CC BY
14
защиты настолько, чтобы ее взлом стоил дороже, чем защищаемая информация.
Использованные источники:
1. Федеральный закон от 6 апреля 2011г. N 63-Ф3 "Об электронной подписи"
2. Компьютерное делопроизводство: учеб. курс / Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова. - СПб.: Питер, 2005. - 411с.
3. Щеглов А.Ю. Защита компьютерной информации от несанкционированного доступа. - М.: Наука и техника, 2003. - 384с.
4. Зайченко Ю.П. Исследование операций: учеб. - 6-е изд., перераб. и доп. -Киев: Изд. дом «Слово», 2003. - 688с.
5. https://ru.wikipedia.org/
Соколова М.Ю., к. э. н.
доцент
кафедра статистики, эконометрики и информационных
технологий в управлении Казакова С.В. студент 2 года обучения направление «Бизнес-информатика» ФГБОУ ВПО «МГУ им. Н.П. Огарева»
Россия, г. Саранск АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОНОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
ДОКУМЕНТООБОРОТОМ ЭСКАДО Аннотация: в статье освещаются вопросы выбора систем электронного документооборота предприятиями и организациями. Раскрыты основные модули, функции и преимущества системы управления документооборотом ЭСКАДО.
Ключевые слова: документооборот, системы электронного документооборота, СЭД ЭСКАДО.
В настоящее время на любом предприятии или в организации приходится иметь дело с возрастающими объемами информации из самых разнообразных источников: электронная почта, факсимильные сообщения, печатные и электронные документы. В связи с этим широкое распространение получили системы электронного документооборота (СЭД). Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.
При внедрении систем электронного документооборота возникает большое количество проблем. Это и не удивительно - мы живем в эпоху революционных изменений в области делопроизводства и документооборота, когда новое соседствует со старым, новейшие технологии внедряются в условиях законодательства, ориентированного на бумажный документооборот [2].
На рынке существует множество систем электронного документооборота, как западных, так и отечественных производителей. К западным СЭД относят: DOCS Open/Fusion, DocuPact, WebShare, IntraNetix, DocuLive, Action Metro, Panagon и др. Среди отечественных СЭД выделяют: ДЕЛО, CompanyMedia, LanDocs, DocsVision, БОСС-Референт, DIRECTUM, ЕВФРАТ-Документооборот, ЛЕТОГРАФ, Globus Professional, EMC Documentum, ЭСКАДО и др.
СЭД западных и отечественных производителей отличаются друг от друга своими техническими характеристиками.
Основные отличия западных и российских систем заключены в возможности масштабирования. Например, если западные системы могут работать на базе большей части существующих операционных систем (Windows, промышленные варианты Unix), то российские системы обычно разработаны для одной из них, как правило, Windows. Западные системы могут быть настроены на использование любой СУБД, российские же зачастую работают только с одной - как правило, Oracle или MS SQL Server. Подобные ограничения российских систем сильно затрудняют построение интегрированных кросс-платформенных решений.
Что касается функциональности, то основное отличие состоит в том, что в западных системах под единым брендом позиционируются несколько программ для различных целей.
Принципиальная разница заключается в подходе к автоматизации документооборота. Западные системы направлены на автоматизацию и поддержку сквозных бизнес-процессов, происходящих в компании, в то время как большинство российских программ автоматизируют отдельные функции.
Стоимость западных систем в среднем составляет 400-1000 долл. США за одно рабочее место без учета затрат на внедрение, оборудование и дополнительные программы (еще 100-500 долл. США за одно рабочее место), которые необходимы для обеспечения электронного документооборота. Само внедрение обойдется в 50-60% от стоимости лицензий (эта пропорция соблюдается для масштаба внедрения от 100 и более рабочих мест), но в отдельных случаях может обойтись и гораздо дороже. Что касается отечественных программ, то их стоимость колеблется от 200 до 600 долл. Сравнительная стоимость внедрения рассчитывается так же, так и в западных системах.
В данной статье будет подробно рассмотрена отечественная система комплексной автоматизации документооборота - ЭСКАДО.
Электронная система комплексной автоматизации документооборота (ЭСКАДО) создана на сетевой платформе Lotus Notes компании IBM. Разработка системы ЭСКАДО в фирме «Интерпроком ЛАН» началась в 1996 году. Ее целью сразу же было поставлено создание коммерческого продукта. Система ЭСКАДО имеет Сертификат соответствия ГОССТАНДАРТА
России №РОСС RU.ME10.H00313. Одним из главных отличий системы ЭСКАДО от других это то, что она совместима с Mac OS и Windows 32/64 -bit, отличается простотой использования и интуитивно понятным интерфейсом (рисунок 1). Кроме этого последние версии системы поддерживают полноценную работу пользователей удаленно через любой веб-браузер, а также с мобильных устройств Android, iPad, iPhone, Windows Mobile.
Рисунок 1 - Интерфейс программы
ЭСКАДО - универсальное решение компании «Интерпроком» для автоматизации процессов делопроизводства и ведения электронного документооборота любого предприятия. Система ускоряет согласование документов, упорядочивает взаимодействие подразделений, облегчает контроль за соблюдением договорных отношений, повышает управляемость бизнеса. Также она позволяет хранить и структурировать документы любого типа и перейти на безбумажную технологию документооборота.
Благодаря системе ЭСКАДО может быть автоматизирована работа с внешними и внутренними документами. Важной особенностью является гибкая схема визирования, которая может быть настроена исходя из иерархической структуры компании, хранящейся в системе. Пакет позволяет реализовать эффективный контроль за исполнением документов, для чего служат гибкие и настраиваемые алгоритмы визирования и контроля.
Основными назначениями системы комплексной автоматизации документооборота - ЭСКАДО являются:
• Организация единой распределенной системы с региональными отделениями и удаленными пользователями.
• Использование различных серверов (факсовых, почтовых, серверов для хранения больших объемов графической информации), организация факсимильной/почтовой рассылки.
• Создание, учет, хранение и обработка различных типов
документов (факсимильные и телетайпные сообщения, электронная почта).
• Автоматическое архивирование документов с использованием гибких алгоритмов.
• Ведение списка фирм и клиентов, отслеживание истории взаимодействия с ними.
• Планирование общих и личных мероприятий.
• Осуществление контроля за подготовкой документов в соответствии с принятой в организации системой документооборота.
Но самым главным назначением СЭД ЭСКАДО - это автоматизация документооборота в офисе, использование различных технологий работы с возможностью обработки документов как в бумажном, так и электронном виде, переход на полностью безбумажную технологию [3].
Система ЭСКАДО логически поделена на 8 модулей (рисунок 2): «Контакты», «Маркетинг», «Договоры», «Проекты», «Планирование», «Справочники», «Отдел кадров», «Канцелярия».
Канцелярия
Входящие Исход яшие Виутре>км<е Произвольные Контроль
112 Контакты
С Фирмы
С Сотрудники Контакты
Договоры
Отдел кадров
Кадры Габепь Кандид« ты Отпуска 3 Проекты
Единый Ссрпис
О настрой*« 1 Отчеты О Ознакомление
О Помощь Журналы событий О Согласование
■ Поиск Архивирование О Этапы обработки
Рассылка Контроль ислолмеиия
Планирование
Календарь Задали
Маркетинг
Мероприятия Рассыпка
Справочники
Шаблоны
Классификатор палок Номенклатура дао Прочее
Рисунок 2 - Модули системы ЭСКАДО Модуль «Канцелярия» является основной составляющей системы ЭСКАДО. Он предназначен для ведения делопроизводства, обеспечивает движение документов с момента их получения или создания, до завершения их исполнения, отправки или сдачи в архив. Возможен просмотр документов по различным критериям выборки, например всех входящих по дате регистрации. Помимо регистрации, из этого модуля осуществляется отслеживание прохождения документов и контроль их исполнения.
Модуль «Контакты» отвечает за размещение актуальной информации: контактные, почтовые и банковские реквизиты, направления и специфика деятельности, прочая информация о партнере. Специальные встроенные средства позволяют задавать автоматическое оповещение пользователей Системы средствами электронной почты о необходимости совершения тех или иных действий в рамках осуществляемых ими контактов. Например, оповещение о необходимом звонке или напоминание об обещании устранить
неисправность.
Модуль «Маркетинг» отвечает за планирование и подготовку мероприятий, ведение списков участников, формирование выборок участников мероприятий, рассылка документов и информационных материалов. При организации рассылки можно разработать шаблон рассылаемого письма, включающий присоединенные файлы. В тексте письма могут содержаться автоматически заполняемые поля, например -имя адресата, занимаемая должность, название организации и другие, что позволяет проводить персонифицированную рассылку.
Модуль «Договоры» отвечает за ведение односторонних и многосторонних документов различных типов: контракт, соглашение, договор, доп. соглашение. Возможности назначения сроков исполнения и ответственных за исполнение по каждому этапу договора и по договору в целом, уведомление ответственных сотрудников о приближении срока исполнения отдельного этапа договора или всего договора в целом -максимально упрощают слежение за ведением работ по договорам.
Модуль «Проекты» представляет собой средство управления проектами, предусматривающее: хранение информации о проекте, планирование и контроль составляющих частей и ресурсов проекта, завершение проекта с определением разницы (в датах и стоимости) между первоначальным планом и реальным выполнением проекта. Информация о любом проекте может быть представлена как в иерархическом текстовом виде, так и в графической форме. Данные о проекте включают в себя не только служебную информацию, но и все материалы, используемые или созданные в процессе проектных работ.
Модуль «Справочники». Система справочников служит для оперативного получения любой текущей справочной информации. Подстановка значений из справочников существенно упрощает процесс подготовки документов и сокращает время занесения информации, исключая ошибки ввода. В состав модуля входит удобный сервис создания шаблонов договоров, исходящих и внутренних документов служебных записок, различных заявлений и других нерегламентированных документов.
Модуль «Кадры» предназначен для автоматизации бизнес - процессов кадрового делопроизводства и ведения кадрового документооборота в электронном виде в соответствии с действующим трудовым законодательством. Модуль обеспечивает ввод, хранение, редактирование информации о структуре организации, ее подразделениях и сотрудниках, в частности: ведение штатного расписания, учет актов по управлению кадрами, учет личных дел, ведение табельного учета.
Модуль «Планирование». Это развитые средства планирования, которые обеспечивают продуктивную и слаженную работу сотрудников предприятия. Планирование может быть организовано как по датам (календарное планирование), так и по отдельным задачам, над которыми
работают сотрудники предприятия [3].
Таким образом к основным функциям системы комплексной автоматизации документооборота ЭСКАДО относятся:
• Поддержка различных типов документов (входящие, исходящие, приказы, распоряжения, поручения, контракты).
• Поддержка различных типов информации (текст, графика, файлы, звук, видео).
• Поддержка клиентских рабочих мест для различных платформ (Windows 95, Windows 98, Windows NT, OS/2).
• Автоматизированный ввод информации, в том числе автоматизация процесса "сканирование-преобразование в текстовый формат" с записью в документ Notes.
• Рассылка уведомлений о документах по электронной почте, получение подтверждения о приеме документа адресатом.
• Поддержка электронной подписи и факсимиле.
• Защита от несанкционированного доступа.
• Контроль подготовки документа с фиксацией исправлений и замечаний, вносимых в документ в процессе его подготовки.
• Напоминание исполнителю об истечении срока выполнения поручений.
• Выдача отчетов о невыполненных поручениях и ответственных за срыв.
• Обеспечение проведения заседаний и совещаний.
• Хранение документов в папках, определяемых самим пользователем.
• Удобный поиск информации [3].
Что касается системы лицензирования ЭСКАДО, то лицензии предоставляется на бессрочной основе, что делает возможным полную окупаемость проекта за 6 месяцев - 1,5 года только за счет сокращения явных издержек: расходов на канцелярию, курьерские услуги, стоимость архивного хранения документов.
Основной экономической отдачей от внедрения ЭСКАДО является снижение скрытых издержек, которые трудно поддаются оценке. Прежде всего, это повышение производительности труда сотрудников и снижение себестоимости процессов обработки документов за счет снижения рисков утери и ошибки при их оформлении.
Рентабельность каждого внедрения зависит от области деятельности компании - заказчика и задач, которые решает ЭСКАДО. Ниже представлены несколько вариантов внедрения ЭСКАДО, которые, являются типовыми. Рост показателей и удовлетворенность заказчиков через три-шесть месяцев после внедрения системы распределяется следующим образом, как показано на рисунке 3:
■ Сникение стоимости обработай и хранения документов
Повышение скорости к» продагтиа-юст* работы, рост исполнительской дисциплины сотрудников
Сникение рисхсе потере л оиибэк в работе с документами
Рисунок 3 - График роста показателей и удовлетворенности
заказчиков.
Система ЭСКАДО успешно используется в компаниях финансового и консалтингового сектора, в транспортных и сырьевых компаниях, в учреждениях здравоохранения, государственных организациях, межотраслевых холдингах и обеспечивает документооборот, планирование работ и управления ими, это лишний раз доказывает обширность использования системы [3].
Таким образом, выбор системы электронного документооборота - это ответственный шаг для руководителей компании. Эффективность управления предприятием или организацией зависит не только от корректного решения задач, но и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также организацией их хранения, поиска и использования. Система ЭСКАДО соответствует всем ключевым требованиям выбора СЭД: простота использования, доступность системы на рынке, мультиплатформенность. Кроме этого, система универсальна, не требует доработок, что позволяет гарантировать оптимальное соотношение цены и качества продукта, при этом может быть дополнена модулями под уникальные потребности заказчика.
Использованные источники:
1 . Чернов, В.Н. Системы электронного документооборота: учеб. пособие / В.Н. Чернов. - Москва : РАГС, 2009. - 84 с.
2 . Храмцовская, Н.А. Общие проблемы внедрения систем электронного документооборота в отечественном бизнесе [Электронный ресурс] / Н.А. Храмцовская. - Электрон. дан. - [Б. м.], 2004. - Режим доступа: http://www.gdm.ru/meropr/18.10.2004/2839/book/hramtsovskaya1/
.html.- Гильдия Управляющих Документацией.
3 . Система электронного документооборота [Электронный ресурс] / Электрон. дан. - [Б. м.], 2014. - Режим доступа: http://interprocom.ru/solutions/doc/escado.html. - ЭСКАДО - InterProCom.
АЛЛА
Многолрофщциыи холдинг Производственное. Госучреждение: повышение Финачсово-севвисная
гостроение единой транспортное или торговое стандартов габотн с «хипания: банк, конса.тннг
информационной среды. предприятие: взаимодействие документами. скорост. сраювание. выставии
гевышение стандартов работы подразделений, повышение иежведомтсвенного Повышение «ачестза
с документами уровнг контроля и качества взаимодействия л обработки управления
компетентных реиений входящих запросов взаимоотношениями с
клиентами, ведение договорных отношений
