CC BY
29
Соколова М.Ю., к. э. н.
доцент
кафедра статистики, эконометрики и информационных технологий в управлении
Сырямина Н.А.
Тюрькина Т.В. студент 2 года обучения направление «Бизнес-информатика» ФГБОУ ВПО «МГУ им. Н.П. Огарева»
Россия, г. Саранск СИСТЕМА ИНФОРМАЦИОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
DIRECTUM
Аннотация: в статье раскрыты компоненты и основные модули системы управления документооборотом DIRECTUM, а также ее преимущества и недостатки.
Ключевые слова: информационная система, документооборот, электронный документ, делопроизводство, информационная система DIRECTUM.
Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость. Работа с документами в организациях любого уровня связана с решением целого спектра задач, объём и сложность которых растет вместе с ростом числа самих документов: поиск информации, поддержание ее в актуальном состоянии, обеспечение режима конфиденциальности и сохранности документов и т.д. Создаются огромные базы данных с информацией о работниках, о поставщиках, клиентах и др. Поэтому большинство современных корпораций переходят на электронную обработку данных, используя различные информационные системы управления документооборотом.
Системы электронного документооборота (СЭД) нужны как для крупнейших корпораций с десятками тысяч сотрудников, так и для средних и малых компаний, поскольку переход к автоматизированным системам значительно облегчает документооборот, увеличивает прозрачность всех бизнес-процессов, снижает нагрузку на сотрудников и сокращает время обработки документов. Поэтому все сотрудники компании начинают работать в едином информационном пространстве, в котором передача документов занимает считанные секунды. Кроме этого СЭД минимизируют влияние человеческого фактора, исключают ошибки и потери документов.
В настоящее время на рынке представлен широкий выбор огромного количества СЭД, как отечественного производства, так и зарубежного.
Так, наиболее распространенными отечественными СЭД являются такие системы, как Дело, 1C Документооборот, БОСС-Референт, Аккорд,
Евфрат-документооборот, DIRECTUM. К зарубежным СЭД относятся: Documentum 4.0, Domino.Doc, Panagon 2000, IntranetSolutions&Xpedio.
Проанализировав количество и масштаб внедрений СЭД в РФ, где превалирующим заказчиком является госсектор (около 50%), на законодательном уровне внедряющий информатизацию (Электронная Россия, Электронное Правительство) и текущую экономическую конъюнктуру, можно с уверенностью говорить о первенстве российских продуктов на российском рынке.
Коммерческий сектор медленно, но верно переходит на продукты отечественных вендоров и можно предположить, что уже в ближайшем времени появится гораздо больше упоминаний об отечественных СЭД в пресс-релизах крупных отечественных и зарубежных компаний.
И в связи с этим мы решили взять отечественную СЭД DIRECTUM, рассмотреть ее сущность, преимущества и недостатки.
DIRECTUM - система электронного документооборота и управления взаимодействием, направленная на повышение эффективности работы всех сотрудников предприятия в различных областях их совместно организованной деятельности.
Система конкурирует на отечественном рынке с 2003 г. В настоящее время с ней работает уже около 300 компаний. Диапазон автоматизированных рабочих мест колеблется от 30 до 1300. При автоматизации отдельных бизнес-процессов (к примеру, делопроизводства) число рабочих мест может быть менее 10. Имеется успешный опыт интеграции DIRECTUM с системами ERP-класса, управления персоналом, управления порталами, проектами. К базовым технологиям для данной системы относят: Microsoft Windows 2000/XP/2003/Vista, Microsoft SQL 2005, IIS 6.0, NET Framework. К системе прилагается встроенный язык программирования ISBL.
Деятельность компании DIRECTUM основывается на концепции, в которой сформулированы приоритетные направления развития продуктов компании в будущем: сближение механизмов работы с бумажными и электронными документами, упрощение работы руководителей с системой до максимума, совершенствование процесса занесения документов в систему, упрощение процесса обмена электронными документами между организациями, фирмами и предприятиями.
Система DIRECTUM соответствует современной концепции Enterprise Content Management (Управление корпоративным информационным контентом) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, причем традиционное «бумажное» делопроизводство прекрасно вписывается в электронный документооборот.
DIRECTUM помогает осуществить эффективный контроль и организацию бизнес-процессов на основе workflow (координирование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение
совещании, поддержка цикла продаж и многих других процессов взаимодействия).
На базе системы DIRECTUM разрабатывается широкий набор бизнес-решений, направленных на решение задач с определенным бизнес-эффектом. На рисунке 1 представлены ее основные модули.
Рисунок 1 - Модули системы электронного документооборота
DIRECTUM
^ Модуль «Управление деловыми процессами» поддерживает процесс согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдает электронные задания и контролирует их исполнение; осуществляет взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддерживает свободные и жесткие маршруты; создает расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).
^ Модуль «Управление электронными документами» позволяет создавать и хранить различные неструктурированные документы; структурирует документы по папкам; назначает права доступа к документам; сохраняет историю работы с документами; выполняет поиск документов.
^ Модуль «Управление договорами»организует процесс согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).
^ Модуль «Управление совещаниями» занимается организацией подготовки и проведения совещаний (согласованием места и времени, состава участников, повестки); формирует и рассылает протокол, контролирует исполнение решений совещания.
^ Модуль «Управление взаимодействием с клиентами» ведет единую базу организаций и контактных лиц, а также историю встреч,
звонков и взаимоотношений с клиентами; сопровождает процесс продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирует маркетинговые мероприятия; позволяет проанализировать эффективность продаж и маркетинговых воздействий.
^ Модуль «Канцелярия» регистрирует бумажные документы в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведет номенклатуру дел с гибкими правилами нумерации; контролирует местонахождения бумажных документов; организует обмен электронными документами с электронной цифровой подписью между организациями.
^ Модуль «Обращения граждан и организаций» выстраивает работу с обращениями граждан в соответствии с федеральным законом № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.
^ Модуль «Управление показателями эффективности» контролирует и анализирует бизнес-процессы предприятия по показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей (BSC).
Компания DIRECTUM разработала и активно совершенствует собственную технологию внедрения, включающую в себя:
- библиотеку типовых проектных решений;
- моделирование бизнес-процессов с использованием современнейшей нотации BPMN;
- структурированную организацию управления проектом в соответствии с уставом проекта;
- проведение массового обучения пользователей по готовым учебным программам с последующей квалификацией специалистов;
- расчет эффективности по итогам внедрения;
Подобная технология предусматривает массу вариантов организации внедрения - от самостоятельного выполнения работ самой организацией на основании методических рекомендаций и инструкций, до внедрения «под ключ» собственноручно специалистами компании DIRECTUM или ее партнеров.
Такая технология позволяет сделать процесс перехода организации на электронный документооборот более простым и последовательным. В результате организация получает полноценно внедренную систему электронного документооборота, где:
- Работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением электронной цифровой подписи (ЭЦП);
- Руководитель работает с документами из системы;
- На основе данных системы осуществляется контроль исполнительской дисциплины;
- Работа в системе всех структурных подразделений и рядовых
сотрудников;
- Создается единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым взаимодействуют все сотрудники в соответствии с обозначенными полномочиями.
В связи с вышесказанным выделяют такие преимущества системы DIRECTUM, как:
- Единовременная работа 10 тысяч пользователей;
- Простой и быстрый доступ к 18 миллионам документов в системе;
- Решения для холдингов с десятками филиалов и дочерних предприятий;
- Знакомый каждому пользователю Windows - интерфейс настольного клиента;
- Веб- и мобильный клиенты, приложения для iPad и Surface;
- Наличие комплекса, упрощающего распознавание и поиск бумажных документов;
- Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей «Управление совещаниями», «Управление договорами» и «Управление взаимодействием с клиентами»;
- Активное использование механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты;
- Проработанная технология внедрения электронного документооборота в организациях различного уровня и библиотеки готовых решений;
- Использование двух режимов работы пользователей с системой: через desktop-клиента (полноценный Windows-интерфейс) и через веб-клиента (с помощью веб-браузера);
- Возможность обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже в случаях, когда они используют разные системы документооборота или не используют их вообще;
- Достаточно высокая масштабируемость системы, способная обеспечить работу тысяч пользователей и хранение миллионов документов;
- Наличие развитого инструментария (IS-Builder), способствующего быстрому развитию системы, интегрированию ее с другими системами, а также модифицированию с учетом развития организации;
- Соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ);
- Предпросмотр вложенных файлов, файловые хранилища;
- Широкий выбор заполненных справочников в базовой конфигурации;
- Интерактивные мастера создания документов [2].
- Однако данная система, как и все остальные СЭД, имеет свои недостатки:
- Зависимость от платформ Microsoft;
- Отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска;
- Сложность применения дополнительных стилей в описи документа. Приобретение системы электронного документооборота DIRECTUM
стандартного вида для фирмы с усредненными показателями, указанными на рисунке 2, обойдется примерно в 541000 рублей. В зависимости от числа автоматизированных специалистов, числа специалистов по дополнительным процессам, а также от дополнительных возможностей данная сумма может колебаться в пределах от 10 000 до полумиллиарда рублей. [1]
Рисунок 2 - Примерная стоимость приобретения системы DIRECTUM
Существуют 3 варианта (рисунок 3) поставки лицензии DIRECTUM -
это:
1. Lite (Облегченный вариант для небольших организаций или подразделений крупных компаний. Число пользователей системы соответствует количеству приобретенных базовых клиентских лицензий, максимальное число которых- 50.),
2. Standart (Предназначен для средних организаций. Количество пользователей, одновременно работающих в системе, - до 100. Разрешено регистрировать в системе большее число пользователей, чем общее количество приобретенных лицензий.),
3. Enterprice (Самый мощный вариант для крупных организаций.
Количество одновременно работающих в системе пользователей не ограничено. Независимые испытания DIRECTUM подтвердили одновременную стабильную работу 10 000 пользователей!).
Рисунок 3 - Цены лицензий СЭД DIRECTUM в разных вариантах
поставки
Компания DIRECTUM предлагает своим клиентам Абонемент (представляющий из себя право использования новых версий системы, вышедших в период его действия) и другие специальные предложения (например, DIRECTUM в аренду на год/3 месяца).
Преимущества данной системы уже оценили многие крупные и средние организации различных отраслей. А именно, среди клиентов компании DIRECTUM можно выделить такие как: ОАО «Саратовский нефтеперерабатывающий завод», ОАО «Каустик», ОАО «Газпром», ОАО «Гипрогазцентр», ОАО «Варьеганнефтегаз», ЗАО «Сургутнефтегазбанк», ОАО «АКИБАНК», ГП «Краснокамская бумажная фабрика «ГОЗНАК», ЗАО АКБ «НОВИКОМБАНК», ОАО «Галоген», ЗАО «Управляющая компания Строительный холдинг «Эталон-ЛенСпецСМУ», РЭП Холдинг (18 предприятий), ООО КБЭР «Банк Казани», ООО «Газинформсервис», ОАО «Мостострой №6», ООО «Скартел», ООО «Йота Ритейл» [3]. На рисунке 4 представлена схема, наглядно представляющая клиентов по отраслям производства.
Нефтегазхим
Государственный сектор
Финанс страх 1
Сфера услуг 16%
Торговля 8% Строительство
Промышленность 18%
11%
Рисунок 4 - Клиенты системы DIRECTUM по отраслям производства
Таким образом, внедрение системы электронного документооборота - важный и значимый шаг для оптимизации функционирования бизнеса на пути к его расширению. При выборе системы электронного документооборота необходимо учитывать огромное количество факторов, и окончательное решение лучше всего принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика.
Система электронного документооборота DIRECTUM разработана с учетом особенностей российских стандартов и имеет непрерывную техническую поддержку от разработчиков и интеграторов. Благодаря этомуОЖЕСТиМ показывает себя как наиболее эффективное решение для любого типа российского бизнеса.
1. Чернов, В.Н. Системы электронного документооборота : учеб.пособие / В.Н. Чернов. - Москва : РАГС, 2009. - 84 с.
2. DIRECTUM [Электронный ресурс] / Электрон. дан. - [Б. м.], 2014. -Режим доступа: http://www.directum.ru/ - DIRECTUM
3. Цены на систему DIRECTUM [Электронный ресурс] / Электрон. дан. - [Б. м.], 2014. - Режим доступа: http://www.directum.ru/price - DIRECTUM
4. DIRECTUM [Электронный ресурс] / Электрон. дан. - [Б. м.], 2014. -Режим доступа: http://www.doc-online.ru/software/directum/ - DIRECTUM-DOC online Независимый портал о СЭД.
Использованные источники:
