CC BY
77
Информационное моделирование как инструмент организации эффективного управленческого учета недвижимого имущества
В.Г. Олехнович
начальник Управления по работе с недвижимым имуществом и землепользованию Департамента по управлению имуществом и корпоративным отношениям ОАО «Газпром»
А.С. Харламов
начальник отдела ведения реестра правоустанавливающих документов Управления по работе с недвижимым имуществом и землепользованию Департамента по управлению имуществом и корпоративным отношениям ОАО «Газпром»
Введение
Использование информационного моделирования в управлении вообще и в организации управленческого учета в частности - одна из важнейших задач, стоящих перед субъектами управления в современных условиях хозяйственной деятельности. Это обусловлено тем, что, как показывают практика и научные исследования, информационное моделирование играет важную роль в обеспечении эффективности управления1. При этом следует отметить, что причинами востребованности и актуальности применения информационного моделирования являются:
• неразрывная взаимосвязанность информации и управления. Исследуя методологические проблемы управления, Ю.Л. Егоров и С.Н. Мищенко пришли к заключению, что управленческий процесс «с самого начала ориентирован на информационную природу и информационный характер управле-ния»2. Вследствие этого информационное обеспечение выступает «первой важной
функцией управления, «оживляющей» весь процесс управления»3;
• превращение информации в ключевой ресурс общественного производства, функционирования и развития, выживания и конкурентоспособности хозяйствующего субъекта, в связи с чем она «становится первичным звеном в функциональной цепи: информация ^ решение ^ действие»4;
• возрастающее влияние информации на экономический потенциал хозяйствующих субъектов. Снижение издержек на получение оперативной и достоверной информации рассматривается в качестве одной из задач управления;
• стремительное изменение соотношения и значения различных факторов и инструментов управления в современных условиях. По мнению известного исследователя проблем управления организацией Б. Мильнера, сегодня все более очевидно на передний план «выходит конкуренция не столько в области товаров, услуг и технологий, сколько в организации и методах управления»5.
1 Трифонов Ю.В., Вольффсен П., Салмин С.П. Информация: рынки, стимулы, модели. Н. Новгород, 2000. С. 23.
2 Егоров Ю.Л., Мищенко С.Н. Диалектика структуры и функции в системах управления. М., 2000. С. 47.
3 Экономика и управление недвижимостью / Под общей ред. П.Г. Грабового. М., 1999. С. 489.
4 Ерофеева В.А. Учет, информация, управление: прямые и обратные связи. М., 1992. С. 7.
5 Мильнер Б. Итоги и уроки // Вопросы экономики. 2003. № 9. С. 23.
Перспективным и открывающим новые возможности повышения эффективности управления представляется применение информационного моделирования и в управлении недвижимым имуществом. Управление недвижимым имуществом представляет собой сложный, многоплановый целенаправленный процесс, являющийся важной составляющей общего управления компанией. В процессе управления недвижимым имуществом производятся различные действия с объектами управления, направленные на достижение целей и задач управления: использование как одного из основных производственных ресурсов, извлечение экономической выгоды и получение дохода, повышение капитализации компании и другие.
Вместе с тем выполнение стоящих перед управлением недвижимостью задач требует постоянного мониторинга самой управленческой сферы. Действительно, «в ряде случаев бывает полезно провести анализ выполняемых функций: в какой мере и насколько полно в управленческой деятельности присутствуют функции управления. Нередко для повышения эффективности работы организации достаточно выявить те или иные функции, которым не придается должного внимания»6. Достижение эффективности управления недвижимостью обеспечивается воздействием управляющей системы на управляемый объект посредством функций, среди которых важное значение принадлежит управленческому учету. Анализируя функции управления, К. Уорд приходит к выводу, что «именно управленческий учет представляется сферой, имеющей наибольшее влияние на стратегическое уп-равление»7. На самом деле управленческий учет выполняет важные функции мониторинга и контроля за ходом реализации задач, поставленных в рамках планирования компании. Таким образом, создается система прямых и обратных связей, в которой управленческому учету принадлежит важное
место: в зависимости от предоставляемых им сведений решается вопрос о необходимости (или отсутствии) внесения корректировок в планирование (рис. 1).
Однако результаты анализа научных исследований свидетельствуют о проявлении внимания к вопросу учета недвижимого имущества. При этом менее всего изучены вопросы учета промышленной недвижимости, составляющей основную часть активов крупных компаний. Недостаточно и малоэффективно в организации учета недвижимого имущества используются инструменты, основанные на информационных технологиях.
Источники информации об объектах недвижимого имущества и их классификации
Учет как функция призван обеспечить управление недвижимостью достоверной и полной информацией о составе, структуре и состоянии отдельных и комплексных объектов учета на основе сведений как внутренних, так и внешних источников. Активное использование информации внешних источников является, с одной стороны, характерной чертой управленческого учета недвижимости, с другой - обеспечивает включение определенных его данных в стратегический управленческий учет компании, который «не ограничивается функциями традиционного управленческого учета, задачей которого является обеспечение руководства компании внутренней информацией с целью обоснования управленческих решений»8.
Информация, используемая в управленческом учете, должна отражать количественные и качественные характеристики, правовое и иное состояние объектов недвижимого имущества. «Важно, чтобы все руководители получали именно информацию, а не необработанные данные»9.
6 Теория управления. Учебник / Под ред. А.Л. Гапоненко, А.П. Панкрухина. М.: РАГС. 2003, С. 20-21.
7 Уорд Кит. Стратегический управленческий учет. М.: Олимп-Бизнес, 2002. С. 7.
8 Там же. С. 13.
9 Там же. С. 16.
С точки зрения потребностей управления информация должна отражать названные характеристики в режиме реального времени. С этой целью могут использоваться различные источники информации. В зависимости от основания их создания такие источники могут быть разделены на нормативные (их существование предусмотрено действующими нормативными правовыми актами) и ненормативные (существующее законодательство не содержит требований о наличии таких источников, но их наличие не противоречит законодательству, например базы данных жилых помещений риелторских фирм). Применительно к такой классификации особый интерес представляет первая группа источников - нормативная, так как ее отличает ряд специфических характеристик, конкретно проявляющихся:
• в нормативной природе информации;
• в базовом характере информации (подлежащая учету информация регламентирована по виду и содержанию);
• в свойстве этой информации быть источником разработки планов, определения целей и задач управления, принятия управленческих решений, осуществления информационного моделирования объектов недвижимого имущества.
Формами нормативных источников являются различные виды учета недвижимого имущества, предусмотренные существующим законодательством, а именно:
• кадастровый учет;
• правовой учет (государственная регистрация прав и сделок);
• бухгалтерский учет;
• налоговый учет и др.
Перечисленные виды учета являются
информационными по своей сущности. Это предопределяет их роль в качестве источников информационного моделирования. Однако каждая информационная модель ограничивается только рамками сведений, содержащихся в том или ином виде учета.
В зависимости от того, внутри или вне пределов компании осуществляется формирование информации о недвижимости, ее источники могут быть классифицирова-
ны на внутренние и внешние. К внутренним источникам информации относятся такие, которые существуют в рамках структуры субъекта управления (например бухгалтерский и технологический учеты организации), к внешним могут быть отнесены все кадастры и реестры, ведение которых осуществляется государственными органами власти.
Кроме того, в зависимости от уровня доступа источники информации о недвижимости могут быть разделены на открытые (например сведения Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним - ЕГРП) и закрытые (например карты в определенных масштабах, на которых зафиксировано расположение стратегически важных для страны объектов, или информация, отнесенная внутренними документами компании к коммерческой тайне).
В зависимости от того, лежит ли в основе формирования информации воля человека, источники информации о недвижимом имуществе могут быть классифицированы на субъективные (например, информация о произведенной государственной регистрации права на недвижимое имущество является результатом действий заинтересованных лиц) и объективные (например, информация о повреждении объекта недвижимого имущества в результате стихийного бедствия (наводнения и т. п.) является результатом чрезвычайной ситуации, в основе которой не лежит волеизъявление каких-либо лиц).
И, наконец, в зависимости от надежности источники информации могут быть разделены на достоверные и недостоверные (требующие дополнительной проверки).
В результате осуществления различных видов учета формируется значительный объем информации. Его разнообразие обусловливает необходимость определения эффективных способов применения. Одним из действенных методов анализа и реализации информационного потенциала является информационное моделирование, которое оказывает существенное влияние на организацию управленческого учета.
Информационное моделирование объектов недвижимого имущества
Информационное моделирование представляет собой процесс создания модели объекта на основе различных характеристик, отражающих существенные свойства моделируемого объекта10. Метод моделирования связан с «методом абстрагирования и предполагает исследование и анализ модели объекта, включающей только его характеристики, наиболее значимые для решения проблемы»11. В организации управления это позволяет использовать не непосредственно реальный объект, а его подобие - модель. В функциональном плане информационное моделирование есть один из элементов информационно-аналитического обеспечения управления недвижимым имуществом в целом, организации учета недвижимости - в частности. Этот метод проявляет себя:
• как специфический вид управленческой деятельности;
• как инструмент изучения и реализации потенциала информационного ресурса;
• как инструмент осуществления различных целей управления.
По М. Вартофскому модели - это «способ действия ... воплощение целей и в то же время инструменты осуществления этих це-лей»12.
Информационное моделирование объектов недвижимого имущества включает в себя следующие этапы и процедуры:
• формулирование целей и задач управления;
• определение информации, необходимой для достижения целей и задач управления, и установление ее источников;
• создание информационной модели (И-модель) объекта недвижимого имущества;
• оценка управленческой ценности И-мо-дели;
• применение И-модели.
Результатом процесса информационного моделирования является И-модель объекта управления, в которой недвижимое имущество предстает в виде набора описаний, необходимых и достаточных для принятия управленческого решения в максимально короткое время и с наибольшим уровнем результативности.
Под И-моделью объекта недвижимого имущества мы понимаем набор параметров с установленными правилами их заполнения, позволяющих создать полное и точное представление об объекте управления. Ее содержание определяется:
• управленческой потребностью;
• особенностями функционального назначения объекта недвижимого имущества.
Субъект управления для достижения целей и задач управления использует различные указанные источники информации об объекте недвижимого имущества. При этом особую важность для него, на наш взгляд, имеют нормативные источники, так как каждый источник данной группы содержит значительный объем информации и фактически представляет собой законченную И-модель объекта недвижимого имущества в строго определенных рамках. Такие И-мо-дели мы именуем нормативно-базовыми и относим их к И-моделям I уровня, которые характеризуются:
• определенным предназначением, обычно сформулированным в преамбуле или вводной части соответствующего нормативного правового акта;
• специфическим содержанием, выражающемся в определенном перечне вносимых данных;
• замкнутостью, представляющей собой невозможность расширения или развития из-за отсутствия подобных допущений в регламентирующем нормативном правовом акте.
И-модели I уровня могут формироваться и другими источниками информации об
10 Варфоломеев В.И. Алгоритмическое моделирование элементов экономических систем. М.: Финансы и статистика, 2000. С. 11; Зельцер С.Р. Основы моделирования систем управления. Новокузнецк, 2003.
11 Теория управления. Учебник / Под ред. А.Л. Гапоненко, А.П. Панкрухина. М.: РАГС, 2003. С. 129.
12 Цит. по: Егоров Ю.Л. Философия управления. М., 2002. С. 248.
объектах недвижимого имущества. Однако в силу их разрозненности и отсутствия взаимосвязи, а также по причине необходимости аккумулирования оперативной и достоверной информации, требующейся для реализации целей и задач управления, субъекту управления необходимо создавать иную И-модель объекта недвижимого имущества, которую мы именуем И-мо-делью II уровня. Она характеризуются:
• регламентированным отбором информации из имеющихся источников;
• адаптированным для удобства использования структурированием;
• открытостью для изменения как по видам и объему включаемой информации, так и по ее структурированию.
Для правильного и точного определения состава информации (а соответственно, и ее источников), который должен быть использован в И-модели II уровня, необходимо провести анализ всей доступной информации (и источников) на предмет востребованности в рамках реализации целей и задач управления. Для выполнения этой работы предлагается использовать матрицу определения востребованности информации (табл. 1). Необходимость включения информации в И-модель II уровня определяется по шкале востребованности, где:
• красный цвет означает обязательность включения информации (70-100 % востребованности);
• оранжевый цвет означает необходимость включения информации (50-69 % востребованности);
• желтый цвет означает целесообразность включения информации (25-49 % востребованности);
• зеленый цвет означает желательность включения информации (5-24 % востребованности);
• синий цвет означает возможность включения информации (0,1-4 % востребованности);
• черный цвет означает отсутствие необходимости включения информации (менее
0,1 % востребованности).
Процент востребованности определяется
путем соответствующих арифметических вычислений. При этом следует отметить, что в подсчете не должны использоваться показатели столбца востребованности информации на уровне топ-менеджмента. В том случае, если какой-либо вид информации является востребованным на уровне топ-менеджмента, то этот вид информации подлежит обязательному включению в И-модель II уровня независимо от того, востребована ли информация какими-либо другими подразделениями.
Применение матрицы определения востребованности информации позволяет, с одной стороны, выявить все значимые для организации виды информации, с другой - избежать информационной избыточности, так как «на самом деле слишком много информации может оказаться хуже, чем слишком мало»13.
Также следует отметить универсальность матрицы: она позволяет провести анализ любого количества видов информации в разрезе неограниченного круга заинтересованных субъектов. Это, в свою очередь, способствует обеспечению открытости И-моде-лей II уровня, так как при необходимости всегда возможно провести повторный анализ используемой информации с добавлением ее новых видов и пользователей и(или) исключением утративших актуальность видов информации и «выбывших» по различным причинам пользователей, а затем провести реформирование существующей И-модели. При этом применение матрицы не ограничивается рамками одной компании. Подобным образом также может быть проанализирована востребованность неограниченного круга видов информации для нескольких компаний, отрасли и т. п.
Вместе с тем практическая реализация И-моделей в рамках управления недвижимым имуществом сопряжена с необходимостью решения еще одной проблемы -выбора единицы управленческого учета. Появление этой проблемы обусловлено тем, что по причине разрозненности и непоследовательности правового регулирования в Российской Федерации и в силу
13 Уорд Кит. Стратегический управленческий учет. М.: Олимп-Бизнес, 2002. С. 16.
специфики значительного объема промышленной недвижимости для решения всех целей и задач управления недвижимым имуществом невозможно взять за единицу управленческого учета объект в том виде, в каком он формируется в существующих системах учета (нормативные источники информации). Поэтому при формировании И-модели II уровня невозможно взять за основу систему какого-либо из существующих учетов и дополнить иными сведениями об объекте учета. Для формирования И-модели II уровня необходимо разработать собственную систему объектов учета, которая способствовала бы реализации целей и задач управления недвижимым имуществом. Перспективным в этом направлении представляется подход формирования имущественных комплексов как совокупности объектов недвижимого имущества и используемого в технологическом процессе производственного оборудования, расположенного в границах определенного земельного участка (см. «Порядок составления комплекта документов по технической инвентаризации имущественных комплексов, составляющих системы газоснабжения Российской Федерации, а также других объектов недвижимого имущества, принадлежащих ОАО »Газпром» и его дочерним организациям», утвержденный приказом Государственного комитета Российской Федерации по строительству и жилищно-коммунальному комплексу от 28.12.2000 № 308). Однако с учетом практики проведения работ по технической инвентаризации и государственной регистрации прав на недвижимое имущество, а также для целей обеспечения возможности применения в иных отраслях такой подход подлежит уточнению и доработке. Во-первых, необходимо развить положение о включении в состав комплекса земельного участка. При этом, на наш взгляд, не следует ограничиваться границами какого-либо одного земельного участка. В ряде случаев объекты одного производственного назначения, в целом представляющие интерес с точки зрения управления, могут располагаться на разных, хотя и близко расположенных друг от друга, земельных участках. В газовой от-
расли примером такой ситуации могут служить компрессорная станция (КС) и станция охлаждения газа (СОГ).
Во-вторых, для целей управленческого учета следует конкретизировать условия объединения в имущественном комплексе различных объектов, расположенных на одном или нескольких земельных участках. И здесь, учитывая, что все эти объекты представляют интерес как средства извлечения прибыли путем использования в соответствии с их предназначением, важным представляется детализация условий взаимодействия объектов в рамках соответствующей технологии. При формировании объектов учета такой подход будет способствовать реализации целей и задач управления, так как при управлении довольно часто возникает необходимость оперировать объектами замкнутого производственного цикла. В таком виде они представляют интерес как объекты гражданского оборота, поскольку в результате их функционирования или создается какой-либо продукт, или выполняется какая-то определенная функция (стадия), необходимая для осуществления процесса в целом. Но нельзя отрицать того, что при определенных условиях субъекту управления необходимо будет иметь информацию и об элементах, составляющих имущественный комплекс как объект управленческого учета.
В нашем примере КС и СОГ могут быть построены в разное время, что может являться причиной самостоятельного кадастрового учета земельных участков, на которых они расположены, и самостоятельной государственной регистрации прав на КС и СОГ в ЕГРП. На балансе компании основные средства, входящие в КС и СОГ, также будут учитываться самостоятельно, с разными датами ввода, принятия на баланс и т. п. Вместе с тем производственные подразделения будут рассматривать СОГ как необходимый с точки зрения технологии элемент для обеспечения функционирования КС.
Изложенная дифференциация в подходах к учету приведенных в нашем примере объектов КС и СОГ обусловливает необходимость реализации еще одного условия
при формировании И-моделей II уровня: иерархии объектов учета. С целью сохранения значимых показателей различных источников информации формирование объектов учета необходимо осуществлять так, чтобы обеспечить возможность быстрого доступа и, соответственно, анализа составляющих объект управленческого учета позиций с точки зрения других систем учета.
Таким образом, при формировании И-мо-делей II уровня мы считаем целесообразным в качестве объекта управленческого учета применять подход формирования имущественных комплексов, основанных:
• на объединении в рамках одной единицы учета соответствующих земельных участков и расположенных на них объектов, обеспечивающих в результате их функционирования или создание какого-либо продукта, или как минимум выполнение какой-либо определенной самостоятельной функции, необходимой для осуществления процесса в целом;
• на обеспечении иерархии, то есть «вхождения» различных единиц учета друг в друга, что обеспечивает сохранение и отражение в рамках структуры И-моделей значимых показателей различных существующих систем учета в разрезе имущественных комплексов - объектов управленческого учета.
Методический подход к оценке эффективности управленческого учета на основе И-моделей объектов недвижимого имущества II уровня
Важное значение в организации управленческого учета недвижимого имущества имеет оценка его эффективности на основе используемых И-моделей объектов недвижимого имущества (здесь под И-моделями мы будем понимать только И-модели II уровня). Без проведения такой процедуры компания не может выявить
управленческую ценность и реальную значимость объектов недвижимости, определить перспективы использования материальных ресурсов.
Для осуществления процедуры оценки эффективности используются различные подходы.
Как известно, эффективность - это отношение результата к затратам. Практика показывает, что названный фундаментальный принцип далеко не во всех случаях позволяет оценить эффективность различных видов деятельности. Это обусловлено усложнением условий хозяйствования, изменением содержания результатов и затрат, непостоянством временного интервала между ними, колебаниями их причинноследственной зависимости, развитием системы ценностей и, следовательно, изменением системы индикаторов и характеристик, в совокупности отражающих эффективность деятельности. Известный аналитик Поль А. Страссман писал: «Измерение эффективности - это шаг к овладению возрастающей сложности видов деятельности, основанных на информации, с которой не удается в должной мере справиться с помощью простых показателей соотношения «затраты - выпуск»14.
Среди современных подходов к оценке эффективности как наиболее перспективную исследователи выделяют систему сбалансированных показателей (ССП)15 разработанную Робертом Капланом и Дэйвидом Нортоном. К характерным признакам этого метода относятся индивидуализация формирования показателей, использование системы показателей, ориентация на стратегические аспекты деятельности, необходимость творческого подхода в применении инструментов данной методологии.
Выбор критериев или системы критериев эффективности прежде всего зависит от конкретных условий хозяйствования, целевого, функционального и технологического использования И-моделей объектов недви-
14 Страссман Поль А. «Информация в XXI веке. Проблемы управления. М.: Экономика, 1987. С. 137.
15 Бухонова С.М., Трунова Е.В. Сбалансированная система показателей как инструмент управления предприятием. Спб.: Химиздат, 2004; Гапоненко А. Повышение эффективности информационных технологий управления предприятиями // Информационные ресурсы России. 2004. № 4.
жимого имущества. Определяющее воздействие на него оказывают цели и задачи хозяйствующего субъекта. Поэтому важной задачей субъекта управления является адаптация накопленного теоретического и практического опыта оценки эффективности к конкретным потребностям функционирования компании. «Управляя процессом, -подчеркивают Р. Каплан и Д. Нортон, - для оценки и анализа которого она не имеет соответствующего метода, компания неизбежно сталкивается с серьезными трудностями»16.
Сообразно современным реалиям внешней и внутренней среды формирования и использования И-моделей методический подход к оценке эффективности определяется нами как интеграционно-многофакторный. Причем интеграционную функцию выполняет качество, выражающее степень соответствия требованиям, спецификациям и «ожиданиям»17.
Многофакторность выражается в следующей системе показателей:
• информационность;
• действенность;
• экономичность;
• производительность;
• инновационность;
• «фактор времени».
Этот метод использован при оценке эффективности управленческого учета на основе формирования и применения И-моделей объектов недвижимого имущества (рис. 2).
Выводы и предложения
1. В современных условиях хозяйствования применение информационного моделирования как инструмента познания и освоения информационного потенциала недви-
жимого имущества является объективной необходимостью.
2. Важное значение информационное моделирование приобретает и как инструмент организации эффективного управленческого учета недвижимого имущества, оказывая влияние на рост результативности и качества реализации отдельных управленческих процедур, сокращение экономических издержек, предотвращение юридических рисков, рациональное использование временного ресурса, способствуя проявлению синергетического эффекта.
3. По своей природе информационное моделирование является инновационным, что проявляется в утверждении принципа открытости И-моделей II уровня, особенности их основания - имущественных комплексов, в диалектическом характере их структур, их применимости в условиях функционирования современных, прежде всего крупных, компаний.
4. Информационное моделирование способствует формированию информационной базы, способной быть источником разработки плана действий по совершенствованию управления недвижимым имуществом, развитию его учетной функции.
5. Информационное моделирование сопровождается соответствующим методологическим и методическим обеспечением. Содержание последних определяется конкретными условиями хозяйствования, а также стратегией компании.
6. Информационное моделирование формирует потребности в совершенствовании структуры управления недвижимым имуществом, создает предпосылки организационных изменений в системе управления недвижимым имуществом.
16 Каплан Р., Нортон Д. Организация, ориентированная на стратегию. М.: Олимп-Бизнес, 2004. С. 5.
17 Синк Д.С. Управление производительностью: планирование, измерение, оценка, контроль и повышение. М.: Прогресс, 1989. С. 70.
Рис. 1. Схема прямых и обратных связей управления
Таблица 1
Матрица определения востребованности информации и шкала востребованности
с примером заполнения
Использующее N. подразделение Вид информации Топ-менеджмент Бухгалтерская служба Служба по управлению имуществом Финансово-экономическая служба и другие Производственная служба 1 % СЪ § чЗ ? (3 * о со Шкала востребованности (цвет)
Адрес (местоположение) V* V V 60 % оранжевый
Кадастровый номер V 20 % зеленый
№ государственной регистрации права V V V 60 % красный
Инвентарный номер бухгалтерского учета V V V V 80 % красный
Дата создания(приобретения) V V V V 80 % красный
Общая площадь объекта V V 40 % желтый
Остаточная стоимость V V V V V 100 % красный
Другие
* Символ V означает востребованность соответствующего вида информации пользователем
Интегратор Факторы-измерители Показатели эффекта
Рис. 2. Схематичное изображение структуры интеграционно-многофакторного методического подхода оценки эффективности управленческого учета на основе использования И-моделей объектов недвижимого имущества
Вопросы подписки по тел. (095) 129-0001 27
