CC BY
1ОШ МАМЛЕКЕТТИК УНИВЕРСИТЕТИНИН ЖАРЧЫСЫ
ВЕСТНИК ОШСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА BULLETIN OF OSH STATE UNIVERSITY
ISSN: 1694-7452 e-ISSN: 1694-8610
№2/2024, 395-403
ЭКОНОМИКА
УДК: 338.28 (575.2)
DOI: 10.52754/16948610 2024 2 39
GAP АНАЛИЗИ ЖАНА АНЫН IT ДОЛБООРЛОРДУ БАШКАРУУДА
КОЛДОНУЛУШУ
GAP АНАЛИЗ И ЕГО ПРИМЕНЕНИЕ В УПРАВЛЕНИИ IT ПРОЕКТАМИ
GAP ANALYSIS AND ITS APPLICATION IN IT PROJECT MANAGEMENT
Абжапар кызы Фарида
Абжапар кызы Фарида Abjapar kyzy Farida
окутуучу, Ош мамлекеттик университети
преподаватель, Ошский государственный университет Lecturer, Osh State University
Имаралиев Омурбек Рахманалиевич
Имаралиев Омурбек Рахманалиевич Imaraliev Omurbek Rakhmanalievich
э.и.к., доцент, Ош мамлекеттик университети
к.э.н., доцент, Ошский государственный университет Candidate of Economics, Associate Professor, Osh State University [email protected]
GAP АНАЛИЗИ ЖАНА АНЫН 1Т ДОЛБООРЛОРДУ БАШКАРУУДА
КОЛДОНУЛУШУ
Аннотация
Бул макалада изилдввнYн негизги максаты катары 1Т тармагындагы долбоорлорду изилдее жана аларды башкарууда GAP анализин жYргYЗYYHYн актуалдуулугу каралат. ИзилдеенYн премдети катары Ош мамлекеттик университетинин Окумуштуулар кецешин уюштурууну автоматташтыруучу порталды иштеп чыгуунун долбоорун тYЗYY жана аны башкаруу кааралган. Аталган долбоордо учурдагы кейгейлер менен долбоор ишке ашкандан кийинки чечилген маселелердин ортосундагы ажырымдар, долбоордун ишке ашуусуна болгон талаптар, санариптештирYYHYн алкагында кагаз иштерин азайтуу маселеси кврсвтYлдY. Маселенин чечилишине болгон кадамдарды ирээттеп, тактап алуу YЧYн, алдын ала долбоорлоо жана анализ жасоо 1Т тармагында да, илим тармагында колдонулуучу илимий-методикалык негизделген ыкма катары далилденген.
Ачкыч свздвр: долбоор, анализ, фреймворк, боштук анализи, ажырым, электрондоштуруу, идея, план, башкаруу.
GAP АНАЛИЗ И ЕГО ПРИМЕНЕНИЕ В УПРАВЛЕНИИ IT ПРОЕКТАМИ
Аннотация
Основной целью данной статьи является изучение актуальности GAP-анализа в изучении и управлении ИТ-проектами. Целью исследования является разработка и управление проектом по разработке портала для автоматизации организации Ученого совета ОшГУ. Проект выделяет разрыв между текущими проблемами и проблемамирешаемыми после осуществления проекта, требования к проекту, сокращение бумажной работы в условиях цифровизации. Доказано, что предварительное проектирование и анализ являются научно обоснованным методом, используемым как в ИТ, так и в науке для упрощения и уточнения шагов по решению проблемы.
GAP ANALYSIS AND ITS APPLICA TION IN IT PROJECT MANAGEMENT
Abstract
The main purpose of this article is to study the relevance of GAP analysis in the study and management of IT projects. The aim of the study is to develop and manage a project to develop a portal to automate the organization of the Academic Council of Osh State University. The project highlights the gap between current problems and problems solved after the implementation of the project, the requirements for the project, the reduction of paper work in the context of digitalization. Pre-design and analysis has been proven to be a science-based method used in both IT and science to simplify and refine steps to solve a problem.
Ключевые слова: проект, анализ, фреймворк, анализ разрыва, разрыв, цифровизация, идея, план, управления.
Keywords: project, analysis, framework, gap analysis, gap, digitalization, idea, plan, management.
Киришуу
Долбоорлорду ишке ашырууда кептеген кошумча фреймверктер жана жардамчы техникалар колдонулат. Алар долбоордун актуалдуулугун аныктоого, ky4tyy жана алсыз жактарын анализдееге, стратегиялык пландарды TY3YYre жана долбоор ишке ашкандан кийинки жараяндарды пландоого жардам берет. Ар бир тармак YЧYн же жалпы баары YЧYн колдонулган фреймверктер бар. Мисалы: GAP, GROW, RICE, GAME, PEST, SWOT, SMART, MoSCoW методу, IT проекттер YЧYн кеп колдонулган Agile, Scrum, Kanbun методологиялары. Ушулардын ичинен GAP анализине токтолобуз.
GAP анализ методу АКШ да Стендфорд университетинде иштелип чыккан. GAP методунун мааниси англис тилинин "боштук" деген сезYнен алынган. Эгерде терминди сезме-сез карасак, анда бул боштук анализи: gap-анализ компаниянын, организациянын каалаган жана реалдуу боштуктарын изилдееге батытталган (GAP-анализ: короткий путь от желаемого к действительному! [Электрондук ресурс], URL: https://4brain.ru/blog/gap-analiz-korotkij -put-ot-zhelaemogo-k-dej stvitelnomu/).
GAP-анализ эки чагылтууга негизделген:
■ Коюлган максаттары жана жыйынтыктар
■ Келечекте учурдагы кырдаалды езгертYY
Чынында, бул консалтинг инструменттеринин бири болгон диагностикалык аудит. GAP талдоо жYргYЗYY компаниянын же организациянын каалаган натыйжасына жетYY YЧYн ошол менен катар эле учурдагы абалын эске алуу менен кааланган максатты божомолдойт. Кийинки кадам каалаган натыйжаны алуу YЧYн эмне жетишпей жатканын билYY болуп саналат. Ишкананын GAP-анализи каалаган максаттарды реалдуулукта жетишилген максаттар менен елчееге гана эмес, ошондой эле алардын адекваттуулугун баалоого мYмкYндYк берет. Эгер алар адекваттуу болсо, аларга жетYY жолдорун табуу. Же аларды таштап, башка келечектYY долбоорлорго ке^л буруцуз.
Чындыгында, стратегиялык перспективада gap талдоо дал ушул YЧYн керек. Ошондуктан, кеп учурда мgap-анализм, "стратегиялык талдоо" тYШYHYктерY синоним катары колдонулат. Кошумчалай кетсек, уюмдун ажырымын талдоо сертификациялык аудиттин кецейтилген версиясы катары каралышы мYмкYн. Бул учурда аудитор уюмдун керсетYлген критерийлерге ылайык келYYCYне баа берет. Мисалы, кээ бир стандарт же лицензия талаптары. Андан кийин аудиттин жыйынтыгы боюнча стандарттын же лицензиянын бардык пункттары-талаптары боюнча gap-талдоо таблицасы тYЗYлет. Ал эми ар бир пункт боюнча уюм эмне талаптарга жооп берери, эмнеси жок экени, талаптарга жооп берYY YЧYн эмнени езгертYY, оцдоо же толуктоо керектиги керсетYлет. Мындан тышкары, аудитор иштин жалпы
картинасын жакшыртуу YЧYн eзYHYн сунуштарын берет. Тигил же бул уюмдун мындай сертификациялык gap талдоосу - бул эмне жана эмне болушу керек дегендин ортосундагы ажырымды талдоо. Ошентип, gap талдоо иштин реалдуу абалы менен eз алдынча белгиленген стратегиялык максаттын ортосундагы ажырымды талдоо YЧYн да, иштин реалдуу абалы менен лицензиянын же стандарттын айрым расмий талаптарынын ортосундагы ажырымды талдоо YЧYн да колдонулат.
Жогорудагы методология ким жана кандай максатта колдонооруна карабастан, gap анализин колдонуунун eзYHYн шаблондору, этаптары жана мыйзам ченемдYYЛYктeрY бар.
GAP анализин жYргYЗYY бир нече этаптардан турат (1-CYрeт): ш Иштин учурдагы абалын аныктоо жана учурдагы менен каалаган же талап кылынган натыйжанын ортосундагы ажырымды аныктоо.
ш Учурдагы менен каалаган же талап кылынган натыйжанын ортосундагы ажырымдын себептерин талдоо.
ш Каалаган натыйжаларга жетишYY боюнча планды иштеп чыгуу жана пландын пункттарын ишке киргизYY боюнча сунуштар.
Бул "gap-талдоо матрицасынын" бир тYPY болуп саналат:
1 Ажырымды идентификациями
Биз азыркы учурда кайсыл жердебиз?
Ф
Стратегиялык картадан
максатты тандацыз
Учурдагы жана максаттуу
абалды салыштыруу учун
тиешелуу керсэткучтерду
колдонуиуз.
1-сурвт. GAP анализин ЖYргYЗYYHYн этаптары
Бул матрицанын ичинде кeп учурда дифференцияланган изилдeeлeр болушу мYмкYн. Мисалы, учурдагы абалдын негизинде максималдуу жеткиликтYY натыйжаны аныктоо жана максималдуу жеткиликтYY жана каалаган натыйжанын ортосундагы ажырымды талдоо. Жана, ошого жараша, каалаган натыйжанын адекваттуулугун баалоо.
Ал эми тeмeндe болсо GAP анализдин жалпы алгоритми берилет.
■ gap-анализ темасын же теманы аныктоо (алынган пайда, чыгымдарды кыскатруу, товарды разработка кылуу, бренд-стратегия, ж.б.) жана аны талкуунун бардык катышуучулар Y4YH баракка жазуу.
■ Абсолюттук же салыштырмалуу керсетаучтер боюнча учурдагы иштин абалын белгилее (сатуу келемY, чыгымдардын пайызы, киреше ж. б.)
■ КеректYY натыйжаны абсолюттук же салыштырмалуу тYPде керсетYЦYЗ (сатуулардын сом же пайыз менен кебеЙYШY, чыгашалардын белгилYY бир децгээлге жана белгилYY бир сандагы пайызга азайышы).
■ Негизги параметрлер (эмгек жана убакыт чыгымдары, керектYY материалдар жана технологиялар, техникалык жабдуулар жана программалык камсыздоо) боюнча боштуктун "толтурулганын" аныктацыз.
■ Зарыл болсо, кошумча SWOT талдоо жYргYЗYY (Имаралиев, 2014, 39).
■ Планды тууралоо жана жетишилген натыйжаларга баа берYY YЧYн кийинки чогулуш же талкууга, «толуктоолорго» меенеттер менен, конкретщуу кадамдарды иштеп чыгуу.
Компаниянын GAP анализи жана изилдееге тиешелYY темалар бир жолугушуудан жана иш-аракеттер планын иштеп чыгуудан кийин толук деп эсептелбейт (Укуева, 2019, 95-99). Биринчиден, жашоо ар дайым эц жакшы ойлонулган пландарга да езгертYY, толуктоолорду киргизет. Экинчиден, процесстин демилгечисинин кеземелY жана кызыкчылыгы жок болгон учурда, калгандардын бардыгы берилген багытта иштееге мотивациясын жана аракетинин ендYPYмдYYЛYгYн жоготот.
GAP анализин дагы да деталдуу жYргYЗYY YЧYн;
■ Компаниянын учурдагы абалы жана компанияга таасир этYYЧY тышкы шарттардын CYреттелYШY.
■ Менеджмент жана маркетинг аудити.
■ Башкы проблемалуу зоналарды жана глобалдык стратегиялык боштуктарды аныктоо.
■ ЭнгYYHYн каалаган децгээлин аныктоо.
■ Бардык маселелерди чечYY YЧYн деталдуу кез карашты иштеп чыгуу.
■ Глобалдык стратегиялык боштуктарды деталдаштыруу.
■ Глобалдык стратегиялык ажырымдардын эц жогорку децгээлден эц теменкY децгээлге чейин декомпозациялоону жYргYЗYY.
■ Ар бир боштукка анлиз жYргYЗYY.
■ Боштуктарды талдоо YЧYн негизги максаттуу индикаторлорду иштеп чыгуу менен максат коюу.
■ 0HYryY болжолу, MYMKYH болгон сценарийлерди иштеп чыгуу: эц ыктымалдуу, эц жакшы жана эц начар.
■ Бардык варианттардын жакшы жана жаман жактарын талдоо.
■ Ар бир боштук боюнча чаралардын комплексин иштеп чыгуу.
■ Жашоодогу чараларды ишке ашыруу.
■ Контролдоо, талап кылынса оцдоо.
Негизги кeйгeйлYY аймактарды жана глобалдык стратегиялык боштуктарды аныктоого байланыштуу пунктту eзYнчe тактоо керек. Бул YЧYн сиз eзYнeн-eзY айкын болгон "алсыз жактарын" гана эмес, ошондой эле топ-менеджмент менен негизги процесстерге катышкан кызматкерлер менен маектешYY аркылуу, учурдагы бизнес-процесстердин нюанстарын YЙрeнYШYЦYЗ керек (Богданов, 2003, 248).
Бул учурда гана gap-анализдин жYPYШYндe каалаган жана реалдуу абал ортосундагы ажырымдын пайда болушуна таасир эткен негизги себептерди жана системаны тYЗYYЧY факторлорду аныктоого болот. Демек, оптималдуу чараларды иштеп чыгуу жана пайда болгон проблемаларды чечYY YЧYн адекваттуу куралдарды тандоо керек.
Жогоруда айтып кеткендей эгер кааланган менен учурдагы абалдын оротосундагы айырма чоц болсо, перспективдYY жана чыгымдары аз башка долбоорго басым жасоо пайдалуураак болот. Эгерде gap-анализ сапаттык тYPдe жYргYЗYлсe, анда ал , иш-аракеттердин пландарга, ар тараптуу картиналарга, кырдаалга жана пландарга адекваттуу баа берет.
Кыргызстан эмгек ресурстарына eтe бай. Так ушул ресурс IT тармагынын негизине салынуу керек. Маалыматтык технологиялар тигил же бул eлкeнYн негизги экономикалык звенолорунан болуп баратат. IT технологиялары сыяктуу динамикалык eнYГYп жаткан тармакта GAP анализин колдонууга кeцYл бурбай коюуга мYмкYн эмес.
Чындыгында, бул жерде биз fit/gap-анализ жeнYндe кeбYрeeк талкуулайбыз. Fit деген ^з англис тилинен "шайкештик" деп которулат. Бул контекстте fit/gap-анализ - бул боштуктарын талдоо жана талап кылынган параметрге бир нерсенин дал келYYлeрY. Жагдайды эц жeнeкeй мисал менен карап кeрeлY, бул алардын ишинде жок дегенде бир жолу crm - же erp- системаларын колдонууга туш болгон окурмандардын кeбY YЧYн тYШYHYктYY болот. Ар кандай кырдаалга каршы, crm - жана erp- системалары - бул IT технологиялары тармагындагы адистердин компетенциясы экендигин тактап алалы.
Бизнесте crm жана егр-системаларын пайдалануунун перспективалары, булут технологиялары eзYнeн eзY айкын. Бул бардык кызматкерлер YЧYн бирдиктYY мYмкYндYк, ал зарыл болгон учурда аралыктан иштeeгe eтYYHY жецилдетет. Бул маалыматтарды ар бири eздYк компьютерлеринде сактап жана коомдук почта кызматтары аркылуу жeнeткeнгe
караганда маалыматтардын эц коопсуз сакталышын камсыздайт. Башкача айтканда, булут технологиялары компаниялардын енYГYШYне ебелге тYЗген эц маанилYY куралга айланууда. Алар масштабдуу, еркYндетYЛген коопсуздук чечимдерине эшик ачып, компанияларга натыйжалуураак жана атаандаштыкка жендемдYY болууга жардам берет (Имаралиев, Бексултанов, 2023).
Мындан тышкары, crm- жана егр-системаларынын, башка булуттук технологиялардын артыкчылыктары кецеЙYYДе, анткени маалыматтарды аналитика, роботтук процесстерди автоматташтыруу (RPA), жасалма интеллект (AI) жана кеп каналдуу кардарлардын тажрыйбасын башкаруу сыяктуу кошумча мYмкYнчYЛYктер акырындык менен енYГYп жатат. Мындан тышкары, crm- жана егр-системаларынын, башка булуттук технологиялардын артыкчылыктары кецеЙYYДе, анткени маалыматтарды аналитика, роботтук процесстерди автоматташтыруу (RPA), жасалма интеллект (AI) жана кеп каналдуу кардарлардын тажрыйбасын башкаруу сыяктуу кошумча мYмкYнчYЛYктер акырындык менен енYГYп жатат (Арыпбекова, 2017, 164-166; Карабаева, Ражаматова, 2021).
Ошондой эле, стандартташтырылган жана аз сандагы колдонуучулар YЧYн акысыз чечимдер бYГYнкY кYнде жеткиликтYY, алар сатууну уюштуруу, лидерлерди тYЗYY, меенеттердY жана башка иш процесстерин кеземелдее YЧYн керектYY минималдуу функцияларды сунуштайт. Буга мисал катары Bitrix24, Megaplan, retailCRM, amoCRM жана башкалар. Бирок, олуттуу бизнес ез муктаждыктары YЧYн crm- жана егр-платформаларга жекече заказ берYYHY артык керет (Gap Analizi Nedir? [Электрондук ресурс]. URL: https://fyconsultancy.com/blog/gap-analizi ).
Жогорудагы жазылгандарды эске алуу менен, университеттин кецешме, отуруму YЧYн портал тYЗYY долбоорунун негизинде GAP боштук анализин карап керелY.
Ош мамлекеттик университети айлык маяна эсептее, сааттардын эсебин алуу, кадрларды ишке алуу/бошотуу, студенттерди кабыл алуу ж.б. бардык документ айлануу процессин автоматташдырып электрондук типке еткерген. СанариптештирYY процессинин алкагында биз университтин ай сайын еткерYЛYYЧY Окумуштуулар кецеши YЧYн электрондук портал тYЗYY идеясын кетердYк. Аны долбоор катары сунуштап, бул долбоордун башкаруунун GAP-анализ аркылуу анализдеп керYYHY чечтик.
Ош мамлекеттик университетинде жана факультеттеринде еткерYЛген кецешмелер жылына 30 дан ашык пачка кагаз, боёк, техникалык кызмат керектелет. Ошондой эле кецешменин катчысы отурумдун протоколун жазууда убараланат жана бир топ кагаз колдонот. Отурумда добуш берYY процесси бюллетень тYPYнде етет. Бул добуш берYYHYн тактыгына таасир этет. Ушул маселелерди эске алуу менен, атайын Окумуштуулар кецеши
YЧYн онлайн портал тYЗYлeт. Отурумдун ар бир катышуучусу eздYк профили менен катталып, авторизация менен кирет. Добуш берYY процесстерине ачык жана жабык тYPдe катыша алат. Добуштардын жыйынтыгы атайын программа аркылуу так, даана чыгарылат. Ошондой эле окумуштуу катчы протоколду eздYк кабинетинде атайын даярдалган форма аркылуу толтуруп, жазат. Ошол эле жерден протоколго электрондук кол тамгалар коюлуп жетекчиликке жeнeтYлeт.
Тeмeндe (1-таблица), долбоор ишке ашканга чейинки жана долбоор ишке ашкандан кийинки чыгымдар анализи берилет:
1-таблица. Долбоор ишке ашканга чейинки жана ишке ашкандан кийинки бир жылдык
Долбоор ишке ашканга чейинки Долбоор ишке ашкандан кийинки
Керектелуучу материалдар жана каражаттар (1 жылга) Келему (елчее бирдиги менен) Баасы (сом менен) Керектелуучу материалдар жана каражаттар (1 жылга) Келему (елчее бирдиги менен) Баасы (сом менен)
Кагаз 27 пачка 10000 Хостинг 10 ай 1710
Картридж 8400
Принтер 1 даана 25000
Ручка 50 даана 500
Сумма: 43900 Сумма: 1710
Жогорудагы, 1-таблицадагы салыштырма анализди эске алып, долбоорду ишке ашыруу менен негизги чыгымдар кыскартылып, иш-чаралар натыйжалуу жыйынтыкка жетерине ишенсек болот
Бул долбоорду ишке ашырууга 12 ай убакыт керектелет. Башкача айтканда долбоордун жашоо цикли 1 жылга созулат. Бул убакыттын ичинде идеянын башталышынан баштап, мониторинг жана анализ, тестирлee жана толук ишке киришине чейинки процесстер жYPГYЗYлeт.
Натыйжада, Окумуштуулар кецешинде добуш берYY, протокол жазуу, каттоо процесстери электрондоштурулат. Ашыкча чыгымдар жоюлуп, бардык протоколдор электрондук тYPдe системада сакталат. Ар бир катышуучу каалаган убакта, каалаган жерде eздYк кабинетинен кирип буга чейинки отурумдардын чечимдерин кeрe алат. Ай сайын eткeрYЛYYЧY отурумга катышуучулардын ар бирине чакыруу ссылкалары жeнeтYлeт. Дал ошол ссылка аркылуу киргенде, катышуучу автоматтык тYPдe каттоодон eтeт. Шайлоо процесси ачык жана жабык форматта eткeрYлeт. Электрондук шайлоо eткeрYYHYн артыкчылыгы, анонимдYY, так-даана жана эц башкысы жыйынтык тез убакыттын ичинде эле баарына кeрYнeт.
Жогорудагы идеяны ишке ашырууда GAP ажырым анализин колдонуу менен азыркы учурдагы абалды жана кeздeлгeн натыйжанын ортосундагы ажырымды даана кароого болот. Ошондой эле долбоор ишке ашканга чейинки процесстер, чыгымдар, шарттар менен долбоор
иштеп баштагандан кийинки ушул эле факторлорду да оцой жол менен салыштырууга болот. Натыйжада GAP ажырым анализи идеянын канчалык актуалдуулугун, пайдалуулугун, ачык керсетет.
Колдонулган адабияттар
1. Ольга Обломова. GAP-анализ: короткий путь от желаемого к действительному! [Электрондук ресурс], URL: https://4brain.ru/blog/gap-analiz-korotkij-put-ot-zhelaemogo-k-dejstvitelnomu/
2. Богданов, В.Ю. Управление проектами. Корпоративная система - шаг за шагом. 2-е изд. Манн, Иванов и Фербер, 2003. - 248с
3. Арыпбекова К.Б. Кыргызстандагы маалыматтык технологиялар [Текст] / К.Б. Арыпбекова // НАУКА, НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ИННОВАЦИИ КЫРГЫЗСТАНА, Б.:-2017. - №12, - с. 164-166.
4. Figen Yilmaz Egitim ve Dani§manlik. Gap Analizi Nedir? [Электрондук ресурс]. URL: https://fyconsultancy.com/blog/gap-analizi
5. Имаралиев, О.Р. Санариптик экономика шарттарында ишкананын каржы ресурстарын башкаруу / О. Р. Имаралиев, А. А. Бексултанов // Вестник Ошского государственного университета. - 2023. - No. 4. - P. 107-116. - DOI: 10.52754/16948610_2023_4_12. -EDN: LDVYRE.
6. Карабаева, Э.С. Студенттердин маалыматтык-коммуникациялык технологияларды колдонуунун педагогикалык аспектилери / Э. С. Карабаева, Ж. Т. Ражаматова // Вестник Ошского государственного университета. - 2021. - Vol. 4, No. 4. - P. 73-80. -DOI: 10.52754/16947452_2021_4_4_73. - EDN: FEAFTK.
7. Укуева, А.К. Кайдзен жана башкаруу кейгейлерY [Текст] / А.К. Укуева, Г.Ж.Турсалиева, // ИЗВЕСТИЯ ВУЗОВ КЫРГЫЗСТАНА Б.: - 2019. - № 5, С. 95-99.
8. Имаралиев, 0.Р. ИшкердYYЛYктY жана бизнести пландаштыруу: Окуу куралы / Э.Р. Имаралиев. - Ош: 2014. - 55б.
