CC BY
1УДК 338.439.5:663.2/.5(479.25) ФУНКЦИЯ КОНТРОЛЯ КАК РЕГУЛИРУЮЩИЙ ИНСТРУМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ
КОЛЛЕДЖОМ
АКОПЯН ИРА ПОГОСОВНА
Медицинский колледж имени Левона Саргсяна, директор
ГЕВОРКЯН МАДЕЛЕНА ЛИПАРИТОВНА
Медицинский колледж имени Левона Саргсяна, заместитель директора
АРУТЮНЯН ВАЛЕНТИНА АРТАШЕСОВНА
Медицинский колледж имени Левона Саргсяна, ответственная за отдел карьеры
АГАДЖАНЯН ДОНАРА ШАГЕНОВНА
Медицинский колледж имени Левона Саргсяна, заведующий кафедрой
МАТЕВОСЯН АЙК АРТУРОВИЧ
Медицинский колледж имени Левона Саргсяна, студент
Аннотация: Важность среднего профессионального образования сегодня заметна на рынке труда. Колледж дает возможность получить практические знания и навыки, вытекающие из требований рынка труда. В процессе внутреннего управления колледжем функция контроля обеспечивает выполнение запланированных целей, сравнение цели с результатом, подведение итогов. В статье представлена актуальность темы и эффективность ее применения. Подробно представлена реализация функции и методологии контроля в процессе управления колледжем. На основе исследования даны рекомендации и практические шаги, которые будут способствовать реализации миссии и целей колледжа. Особое внимание уделено компонентам надзорной функции управления инновациями и развитием внутри колледжа.
Ключевые слова: контроль, колледж, менеджмент, функция, метод, результат
Функции управления являются одним из фундаментальных понятий теории управления. То есть итеративные, взаимосвязанные и последовательные шаги. Контроль -основная функция управления. Надзор со стороны руководителя колледжа является постоянным процессом [1, Менеджмент, Ю. М. Суварян и др., Ереван, Экономист, 2002, 560
с.].
Эффективность внутривузовского надзора всегда зависела от регламентированности функционирования колледжа. Однако времена меняются и приносят с собой новые требования, ценности, подходы и новые стандарты, которые напрямую связаны с реформированием качества образования, образовательной системы и функций управления и контроля вузов.
Контроль является основной функцией управления колледжем, призванной обеспечить достижение заранее определенных стратегических целей. Контроль - это не ревизия, это нормальный процесс управления, направленный на одну главную цель: обеспечить реализацию принятой стратегии, разработанного плана [МЕНЕДЖМЕНТ ОРГАНИЗАЦИИ И ПЕРСОНАЛА, В.А. Бардаков, ХАРЬКОВ-ХНАГХ-2008]. Необходимость контроля в вузе обусловлена, прежде всего, тем, что планы обычно строятся в условиях неопределенности и, естественно, поставленные цели могут подвергаться некоторым изменениям в ходе
ОФ "Международный научно-исследовательский центр "Endless Light in Science"
реализации. При этом, как правило, цели и программы вуза определяются при наличии определенных предпосылок для прогнозных расчетов. Если во внешней среде произойдут изменения, будет дан соответствующий ответ. Необходимость контроля в колледже объясняется также тем, что зачастую недостатки организационной структуры управления или результаты трудовой деятельности сотрудников могут рассматриваться как препятствия в ходе реализации миссии и целей колледжа. Обычно организационная структура управления также разрабатывается на основе стратегии, но она может показывать недостатки процесса, на устранение которых направлен контроль. То же самое касается и персонала. Иными словами, необходимость внутреннего контроля обусловлена как возможностями и изменениями внешней среды, так и несовершенством внутренней среды.
Нередко в ходе реализации целей колледжа возникают кризисные ситуации из-за влияния внутренних и внешних факторов среды, например, при проведении предварительного контроля или пересмотре списка факультативных предметов, который по каким-либо причинам не был проведен. выполненный. В конечном итоге это может привести к нестабильности или кризису. И здесь колледж призван прогнозировать, заранее оценивать надвигающиеся кризисные ситуации и направлять колледж на принятие соответствующих мер.
Однако в ходе реализации целей колледжа случаются не только кризисы, но и успехи. И если второй причиной необходимости контроля является предотвращение кризисов, то третьей причиной является фиксация и сохранение достигнутых позиций и успехов. Таким образом, посредством контроля становится возможным закрепить успехи и предпринять шаги по приданию им устойчивости.
Существует три метода контроля [2, Основы менеджмента, учебное пособие, С. Ахвердян. и др., Ереван, 1998, 227 с.]:
1. предварительный контроль,
2. текущий контроль,
3. итоговый контроль.
Предварительный надзор является уникальным во всем процессе надзора и называется предварительным, поскольку проводится, когда колледж еще не приступил к своей основной деятельности. Это этап, когда колледж еще осуществляет набор кадров, приобретение материальных ресурсов, разработку программного бюджета, планов обучения. И на этом предварительном этапе колледж выполняет еще и контрольную функцию.
Например, при подборе персонала определенные требования определяются заранее, исходя из сложности и особенностей будущей работы, а подбор персонала осуществляется исходя из требований к его будущей работе (соответствующая квалификация, опыт работы, знание иностранного языка и т. д.) . Материальные ресурсы также отбираются по определенным критериям. Наряду с первоначальным контролем важен и постоянный контроль. Также называемый мониторингом, это, по сути, постоянное наблюдение за ходом реализации планов или стратегий. Текущий контроль позволяет постоянно сравнивать достигнутые результаты с заранее поставленными задачами и узнавать, как реализуется стратегия, ее отдельные количественные и качественные показатели. И если отклонения наблюдаются, то эти отклонения преодолеваются в процессе реализации проекта. Часто может возникнуть необходимость изменить цели программы, скорректировать их или даже произвести кадровые изменения. В этом смысле мониторинг превосходит сам контроль.
Помимо предварительного и текущего контроля, в практике управления широко используется и итоговый контроль. Если предварительный контроль проводится до начала учебного года, а текущий - когда занятия еще продолжаются, то итоговый проводится, когда цикл учебной деятельности уже завершился, то есть возникшие проблемы колледжем в некоторой степени решены.
Во время итогового контроля прежде всего оцениваются достигнутые результаты. И первой функцией итогового контроля является выявление степени достижения целей колледжа, что можно сделать путем сравнения достижений организации с поставленными целями. При этом в результате данного сравнения, а также оценки достижений колледжа определяются возможности и размеры материального стимулирования и мотивации сотрудников.
При этом посредством итогового контроля могут быть выявлены возможные недостатки, возникшие при разработке стратегии предыдущего периода, и такие недостатки, естественно, могут быть устранены при разработке следующего стратегического плана.
Функции контроля внутри колледжа могут быть эффективными и функционировать в рамках упорядоченной системы управления колледжем, если удастся установить:
1. Разработать внутренний устав колледжа и внедрить в него систему управления и внутреннего контроля колледжа,
2. Разработка стратегических и тактических программ деятельности колледжа, уточнение наиболее принципиальных направлений его жизнедеятельности,
3. Безупречная организация учебного календарного расписания, расписания занятий и учебного процесса в соответствии с уставом колледжа,
4. Организация текущей работы всех подразделений и инфраструктур,
5. Организация процессов контроля, анализа, оценки и регулирования текущего состояния результатов образовательного процесса,
6. Эффективная организация процесса обучения, профессионального роста и анализа и контроля педагогических кадров,
7. Организация процесса сбора, учета и хранения учетных и финансовых данных, отражающих деятельность колледжа,
8. Реализация взаимосогласованных мер и внедрение культуры качества высшего образования,
9. Планирование и реализация мероприятий по обеспечению здоровья и социальной защиты сотрудников и обучающихся колледжа,
10. Создание регламентов взаимодействия с внешними заинтересованными сторонами, работодателями, родителями и выпускниками, распространение культуры,
11. Организация рекламы основной и общественной деятельности колледжа, построение связей с обществом через средства массовой информации и СМИ, обеспечение общественной подотчетности и прозрачности,
12.Регулирование и контроль деятельности студенческого совета колледжа,
13. Создание и регулирование благоприятной социально-психологической среды в колледже,
14. Организация выявления, обобщения и распространения полезного опыта внутривузовской деятельности и т.д.
Таким образом, все эти процессы способствуют регулированию деятельности колледжа и внутреннему контролю. Однако современный колледж призван в ходе своего развития инвестировать в инновационные процессы, которые являются залогом глобализации образовательной системы РА и ее интеграции с европейскими стандартами. Сегодня составляющими функций управления инновациями и развитием в колледже являются:
❖ Прогнозирование тенденций ситуационных изменений внешней среды колледжа и стратегический анализ ситуации,
❖ Исследование удовлетворения общественного спроса на колледж,
❖ Оценка и систематический анализ достижений колледжа, учебного процесса, конкурентных преимуществ,
❖ Прогнозирование возможных опасностей и негативных проявлений, их непосредственных последствий, организация мер по преодолению последствий,
❖ Изучение возможностей и угроз,
❖ Изучение ситуационных факторов внутренней среды колледжа, постановка проблем, принятие соответствующих решений,
❖ Развитие инновационного направления политики колледжа и планирование инновационных процессов.
Этапами внутривузовского контроля являются: разработка и внедрение внутренних регламентов (определение нормативов), сравнение достигнутых результатов и нормативов и выявление отклонений, реализация соответствующих корректирующих действий. Для осуществления контроля внутренний документооборот чрезвычайно важен, поскольку необходимо указать базу, с которой следует сравнивать полученные результаты. Стандарты вытекают из целей колледжа, которые отражены в конкретных количественных показателях в стратегическом плане колледжа и охватывают определенный период времени.
Процесс разработки стандартов и документов важен по той простой причине, что контроль определяется их разработкой. Если стандарты не будут должным образом разработаны, невозможно будет обеспечить эффективный контроль. Обычно сложно разработать стандарты для тех областей, где результаты деятельности сложно измерить или количественно оценить. В таком случае в качестве эталонов используются косвенные стандарты, выражающие результаты. С этой точки зрения наиболее характерна сфера научных исследований. Как правило, четких показателей для количественного измерения результатов такой работы не существует. Обычно результатами научно-исследовательской работы являются новые идеи, которые могут быть разными по своему смыслу, или новые технологии, которые могут быть созданы с течением времени. Однако в данном случае гораздо важнее иметь косвенные характеристики, чем не иметь их. В этом случае рекомендуется иметь более одного набора эталонов, косвенно дающих представление об объекте управления.
После разработки стандартов следующим шагом является оценка достигнутых результатов и сравнение их со стандартами. Здесь выделены следующие принципиальные вопросы: важно правильно выбрать показатели оценки, они должны быть построены по тем принципам, которые использовались при разработке стандартов.
На втором этапе путем сравнения полученных результатов с нормативами выявляются отклонения. Перед согласованием, как правило, соответствующими органами управления вырабатывают допустимые пределы отклонений, при которых отклонения можно считать нормальными. При сравнении учитываются отклонения, превышающие допустимый предел.
При выявлении отклонений следующим шагом является сообщение соответствующей информации администрации колледжа, за которым следует третий шаг, когда будут внесены соответствующие коррективы. Однако для этого важен еще один, очень важный шаг, это выявление причин отклонений. После получения необходимой информации соответствующие органы управления, в частности органы, осуществляющие контрольную функцию, стараются выяснить, в чем могут быть причины отклонений. Эти причины делятся на две группы. Первое связано с разработкой стандартов. возможно, что разработанные стандарты, как и стратегия организации, содержат определенные недостатки. Дело в том, что стратегия разрабатывается в условиях неопределенности, на основе прогнозных расчетов, в связи с чем не исключено,
что ставятся цели, не отражающие объективную действительность правильно, как в положительном, так и в отрицательном смысле.
Вторая группа причин относится к организационным вопросам реализации стратегии. Иными словами, стратегия была тщательно разработана, но в ходе реализации разработанной стратегии были обнаружены существенные организационные недостатки.
С учетом выявленных причин проводятся корректирующие действия по преодолению наблюдаемых отклонений. По мере необходимости в стратегический план обычно также вносятся корректировки. А если есть организационные недостатки, соответственно вносятся коррективы в организационную структуру управления, в подбор персонала и т. д. Таким образом, контроль и как метод, и как процесс на всех его этапах направлен на одну задачу: обеспечить реализацию принятой стратегии колледжа.
Организационные элементы также важны при осуществлении контроля. Обычно надзорными полномочиями обладают либо высшее руководство, либо менеджеры среднего звена организации. В зависимости от характера управления (степени централизации) полномочия контролирующего органа могут быть расширены или ограничены. Обычно для эффективной реализации функции контроля внутри колледжа создаются информационные системы управления, которые практически реализуют некоторые функции второго этапа контрольного контроля, в частности, собирают информацию о достижениях организации, сравнивают ее со стандартами. и выявить отклонения. Полученная информация представляется органам управления, осуществляющим контрольную функцию. Кроме того, в организации создаются органы внутреннего аудита. Подразделения внутреннего аудита выполняют некоторые функции текущего и итогового контроля. Колледжи также публикуют результаты аудита независимых фирм для внешних рейтингов.
ЛИТЕРАТУРА
1. Менеджмент, Ю. М. Суварян и др., Ереван, Экономист, 2002, 560 с.
2. Основы менеджмента, учебное пособие, С. Ахвердян. и др., Ереван, 1998, 227 с.
