CC BY
34
контактной сети и воздушной линии электроснабжения в соответствии с действующими нормами пожарной безопасности.
Использованные источники:
1. Бучельников Д.Ю., Бучельников С.Ю. Тушение пожаров на объектах с наличием взрывчатых веществ и материалов: Учебно-методическое пособие по дисциплине «Пожарная тактика».- Екатеринбургский филиал Академии ГПС МЧС России, 2002. - 64 с.
2. Д.Ю. Бучельников и др. Сборник справочных материалов. Часть I. Екатеринбург: Уральский институт ГПС МЧС России. - 2008 г.
УДК 004.01
Узденова З.З. студент магистратуры 3 курса Институт информационных технологий и телекоммуникаций
Северо-Кавказский федеральный университет научный руководитель: Журавлев В.В., к. техн. н.
доцент
кафедра «Информационных систем и технологий»
Россия, г. Ставрополь АНАЛИЗ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В
ОРГАНИЗАЦИЯХ
Аннотация: Статья посвящена системам электронного документооборота в организациях. Дано определение понятия электронный документооборот. Проведен краткий обзор существующих на российском рынке систем электронного документооборота (СЭД). Данный анализ проводится для подбора подходящей СЭД в организациях.
Ключевые слова: электронный документооборот, системы электронного документооборота, преимущества, недостатки.
Uzdenova Z.Z. master's student
3rd course, Institute of information technology and telecommunications
North-Caucasus Federal University Russia, Stavropol Supervisor: Zhuravlev V.V. candidate of technical Sciences, associate Professor of department
t«Information systems and technologies» ANALYSIS OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS IN ORGANIZATIONS
Annotation: The Article is devoted to electronic document management systems in organizations. The definition of the concept of electronic document management is given. A brief review of the existing electronic document management (EDMS) systems on the Russian market is carried out. This analysis is carried out to select a suitable EDMS in organizations.
Keywords: electronic document management, electronic document management systems, advantages, disadvantages.
С развитием компьютерных и сетевых технологий появилась возможность организовать по-настоящему эффективное делопроизводство и документооборот на предприятии. Причем прогресс коснулся практически всех сторон создания, движения, визирования, регистрации документации.
Системы электронного документооборота (Electronic Document Management System) представляют собой взаимосвязанную систему организационного, технического и программного обеспечения для управления различными видами документов и информацией. Эти системы позволяют управлять документами на протяжении всего жизненного цикла: от создания, до их уничтожения. [1]
В современной организации системы электронного документооборота становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.
Электронный документооборот - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». [2]
Для краткого обзора существующих на российском рынке систем электронного документооборота были взяты наиболее известные системы, занимающие лидирующие позиции, активно развивающие функционал продукта, тем самым завоевывая новых клиентов. Информацию об этих системах электронного документооборота можно найти в различных открытых источниках.
Ниже рассмотрены некоторые системы электронного документооборота, функциональность, преимущества и недостатки каждой из них. Далее на основе данного материала будет составлена таблица сравнения рассмотренных программных продуктов по ключевым функциям и приведены их оценки.
ДЕЛО. Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота.
Плюсы:
• возможность отслеживания всех этапов перемещения любого
электронного документа;
• простота и удобство в создании проектов документации;
• общая отлаженность и функциональность системы.
Минусы
К «натянутым» минусам можно отнести несколько архаичный интерфейс и определенную сложность в освоении.
Сколько стоит?
Цена лицензии на использование системы «ДЕЛО» в рамках одного рабочего места (СУБД - Oracle) зависит от планируемого общего количества этих мест и варьируется в пределах от 11 000 рублей (201-500 р/м) до 13 400 рублей (1-5 р/м). Если в организации применяется СУБД Microsoft SQL Server, то лицензия за одно рабочее место обойдется от 7200 до 9500 рублей соответственно.
Логика. Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и была одной из популярнейших российских систем электронного документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело». Смена названия никак не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему является надежной и функциональной системой для управления делопроизводством на предприятиях любого типа и размера.
Плюсы:
• возможность построения сложных многоуровневых маршрутов согласования документации;
• высокая степень защиты данных пользователя;
• относительная легкость освоения основных компонентов системы;
• гибко настраиваемые и модифицируемые процессы обработки документации.
Минусы:
• неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров;
• не самая добросовестная работа технической поддержки;
• архаичный интерфейс.
Сколько стоит?
Стоимость одной лицензии на использование данной программы зависит от количества сотрудников, подключенных к ней. Если их число не превышает 49 человек, то цена будет 5 900 за каждое рабочее место; от 50 до 199 подключенных работников - 5 200 рублей; а если рабочих мест более 200, то цена одной лицензии будет минимальной - 4900 рублей.
ЕВФРАТ. Данная система электронного документооборота разработана в полном соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов в области делопроизводства. От своих «коллег по цеху» «ЕВФРАТ» отличается наличием множества собственных уникальных программных разработок, которые нельзя встретить в конкурирующих системах электронного документооборота. Чисто технологически данная система является одной из самых «продвинутых» на
современном российском рынке систем электронного документооборота.
Плюсы:
• в комплект поставки этой системы входит встроенная СУБД «Ника», что автоматически освобождает организацию-пользователя от приобретения дополнительного программного обеспечения;
• дружелюбный интерфейс, обладающий приятным запоминающимся дизайном;
• встроенный механизм ролей для управления правами доступа.
Минусы:
• довольно медленная скорость работы, особенно на слабых компьютерах;
• периодические сбои в работе и нерасторопная техподдержка.
Сколько стоит?
Стандартная лицензия с установкой системы на собственный сервер организации стоит от 5200 до 7300 рублей на одно рабочее место, больше пользователей - ниже цена. Однако имеется также вариант размещения серверной компоненты на оборудовании компании-производителя. В этом случае применяется система абонентской платы - четыре тарифа, стоимостью от 10 000 до 95 000 рублей в месяц.
1С:Архив. Это одна из лучших и уж точно самая универсальная программа для управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает надежное и, что самое главное, централизованное хранение деловой документации различного формата, с обеспечением доступа к ней уполномоченного персонала, который может производить редактирование файлов.
Плюсы:
• отлаженный алгоритм быстрого поиска необходимых данных;
• возможность хранения документов любых типов - от текстовых и графических, до аудио- и видеофайлов;
• широчайшие возможности масштабирования, позволяющие успешно применять данный софт и на крупных, и на маленьких предприятиях;
• главный плюс «1С:Архив», выделяющий эту программу на фоне конкурентов, - это оптимальное сочетание цены продукта и возможностей его функционала;
• поддержка интеграции с внешними приложениями.
Минусы:
• потребление большого количества системных ресурсов;
• повышенная сложность освоения даже для опытных пользователей.
Сколько стоит?
Цена «сборки» этой программы варьируется от 12 000 до 57 000 рублей, причем первую сумму придется отдать исключительно за апгрейд предыдущей версии «1С:Архив».
«1С: Документооборот 8». Программный продукт «1С: Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе
«1С: Предприятие 8.2», является преемником программного продукта «1С: Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота.
«1С: Документооборот 8» позволяет:
• упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
• повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
«1С: Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.
«1С: Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
• централизованное безопасное хранение документов;
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• регистрация входящих и исходящих документов;
• просмотр и редактирование документов;
• контроль версий документов;
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями;
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
• учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам.
«1С: Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб -
браузеры.
Пользователи, создававшие документы в ознакомительной версии «1С: Архив 8» и бета-версии «1С: Документооборот 8», могут автоматически обновить их на финальную версию «1С: Документооборот 8». После обновления все созданные ранее документы будут сохранены.
Сколько стоит?
Если в организации уже используют «1С:Предприятие» (есть сервер и пользовательские лицензии других конфигураций), то итоговая стоимость программы станет меньше.
Она сложится только из стоимости конфигурации и необходимого числа дополнительных пользовательских лицензий, что составит 36 000 рублей.
Оценку систем электронного документооборота мы проводили, ориентируясь на сравнение пяти параметров, которые являются определяющими при выборе системы электронного документооборота для автоматизации документооборота на предприятии. Шкала - десятибалльная.
Мест о Программа/сервис Цена Простот а освоени я Функцион альность Учет российског о Техни ческа я Общая оценка
законодате подде
льства ржка
1 1С :Документообор от 8 10 10 10 9 9,4
2 Дело 8 8 10 10 10 9,2
3 1С:Архив 9 7 10 10 9 9
4 Логика 9 10 9 10 6 8,8
5 ЕВФРАТ 9 10 9 10 6 8,8
Системы электронного документооборота позволяют во многом увеличить эффективность и скорость управления информацией, что является особенно важным в условиях современного бизнеса.
При анализе различных систем электронного документооборота были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота. Данные варианты потребностей мы предлагаем рассматривать как наиболее весомые в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в организации параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота.
Использованные источники:
1. Андреева В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В. И. Андреева. - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп. - Москва, 2014. - 222 с.
2. Касьянова Г. Ю. Документооборот. Основные средства, АБАК, 2010. -
