менеджмента можно рассматривать в виде способов обработки управленческой информации, на основе чего и происходит разработка, принятие и осуществление управленческих решений.

Информация как инструмент технологий

1997-0803 ВЕСТНИК МГУКИ 2 (52) март-апрель 2013 51-57 51

ISSN 1997-0803 ♦ Вестник МГУКИ ♦ 2013 ♦ 2 (52) март-апрель ^

управления. Информация — это первичная и содержательная категория и поэтому сформулировать для нее самостоятельное определение можно только описательно, во взаимосвязи с такими близкими категориями, как система, структура, связи. Информация — это основная часть того, что передается в процессе связи. Информационные связи внутри учреждения преследуют две основные цели. Первая заключается в том, чтобы предоставить информацию, необходимую для принятия решений, направленных на выполнение поставленных задач, а вторая — в том, чтобы оказать влияние на деловое поведение сотрудников, направить их усилия на достижение целей учреждения и в разумных пропорциях сочетать личные интересы и интересы организации.

Таким образом, в первом случае на передний план выступают знания, во втором — мотивация. В информационных технологиях наиболее широко используются термины «связь» и «общение». Оба эти термина означают процесс передачи сообщения, имеющего смысловое содержание, от одного сотрудника или просто человека к другому.

Через слово, символы, жесты можно осуществлять любые виды воздействия на ум и сознание любого человека. Связи между людьми, отдельного человека с группой людей обеспечивают, по крайней мере, три важных аспекта: происходит передача информации и идей; существует определенное средство передачи информации; имеется адресат, который понимает, что имеет в виду корреспондент.

В процессе административного или служебного общения связь между сотрудниками учреждения культуры представляет собой процесс, который включает передачу и точное воспроизведение идей для того, чтобы вызвать действия, которые будут способствовать достижению целей всего коллектива.

Точное воспроизведение идей предполагает высокий уровень понимания между сослуживцами. Следовательно, управление

имеет дело с механизмами передачи информации в учреждениях культуры.

Информация — это преобразованные в определенном контексте (в данном случае управленческом) содержательные и полезные для управленцев данные. Термин «информация» происходит от латинского informatio, что означает разъяснение, осведомление, изложение. В широком смысле информация — это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между другими людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами. Следует различать внутреннюю и внешнюю информации, которые также служат целям планирования и контроля, маркетинга, управления кадрами и т.д.

Информация, следовательно, характеризуется своими качествами, которые и определяют ее полезность. В каждой конкретной ситуации анализ качества информации сводится к оценке ее значимости для учреждения и ее сотрудников.

Информационные технологии управления включают в себя элементы многих дисциплин. Среди них: наука управления, наука поведения, математика, психология, экономика, социология и др. Менеджмент формируется на основе указанных дисциплин, а информационные технологии влияют и часто трансформируют сам процесс менеджмента.

В современной теории и практике информационные технологии чаще всего связаны с компьютерными технологиями хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Развитие информационных технологий идет в направлении электронного моделирования, которое становится неотъемлемой частью интеллектуальной деятельности человечества, связано с идеей создания нейрокомпьютера, который может обучаться и поступать так же, как человек, то есть многократно просматривать информацию, делать ошибки, учится на них и исправлять их. Уже сегодня компьютеры применяются для распознавания образов, восприятия человеческой речи,

$

55

^ Теория и история культуры

отпечатков пальцев.

Эти технологии позволяют менеджерам создавать и обеспечивать доступ к сложным базам данных об учреждении, его деятельности, посетителях, потребителях культурной продукции. Они позволяют сотрудникам учреждения культуры общаться друг с другом способами оперативной связи.

Например, при разработке системы информации время имеет значение в определении периодичности предоставления информации. Один вид информации может требоваться ежедневно, другой — один раз в неделю, третий — один раз в квартал и т.д. Периодичность поступления информации может быть ритмичной, но может диктоваться необходимостью — по усмотрению руководителя и в зависимости от состояния творческо-хозяйственной деятельности.

Вся информация проходит через восприятие и понимание нужности и полезности для достижения целей учреждения культуры. Но между восприятием и пониманием есть разница, которая состоит в том, что Ф восприятие больше имеет отношение к ин-

формации как таковой, а понимание есть уже представление о чем-то. Разница между информацией, которую нужно принять к исполнению (действию), и информацией к сведению заключается в следующем.

Информация к действию — это информация о самом существенном на данный момент времени. Эту информацию руководитель должен знать, четко определять ее для себя и придерживаться ее, поскольку это не ощущения, не предчувствия, а осознанная работа. Данную информацию нужно осмысленно по мере важности оформить в виде плана, программы, и ориентироваться на них в своих действиях.

Информация к сведению — это весь поток информации, который, так или иначе, воспринимается руководителем. Из всего информационного потока остается только то, что сможет перейти в опыт и знание, а все остальное пройдет как лишнее или неосознанно останется в ощущениях. Информации к сведению бывает много,

даже той, которую человек отметил, но той, которую он не отметил, — еще больше.

Информация, не требующая действия, принимается к сведению, когда, скажем, директор учреждения культуры информирует сотрудников о состоявшихся событиях, о своей точке зрения, о приказах, распоряжениях и иных директивных документах, методических рекомендациях вышестоящих органов о деятельности других учреждений культуры.

Неповторяющаяся и повторяющаяся информация. В процессе деятельности учреждений культуры создается значительное количество самых разных видов информационных материалов, но не все они имеют одинаковое значение и ценность. В одном случае информация может нести информацию о культурной, художественно-творческой деятельности, организации, технологиях деятельности, науке и, соответственно, служить источником для различных областей социально-культурной жизни.

Информационное значение других документов не выходит за рамки узкопрактических целей. Отражая организационные, административные и хозяйственные вопросы, они служат лишь средством обеспечения оперативной деятельности учреждений. Роль их как источников научно-практической деятельности невелика. Встречаются документы, информация которых теряет свое значение почти сразу после их возникновения. Именно научно-историческая и практическая значимость информации предопределяет возможность и длительность использования документов, а значит, продолжительность их жизненного цикла.

Признаком неповторяющейся информации является уникальность, одноразовый характер информации, которая может быть получена в результате социологических или иных исследований в коллективе, среди населения и служит основой для принятия радикальных решений.

К типичным видам повторяющейся информации следует относить отчеты учреждения, в которых отражаются вопросы

$

53

ISSN 1997-0803 ♦ Вестник МГУКИ ♦ 2013 ♦ 2 (52) март-апрель ^

творческой деятельности, финансовой и хозяйственной работы, кадровые вопросы, объем социально-культурных и культурно-досуговых мероприятий, участие в них населения.

Информационные системы управления.

Как отмечалось, в информационных системах, наряду с компьютерными сетями, аппаратным и программным обеспечением, важнейшим фактором является человек, человеческий ресурс. Стремительный рост информационных ресурсов на определенном этапе проходит через зону насыщения информационных потребностей. Человеку, не адаптированному к избытку информации, грозит стресс. Механизмами защиты от стресса являются своевременная селекция необходимой информации и защита от информационного «мусора», то есть от лишней, ненужной информации.

Люди формируют и поддерживают необходимый информационный банк, и этот же информационный банк помогает людям в реализации их управленческих функций. Информационная база данных, например, по русской традиционной культуре Государственного республиканского центра русского фольклора (ГРЦРФ), включает материалы по сбору, учету, хранению, исследованию, использованию русского музыкально-поэтического фольклора.

Банк данных описывает предметы традиционного сельского быта, изделия народных ремесел и художественных промыслов, народный костюм, музыкальные инструменты. Имеет записи песен и наигрышей, хороводов, плясок, народных игр, записи сказок, легенд и других произведений прозаических жанров, рецептов народной медицины и традиционной русской кухни, а также записи обрядов, обычаев, поверий.

Информационные системы менеджмента — это организационно упорядоченная совокупность документов, массивов документов и информационных технологий, обусловленная использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы, обеспечивающая при-

нятие стратегических, тактических и операционных решений.

Информационная система любого учреждения культуры представляет собой технологический контент (наполнение) обработки объектов электронного каталога.

В информационном пространстве находится достаточно большое количество информационных систем, предназначенных для автоматизации учета фондов библиотек, музеев, архивов и т.д. К наиболее распространенным библиотечным информационным системам можно отнести такие, как Федеральная государственная информационная система «Госкаталог Музейного фонда», «Библиотека 2000», «Ирбис», «Марк-SQL» и др., к информационным системам автоматизации музеев — КАМИС, «АС-Музей».

Ведущей системой научной информации по культуре и искусству РФ является «Росинформкультура» (Научно-информационный центр по культуре и искусству. Как указывается в аналитической статье одного из сотрудников1 этого подразделения Российской государственной библиотеки, «Росинформкультура» объединяет информационные службы по культуре и искусству, действующие в составе научных и специальных библиотек, исследовательских и учебных институтов, музеев, домов народного творчества и других учреждений культуры.

Цель «Росинформкультуры» — содействие средствами научной информации формированию новой культурной политики, создание информационной базы отраслевой науки в стране, повышение профессионального уровня работников культуры.

В основе «Росинформкультуры» — федеральный банк данных по культуре и искусству, представляющий собой совокупность реферативно-библиографических и фактографических баз данных (ФАБнД).

Банк данных, являясь распределенным,

$

1 Тихонова Л. Н. Информационное обеспечение культурной деятельности России: федеральный банк данных по культуре и искусству [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http:// www.ict.nsc.ru/win/conferen/bib96/gpntb.004.html

54

^ Теория и история культуры

генерируется на основе фондов Российской государственной библиотеки (РГБ), Научно-музыкальной библиотеки им. Танеева, Библиотеки иностранной литературы им. Рудомино, ряда научных и республиканских (национальных) библиотек РФ.

Держателем банка данных и основным генератором его информационного массива является Научно-информационный центр по культуре и искусству Российской государственной библиотеки (Информкультура), при этом ФАБнД имеет открытый доступ для членов «Росинформкультуры» и различных категорий абонентов. Банк данных эксплуатируется на мини-ЭВМ НР-3000 с помощью СУБД МШШБ.

Реферативно-библиографические базы данных, входящие в состав ФАБнД, пополняются ежедневно сведениями о новых отечественных и зарубежных публикациях. Общее число аналитически обрабатываемых периодических изданий более 1000 названий. Объем записей в реферативно-библиографических БД превышает 120000, с Ф ежегодным пополнением в 20000 записей.

Базы данных включают библиографические сведения, аннотацию или реферат (до 2000 знаков), справочные элементы: код держателей информации, шифр хранения, сведения пространственно-временного характера и др.

Содержание документов раскрывается с помощью комплексного ИПЯ, включающего отраслевой рубрикатор, дескрипторы или ключевые слова, извлекаемые из тезауруса или текстов заглавий и аннотаций (рефератов). Поиск возможен по любому сочетанию элементов. Базы данных предоставляются в пользование в режиме теледоступа, ИРИ, «запрос — ответ», а также посредством информационных изданий.

Локальные базы данных, формирующиеся с применением технологии Информкультуры в научных библиотеках Российской Федерации и составляющие основу сети распределенных реферативно-библиографических БД по культуре и искусству, предназначены для загрузки и переда-

чи любых записей регионального характера на ПК в ФАБнД, а также получения и использования всего массива информации по культуре и искусству. Локальные БД работают на CDS/ISIS/M версия 3.

Принцип децентрализации, положенный в основу формирования федерального банка данных по культуре и искусству, обеспечивает адекватное отражение состояния и развития национальных культур, способствует формированию единого информационного пространства на территории РФ и СНГ.

Фактографические базы данных, входящие в структуру ФАБнД, реализуются на персональных компьютерах. Информационная продукция фактографических БД ориентирована на индивидуальных пользователей, в связи с этим созданы максимально комфортные условия, не требующие специальных знаний программного обеспечения.

Среди баз данных есть такие, как «Организации культуры в РФ и за рубежом», «Зарубежные сети организаций культуры и искусства», «Европейские курсы по подготовке менеджеров в области культуры и искусства», «Музыкальные фестивали и конкурсы», «Международные ярмарки и выставки изобразительного искусства» и др. Информационные массивы банка данных предоставляются в пользование абонентам информационной системы из России и СНГ и читателям РГБ.

В настоящее время ведется работа по наращиванию объемов баз данных, в том числе за счет подключения различных типов объектов описания, расширения тематики ФАБнД, развития сети информационных центров по культуре и искусству.

Развитие информационных систем, повышение знаний и навыков эффективного пользования информацией ведет к формированию информационной культуры, которая является феноменом, характеризующим интеллектуальный уровень развития общества и человека.

В небольших коллективах, к которым

$

55

ф

ГИЛ

ISSN 1997-0803 ♦ Вестник МГУКИ ♦ 2013 ♦ 2 (52) март-апрель ^

можно отнести практически все учреждения социально-культурной сферы, включая учреждения культуры и искусства, информационные системы довольно просты. В центре их оказываются, в основном, руководители (административные и творческие), заведующие отделами и секторами.

Деловые контакты с Научно-информационным центром по культуре и искусству (НИЦ Информкультура) осуществляются на сайте2.

Технологичность информационных систем. Не является откровением, что сотни тысяч персональных компьютеров в отделах, секторах, у секретарей в приемных руководителей светятся экранами пустопорожних электронных игровых забав. Слишком часто предоставляемые компьютерами данные отвечают скорее возможностям самих компьютеров, прикладных программ, но никак не возможностям пользователей.

Обычно компьютерные специалисты стремятся загрузить свою технику на полную мощность, упуская из виду необходимость предоставления небольших объемов полезной информации, пригодной для принятия решений.

Соорудить мостик через пропасть, разделяющую компьютерных специалистов и менеджеров, возможно лишь при условии активного участия в этом деле пользователей.

Чем больше их вовлекается в разработку и внедрение информационной компьютерной системы, тем быстрее и лучше они поймут ее преимущества и будут производительно использовать эту новую систему.

Сегодня можно говорить о необходимости создания интегрированной информационной системы в учреждениях социокультурной сферы, которая обладала бы координационными связями и отношениями внутри сети и взаимодействовала с внешней средой, с определенной долей авансирования в будущее.

Полное воплощение оптимальной моде-

2 Сайт: <http://infoculture.rsl.ru>. Юридический адрес: 119019, Москва, ул. Воздвиженка, д. 3/5.

ли информационной системы возможно при соблюдении определенных требований.

1. Информационная система будет эффективной, если оказывает помощь в осуществлении процесса управления.

Она должна обеспечить руководителей всех уровней информацией для анализа и выбора альтернативных решений при планировании, оценке результатов собственной деятельности и работы подчиненных.

2. Система должна опираться на конкретные факты, обрабатывать нужные данные, отсеивать ненужную информацию.

3. Система должна объективно отражать результаты работы каждого подразделения в соответствии с организационной структурой учреждения.

4. Потоки информации на более низком уровне всегда более детальны, конкретны и укрупняются с повышением статуса адресата. Типы информации имеют различный объем и ценность в зависимости от уровня требований и ответственности потребителей.

5. Информация для планирования отличается от информации для контроля, но каждая из них разрабатывается с учетом знания другой. Информация должна быть полной, долгосрочной и краткосрочной, отражать прошлое, настоящее и предвидеть будущее.

6. Особенно большое значение в информационной системе социокультурных учреждений имеют сведения о внешних факторах, на основе которых выстраивается, корректируется содержание, объем и характер деятельности указанных учреждений.

7. Информация должна соответствовать стилю работы менеджеров, что вызовет желание экспериментировать с новыми компьютерными программами, находить более приемлемые модели информации, а соответственно, и оптимальные модели управления.

Стремительные изменения в информационных системах, насыщение информационного потока электронными носителями, пе-

$

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

66

ф

ГИЛ

^ Теория и история культуры

чатными текстами, графической продукцией, появление персональных компьютеров на столах менеджеров всех уровней — все это дает возможность использовать информацию по своему выбору в реальном масштабе времени.

Менеджер, который имеет доступ ко всей необходимой ему для служебных целей информации, обретает чувство уверенности благодаря разумности информационной системы, частью которой он является.

Суммируя приведенные выше положения, можно констатировать, что практическую основу информационного социума образуют информационно-коммуникативные технологии, без которых учреждения культуры обречены.

Расширение их информационных функций, ориентированность как на непосредственного, так и на удаленного пользователя, встраивание в мировое информационное пространство — все это должно обеспечить учреждениям культуры адекватное место в инфраструктуре современного информационного общества. Информационное общество — это новый этап в развитии цивилизации.

Он характеризуется возрастанием роли информации в жизни людей, интенсивным ростом информационного производства, увеличением производства интеллектуальной продукции, расширением информационных обменов, динамичным развитием рынка информационных технологий и телекоммуникаций.

Если в XIX веке богатством считались материальные объекты, то сегодня капиталом считаются знания и информация, а управление знаниями становится главным механизмом инновационной деятельности.

В поисках источника конкурентоспособ-

ности ведущие учреждения культуры сегодня начинают признавать ценностью не только человеческий потенциал, они начинают искать и подсчитывать свой творческий и информационный потенциал — запас идей, способность генерировать новое и умение извлекать из них ценность.

Эти учреждения переосмыслили себя как фабрики новых идей. Это больше, чем просто учреждение, объявляющее, что оно собирается принимать на работу больше творческих людей — разве какая-либо организация намерена искать людей не творческих?

Все это требует целостного подхода к организационной и информационной культурам, благодаря чему задачи менеджмента становятся столь же увлекательными, как и задачи информатизации и инноваций. Информация сама по себе превращается в управленческую задачу.

Информация, заложенная в информационных системах менеджмента, имеет несколько признаков, которые характеризуют ее полезность.

Для информационного менеджера важно увязать результаты использования информационной системы с общей стратегией организации, обосновать ее вклад в достижение успеха.

Чем выше требования к результатам работы учреждения, тем выше требования должны быть к используемым информационным технологиям и системам, построенным на их основе.

С одной стороны, методы и модели управления должны быть подкреплены соответствующими инструментами, с другой — появление информационной системы сбора данных хотя бы на бумажных носителях — уже первый шаг к организации успешного управления информационной службой.

$

57

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.