CC BY
79
Плахотя Т.В.
ХАРАКТЕРИСТИКА ЭТАПОВ ФОРМИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ
Эффективная система внутреннего контроля (СВК) является важнейшим элементом управления предприятием. Значение внутреннего контроля трудно переоценить: при его помощи обеспечивается защита имущества, качество учета и достоверность отчетности, выявление и мобилизация имеющихся резервов в сфере производства, финансов и т. п. Внутренний контроль охватывает все сферы деятельности предприятия и направлен на повышение эффективности управления компанией.
На основе имеющихся точек зрения можно выделить два подхода к определению термина «внутренний контроль»: узкий и широкий.
В самом узком толковании термин «внутренний контроль» можно определить как сбор информации об объекте контроля. Такого рода контроль осуществляется всеми менеджерами компании в рамках выполняемых ими функций. Так, директор по продажам с целью управления процессом продаж регулярно проверяет отчеты об объемах продаж, информацию о претензиях к качеству реализуемой продукции и т. п.
В широком понимании внутренний контроль — это непрерывный процесс, включающий сбор и анализ информации для принятия управленческих решений, ориентированных на эффективность деятельности компании.
Система внутреннего контроля
представляет собой совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством экономического субъекта в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности.
Внутренний контроль организации — это осуществление субъектами организации таких действий, как:
1) определение фактического состояния организации (объекта контроля);
2) сравнение фактических данных с планируемыми;
3) оценка выявляемых отклонений и степени их влияния на аспекты функционирования организации;
4) выявление причин зафиксированных отклонений.
В последнее время повышение интереса к вопросам организации внутреннего контроля со стороны российских предприятий обусловлено несколькими причинами.
Во-первых, переход российских компаний на новый уровень развития привел к качественным изменениям в управлении ими: собственники либо полностью выходят из управления, либо происходит разделение в управлении, когда собственники концентрируют свою работу на стратегическом развитии бизнеса, а текущая работа по выполнению решений и планов собственников остается за наемными менеджерами. При этом потребность в контроле со стороны собственников возрастает и, что очевидно, затрудняется. СВК призвана обеспечивать безопасность интересов собственников и в то же время не должна ограничивать менеджеров предприятия в выполняемых ими функциях.
Во-вторых, развитие холдинговых структур, объединяющих в своем составе промышленные предприятия, научноисследовательские, торговые, кредитные, инвестиционные и т. д. организации, требует комплексного и формализованного контроля над денежными потоками, системой управления и финансовым состоянием каждой бизнес-единицы, входящей в структуру группы. Эти цели могут быть успешно достигнуты при рационально организованной системе внутреннего контроля.
В-третьих, тенденции в законодательстве, направленном на регулирование фондовых рынков, как российском, так и
зарубежном, обязывают компании создавать СВК, обеспечивающие достоверность финансовой отчетности. Так, «Положение об организации торговли на рынке ценных бумаг», утвержденное Федеральной службой по финансовым рынкам 15 декабря 2004 г., определило ряд новых для российского фондового рынка требований к организации систем внутреннего контроля. Оно включает, среди прочего, требование к наличию, составу и функциям комитета по аудиту совета директоров. Данное Положение фактически поставило российские акционерные общества, акции которых включены в биржевые котировальные списки, перед необходимостью внедрить предусмотренные Положением системы внутреннего контроля и внутреннего аудита с целью избежать делистинга [3].
Кроме этого, в 2005 г. в США вступили в силу новые стандарты раскрытия информации публичными акционерными компаниями, провозглашенные Законом Сарбейнса-Оксли (Sarbanes-Oxley Act). Данный закон направлен на улучшение точности и достоверности финансовой отчетности и раскрытия информации корпорациями и предусматривает заверение независимыми аудиторами и менеджментом информации о полноте и эффективности существующих систем внутреннего контроля. В законе максимально учтены последствия громких историй с банкротством ряда крупнейших компаний, когда инвесторы потеряли свои вложения вследствие предоставления данными компаниями недостоверной финансовой отчетности. Планируется принятие аналогичных законодательных документов и в европейских странах: Германии, Великобритании, в которых расположены крупнейшие мировые фондовые площадки.
Таким образом, зарубежные и отечественные предприятия фондового рынка в настоящее время имеют значительную потребность в серьезной методологической поддержке при разработке новой и совершенствовании действующей системы внутреннего контроля.
Современные системы внутреннего контроля, в том числе формируемые в соответствии с требованиями фондового законодательства, базируются на принципах Интегрированной концепции внутреннего контроля (Integrated Internal Control Framework) комитета COSO. Этот документ является результатом анализа существовавшей по состоянию на 1992 год литературы по внутреннему контролю. Данная концепция акцентирует ответственность руководства предприятия за состояние системы внутреннего контроля, устанавливает основные понятия и определения внутреннего контроля и его ключевые компоненты.
Внутренний контроль в той или иной форме существуют на каждом предприятии. Тем не менее, практика формирования в России эффективных систем внутреннего контроля в соответствии с современными концепциями СВК только начинает складываться. Чем крупнее компания и чем сложнее ее организационная структура, тем масштабнее задачи и жестче требования к системам внутреннего контроля. К сожалению, во многих компаниях отечественного бизнеса СВК чаще всего носит неформализованный или номинальный характер, в лучшем случае сводится к внедрению системы менеджмента качества в соответствии со стандартами ИСО (ISO — International Standards Organization). Тогда как СВК, приведенная в соответствие принципам и политике руководства компании, интересам акционеров и участников, позволяет выявить и снизить коммерческие, финансовые и внутрипроизводственные риски в управлении предприятием, обеспечить эффективное функционирование и развитие предприятия, достижение поставленных целей [2].
В качестве форм внутреннего контроля организации на практике выделяют:
• ревизионные комиссии;
• внутренний аудит;
• структурно-функциональную форму внутреннего контроля.
К институтам внутреннего аудита относят и ревизионные комиссии (реви-
зоров), деятельность которых регламентирована действующим законодательством. Этот институт в основном распространен в акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и производственных кооперативах.
Организация внутреннего контроля в форме внутреннего аудита присуща крупным и некоторым средним организациям, в основном обладающим следующими особенностями:
• усложненной оргструктурой — дивизиональная, матричная или конгломератная структура организации;
• многочисленностью филиалов, дочерних компаний;
• разнообразием видов деятельности и возможностью их кооперирования;
• стремлением органов управления получать достаточно объективную и независимую оценку действий менеджеров всех уровней управления.
Кроме задач чисто контрольного характера внутренние аудиторы могут решать задачи экономической диагностики, выработки финансовой стратегии, маркетинговых исследований, управленческого консультирования.
Выбор формы внутреннего контроля зависит от:
• сложности организационной
структуры;
• правовой формы;
• видов и масштабов деятельности;
• целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности;
• отношения руководства организации к контролю.
В целом реализация проекта по совершенствованию системы внутреннего контроля может состоять из нескольких этапов.
Первый этап является подготовительным, его задача — определить цели проекта. Как мы рассматривали выше, цели разработки системы внутреннего контроля могут определяться в соответствии с требованиями законодательства, собственников и менеджмента компании.
На основании установленных целей определяются требования к разрабаты-
ваемой системе внутреннего контроля, ее основные характеристики, соответственно, выбирается методика проведения работ по проекту.
Уже на данном этапе целесообразно выбрать информационную систему, на основе которой будет осуществляться поддержка разрабатываемой СВК. В настоящее время на рынке представлен ряд П-систем, предназначенных для автоматизации СВК, и выбор необходимой из них должен осуществляться по принципу наибольшего соответствия концепции разрабатываемой системы внутреннего контроля.
На подготовительном этапе формируется рабочая группа проекта, определяется ее состав из числа сотрудников компании-заказчика и консалтинговой компании в соответствии с оговоренным распределением обязанностей по реализации проекта.
После определения целей и задач необходимо проведение мероприятий по подготовке персонала компании, который будет задействован в реализации проекта: проведение обучающих семинаров, информирование сотрудников компании о проекте. Формирование лояльного отношения сотрудников к осуществляемому в компании проекту является одним из важнейших факторов его успешной реализации. Это связано с тем, что проект по разработке СВК предполагает активное участие в нем специалистов компании, что отвлекает их от текущей работы и, соответственно, приводит к недовольству и неохотному сотрудничеству с рабочей группой проекта. Поэтому сотрудники должны быть информированы о важности реализуемого проекта, должны получить разъяснения, какую информацию и в какой форме необходимо предоставлять членам рабочей группы.
Следующий этап проекта предполагает определение основных бизнес-процессов, на основании которых будет строиться СВК. Выделенные для целей построения СВК бизнес-процессы детально изучаются и описываются на основе модели «как есть», предполагающей
фиксирование существующих процедур. Далее осуществляется оценка построения бизнес-процессов на соответствие требованиям к системе внутреннего контроля, определенным на предварительном этапе. На основании результатов анализа бизнес-процессы оптимизируются и описываются моделью «как должно быть».
Хотелось бы отметить, что осуществляемое в рамках проекта по разработке СВК формализованное описание бизнес-процессов дает компании дополнительные преимущества:
озакрепление распределения зон ответственности, функций и механизмов взаимодействия между подразделениями компании или между сотрудниками внутри подразделений;
о повышение прозрачности и управляемости процессов компании;
о повышение уровня технологической дисциплины сотрудников, формализация и упорядочение взаимоотношений персонала;
о снижение трудозатрат при введении в должность новых сотрудников и сокращение продолжительности адаптационного периода для вновь принимаемых на работу сотрудников.
Следующим шагом при реализации проекта является определение наиболее подверженных риску участков бизнес-процессов и выявление критических для компании факторов риска, а также определение основных объектов риска для компании, формирование библиотеки рисков.
Напомним, что риск представляет собой любое событие или действие, которое может неблагоприятно отразиться на достижении предприятием своих целей и помешать предприятию успешно реализовать свою стратегию.
Выявленные риски оцениваются по двум основным параметрам: вероятность наступления и существенность последствия. На основе этих двух оценок осуществляется интегральная оценка рисков: они признаются существенными либо несущественными в рамках определенного бизнес-процесса.
Далее по всем существенным рискам определяется наличие и эффективность контрольных процедур.
Контрольные процедуры анализируются по следующим параметрам:
- эффективность дизайна (возможность, удобство выполнения для исполнителя контроля);
- полнота покрытия рисков;
- эффективность закрепления за исполнителями контролей.
По результатам анализа существующих контрольных процедур определяются «узкие места» системы внутреннего контроля, осуществляется корректировка существующих контролей или разработка новых. Это является следующим этапом проекта, задачей которого является разработка рекомендаций по совершенствованию системы внутреннего контроля.
По мнению профессора Бурцева В.В., «нужно отметить, что контрольные процедуры разрабатываются таким образом, чтобы они носили, по возможности, предупредительный характер, ведь лучше предотвратить проблему, чем только при появлении идентифицировать ее и устранить негативные последствия» [1 ].
Для всех разработанных контрольных процедур определяются исполнители, периодичность и формы документального подтверждения их выполнения.
Следующим шагом проекта является доведение информации о внедряемых контрольных процедурах до их исполнителей, определение перечня мероприятий, которые необходимо провести в компании для обеспечения полноценного функционирования разработанной системы внутреннего контроля (доработка информационных систем, разработка документации, форм отчетов, проведение обучения персонала и т. п.).
Далее осуществляется проведение комплекса мероприятий по тестированию системы внутреннего контроля: определяется степень внедрения контрольных процедур, выявляются факторы, затрудняющие их выполнение, в случае необходимости, разрабатываются мероприятия по корректировке СВК.
Необходимо иметь в виду, что эффективность системы внутреннего контроля зависит от ее актуальности. Все изменения, происходящие в компании, должны своевременно и полно находить отражение в системе внутреннего контроля. Поэтому еще при разработке системы внутреннего контроля необходимо строить ее таким образом, чтобы существовала возможность ее гибкого изменения, а также определить методику поддержания СВК в актуальном состоянии.
Подводя итоги, следует сказать, что создание системы внутреннего контроля является сложной задачей, с которой предприятие не всегда имеет возможность справиться самостоятельно. Поэтому, приняв решение о разработке СВК, компаниям рекомендуется обратить внимание на возможность привлечения к работе консалтинговых компаний, имеющих опыт в реализации аналогичных проектов.
От эффективности внутреннего контроля зависит эффективность функционирования хозяйствующих субъектов (экономических единиц), а эффективность функционирования хозяйствующих субъектов в совокупности — одно из условий эффективности всего общественного производства. В современных условиях внутренний контроль как управленческая функция должен осуществляться на всех уровнях управления.
Библиографический список
1. Бурцев В.В. Основные направления совершенствования внутреннего контроля в организации // Аудиторские ведомости. — 2002. — №10.
2. Оценка состояния внутреннего аудита: Практ. пособие / Л.В. Сотникова; под ред. проф. В.И. Подольского. — М: ЮНИТИ-ДАНА, 2005 — 143 с. (серия «Аудит: организация и технология»)
3. http://union.kz/ru
