CC BY
57
Н.В. Зунина,
кандидат педагогических наук, Master of Business Administration Руководитель направления HR консалтинга АО «БОСС. Кадровыесистемы» N.V. Zunina, Ph.D., Master of Business Administration HR Consultant e-mail: [email protected]
АВТОМАТИЗАЦИЯ КАК ИНСТРУМЕНТ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМИ РЕСУРСАМИ СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ (НА ПРИМЕРЕ ИС БОСС-
КАДРОВИК)
Automation as the instrument of increase of effective management of human resources of the modern organization (on the example is the boss-personnel officer)
Аннотация :В статье рассматривается современная парадигма управления человеческими ресурсами в организациях. Какие требования предъявляет сегодня экономическая ситуация организациям? Какие задачи ставят организации в области управления человеческими ресурсами? Какие есть пути для решения поставленных задач? Какие российские информационные системы могут прийти на помощь менеджменту в рамках поддержки принятия решений?Этивопросыподнимаетавторвданнойстатье.
Annotation:In article the modern paradigm of management of human resources in the organizations is considered. What requirements are imposed today by an economic situation to the organizations? What tasks are set by the organizations in the field of management of human resources? What ways for the solution of objectives are? What Russian information systems can come to the rescue of management within decision-making support? These questions are brought up by the author in this article.
Ключевые слова: менеджмент, ресурсы организации, условия эффективности управленческого решения, способы повышенияэффективности производственной и управленческой деятельности, автоматизация, человеческие ресурсы, управление человеческими ресурсами организации, управленческая модель Деминга, современная парадигма управления человеческими ресурсами, Общий Центр Обслуживания (ОЦО), Ресурсный Центр, ИТ системы, ИС БОСС-Кадровик.
Keywords: management, resources of the organization, condition of efficiency of the administrative decision, ways of increase of efficiency of production and administrative activity, automation, human resources, management of human resources of the organization, administrative model of Deminga, modern paradigm of management of human resources, General Center of Service (GCS), Resource Center, IT of system, IS BOSS-personnel officer.
В энциклопедическом словаре «Управление организацией» [10], созданном в одной из российских научных школ менеджмента -Государственном университете управления, - менеджмент трактуется как «совокупность действий и процедур, направленных на обеспечение целенаправленного, эффективного и рационального коллективного труда». Здесь же отмечается, что «термин «менеджмент» часто используется для обозначения области знаний, связанной с необходимостью планирования, организации, координации, стимулирования и контроля коллективного труда в различных организациях». В рамках этой деятельности «член организации, осуществляющий руководство людьми, определяющий цели работы, вырабатывающий и принимающий решения по эффективному взаимодействию людей по достижению намеченных целей, наемный профессиональный управляющий» осуществляет функции менеджмента, в том числе управляет бизнес-процессом. Таким образом, можно отметить, что управление - это наука о реализации целей.А для достижения цели необходимы ресурсы, в том числе человеческие и информационные.
«Кто владеет информацией, тот владеет миром» - знаменитая фраза Н.М. Ротшильда. А Ротшильды прекрасно ориентировались в информационных потоках.
Можно выделить 3 основных условия эффективности управленческого решения:
1. Эффективность управленческого решения прямо пропорциональна объёмам информации, использованной в ходе его выработки.
2. Эффективность управленческого решения прямо пропорциональна уровню достоверности и точности информации, используемой для его принятия.
3. Эффективность управленческого решения напрямую зависит от сроков готовности результатов анализа информации.
В процессе бизнес-деятельности руководителям любого уровня для принятия решения приходится анализировать большие объемы данных, составлять множество аналитических разрезов с учетом высокой динамики изменений.
В менеджменте выделяют следующие способы повышенияэффективности производственной и управленческой деятельности [13]:
1. Механизация-процесс замены ручных средств труда машинами и механизмами с применением для их действия различных видов энергии, тяги в отраслях материального производства или процессах трудовой деятельности.
Основные цели механизации - повышение производительности труда и освобождение человека от выполнения тяжёлых, трудоёмких и утомительных операций.
2. Автоматизация - процесс в развитии машинного производства, при котором функции управления и контроля, ранее выполнявшиеся человеком, передаются приборам и автоматическим устройствам.
Цель автоматизации заключается в повышении эффективности труда и создании условий для оптимального использования всех ресурсов производства.
Современный толковый словарь русского языка Т.Ф. Ефремовой [2] объясняет: «Ресурсы 1) Средства, имеющиеся в наличии, к которым обращаются при необходимости. 2) Источник чего-либо».
Обобщая, можно сказать, что ресурсы - это источники и предпосылки достижения поставленныхбизнес-целей, которые можно реализовать при существующих технологиях и социально-экономических отношениях (рис. 1).
Рис. 1. Ресурсы организации В качестве важного фактора производства в современной экономике выступают человеческие ресурсы.
Проблема кадрового обеспечения является сегодня одной из наиболее значимых, как для частного бизнеса, так и государственного и муниципального управления [14]. Именно качество кадрового обеспечения органов власти определяет эффективность социально-экономического развития территории [15].
В журнале ВАК «Управление экономическими системами» №1 2011г. в статье к.э.н профессора Ульяновского государственного технического университета Разнодежиной Э. Н. «Человеческие ресурсы: их роль и значение» [12] читаем: «Категория «человеческие ресурсы» характеризуется
теми навыками и способностями трудовыми и нетрудовыми, которые могут быть полезны организации для реализации ее целей».
Качество человеческих ресурсов непосредственно влияет на конкурентные возможности организации и является одной из важнейших сфер создания конкурентных преимуществ. Эффективно действующая организация стремится максимально использовать потенциал своих сотрудников, создавая все условия для их наиболее полной отдачи в процессе труда и интенсивного развития потенциала сотрудников в соответствии с целями бизнеса. Опыт лучших компаний показывает, что высокая отдача от человеческих ресурсов организации является важнейшим средством победы над конкурентами. Однако эта цель может быть достигнута лишь при условии выработки четких алгоритмов работы с персоналом, надежно обеспечивающих достижение заданных результатов.
Определение «Управление человеческими ресурсами организации» можно сформулировать как процесс системного, планомерно организованного, с помощью взаимосвязанных организационных, экономических и социальных механизмов управления, воздействия на персонал организации с целью, как обеспечения эффективного функционирования операционного процесса, так и удовлетворения потребностей персонала в их профессиональном и личностном развитии. [6]
Таким образом, процесс управления человеческими ресурсами - это комплекс сложных, многоуровневых взаимопересекающихся бизнес-процессов, каждый из которых, в свою очередь, включает в себя ряд подчинённых бизнес-процессов и процедур, направленных на достижение требуемого уровня качества и оптимальной численности мотивированного персонала для решения оперативных, тактических и стратегических бизнес -целей и задач.
Целями управления человеческими ресурсами организации являются:
• повышение конкурентоспособности предприятия в рыночных условиях;
• повышение эффективности производства и труда, в частности, достижение максимальной прибыли;
• обеспечение высокой социальной эффективности функционирования коллектива [7].
Процессы управления человеческими ресурсами как одна из составляющих более высшей системы управления предприятием, должныподчиняться общим законам менеджмента и точно встраиваться в управленческую схему предприятия. Поэтому для нее вполне оправдано применение управленческой модели Деминга, применяемой в стандартах ISO для определения основных составляющих цикла процесса (рис. 2).
1. PLAN
Модель Деминга(Рй
CA)
3. CHECK
Рис. 2. Модель Деминга
Как видно из схемы, процесс делится на четыре цикла.
Раскрывая содержание каждого звена, мы получим все многообразие и многофункциональность управленческой деятельности.
1. Планирование (PLAN) - это установлениецелей и процессов, необходимых для достижения результатов в соответствии с требованиями потребителей и политикой организации. По сути - это стратегия и миссия организации. Установленные цели позволяют сформировать цели и задачи в области управления человеческими ресурсами для решения стратегических задач. В первом звене процесса большинство функций выполняется менеджментом предприятия в рамках компетенции, поскольку на этом этапе генерируется постановка задач по разработке процесса с точки зрения соответствия его планируемых результатов стратегии бизнеса, а так же проблемам управления изменениями, которые новый процесс вносит в организацию. Специалисты служб управления человеческими ресурсами (HR) выполняют функции научно-методического характера по формированию необходимых процессов (процедур) с процессной и ресурсной точек зрения.
2. Выполнение (DO) - реализация установленных целей и задач через организацию функционирования процессов. В ходе обеспечения и проведения процессов основная роль отводится линейным менеджерам и специалистам служб HR, соединение управленческих усилий одних и организационно-методических усилий других приводит к желаемому результату.
3. Проверка (CHECK) - мониторинг и измерение процессов и продуктов (услуг) в сравнении с политикой, целями и требованиями на продукцию и информирование о результатах. В этом звене процесса функции сбора, обработки и первичного анализа информации берут на себя специалисты службы HR. Обработанная информация направляется в соответствии с уровнем компетенции менеджерам для реализации последнего четвертого этапа.
4. Действие (ACT) - принятие действий по непрерывному улучшению показателей процессов. Структурированная и проанализированная
информация становится основой принятия управленческих решений в области управления человеческими ресурсами менеджерами в соответствии с установленной компетенцией. Принятые решения становятся основой для реализации первого этапа следующего цикла процесса.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что работа любого управленца - от руководителя международной корпорации до владельца ларька - в самом общем виде заключается в принятии решений, то есть в выборе одного варианта из нескольких альтернативных.
В ходе нашей практической деятельности мы выделяем современную парадигму управления человеческими ресурсами (HR) - это вектор от администрирования кадровых процессов к стратегическому бизнес-партнерству.
В данной модели целевая служба HR - это команда профессионалов, бизнес-партнер для менеджмента, занимающийся развитием кадрового потенциала, повышением результативности персонала, разработкой и внедрением политик и процедур в области управления человеческими ресурсами. Функции, не требующие принятия решений, передаются в Общие Центры Обслуживания (ОЦО).
При этомнеобходимо понимать, что в данной модели требуется оперативное удаленное взаимодействие работодателя с персоналом по всем кадровым вопросамчерез ИТ-систему. В этом случае мы обязаны допускать в качестве участников (пользователей ИТ-системы) не только представителей HR и смежных служб управления, а и всех рядовых сотрудников и руководящих должностных лиц любой категории.
В этом и состоит современная парадигма управления человеческими ресурсами вообще и для ОЦО, в частности. Это уже не просто идея прошлого статичного Self-Service (сервиса самообслуживания). Это уже совершенно новая парадигма активного участника процесса, это идея активного Interaction-Service (сервиса взаимодействия) (рис. 3).
EIS (Employées Interaction Services) Д
f '
Сервисы Взаимодействия Сотрудников
Персональные данные
Данные о работе и результативности
Данные о доходах, зарплате, премиях, бонусах, комп. и соц. пакетах
оступ к личным сведениям
Данные о «месте» в компании (профиль) и о карьерных возможностях
оступ к сведениям о своих подчиненных частие в процессах в рамках прав и полномочий
Планирование рабочего времени / табелирование
Тестирование, анкетирование и оценивание
«Личный кабинет
«¡Ё ДОСЬЕ
РАБОТА
* ЗАЯВКИ
ПРОФИЛЬ
t СЕРВИС
р* выход
Ж
f,
I
Заявочные кампании
■ Отпуска + отзывы из отпусков
■ Командировки
■ Работа в выходные
■ Отгулы и переносы выходных
■ Выбор / замена компенсации
■ Бронирование ресурсов (канцтовары, визитки,
пропуска,
Терминальный модуль-
А/
Рис. 3. Сервисы взаимодействия 199
Второй аспект - это экономико-аналитическийподход в управлении человеческими ресурсами организаций.
Высокая динамика изменений производственной программы в течение периодов планирования, недостаток квалифицированного персонала основных профессий на рынке труда в местах дислокации предприятий (в случае необходимости срочного набора) и, как следствие, неравномерный график загрузки персонала, недостаточно эффективное его использование и невозможность быстрого обеспечения ресурсом в случае резкого роста производственного заказа приводит к снижению средней фактической выработки на человека, избыточным затратам на содержание персонала, либо, напротив, безвозвратная потеря квалифицированных кадров и увеличение рисков срыва сроков выполнения производственной программы- это риски, с которыми сталкиваются предприятия.
Для решения этой задачи передовые предприятия создают Ресурсные Центры как инструмент оптимизации персонала крупных компаний и холдингов.
К задачам Ресурсного Центра можно отнести:
1. Получение объективного прогноза укомплектованности в динамике за счет агрегирования и обработки информации с предприятий /подразделений в разрезе профессий о трудоемкости производственнойпрограммы, фактической, планируемой и прогнознойчисленности и совершенствование модели расчета динамического прогноза укомплектованности по профессиям для принятия решений о внутреннемманевре персоналом основных профессий.
2. Контроль нормирования труда на предприятиях по основным профессиям и анализ отклонений от стандартов компании.
Просто «ручная» работа с Ехсе1-файлами с сохранением их в файловой системе на диске не может в принципе соответствовать поставленным задачам. Нужна серьезная информационная поддержка. Информационная система должна позволять получать динамическую картину потребностей в персонале по профессиям, позволять работать со многими профессиями параллельно (пересчеты ежеквартально, ежемесячно, возможно чаще) и проводить сложные вычислительные модели прогноза по большому объему запрашиваемой информации и количеству предприятий с учетом фактической внутренней переброски персонала за счет маневров в периоде [13]. Также необходимость хранения больших массивов данных по предыдущим расчетам (в принципеза весь срок работы РЦ) с возможностью доступа к историчным данным, возможность быстрого получения всей отчетности по задаче (в т.ч. за прошлые периоды), построения аналитических отчетных форм и перенастройки (перепрограммирования) модели без изменения функционирования ядра системы (в случае развития подходов), быстрой модификации форматов выходной информации и отчетных форм и проверки корректности данных и правильного функционирования системы,возможность
быстройдиагностики проблем - все это свидетельствует и необходимости построении аналитических систем мониторинга НЯ (рис. 4).
Цели создания системы мониторинга НР
ВЕРХНИЙ УРОВЕНЬ КОРПОРАТИВНЫХ ЦЕЛЕЙ:
1 ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ ПРОИЗВОДСТВА ■ ПОВЫШЕНИЕ КАЧЕСТВА ВЫПУСКАЕМОЙ ПРОДУКЦИИ
* ПОВЫШЕНИЕ КАЧЕСТВА ОБСЛУЖИВАНИЯ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ ПРОДУКЦИИ
* УЛУЧШЕНИЕ УПРАВЛЯЕМОСТИ ХОЛДИНГОМ И СНИЖЕНИЕ ОБЩИХ ЗАТРАТ . • УВЕЛИЧЕНИЕ ДОХОДНОСТИ ХОЛДИНГА
#
БОСС
КАДРОВИК
У
ДЕКОМПОЗИЦИЯ КОРПОРАТИВНЫХ ЦЕЛЕЙ НА УРОВЕНЬ НР:
■ ПОВЫШЕНИЕ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ ТРУДА В УСИЛЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ И КАЧЕСТВА ТРУДА В РАЦИОНАЛЬНАЯ РАССТАНОВКА КАДРОВ В ОПТИМИЗАЦИЯ ЧИСЛЕННОСТИ ПЕРСОНАЛА
В СНИЖЕНИЕ ЗАТРАТ НА СОДЕРЖАНИЕ ПЕРСОНАЛА
ДОСТИГАЕМЫХ ЗА СЧЕТ:
В УНИФИКАЦИИ МЕТОДОВ И СРЕДСТВ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛОМ В СТАНДАРТИЗАЦИИ НОРМАТИВНОЙ БАЗЫ
в синхронизации мотиплционных схем н порядков расчетов
_В УЛУЧШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИОПНО-НОЗРАСТПЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ_)
ЦЕЛИ СОЗДАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ МОНИТОРИНГА НР:
В ОРГАНИЗАЦИЯ КОНСОЛИДИРОВАННОГО ХРАНИЛИЩА АКТУАЛЬНЫХ НЯ-ДАННЫХ
В ПЕРВИЧНАЯ УНИФИКАЦИЯ И АГРЕГИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ НА ЕЕ ОСНОВЕ
В НАСТРОЙКА ИЗМЕРЕНИЙ И ПОКАЗАТЕЛЕЙ КАДРОВЫХ ПРОЦЕССОВ
В КОНТРОЛЬ СОСТОЯНИЯ И ПРОТЕКАНИЯ КАДРОВЫХ ПРОЦЕССОВ
■ ИНДИКАЦИЯ И АНАЛИЗ ОТКЛОНЕНИЙ
■ ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ В ОБЛАСТИ НИ НА ОСНОВЕ АКТУАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ
АО «БОСС. Кадровые системы»
8(495) 225-02-75
www.boss.ru
Рис. 4. Создание информационно-аналитической системы ИЯ
Вышеперечисленным задачам отвечает ИС БОСС-Кадровик -отечественная (что важно и в рамках концепции импортозамещения ^автоматизированная система управления персоналом, позволяющая оптимизировать процессы управления человеческим ресурсом в крупных организациях, холдинговых структурах, а также динамично развивающихся средних компаниях.
ИС БОСС-Кадровик - автоматизирует все уровни управления персоналом: стратегический, тактический и оперативный. Им отвечают три контура программного средства, реализующие соответствующие уровням задачи:
Учетно-вычислительный контур дает возможность планировать организационные структуры предприятия, вести всю учетную работу с персональными данными сотрудников, управлять движением персонала, осуществлять табельный учет отработанного времени и контролировать использование фондов рабочего времени, вести аналитический учет затрат труда, производить расчет заработной платы и соответствующих налогов, формировать регламентированную отчетность для предоставления в государственные органы, поддерживать все формы кадрового делопроизводства.
Контур управления кадровыми процессами позволяет формировать и актуализировать должностные инструкции и структурированные квалификационные требования к должностям (профиль должности), автоматизировать разработку и внедрение различных процедур управления персоналом - подбора и найма, оценки и аттестации, обучения и развития
персонала, создания кадрового резерва и планирования карьеры, управлять расходами на персонал и контролировать затраты на кадровые мероприятия.
Контур анализа кадровых процессов, опираясь на весь имеющийся массив данных, обеспечивает аналитическую обработку информации по персоналу и протеканию кадровых процессов в реальном времени, возможность вводить в механизмы анализа собственные математические модели и получать отчетность, исходя из заданных алгоритмов, представлять полученную информацию в удобной форме, оперируя настраиваемыми графиками, диаграммами или схемами, контролировать индикацию отклонений в процессах и даже получать рекомендации по необходимым действиям для нормализации их протекания.
На сегодняшний день ИС БОСС-Кадровик эксплуатируют более 1000 предприятий и организаций всех отраслей экономики, входящих в ведущие холдинговые структуры, систему активно используют и средние по численности компании.
В заключение я хочу привести слова Е. Леца: «Незнание закона не освобождает от ответственности. А вот знание нередко освобождает».
Литература
1. Абдикеев Н.М., Данько Т.П., Ильдеменов С.В., Киселёв А. Д. Реинжиниринг бизнес-процессов. Учебник. М.; ЭКСМО 2007г.
2. Ефремова Т.Ф. Новый словарь русского языка (комплект из 2 книг). Издательство Русский язык - Серия Библиотека словарей русского языка, 2009
3. Кибанов А.Я. Управление персоналом: Учебное пособие -Издательство: КноРус, 2008г.
4. Клиффорд Ф. Грей, Эрик У. Ларсон. Управление проектами. М.; «Дело и сервис» 2010г.
5. Кондратьев В.В., Лунёв Ю.А. ИЯ - инжиниринг. М.; ЭКСМО 2011г.
6. Кочеткова А.И., Логвинов С.А. "Управление персоналом фирмы. Учебно-практическое пособие" под ред. Э.А. Уткина. - М.: ФА, 2002
7. Маслов Е. В. Управление персоналом предприятия. - М.: Инфра-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2002
8. Хентце Иоахим. Теория управления кадрами. М.; МНИИПУ 2009г.
9. Рассел Д. Арчибальд. Управление высокотехнологичными программами и проектами. М.; ДМК Пресс 2010г.
10. Управление организацией. Энциклопедический словарь. Под ред.: А. Г. Поршнева, А. Я. Кибанова, В. Н. Гунина Издательство: Инфра-М, 2009
11. Управление персоналом: энцикл. слов. / под ред. А. Я. Кибанова.— М.: ИНФРА-М, 1998
12. Журнал ВАК «Управление экономическими системами» №1 2011г.
13. Мельничук А.В., Голик М. Использование БОСС-референт в документообороте. // Новое поколение. 2013. № 6. С. 55-60.
14. Чижанькова И.В., Бондалетова Н.Ф. Договорные отношения по аренде недвижимости: государственной формы собственности. Материалы Ивановских чтений. 2015. № 5. С. 331-344.
15. Фролова Е.В. Управленческие практики и модель модернизации социальной инфраструктуры муниципальных образований России. Москва, 2014.
16. Фролова Е.В. Факторы развития инфраструктуры муниципальных образований в условиях региональной дифференциации. - Ученые записки Российского государственного социального университета. 2012. № 6. С. 16-24.
