CC BY
3
Соколова М.Ю., к. э. н.
доцент
кафедра статистики, эконометрики и информационных
технологий в управлении Макарова Ю.В. студент 2 года обучения Русанова М.О. студент 2 года обучения направление «Бизнес-информатика» ФГБОУ ВПО «МГУ им. Н.П. Огарева»
Россия, г. Саранск ПРАКТИКА ПРИМЕНЕНИЯ ИСУД GLOBUS Аннотация: данная статья посвящена вопросу активного перехода с бумажного документооборота на электронный, с помощью системы электронного документооборота Globus. Перечислены возможности и преимущества системы Globus DIRECT.
Ключевые слова: система электронного документооборота, безбумажный документооборот, СЭД Globus, предприятие.
В настоящее время основным процессом на любом предприятии остается работа с документами: приём, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, её отправка согласование договоров и отправка контрагенту документов сделки. Практически в каждой организации, работа которой основана на бумажном делопроизводстве, через какое-то время возникают проблемы, связанные с потерей поступивших документов, дублирование документов, появляется сложность поиска необходимой информации, увеличивается срок прохождения документов по инстанциям и т.д. Следовательно, современным предприятиям лучше отказаться от бумажного делопроизводства, так как возникает много хлопот. Данный факт подтверждает и нижеследующая статистика.
По данным Delphi Consulting Group, только в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн. различных документов. В то же время, по данным журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов, а среднестатистический служащий тратит каждый год до 150 часов на поиск утерянной информации. Таким образом, традиционные методы работы с документами становятся малоэффективными.
Для того, что бы максимально эффективно решить данные проблемы, следует внедрить на предприятии электронный документооборот. В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. Благодаря этим системам повышается эффективность деятельности коммерческих компаний и промышленных предприятий, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего
управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. Правильно организованная система электронного документооборота позволяет избежать бумажного документооборота.
В настоящее время на российском рынке предлагается достаточно большое количество готовых продуктов по управлению документооборотом, к их числу относится и система Globus, которая рассматривается в данной статье.
Использование системы электронного документооборота Globus привлекательно тем, что позволяет организовать безбумажный документооборот и оптимизировать процессы создания, обработки, хранения и доставки документов любых форматов.
Аппаратная платформа СЭД Globus делится на две части:
1. Серверная часть. Сервер работает под управлением операционной системы FreeBSD версии 6.4.
2. Клиентская часть. Клиентское программное обеспечение СЭД Globus professional устанавливается под управлением ОС Windows. Помимо простейших процессов создания, согласования и утверждения, можно охватить полный цикл классического документооборота, от приемки или создания документов до завершения исполнения, отправки адресатам или в архив.
СЭД Globus позволяет автоматизировать всю технологическую цепочку жизненного цикла документа и обеспечивает надлежащий контроль исполнения поручений.
Программа СЭД Globus допускает создание любого вида документов, с учетом их специфики. Справочник «Вид документа» имеет перечень стандартных атрибутов, которые технолог системы настраивает по запросу отдела. При просмотре «Карточки документа» владелец документа может получить исчерпывающую информацию о ходе исполнения документа, о дате регистрации, об исполнителях по данному документу. Также технологом формируется таблица ограничений доступа к документу, их права можно задавать в системе в зависимости от выполняемой задачи.
Важно, в системе СЭД Globus можно пользоваться еще одним функциональным элементом системы - «Мастером согласований». Функциональный модуль мастера согласования документов предназначен для повышения удобства работы пользователей и представляет гибкие возможности для согласования документов с другими пользователями системы.
СЭД Globus имеет следующие достоинства:
1. Гибкость и адаптивность. Дополнительные функции
настраиваются без программирования.
2. Интуитивно понятная навигация и привычный интерфейс. Оперативное обновление информации на экранах, немедленное уведомление об изменениях
3. Безопасность. Централизованное хранение всей информации на защищенном сервере.
4. «Всё включено». Нет скрытых расходов по приобретению дополнительного сервисного программного обеспечения западных производителей: баз данных, веб-серверов, порталов, офисных программ.
5. Инструмент для работы сотрудников различных подразделений в компании. Globus легко интегрируется с учетными системами и специальным ПО
Ниже перечислены версии системы управления документооборотом Globus.
Компания «Промышленные информационные технологии», известная системой Globus Professional, выпустила продуктовую линейку из пяти новых продуктов, ориентированных на разные ценовые ниши и функциональные задачи. Это продукты:
1. Globus Professional - система электронного документооборота. Система Globus Professional предназначена для автоматизации документооборота и ключевых направлений бизнес-процессов на предприятии. Документооборот на базе Globus Professional можно использовать уже через день после установки, решая текущие вопросы предприятия с помощью базовых элементов.
2. Globus START - система автоматизации документооборота для малых предприятий. Полностью готовая к установке и использованию система устанавливается за считанные минуты и решает задачу автоматизации работы с внутренними и поступающими в организацию документами. Позволяет обеспечить их надежное централизованное хранение, быстрое создание по шаблонам и согласование в электронном виде. Идеально подходит небольшим коммерческим организациям, вовлеченным в интенсивный обмен документами с клиентами, поставщиками или регуляторами рынка. Позволяет избежать потери документов, обеспечить более быструю реакцию на запросы, снизить затраты времени и снизить влияние «человеческого фактора».
3. Globus DIRECT - система электронного документооборота Globus DIRECT предназначена для компаний, предприятий и организаций среднего размера с численностью пользователей от пары десятков до тысячи человек.
4. Globus e-GOVERNMENT - созданный специально для автоматизации органов государственной власти, он позволяет быстро развернуть инфраструктурное решение, которое обеспечивает оборот всей необходимой информации в электронной форме и с соблюдением всех
действующих регламентов. Система предназначена для автоматизации деятельности органов федеральной исполнительной власти и муниципалитетов.
5. Globus ENTERPRISE - Система Globus ENTERPRISE предназначена для решения задач автоматизации географически распределенных холдингов и естественных монополий. Это решение подойдет организациям, которые в результате больших масштабов своей деятельности сталкиваются с проблемами географически распределенной обработки интенсивных потоков информации от сотен миллионов клиентов и контрагентов из разных частей света.
Для того чтобы наиболее раскрыть данную тему, необходимо подробнее рассмотреть систему документооборота Globus DIRECT.
Globus DIRECT - это одна из ведущих систем автоматизации электронного документооборота. Автор программы - ОАО «Промышленные информационные системы». Компания с 2000-го года создает лучшие в своем классе системы на базе ведущих отечественных и зарубежных технологий. Тысячи пользователей отдали предпочтение данной системе. Система электронного документооборота Globus DIRECT предназначена для компаний, предприятий и организаций среднего размера с численностью пользователей от пары десятков до тысячи человек. Система представляет собой полностью готовый к использованию продукт, который решает следующие бизнес-задачи:
—переход на эффективный безбумажный оборот документов;
—создание корпоративного хранилища документов, шаблонов, справочников и форм;
— снижение затрат времени специалистов на подготовку, согласование и обработку документов;
—ускорение и контроль прохождения документов и заданий между подразделениями;
— систематизация, надежное хранение и разграничение прав к бизнес-критической информации;
—укрепление системы управления, мониторинг ключевых показателей;
— формирование управленческой аналитики и оперативных отчетов;
— своевременное предоставление первичных документов учетным подразделениям.
Globus DIRECT - это полностью готовый к применению программный продукт для всей компании. Стандартная конфигурация подойдет для начала работы предприятиям и организациям любых отраслей. Отвечает нуждам всех подразделений и департаментов.
СЭД Globus DIRECT может быстро и легко подстраиваться под изменяющиеся требования без программирования и остановки обслуживания пользователей. Тем самым создается надежная и экономичная инфраструктура, которая позволит организации достигать высоких
результатов при оптимальных издержках.
Globus DIRECT позволит специалистам быстрее обрабатывать документы, подготавливать новые и не совершать досадных ошибок. Заполнение документов осуществляется автоматически по шаблонам с использованием справочников, что устраняет ошибки и снижает издержки. Поиск и регистры помогут моментально найти нужные документы за любой период.
Электронный документооборот Globus DIRECT работает на «движке» старшего продукта - системы комплексной автоматизации Globus PROFESSIONAL, которая является мощной инновационной ERP-системой. Сервер системы обеспечивает надежное хранение и быструю обработку миллионов транзакций, а также содержит средства автоматической диагностики, резервного копирования и восстановления.
Globus DIRECT имеет надежную многоуровневую систему безопасности:
—на уровне доступа к классам объектов;
—на уровне доступа к экземплярам информационных объектов;
—на уровне доступа к отдельным полям объекта (документа, справочника, журнала, задачи и т.п.);
—на уровне базы данных;
—На уровне ролей пользователей;
—на уровне категорий пользователей.
Globus DIRECT поддерживает надежное разграничение прав на всех уровнях системы. Помимо обычного статического назначения прав пользователям, поддерживаются динамические права, которые позволяют системе по установленным правилам предоставлять или отзывать права доступа на отдельные части электронного документа в зависимости от стадии его обработки.
Документооборот Globus DIRECT - это система, которая растет и развивается вместе с ростом организации. Когда круг задач перерастет рамки электронного документооборота и потребуется ERP решение, охватывающее все без исключения области деятельности, то можно просто перейти на «старший» продукт Globus Professional. Все специфические настройки бизнес-процессов и наработанная информационная база будут перенесены без усилий и затрат за считанные дни.
Система документооборота Globus DIRECT построена с использованием ведущих мировых стандартов и легко интегрируется с любым другим программным обеспечением и оборудованием, образуя единое, слаженно функционирующее решение.
Globus DIRECT является высококачественным продуктом, который произведен квалифицированным персоналом под тщательным контролем в соответствие с процессами, сертифицированными по ИСО 9001:2009.
Одним словом элементы системы «заточены» на повышение
эффективности работы организации. Понятию «Эффективность» уделено огромное внимание при создании Globus DIRECT. Использования Globus DIRECT позволит меньшими усилиями достигать большего результата, а также избежать многих организационных проблем, в том числе «проблем роста».
Особенности эффективного применения электронного документооборота Globus DIRECT показывает компания "Газпром трансгаз". До момента внедрения Globus DIRECT сотрудники компании "Газпром трансгаз" работали в другой системе, однако работа сотрудников была затруднена, так как имеющееся программное обеспечение не справлялось с обработкой постоянно растущего количества документов компании. Поэтому основными требованиями при выборе системы были высокая производительность решения и его масштабируемость. Кроме того, решение должно было объединить территориально распределенную структуру и предоставить возможность удаленной работы в едином информационном пространстве всем сотрудникам компании.
Проект внедрения Globus DIRECT был направлен на создание полнофункциональной системы документооборота и делопроизводства для удобной работы с входящими, исходящими и внутренними документами, коллективной работой над документами и обеспечение защиты информации, уменьшение временных и материальных издержек связанных с обработкой и хранением документов компании.
Важной особенностью этого проекта служит практически самостоятельное внедрение и настройка системы силами всего лишь одного специалиста "Газпром трансгаз". Для внедрения системы было достаточно прохождения специалистом "Газпром трансгаз" стандартного обучение в компании ОАО «Промышленные информационные системы». В результате внедрения системы Globus DIRECT в компании организовано электронное хранилище документов, с разграничением доступа и журналированием действий. Автоматизирована работа с внутренними и внешними документами.
С внедрением системы Globus DIRECT уменьшились временные затраты на рутинные операции с документами. Данные хранятся в структурированном надежном электронном хранилище, их местонахождении строго определено и фиксировано. Исключены потери документов и злоумышленные действия против компании. Снижены сроки на поиск и обработку документов. Организована удаленная работа офисов в безопасном режиме за счет терминального доступа.
Таким образом, системы электронного управления документооборотом обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в корпоративных компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Преимуществами использования системы управления документооборотом
является:
—рост производительности труда персонала;
—экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами; —унификация документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от навыков персонала в области ИТ;
—сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;
—полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной;
—рост степени удовлетворения заказчиков и удовлетворенности сотрудников в своей работе;
—повышение уровня коммуникаций и совместной работы. Следовательно, внедрение системы электронного документооборота помогает выстраивать инфраструктуру управления всем корпоративным конвентом, обеспечивая ведение электронного архива взаимодействие сотрудников, как в малой компании, так и в крупной территориально распределенной корпорации и даже за пределами офиса.
Изученная Система электронного документооборота Globus является одним из лучших образцов систем, нацеленных на задачу управления потоками корпоративных документов и информации. Следовательно, Globus DIRECT — это надежный инструмент, который помогает быстро организовать электронный оборот документов и получить ощутимый эффект, как на отдельных участках, так и в целом по организации.
Использованные источники:
1. Бадьина, А.В. Электронный документооборот фирмы/А.В. Бадьина // Делопроизводство. - 2007. -№1.С.32 -34.
2. Валялова, Л.М. Организация движения документов/Л.М. Валялова // Секретарское дело. - 2006. - №2. С.16 - 24.
3. Жеребенкова, В.П. Документооборот на предприятии/ В.П. Жеребенкова // Вершина. - 2005.
4. Смирнова, Г. Н. Электронные системы управления документооборотом/ Г.Н.Смирнова // ИНИОН РАН. -2003. -С.156.
5.Чернов, В.Н. Системы электронного документооборота / В.Н. Чернов // М: РАГС. - 2009. - С.84.
6. http://www.globusprof.ru/
7. https://ru.wikipedia.org/wiki/Globus_Professional
8. http://www.press-release.ru/branches/hitech/660429bb49736/
