CC BY
196
СОВРЕМЕННЫЕ ПОДХОДЫ К ОРГАНИЗАЦИИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА В
УСЛОВИЯХ ПЕРЕМЕН
Т.Г. Родионова1, канд. экон. наук, доцент
Т.П. Горяинова2, канд. экон. наук, старший преподаватель
вологодская государственная молочнохозяйственная академия имени Н.В. Верещагина
2Санкт-Петербургский государственный экономический университет 1(Россия, г. Вологда) 2(Россия, г. Санкт-Петербург)
DOI:10.24412/2411-0450-2021-11-3-64-68
Аннотация. Менеджмент сегодня - это мотивация, раскрытие потенциала работника, создание условий для творчества. Тайм-менеджмент - технология, позволяющая невосполнимое время жизни использовать в соответствии с личными целями и ценностями, она применима как к работе специалиста, так и к профессиональной деятельности руководителей. применения тайм-менеджмента в планировании рабочего времени.
На основе аналитического обзора литературы в публикации рассматриваются аспекты проблемы рационального планирования рабочего времени как одного из важных условий развития организации, перечислены причины дефицита времени и возможности их решения элементами тайм-менеджмента. Проведенный опрос респондентов позволил разработать рекомендации для использования инструментов тайм-менеджмента при дистанционной работе.
Ключевые слова: управление временем, дефицит времени, планирование, тайм-менеджмент, дистанционная работа.
В современном мире фактор времени является важнейшим не только в жизни человека, его повседневном общении или трудовых функциях. Кроме этого время стало решающим компонентом в успешной работе организаций, условием качественного развития и процветания.
На Западе современные технологии управления временем Ст.Кови (США), Л.Зайверта (Германия), К.Меллера (Дания) были разработаны в качестве практических рекомендаций менеджеру-практику с перспективой широкого выбора систем планирования и самоорганизации. Исследователь Г. Архангельский в своих работах неоднократно подчеркивал необходимость использования механизмов тайм-менеджмента в планировании рабочего процесса, так как эффективность труда зависит не только от квалификации работника, но и его быстроты действий при выполнении задач [1, с.12].
Одним из инструментов повышения эффективности рабочего времени является внедрение методов тайм-менеджмента - в
качестве особого механизма учёта, распределения и оперативного планировани-ясобственных ресурсов времени. По мнению исследователей Д.М. Горлова, Л.В. Коваленко, современное планирование времени включает в себя четыре первостепенные задачи: оптимизация рабочего времени, планирование рабочего дня, учет рабочего времени, самомотивация [4, с.68].
H.М. Воловская в своей статье подчеркивает, что управление временем осуществляется лично человеком, то есть достаточно тесно связано с личностным саморазвитием. Соответственно, каждый человек использует собственные подходы и методы к своей работе [2, с.56].
Существуют различные подходы к типологии тайм-менеджмента, среди которых В.В. Ананишев выделяет следующие:
I.Ролевой тайм-менеджмент способствует эффективному исполнению работы человека в процессе исполнения им какой-то конкретной социальной роли.
2.Профессиональный тайм-менеджмент состоит из психологии трудовой деятельности и методов повышения эффективности труда, заимствованных из НОТ (научной организации труда). В ролевом тайм-менеджменте чаще всего не обойтись без помощи профессионального консультанта.
3.Социальный тайм-менеджмент - это совокупность межличностных отношений и совместного управления временем нескольких людей. Примером является корпоративный тайм-менеджмент, основной задачей которого является оптимизация процессов взаимодействия людей.
4.Личный (персональный) тайм-менеджмент применяется для организации сотрудником своей работы с помощью различных методов, инструментов, приемов.
5.Командный тайм-менеджмент - это правила взаимодействия по горизонтали -между не подчиненными друг другу специалистами. Это наиболее значимая область для корпоративного стандарта, поскольку взаимоотношения сотрудников, согласование индивидуальных целей, планов и приоритетных направлений в условиях неизбежных функциональных и личностных конфликтов требуют корпоративного централизованного регулирования.
5.Корпоративный тайм-менеджмент -регулируются отношения по вертикали, причем как от начальника к подчиненному, так и в обратную сторону [1, с. 15].
Большинство специалистов по тайм-менеджменту считают, что лучшие методы управления временем - это удобные методы. Так, в практикуме по управлению временем С.И.Калининым предложены следующие критерии «удобства» методов тайм-менеджмента:
1.Легкость и простота применения. Всегда можно ограничиться чем-то очень простым и самым главным, позволяющим получить быстрый и наглядный результат.
2.Экономичность. Следование методам управления временем само по себе не должно занимать слишком много времени, в противном случае их применение - это способ «убить» время, а не использовать его более «плотно» и качественно.
З.Эффективность. Методы управления временем — не игра, не развлечение, не отдых; это несколько другой способ структурирования времени. Это дополнительная работа, необходимая для того, чтобы мы могли быстрее и эффективнее (более коротким путем, с меньшими затратами сил и ресурсов и т. п.) делать нашу основную работу - достигать поставленных нами жизненных целей. То есть методы управления временем - не самоцель (не игра ради игры, а всего лишь средство.
4.Естественность. Методы управления временем должны легко интегрироваться в нашу повседневную жизнь, не слишком нарушая ее течение, и уж точно не разрушая ее.
5.Положительные эмоции. На начальных этапах применения многие методы управления временем могут доставлять и негативные эмоции. Некоторые методы поначалу трудны, применение других может вызывать приступы раздражения, разочарования, тревоги (чаще всего эти чувства адресованы самому себе). Но со временем этот «негатив» неизбежно отступает, сходит на нет, уступая место радости. Если этого не происходит и применение тайм-менеджерских технологий сопряжено с постоянными мучениями - это верный признак использования «не вашего» метода (или его неправильного применения) [5, с.52-53].
Особую актуальность рациональное использование времени приобрело при переходе к дистанционному формату работы, при котором работа в офисе была заменена на труд в домашних условиях. Работники получили возможность не затрачивать время на дорогу к месту работы, но возник ряд трудностей при выполнении трудовых обязанностей. Но не только сотрудникам, но и руководителям важно планировать работу при дистанционном формате, в том числе - осуществлять контроль за работой персонала организации. Начальник, управляющий группой удаленных сотрудников, должен контролировать не только выполнение задач, но и психологическую обстановку. Важно изучить, что крадет рабочее время. Отвлекающим фактором может переполненная папка входящих электронной
ее
почты, телефон, на который постоянно приходят новые оповещения, или сервисы, которые вы используете для общения с коллегами. Следует оценить, сколько времени тратите на почту и проверку уведомлений.
В условиях удаленной работы трудно контролировать время сотрудников. Однако дистанционный режим не только стимулирует доверие, но и дает подчиненным возможность проявить свой потенциал в условиях ограниченного времени.
В сентябре-октябре 2021 г. нами был проведен анонимный опрос социальных сетях. 450 респондентов-264 работника и 186 руководителей, которые перешли на дистанционный формат работы, высказали свою позицию по вопросам о ее позитивных и негативных сторонах. В качестве положительных моментов 85% опрошенных выделили отсутствие необходимости затрат времени на дорогу к работе, 10% -свободный график работы, 5% - общение с семьей. Но дистанционная работа вызвала трудности в планировании рабочего процесса, среди которых 65% респондентов выделили сложность в сочетании работы и домашних обязанностей, 23% - излишнюю загруженность от постановки новых рабочих задач, 12% - невозможность оперативной связи с руководителем при выполнении трудовых обязанностей. Руководителей, которые приняли участие в опросе, заявили о сложностях в контроле за работниками и необходимости разработки и применения особых инструментов и баз данных для выстраивания работы.
Исследователи Р.Ф.Тимербулатов, А.Н.Кузяшев называют ряд систем, которые позволяют отслеживать задания и экономить время при выполнении трудовых задач при дистанционной работе.
Во-первых, JotForm Tables -
инструмент, созданный специально для борьбы с информационной перегрузкой. Это гибрид таблицы и базы данных с мощными онлайн-формами, который может управлять данными, отслеживать их и организовывать в одном месте, что значительно упростит организацию виртуального офиса при удаленном формате работы.
Во-вторых, Trello - это бесплатное веб-приложение для управления проектами в небольших группах, которое позволяет продуктивно работать в более тесном сотрудничестве. Списки и карты системы позволяют организовать все дела и расставить приоритеты проектов в гибкой и легко-изменяемой форме.
В-третьих, база Evernote - веб-сервис и набор программного обеспечения для создания и хранения заметок. В качестве заметки может выступать фрагмент форматированного текста, веб-страница целиком, фотография, аудиофайл или рукописная запись. Заметки могут также содержать вложения с файлами другого типа. Заметки можно сортировать по блокнотам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать.
В-четвертых, система 1С:СКМСтандарт (рис. 1), которая позволяет управлять рабочим временем сотрудников.
1С:СРМ СТАНДАРТ. Использование поручений и регулярных напоминаний при планировании работ (возможность выдать поручений в процессе любой работы в решении: анализе отчетов, разборе электронных писем, выполнении календаря работ и т.д.) временем
. JHHl, (IcntvonpMiHBj И5
I Задание 000000003 от 09.06.20t0 7:24:3
к
I 1С СЯМ СТАН (1CI
I (апоминам^: 4
Cpar mm« саван йгТНЖЖТИТЗвМ Отп
! 4Эаи»л22ч«:а27»а«»т г*о М^ГПтТГ 122009 15 31 А**,« ;мв и.Н.
» 21 час 37 минут просрочс но Права«* от 04 1 06 201016 42 A пти rem И H
! 4^.15 4^-14«««, п 06 20101622
Прекратить ы Нааммта "Отяошт»" чтобы noUfUTb i
Рис. 1. ЮСЯМСтандарт
Ресурс позволяет вести календарь с возможностью планирования действий между сотрудниками (планирование встреч, просмотр текущей занятости сотрудника); использовать поручения и напоминания при планировании работ (возможность выдать поручений в процессе любой работы в решении: анализе отчетов, разборе электронных писем, выполнении календаря работ и т.д.); контролировать исполнительскую дисциплину менеджеров, анализировать загруженность менеджеров [6, с.197-198].
По мнению исследователей Д.М. Горлова, Л.В. Коваленко, использование электронных баз данных, цифровых ресурсов при дистанционной работе значительно повышает эффективность трудового процесса и взаимосвязь работников и руководителей для выполнения рабочих задач. Работодатели должны учитывать потенциальные проблемы и возможности, связанные с использованием работниками дистанционного режима (с учетом семейной
навыков). Работники и их представители должны принимать активное участие в процессе принятия решений посредством конструктивного социального диалога, который может принимать различные формы, включая консультации, обмен информацией и переговоры [3, с.86].
Следует помнить, как бы совершенны не были наши навыки тайм-менеджмента, любые планы могут расстроиться из-за неожиданных обстоятельств. Мы не можем гарантировать, что все пойдет по плану, но эмпатический подход к управлению помогает пережить непростые времена и быть максимально продуктивными.
Новая эра дистанционной работы требует гораздо более широкого использования нового типа менеджмента, более доверительного и более ориентированного на результат, а также новой системы организации работы - более автономной, более гибкой и лучше адаптированной к индивидуальным обстоятельствам и предпочтениям сотрудников.
и жизненной ситуации, характера работы,
Библиографический список
1. Ананишнев, В.В. Тайм-менеджмент: учебное наглядное пособие / В.В. Ананишев. - Москва : ООО «Москластер», 2020. - 58 с.
2. Воловская, Н.М. Экономика и социология труда : учебное пособие / Н.М. Волов-ская. - Москва : ИНФРА-М, 2017. - 204 с.
3. Горлов, Д.В. К вопросу о роли прогрессивных технологий в современном менеджменте / Д.М. Горлов, Л.В. Коваленко // Вестник академии знаний. - 2019. - №2(31). - С. 84-86.
4. Горлов, Д.М., Коваленко, Л.В. Использование технологий тайм-менеджмента в деятельности современного руководителя / Д.М. Горлов, Л.В. Коваленко // Вестник Академии знаний. - 2020. - № 1 (36). - С. 68-71.
5. Гулик, Т.В., Гулик, В.А. Анализ состояния управления рабочим временем и путей повышения эффективности применения тайм-менеджмента / Т.В. Гулик, В.А. Гулик // Устойчивое социально-экономическое развитие регионов. Материалы Международной научно-практической конференции, посвященной 95-летию создания кафедры экономики и МЭО в АПК. - 2020. - С. 51-54.
6. Тимербулатов, Р.Ф., Кузяшев, А.Н. Некоторые аспекты развития тайм-менеджмента в России / Р.Ф. Тимербулатов, А.Н. Кузяшев // Экономика и бизнес: теория и практика. - 2020. - № 5-2 (63). - С. 197-200.
MODERN APPROACHES TO THE ORGANIZATION OF TIME MANAGEMENT IN
CONDITIONS OF CHANGE
T.G. Rodionova1, Candidat Economic of Sciences, Associate Professor T.P. Goryainova2, Candidate of Economic Sciences, senior lecturer 1Vologda State Dairy Farming Academy by N.V. Vereshchagin 2St. Petersburg State Economic University 1(Russia, Vologda) 2(Russia, St. Petersburg)
Abstract. Management today is about motivation, unlocking the potential of an employee, creating conditions for creativity. Time management is a technology that allows irreplaceable life time to be used in accordance with personal goals and values, it is applicable both to the work of a specialist and to the professional activities of managers. the use of time management in the planning of working hours. Based on an analytical review of the literature, the publication considers aspects of the problem of rational planning of working time as one of the important conditions for the development of the organization, lists the reasons for the lack of time and the possibility of solving them by elements of time management. The survey of respondents made it possible to develop recommendations for the use of time management tools in remote work.
Keywords: time management, time deficit, planning, time management, remote work.
