CC BY
167
282 ЭКОНОМИКА И УПРАВЛЕНИЕ В XXI ВЕКЕ: ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ
признаку (дате, поставщику и т.д.). Децентрализованная обработка бухгалтерского учета с использованием ПК предусматривает более тесную интеграцию учетных задач. Например, технология обработки таких участков учета, как учет труда и заработной платы, учет поступления материальных ценностей и учет реализации товаров, выполняется в тесной взаимосвязи с финансово-расчетными операциями на одном рабочем месте бухгалтера. Новая информационная технология обработки учетных задач охватывает все уровни преобразования информации, начиная с этапа создания первичного учетного документа и заканчивая составлением бухгалтерской отчетности и ее анализом. Автоматизируются многие бухгалтерские расчеты, которые до этого выполнялись вручную. Например, ведется автоматическое начисление всех видов оплат и удержаний по заработной плате, исчисление сумм НДС, акцизов, налога с продаж и др. Учитывая постоянное внесение изменений в формы бухгалтерской документации, программные продукты составляются с таким расчетом, чтобы бухгалтер по своему желанию смог сформировать различные новые формы документов, сводок, таблиц.
Все это требует от бухгалтера знания ПК, умения пользоваться специальными и функциональными пакетами прикладных программ. Развитие автоматизированных информационных систем идет в направлении более тесного информационного взаимодействия бухгалтерского учета со всеми функциями управления предприятия, организации [3].
Список литературы:
1. Балабайченко Е.Е., Муштоватый И.Ф. Компьютер для бухгалтера. -М., 2001. - 320 с.
2. Брага В.В., Левкин А.А. Компьютерные технологии в бухгалтерском учете на базе автоматизированных систем. Практикум. - М.: ЗАО «Финста-тинформ», 2001. - 220 с.
3. Быкова Н.В. Автоматизация бухгалтерского учета. Лабораторный практикум. - М., 2006. - 80 с.
ПРИМЕНЕНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ
© Фалынсков Д.А., Гончарова Д.Ю.
Южно-Российский институт управления Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации, г. Ростов-на-Дону
В настоящее время вопрос о внедрении систем электронного документооборота на предприятии становится весьма актуальным. В статье рассмотрены такие аспекты, как эффективность внедрения электронного
Информационно-коммуникационные технологии в управлении предприятием
283
документооборота, анализ динамики российского рынка СЭД, основные направления и основополагающие цели внедрения систем электронного документооборота в программы управления предприятиями, а так же перспективы развития СЭД.
Ключевые слова системы электронного документооборота, маршрутизация документов, единое информационное пространство, архивное делопроизводство, автоматизированные средства.
В современных условиях активно предпринимаются попытки автоматизации управления предприятием. Одним из основных направлений является электронный документооборот. Большинство руководителей стараются внедрять системы электронного документооборота в деятельность управления своими компаниями и возлагают на него огромные надежды.
Решение задач эффективного управления предприятием на основе автоматизированных систем, в условиях жесткой конкуренции, стало не просто средством оптимизации внутренних и внешних процессов учреждения, а насущной необходимостью, которую старается воплотить в жизнь современный руководитель. Именно системы электронного документооборота дают огромные преимущества любому предприятию, связанные с более оперативным принятием стратегических решений, по сравнению с конкурентами; с ускорением работы предприятия в целом за счет более быстрого и надежного способа организации документооборота. Одним из главных преимуществ СЭД является эффективная интеграция с различными информационными системами, позволяющая решить широкий круг производственных и административных задач.
Очень важно, что структура системы электронного документооборота включает в себя модули, которые позволяют осуществлять: эффективный контроль исполнительской дисциплины; способствуют ускорению прохождения документов, за счет чего сокращаются сроки их согласования; позволяют сводить к минимуму коррупционные риски, а главное - дают возможность к созданию единого информационного пространства в рамках компании.
На основе вышесказанного, можно сделать вывод, что основной целью электронного документооборота является решение задач оптимизации управления на основе современных автоматизированных средств.
Системы электронного документооборота эффективно применяются в следующих областях деятельности: общее делопроизводство; кадровое делопроизводство; архивное делопроизводство; коллегиальная работа; управление взаимоотношениями с клиентами - функционал CRM (cunsumer relationship management).
По мнению аналитиков, системы электронного документооборота все чаще внедряются в деятельность предприятий, однако вопрос об эффективности внедрения таких систем остается открытым.
Оценка экономической эффективности внедрения систем автоматизации достаточно сложный процесс, требующий включения значительного
284 ЭКОНОМИКА И УПРАВЛЕНИЕ В XXI ВЕКЕ: ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ
объема факторов и обработки массива информации. Проанализировав положительные аспекты внедрения ЭДО можно сделать вывод о том, что, с одной стороны: уменьшаются затраты; увеличивается качество обслуживания клиентов; увеличивается скорость реагирования на запрос, следствием чего является проведение контроля за всеми бизнес-процессами в режиме реального времени; сокращаются ошибки доставки документов; исключаются потери документов; совершенствуются средства надежного хранения.
Однако, с другой стороны, переход на электронный документооборот влечет за собой ряд проблем, таких как: человеческий фактор; компьютерная грамотность сотрудников; нечеткое понимание целей проекта; сложности в освоении системы; неоперативная техническая поддержка. Проанализировав все плюсы и минусы внедрения электронного документооборота на предприятие, можно отметить, что не во всех случаях переход на автоматизированные системы влечет за собой положительный результат, поэтому внедрение систем электронного документооборота нельзя назвать универсальным решением. Целесообразность внедрения СЭД напрямую зависит от специфики предприятия. В процессе исследования, мы выяснили, что внедрение электронного документооборота будет эффективно лишь для тех предприятий, которые удовлетворяют следующим условиям:
- аппарат управления и документооборот имеет большой объем и сложную структуру;
- лица, управляющие предприятием готовы к трансформации бизнеспроцессов, которая нацелена на их оптимизацию и четкую регламентацию, так как без этой процедуры невозможно осуществить внедрение электронного документооборота;
- основная цель внедрения заключается не в упрощении рабочих процессов отдельных подразделений а повышение эффективности управления предприятием.
При внедрении СЭД на малых предприятиях существует риск замедления процессов обращения документов. При принятии управленческих решений любой организации просто необходимо иметь в пользовании удобный и надежный инструмент, предоставляющий возможность эффективного управления бизнесом. С этой функцией легко справляются системы электронного документооборота.
Потребность российских предприятий и организаций в оптимизации своего документооборота является высокой и продолжает расти. На конец 2015 г. российский рынок СЭД продемонстрирует положительную динамику. Убедиться в этом можно проанализировав данные, представленные на графике (рис. 1) [6].
Проанализировав данный график, необходимо сделать вывод о том, что в период с 2012 по 2015 г. российский рынок СЭД вырос с 25,5 млрд. руб. до 37,9 млрд. руб.
Информационно-коммуникационные технологии в управлении предприятием
285
Рис. 1. Динамика российского рынка СЭД, млрд. руб.
По данным TAdviser, на конец 2014 года российский рынок СЭД вырос на 13 % и достиг 34,5 млрд. руб. При этом, примерно четверть этой суммы отводится на продажу лицензий, а остальная часть - на услуги. Произошло замедление роста рынка относительно 2013 г., по итогам которого, рост рынка составлял 20 % [6].
Согласно статистическим данным, рынок СЭД демонстрирует достаточно высокий темп роста в сфере делового программного обеспечения, например рынок CRM-систем по итогам 2014 г. вырос на 11 %, а динамика российского рынка ERP за этот же год составила +5 % [6].
Российский рынок систем СЭД продолжает умеренно развиваться и имеет устойчивую тенденцию к консолидированию. Благодаря проектам по сопровождению а также усовершенствованию и расширению систем, сохраняется положительная динамика. Согласно данным организаций, функционирующих в сфере создания и внедрением систем данного класса, рынок насыщен, причем существуют мнения о перенасыщении рынка.
По прогнозу TAdviser по итогам 2015 г. российский рынок СЭД продемонстрирует устойчивый рост, он достигнет отметки близкой к показателям 2014 г. - на уровне 10-11 %. Таким образом, на конец этого года объем рынка может достигнуть показателя равного 37,9 млрд. руб.
Замедление темпов роста является следствием экономической ситуацией. Несмотря на это значительного спада интереса к решениям СЭД на рынке не было выявлено. А также количество проектов, реализованных с помощью иностранных решений, не только не уменьшается, но даже увеличивается.
Следует отметить, что правительство Ростовской области активно использует межведомственную систему электронного документооборота «Дело». СЭД «ДЕЛО» - это система, ориентированная на автоматизацию документооборота (от создания документа до передачи на архивное хранение), а так же автоматизацию смежных документо-ориентированных процессов (финансовый, договорной документооборот, автоматизация внутренних бизнес процессов, работа с обращениями граждан, оказание государственных услуг и т.д.). Межведомственный электронный документооборот с использованием
286 ЭКОНОМИКА И УПРАВЛЕНИЕ В XXI ВЕКЕ: ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ
системы «Дело» направлен на решение следующих задач: объединение в единый процесс документационного обеспечения управления участников; соблюдение единых правил регистрации, управления, доступа к электронным документам и проектов к ним; осуществление мониторинга, анализа и автоматизированного контроля хода исполнения электронных документов; получение оперативной, аналитической и статистической отчетности; оперативная доставка электронных документов. СЭД «ДЕЛО» позволяет решать задачи по автоматизации работы с документами компаний различных масштабов и сфер деятельности, поддерживает бумажный, смешанный документооборот, что позволяет оптимизировать работу с документами [7].
TAdviser провел опрос, в процессе которого, компаниям предлагалось дать оценку ситуации и перспективам на рынке СЭД в 2016 г. Участники рынка разделились во мнениях. По прогнозам компании ЭОС, в наступающем году возможно снижение рынка в коммерческом сегменте. В корпорации ЭЛАР полагают, что в 2016 г. сохранится положительная динамика роста, поскольку продолжается процесс усложнения контента. В компании «СофтБаланс» считают, что при оптимистичном сценарии рынок может вырасти на 20-30 %.
Таким образом, в результате исследования мы пришли к выводу о том, что системы электронного документооборота нашли широкое применение в деятельности управления предприятием. Объединение разрозненных потоков документов территориально-уделенных организаций в единую систему; обеспечение гибкого управления документов; реализация жесткого разграничения доступа пользователей; ускорение прохождения документов; контроль над потоками документов в организации - все это - неоценимое преимущество, появившаяся у специалистов в результате внедрения новых технологий. Нужно обратить внимание на то, что системы электронного документооборота значительно упростили и систематизировали процесс управления предприятием.
Список литературы:
1. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии. - 2014.
2. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. - 2014.
3. Клименко С.В., Крохин И.В., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпоративных сетях. - 2014.
4. Куняев Н.Н., Фабричнов А.Г. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот. - 2013.
5. www.eos.ru (дата обращения: 29.11.2015)
6. Отраслевой портал и экспертный Центр по вопросам автоматизации государства и бизнеса в России - TAdvizer [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.tadviser.ru (дата обращения: 30.11.2015).
7. Официальный портал Правительства Ростовской области [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.donland.ru (дата обращения: 2.12.2015).
