CC BY
23
рынок региона сформировался и игроки занимают свои определенные ниши.
Использованные источники:
1. Сайт МИГ «Страхование сегодня» - Режим доступа: www.insur-info.ru/
2. Сайт ООО «Росгосстрах» - Режим доступа: www.RGS.ru
3. Корнилов И.А. Основы страховой математики: Учебн. пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. - 400 с.
4. Бурроу К. Основы страховой статистики / Пер. с немецкого. М.: Издательский центр "АНКИЛ", 1996. - 97 с
УДК 656.96
Дементьева Т.В.
магистр
2 курс, факультет «Транспортная логистика»
Россия, г. Ростов-на-Дону ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ СЕГОДНЯ. РАССМОТРЕНИЕ СОВРЕМЕННОГО ПОДХОДА К ДОКУМЕНТООБОРОТУ Анотация: Рассмотрению понятия информационного потока, документооборота, электронного документооборота. Даны характеристики системам электронного документооборота. Подробно описана комбинированная система документооборота программа «ТranstТrade». Ключевые слова: информационный поток, документооборот, электронный документооборот, системы документооборота -комбинированные, универсальные, индивидуально разработанные, программное обеспечение «ТranstТrade».
Каждый руководитель согласиться с утверждением, что для эффективного управления компанией необходимы хорошо отлаженные информационные потоки, которые увеличивают производительность персонала и служат надежными помощниками в делах.
Как же охарактеризовать информационный поток и сделать его надежным помощником и соратником в трудовой деятельности персонала? Для начала, я считаю, необходимо дать характеристику некоторым терминам.
Таким как:
информационный поток - это поток информации, который передается в разных формах (электронной, устной, письменной) возникает, как во внутренней среде предприятия, так и во внешней.
Если говорить об электронном и письменном видах информационного потока, то необходимо ввести следующий термин - документ. Именно из документов состоит информационный поток.
Документ - составная часть информационного потока, как внутриорганизационного, так и внешнего.[4]
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (э.д.о.) — это работа с документами, представленными в электронном виде. [1]
От себя хотелось добавить, что в современном мире с быстрым развитием информационных технологий на многих современных предприятиях электронный документооборот (э.д.о.) занимает одну из главных ролей в движении документов, как при внутриорганизационных потоках, так и во внешних потоках.
Внутриорганизационный информационный поток - это поток, состоящий из документов необходимых для сотрудничества персоналу конкретной организации, фирмы, предприятия, компании.
Внешний информационный поток - это поток документов, передающий информацию фирмам, предприятиям, организациям [2]
Для того, что бы сотрудники фирмы не теряли время, разбираясь в электронных документах и их местонахождении, необходима четкая отлаженная система автоматизации э.д.о. Для этого существуют различные программы систематизации электронного документооборота.
В свою очередь они подразделяются:
- универсальные - имеющие простейший набор функций, который подойдет для любого предприятия не зависимо от того в какой сфере оно задействовано.
На мой взгляд, универсальные программы, для руководителя начинающей фирмы, благодаря их не дорогой стоимости и простоте в использовании, временные затраты на их приобретение и установку минимальны. С учетом расширения фирмы необходимость приобретать лицензию на каждое новое рабочее место. Из минусов могу отметить стандартный набор функций, который не позволит расширить свои возможности фирме.
- индивидуально разработанные - разрабатываются индивидуально под заказчика, учитывают все его пожелания на момент заказа, благодаря этому экономят время и силы сотрудников затраченное на работу.
Однако в этих системах есть свои минусы, такие как, большое количество затраченных финансовых средств и времени на ожидание готового программного продукта, а так же обучение персонала. Думаю, что необходимо отметить, что целесообразно использование индивидуально разработанных систем на крупном предприятии, которому не подойдут универсальные, так как там только лишь стандартный набор функций, а комбинированные даже с учетом дополнительных модулей, не смогут учесть всех индивидуальных особенностей предприятия.
- комбинированные системы электронного документооборота -подразумевают под собой основную (базовую) платформу на которую наслаиваются необходимые модули для клиента. [3]
Пожалуй, это «золотая середина» в системах электронного документооборота. Комбинированные системы учитывают потребности предприятия, при расширении предприятия есть возможность добавления необходимых предприятию функций. В основном программы этого вида просты в обращении. Затраты, по сравнению с индивидуально разрабатываемыми С.Э.Д., минимальны. Время освоения программ сотрудниками предприятия также не значительно.
В данной статье, я хотела бы по подробней раскрыть суть комбинированных систем документооборота, рассмотрим его на примере программного обеспечения «ТranstТrade».
Данная программа предназначена для предприятий, которые связаны с логистикой. Она позволяет выполнять различные функции такие как:
- оформление договоров с заказчиком и исполнителем - сотрудник может параллельно делать два договора, что значительно сокращает его время работы.
- рассылка необходимой информации для партнеров компании -дополнительная функция в программе, которая позволяет отправлять уведомления на телефон для партнеров транспортной организации.
- хранение необходимой информации, как о клиенте, так и исполнителе - сотруднику не нужно будет заново восстанавливать информацию по клиенту или перевозчику, достаточно просто найти их в базе данных программы.
- у каждого пользователя в ее системе свои права и полномочия -благодаря этому исключается возможность «сделать что-то не то» или случайного удаления информации сотрудником.
- каждый пользователь системы входит под своим индивидуальным логином и паролем - это помогает отследить руководящему лицу, кто как работает.
- каждое действие пользователя заносится в протокол программы - с помощью этого можно увидеть ошибку на начальной стадии и исправить ее сразу, что не приведет к ее мучительному поиску спустя время.
- учет программой своевременно не оплаченных заказов, и напоминание об их оплате - благодаря чему происходит обмен информацией не только внутри коллектива логистов, но и с бухгалтерией предприятия.
- возможность настраивания отчетов о работе сотрудников за необходимый период.
- возможность программы работать воедино вместе с другими -программа имеет возможность совместной работы с программой 1с «бухгалтерия», что в целом оценивается положительно.[5]
Наряду с огромным количеством плюсов этой программы, хочу выделить и минусы к ним могу отнести:
- базовая комплектация практически не значительна - то есть изначально программа идет как база данных для предприятия, которая учитывает всю необходимую информацию, как о клиентах, так и о перевозчиках.
- большую часть необходимых модулей необходимо покупать отдельно от самой программы - предприятию необходимо решить, что ему необходимо приобрести. Каждый дополнительный модуль связан с другими, поэтому необходимость каждого из дополнений важна.
- каждый модуль имеет определенную плату - для небольшого предприятия с не высокими доходами это не самая приятная новость.
- базовая часть продается отдельно - что не очень хорошо сказывается на финансовых затратах на программное обеспечение фирмы.[6]
В заключение хочу сказать, что на сегодняшний день каждый руководитель знает о необходимости стабилизации и слаженности работы информационных потоков. Документооборот одна из основных частей стабильной работы предприятия на сегодняшний день. Его основной показатель для экономики предприятия - это скорость передачи информации. Чем быстрее информация достигнет получателя, тем быстрее будет работать вся система в целом. Благодаря этому повышается активность сотрудников фирмы, и уменьшается время выполнения поставленной задачи.
Использованные источники:
1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р. 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) (отменен). Взамен настоящего ГОСТа приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. N 1185-ст с 1 марта 2014 г. введен в действие ГОСТ Р. 7.0.8-2013
2. Г.Ю. Касьянова, Документооборот. Основные средства, АБАК, 2010 год, 256 стр.
3. Электронный ресурс: Обзор систем электронного документооборота. Режим доступа: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml
4. Байкова И.Ю., Документооборот и делопроизводство. Как организовать работу с документами, Эксмо, 2009 год, 288 стр.
5. Электронный ресурс: TransTrade. Программа для транспортных компаний. http://www.bifs.ru/products/transtrade/
6. Электронный ресурс: ТгашТ^е. Стоимость программы. http://transoft.ru
7. Электронный ресурс: https://ru.wikipedia.org
