CC BY
34УДК 005.32 (075)
doi:10.52210/2224669X_2022_3_242
ФОРМИРОВАНИЕ ЭФФЕКТИВНОЙ СИСТЕМЫ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
В.О. Кожина, Н.Ф. Мельниченко, О.В. Маркова, А.Б. Конобеева
Аннотация. Статья посвящена разработке подходов к формированию эффективной системы тайм-менеджмента в управленческой деятельности. Установлено, что организация времени, как инструмент для реализации человеческого потенциала в рамках жизненных ценностей, осуществляется в соответствии с жизненной позицией управленческого работника. Определено, что тайм-менеджмент представляет собой управление с помощью соответствующих методик и технологий организации во времени, что способствует решению проблем по использованию времени и формированию личной технологии, которая наиболее полно соответствует характеру, темпераменту, знаниям и роду занятий управленческих работников. Доказано, что анализ системы тайм-менеджмента помогает выделить механизмы, необходимые для использования управленческими работниками, позволяет понять, чему необходимо обучать современных специалистов для успеха предприятия в целом и каждого его работника в отдельности.
Ключевые слова: тайм-менеджмент, управление, предприятие, работник, время, механизм, решение.
FORMATION OF AN EFFECTIVE SYSTEM
OF TIME MANAGEMENT IN MANAGEMENT ACTIVITIES
V.O. Kozhina, N.F. Melnichenko, O.V. Markova, A.B. Konobeeva
Abstract. The article is devoted to the development of approaches to the formation of an effective time management system in management activities. It is established that the organization of time is carried out in accordance with the life position of a managerial employee as a tool for realizing human potential within the framework of life values. It is determined that time management is management using appropriate methods and technologies of the organization in time, which contributes to solving problems of time use and the formation of personal technology that most fully corresponds to the character, temperament, knowledge and occupation of managerial workers. It is proved that the analysis of the time management system helps to identify the mechanisms necessary for the use of managerial employees, allows you to understand what it is necessary to train modern specialists for the success of the enterprise as a whole and each of its employees individually.
Keywords: time management, management, enterprise, employee, time, mechanism, solution.
<g!fc>
МОСКОВСКИЙ ФИНАНСОВО-ЮРИДИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ МФЮА
Среди принципов, определенных А. Файолем, принцип экономии времени представляет особый интерес, поскольку обусловлен потребностью в постоянном снижении трудозатрат на управленческие и иные операции. На современном этапе экономия времени является важным вопросом, который волнует не только руководителей, но и простых работников организации. В условиях динамично развивающейся внешней среды соблюдение данного принципа направлено на повышение личной эффективности каждого работника. Личная эффективность работника и эффективность использования рабочего времени определяет эффективность всей организации, что означает способность работника правильно расставлять приоритеты при выполнении своих должностных обязанностей. Грамотно управлять рабочим временем - это не только личное дело отдельного работника, от этого также зависит эффективность и предсказуемость работы всей организации.
Известный физиолог Н.Е. Введенский отмечал, что человек устает и теряет силы не от большого объема работы, а потому, что работа его бестолкова и не организована должным образом. Правильная организация рабочего графика, планирование дел, осознание приоритетных и второстепенных задач - залог экономии сил и времени.
Проблема современной действительности в том, что не каждый менеджер способен правильно определить приоритеты и выявить, какие вопросы являются первоочередными, ведь все они могут являться важными и актуальными. Чтобы решить эту проблему, нужно уметь правильно управлять временем.
По нашему мнению, каждый, независимо от социального статуса, сталкивается с вопросом нехватки времени. В этом случае нерешенные вопросы, которые требуют вмешательства, могут стать огромной неприятностью. Все это оказывает на менеджера значительное моральное давление; в таких ситуациях небольшая неприятность может стать катализатором психических расстройств, ведь именно отсюда берут начало все конфликтные ситуации, как в отдельной организации, так и в обществе в целом. Собственно, именно навыки тайм-менеджмента призваны решить эти проблемы.
Различные аспекты тайм-менеджмента рассматривались в работах И.В. Арабидзе [1], Н.В. Волковой [3], Р.И. Курамшиной [4], А.А. Маликовой [5], С.А. Плаксиной [6], А.А. Соколова [7], А.А. Ша-
метовой [8], Е.В. Шестаковой [9] и др. Несмотря на значительное количество научных публикаций, посвященных общим и специальным вопросам тайм-менеджмента, теоретико-методологические и прикладные аспекты формирования эффективной системы тайм-менеджмента в управленческой деятельности еще нуждаются в своей разработке.
Практика показала, что методические подходы тайм-менеджмента используются, чтобы помочь управлять собой, организацией и группой людей, чтобы лучше использовать время в процессе решения задач. В настоящее время актуальность и частота использования тайм-менеджмента стремительно растет, что обусловлено следующими факторами: включение в управленческий процесс формирование компетенции в сфере управления временем, самомотивации и самообразования; общество приходит к осознанию факта развития социально-психологических навыков, которые направлены на формирование профессиональной эффективности.
В последнее время в условиях модернизационных перемен в обществе все большее количество менеджеров в любой сфере осознают потребность во внедрении принципов, методов и приемов тайм-менеджмента. Анализ подходов относительно понятий «управление», «менеджмент», «самоменеджмент» и «тайм-менеджмент» показал необходимость установления степени их взаимосвязи в рамках научной семантики.
В то же время менеджмент (от англ. to manage - «управлять», «возглавлять», «заведовать», «быть способным справиться с чем-то, какой-то проблемой») - это одна из главных функций управления, в которой происходит процесс влияния субъекта управления (руководителя) на объект управления - социальную систему, которая функционирует в рыночных условиях, в результате которого происходит качественное изменение объекта управления, повышается уровень его конкурентоспособности.
Профессиональную организацию систем управления, связанных с деятельностью людей в конкурентных сферах, поддержание их эффективного функционирования можно называть менеджментом. Управление же является более общим понятием, которое распространяется на все системы без исключения (социальные, технические, биологические). В этом случае управление представляет собой
процесс целенаправленного воздействия на систему, вследствие которого достигается упорядоченность ее структурных компонентов, их развитие в соответствии с поставленной целью.
В то же время самоменеджмент является технологией оптимальной самоорганизации личности для достижения значимых целей, самостоятельным управлением работником своей деятельностью в рамках использования знаний, навыков и умений, которая направлена на формирование интеллектуального потенциала и эффективное использование его в целях удовлетворения своих потребностей и достижения общих целей организации.
В некоторых научных исследованиях можно встретить термины «персональная организация труда», «самоменеджмент», которые часто отождествляются с понятием «тайм-менеджмент». Необходимость выведения системы управления временем в отдельную отрасль исследований была обусловлена темпами изменений в окружающей среде, увеличением цифровых потоков, которые должен обрабатывать руководитель, а также повышением уровня требований к организованности менеджеров.
Практика показала, что вся деятельность менеджера состоит из совокупности дедлайнов (под понятием «дедлайн» понимается крайний срок, к которому должно быть выполнено определенное задание), которые фактически задают темп работе большинства менеджеров, пытающихся успеть выполнить все поручения руководства.
Вообще, система тайм-менеджмента включает ряд элементов: анализ использованного рабочего времени; реализацию стратегии в рамках анализа; постановку цели, которую руководитель планирует достичь с помощью технологии тайм-менеджмента; планирование времени и формирование приоритетов; выполнение мероприятий в соответствии с запланированным планом; создание приемов борьбы с тратой времени; контроль цели, реализацию планов, подведение итогов.
Тайм-менеджмент имеет довольно строгую систему, и воспринимать его как аксиому невозможно, ведь каждый работник уникален, и в конкретном случае необходимо решать проблему рационально, поэтому самым эффективным способом может выступать личный тайм-менеджмент, использующий индивидуальный инструментарий в конкретном случае.
Практика показала, что различные факторы могут привести к огромным потерям времен, большая часть из которых является результатом действий некомпетентного лидера. На значительное количество факторов управленец имеет силу влиять или помочь уменьшить потери времени, что может произойти из-за влияния именно этих факторов.
Направление тайм-менеджмента, которое сейчас активно продвигается консалтинговыми компаниями, можно считать научным при условии выполнения критерия выработки объективных и необходимых знаний о мире в рамках единой теоретической базы. При этом личностный потенциал менеджера как профессионала не исчерпывается исключительно его деятельностным, чисто исполнительским потенциалом, а включает в себя систему его ценностно-значимых взаимодействий с действительностью, его потребностей, интересов, целей, идеалов, ценностных ориентиров.
Развитие и поддержка этого аспекта личностного потенциала - важный залог духовного благополучия, социальной стабильности и высокого профессионализма каждого менеджера и общества в целом. Можно по-разному подходить к исследованию проблемы эффективности управленческой деятельности работников, при этом диапазон охваченных в проведенных исследованиях факторов влияния настолько широк, что начинается от нормативно-правовой базы, регулирующей деятельность управленческих работников, и простирается до биологических особенностей функционирования человеческого организма к глубинам человеческой психологии. При этом прослеживаются и спорные вопросы (особенно учитывая тот факт, что развитие науки не стоит на месте), которые открывают пространство для дальнейших исследований, с целью выявления слабых и сильных сторон в управленческой деятельности, а также факторов, оказывающих на них влияние, для того, чтобы и в критических ситуациях управленческие работники спокойно и уверенно могли управлять временем и самими собой [3].
Для эффективной работы управленческим работникам предлагается использовать прокрастинацию - одну из форм защиты от стресса, поэтому можно использовать правило «5-ти секунд», суть которого заключается в том, что когда необходимо начать какую-то работу, необходимо посчитать от 1-го до 5-ти и приниматься за дело. Таким образом, делается акцент на том, что главное - это начать вы-
полнять то, что необходимо; не ставить недостижимые цели, вместо этого необходимо сделать незначительное действие. Это правило может основываться на утверждении: «самая трудная часть работы -это ее начало». Вместе с тем срабатывает эффект Зейгарник, который еще называют эффектом незавершенного действия: гораздо лучше запоминаются прерванные занятия, чем завершенные, что заставляет управленческого работника быстрее закончить работу и избавиться от нервного напряжения.
Мы предполагаем, что тайм-менеджмент вскоре получит значительную структурированность и научность, ведь уже сейчас он соответствует некоторым признакам науки. В этом случае планирование - одна из функций менеджмента, которая заключается в том, что менеджер находит пути достижения целей для всего коллектива и детализирует их. Именно менеджер несет ответственность за результативность деятельности предприятия, поскольку он организует собственное время и время других работников коллектива.
В этом случае заслуживает внимания такое понятие, как календарное планирование, которое делает попытку заглянуть в будущее. При данном подходе акцент делается на планах, целях и производительности, что создает для работника жесткие ограничительные рамки распорядка дня: он либо изолируется от окружающих, либо перекладывает свои дела на них.
Также можно рассмотреть планирование по приоритетам: появляется разделение задач по важности и срочности и разделение целей деятельности на кратко-, средне- и долгосрочные. При таком планировании сначала записывается перечень заданий, а затем идет распределение по степени важности и срочности. К сожалению, значительный процент времени в практической деятельности менеджера тратится напрасно, что объясняется самой природой управленческой деятельности, которая является творческой и непосредственно связана с взаимоотношениями с людьми.
Стоит заметить, что опытные менеджеры указывают на первоочередную необходимость именно анализа времени с выделением непроизводительных потерь и сведением их минимуму. Соответственно, на практике для повышения эффективности системы использования времени и предупреждения его непродуктивных потерь менеджеру целесообразно использовать определенный алгоритм (рисунок 1).
Рисунок 1. Алгоритм принятий решений в рамках очередности выполнения работ
В соответствии с предложенным алгоритмом перед тем, как планировать и непосредственно начинать выполнять работу, менеджеру необходимо дать ответы на четыре вопроса:
1. Нужно ли это делать вообще? Ненужная работа, к сожалению, всегда является частью работы менеджера. Менеджер не может полностью избавить свою деятельность от этого, но может определить, выполнение какого задания можно проигнорировать, или как можно меньше тратить свое имеющееся время на ненужные работы. Если менеджер тратит значительную часть рабочего дня на эффективные действия, связанные с важными составляющими, то он увеличивает свою продуктивность. Достаточно эффективно на данном этапе работает метод исключения, в соответствии с которым целесообразно задать еще один промежуточный вопрос: «Что произойдет, если этого не делать вообще?» Если подходит ответ: «Ничего не случится», то этот вид работы можно исключить вообще.
2. Должен ли это делать я? Делегирование обязанностей - одна из составляющих работы менеджера. Выражение: «Если хочешь сделать что-то правильно - сделай это сам!» - на сегодня потеряло свою актуальность. Если менеджер считает, что среди персонала организации нет никого, кому можно было бы передать
хотя бы часть своей работы именно по причине некомпетентности сотрудников, тогда встает вопрос о соответствии кадровой политики реальным требованиям организации. Неспособность делегировать полномочия приводит к чрезмерной перегрузке и выгоранию руководителя. Нашими исследованиями установлено, что эффективность руководителя на 30 % зависит от его личной организованности, а остальные 70 % - от правильно делегированных полномочий.
3. Можно ли работу отложить? Нет никакого смысла хаотично заниматься трудовой деятельностью. Каждое дело имеет свои временные границы, которых обязательно необходимо придерживаться. Следует реалистично устанавливать сроки выполнения работ, отмечая те, к которым следует приступать немедленно, и которые не являются срочными.
4. Должен ли я выполнить ее срочно? Если работа должна быть выполнена немедленно, то она становится центральным объектом внимания менеджера, на который он направляет все свои ресурсы. Такой подход к организации времени позволяет выявить участки непродуктивных потерь времени и минимизировать их, повысив эффективность работы руководителя в целом.
Подводя итоги, можно отметить, что организация времени осуществляется в соответствии с жизненной позицией управленческого работника, как инструмент для реализации человеческого потенциала в рамках жизненных ценностей, на основе которых формируются цели. Тайм-менеджмент в этом случае представляет собой управление с помощью соответствующих методик и технологий организации во времени, что способствует решению проблем по использованию времени и формировании личной технологии, которая наиболее полно соответствует характеру, темпераменту, знаниям и роду занятий управленческих работников.
В то же время тайм-менеджмент составляет управленческое направление, характеризующееся следующими признаками научности: имеет знания о законах развития объектов; имеющиеся знания эмпирически проверяются и подтверждаются; имеет предмет, теорию и гипотезу, основанную на эмпирических методиках. Анализ системы тайм-менеджмента помогает лучше понять сущность данного понятия и выделить механизмы, необходимые для использования
управленческими работниками, позволяет понять чему необходимо обучать современных специалистов для успеха предприятия в целом и каждого его работника в отдельности.
Библиографический список
1. Арабидзе И.В. Тайм-менеджмент как инструмент дистанционного управления // Интеллектуальные ресурсы - региональному развитию. 2021. № 1.
2. Волкова Н.В. Тайм-менеджмент сегодня // Столыпинский вестник. 2021. Т. 3. № 1.
3. Кожина В.О. Совершенствование управления стратегическими перспективами на предприятиях // Вестник Московского международного университета. 2018. № 1 (1).
4. Конобеева А.Б., Гусев В.Е. Объективное и субъективное в процессе планирования // Маркетинг и логистика. 2020. № 2 (28).
5. Курамшина Р.И. Методы управления личной эффективностью предпринимательской деятельности // Вестник современных исследований. 2021. № 5-2 (43).
6. МаликоваА.А. Тайм-менеджмент как инструмент повышения эффективности работы менеджера // Бизнес-образование в экономике знаний. 2021. № 2 (19).
7. Плаксина С.А. Технологии менеджмента социально-культурной сферы // Державинский форум. 2021. Т. 5. № 18.
8. Соколов А.А. Тайм-менеджмент как инструмент повышения эффективности деятельности государственных гражданских служащих // Парадигмы управления, экономики и права. 2021. № 1 (3).
9. ШаметоваА.А. Современные подходы к планированию и управлению временем // Труды университета. 2021. № 2 (83).
10. Шестакова Е.В. Тайм-менеджмент в реализации возможностей личностного развития // Управление устойчивым развитием. 2021. № 2 (33).
В.О. Кожина
кандидат экономических наук, доцент доцент кафедры менеджмента Московский международный университет E-mail: [email protected]
Н.Ф. Мельничекнко
кандидат экономических наук, доцент
доцент кафедры государственного и муниципального управления Московский международный университет E-mail: [email protected]
<g!fc>
МОСКОВСКИЙ ФИНАНСОВО-ЮРИДИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ МФЮА
О.В. Маркова
кандидат экономических наук, доцент
доцент кафедры государственного и муниципального управления Московский международный университет E-mail: [email protected]
А.Б. Конобеева
кандидат сельскохозяйственных наук, доцент доцент кафедры менеджмента Московский международный университет Е-mail: [email protected]
