CC BY
72
Тайм-менеджмент как один из способов повышения эффективности работы менеджера Time management as one of the ways to improve the efficiency of the manager
Бондарева Алиса Александровна
Студент 1 курса
Факультет социальных наук и массовых коммуникаций
Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации 125993, Москва, Ленинградский проспект, 49 e-mail: [email protected]
Bondareva Alisa Alexandrovna
Student 1 term
Faculty of Social Sciences and Mass Communications
Financial University under the Government of the Russian Federation 49, Leningradsky Prospekt, Moscow, 125993, Russia e-mail: [email protected]
Научный руководитель Надточий Юлия Борисовна
к.п.н.
Департамент менеджмента и инноваций, Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации 125993, Москва, Ленинградский проспект, 49 e-mail: [email protected]
Scientific adviser Nadtochiy Yu.B.
Cand. Sci. (Pedagogics) Department of Management and Innovation, Financial University under the Government of the Russian Federation 49, Leningradsky Prospekt, Moscow, 125993, Russia e-mail: [email protected]
Аннотация.
С каждым годом люди все сильнее убеждаются в том, что время - самый ценный ресурс всего человечества. К подобному умозаключению люди, по мнению автора, приходят с развитием информационных технологий, которые, хоть и упрощают жизнь, но в то же время значительно ее отягощают, поскольку отнимают большое количество времени. Будет уместно привести цитату американского политического деятеля и дипломата Бенджамина Франклина: «Если время - самая драгоценная вещь, то растрата времени является самым большим мотовством». Она помогает нам в очередной раз прийти к выводу, что стоит более ответственно подходить к тому, как ты распоряжаешься своим временем. Именно поэтому тайм-менеджмент является необходимым, можно сказать ключевым умением в работе менеджера, так как адекватное распределение времени как ресурса является залогом эффективной и успешной деятельности организации. Например, именно благодаря тайм-менеджменту менеджер компании может выяснить, каким подотчетным ему областям стоит уделить больше времени, а каким меньше, чтобы не потратить время впустую.
Annotation.
Every year people become more and more convinced that time is the most valuable resource of all mankind. According to the author, people come to such a conclusion with the development of information technologies, which, although they simplify life, at the same time significantly burden it, since they take a lot of time. It would be appropriate to quote the American politician and diplomat Benjamin Franklin: "If time is the most precious thing, then wasting time is the greatest extravagance." It helps us once again to come to the conclusion that it is worth taking a more responsible approach to how you manage your time. That is why time management is a necessary, we can say a key skill in the work of a manager, since an adequate allocation of time as a resource is the key to an effective and successful organization. For example, it is thanks to time management that a company manager can figure out which areas accountable to him should be given more time and which ones less, so as not to waste time.
Ключевые слова: менеджмент, тайм-менеджмент, менеджер, опрос.
Key words: management, time management, manager, survey.
Введение. В настоящее время в связи с современными особенностями управления (командная работа, дистанционный формат работы, требования к компетенциям менеджеров, роботизация и др.) проводится много разнообразных исследований в области менеджмента [1 - 3].Одним из актуальным направлений исследований является изучение разнообразных способов повышения эффективности работы менеджера, в связи с чем пристальное внимание уделяется таким инструментам (способам) как самоменеджмент и тайм-менеджмент [4 -6]. Рассмотрим подробнее особенности применения тайм-менеджмента, который способствует не только повышению личной эффективности менеджера, но и эффективности всей организации.
Что такое тайм-менеджмент? Начнём с возникновения понятия «тайм-менеджмент». Фредерик Тейлор является основателем школы научного управления и он впервые изучил затраты времени с помощью фиксирования продолжительности выполняемых действий (хронометраж трудовой деятельности рабочего). Генри Форд внедрил в своё производство конвейеры, что позволило ему сократить время на сборку автомобилей. Сегодня с российским тайм-менеджментом тесно связаны Г.А. Архангельский, С.В. Бехтерев, М.А. Лукашенко и другие. В 2007 году на базе Московской финансово-промышленной академии была открыта первая в России кафедра тайм-менеджмента [7].
Понятию «тайм-менеджмент» можно дать следующее определение: это планирование и осуществление контроля (сознательного) над количеством времени, затрачиваемым на определенные виды профессиональной деятельности, с целью повышения эффективности этой деятельности.
Каковы причины, способствующие поглощению рабочего времени? Что или кого можно назвать «ворами» времени? Это может быть неверное делегирование, недостаточный контроль времени, прокрастинация и откладывание дел, социальные сети, перфекционизм, невозможность сказать «нет» и тому подобное. Действительно, с подобными «ловушками» часто встречаются и менеджеры в своей работе, но сейчас рассмотрим те из них, которые напрямую связаны с работой руководителя.
Причины или ситуации, из-за которых менеджер может столкнуться с дефицитом времени:
- отсутствие плана работы;
- неверное делегирование;
- слабая мотивация труда;
- чрезмерная суетливость, спешка в делах;
- отсутствие приоритетов при выполнении дел;
- работа не по профилю менеджера;
- создающее шум окружение;
- доработка рабочих задач дома;
- исправление ошибок, которых можно было избежать;
- и др.
Овладение навыком тайм-менеджмента как раз направлено на то, чтобы ответственно подходить к распределению своего времени, не тратя его на вышенаписанные ловушки. Именно поэтому всех менеджеров (и настоящих, и будущих) стоит учить этому полезному умению. Например, в высших учебных заведениях или на курсах повышения квалификации.
Некоторые правила тайм-менеджмента, которые помогут людям, особенно менеджерам, повысить эффективность своей деятельности.
1. Диаграмма (анализ) Парето 80:20.
Данную диаграмму часто применяют в менеджменте для выявления дефектов и ошибок проекта/задумки/плана, анализа факторов эффективности какой-либо деятельности и оптимизация ее результатов.
Идея данного правила состоит в том, что 80% задач можно выполнить за 20% доступного времени. Остальные 20% задач будут занимать 80% времени. Также идею можно сформулировать так: 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата
Анализ Парето рекомендует, чтобы задачам, попадающим в первую категорию, присваивался более высокий приоритет.
2. АВС-анализ [8].
А - задачи, которые воспринимаются как срочные и важные;
В - задачи важные, но несрочные;
С- задачи, которые не являются ни срочными, ни важными.
Данный анализ давно используется в управлении бизнесом и, конечно, менеджменте для категоризации больших данных по группам, в которых каждая группа затем ранжируется по приоритету.
3. Матрица Эйзенхауэра.
Данное правило помогает руководителю оценить срочность и важность дел и задач, каждые из которых оцениваются по критериям важные/неважные и срочные/несрочные и распределяются по соответствующим квадратам. Матрица, безусловно, помогает регулировать поток рабочей нагрузки и определять ценность соответствующих целей и задач в сравнении с другими.
4. Поедание «лягушки» [8].
Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро, то есть, делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. После такой задачи все остальные покажутся легче и на них останется больше сил.
5. Техника «Помидор».
Была изложена Франческо Черчилло в конце 1980 годов. Идея заключается в том, чтобы разбить сложные задачи на 30-минутные периоды: 25 минут из которых нужно уделить работе, выполнению задачи, а оставшиеся 5 минут - на отдых. В данном случае период - это помидор. Каждые 4 помидора требуется длинный перерыв.
Полезные «фишки» для освоения руководителем навыка тайм-менеджмента.
Как было упомянуто раннее, руководителям нужно развивать навык тайм-менеджмента. Для этого им могут быть предложены следующие полезные приёмы.
1. Менеджеру стоит разделить свою деятельность на важные и неважные, срочные и несрочные задачи, чтобы уменьшить количество времени, которое может быть затрачено на неважные и несрочные задачи.
2. Нужно выделить определённое время, с которого руководитель начинает работу и после которого он не работает. Будет полезным планировать каждую минуту своего дня.
3. Руководителю нужно развивать свою осознанность. При возникновении проблем задавать себе вопросы: «почему у меня не получилось?», «где я ошибся?», «встречался ли я с такой проблемой раньше?». Это может помочь избежать повторения ошибок в будущем.
4. Умение эффективно делегировать является достаточно трудным в освоении навыком. Для менеджера важно побывать с обеих сторон делегирования, чтобы узнать и понять все «подводные камни», которые могут вызвать у него дефицит времени [5].
5. Ведение записей позволит менеджеру все держать в уме и не тратить время на то, чтобы вспомнить забытую информацию [5].
6. Нужно достоверно вести учет своего времени. Существует компьютерная программа "Visual TimeAnalyzer" благодаря которой можно получить график своей работы на компьютере и понять, была ли она проделана эффективно.
Применение на практике полученных знаний о тайм-менеджменте.
Целью практической части исследования является систематизация знаний о навыке тайм-менеджмента, нахождение методов повышения эффективности и ликвидации дефицита времени в работе менеджера, проведение опроса среди молодых людей с целью выявления отношения нового поколения к тайм-менеджменту, а также желание на личном опыте убедиться или опровергнуть значимость тайм-менеджмента в жизни людей.
С целью выявления отношения молодого поколения к тайм-менеджменту, степени обладания этим навыком и роли тайм-менеджмента в мире с точки зрения молодежи был проведен опрос среди студентов Финансового университета при Правительстве Российской Федерации. Опрос прошли 25 человек.
Респондентам было предложено ответить на следующие вопросы:
1. Знакомы ли вы с понятием «тайм-менеджмент»?
2. Как вы считаете, тайм-менеджмент является важным навыком в работе менеджера?
3. Применяете ли вы навыки тайм-менеджмента в своей работе или учёбе?
4. Знаете ли вы правила тайм-менеджмента? Например, ABC анализ, диаграмма Парето 80:20, Матрица Эйзенхауэра и другие.
5. Какие методы «управления временем» вы можете назвать?
6. Как навык тайм-менеджмента может повысить эффективность деятельности менеджера?
7. Какими методами «тайм-менеджмента» пользуетесь вы?
Были получены следующие результаты:
1. 23 респондента ответили, что знакомы с понятием «тайм-менеджмент»;
2. также 23 человека считают тайм-менеджмент важным навыком в работе менеджера;
3. 20 студентов ответили, что они применяют навыки тайм-менеджмента в своей работе и учёбе;
4. На 4 вопрос были даны менее однозначные ответы: 14 человек ответили, что затрудняются дать точный ответ, 8 - утверждают, что не знают правила тайм-менеджмента, а оставшиеся 3 человека сказали, что знают;
5. Самыми популярными навыками, которые назвали респонденты, были следующие: техника «Помидора», диаграмма Парето и «поедание» лягушки. Была отмечена важность написания плана на день заранее.
6. Прошедшие опрос дали следующие ответы:
a. «Тайм-менеджмент позволяет умещать много работы в короткий период времени»;
b. «Тайм-менеджмент позволяет более эффективно распределять время в процессе работы и таким образом выполнять больший объем задач»;
c. «Тайм-менеджмент способствует рациональному распределению ресурсов, что помогает быстрее достигнуть желаемых результатов и целей»;
d. «Помогает полностью представить последовательность действий, которые необходимо выполнить для достижения цели»;
e. «Менеджер будет правильно распоряжаться временем, следовательно в его деятельности будет порядок, что помогает достичь успеха».
7. На последний вопрос были даны следующие ответы:
a. «Сначала делать легкие задачи и решать более простые проблемы, затем берясь за более сложные; ставить таймер на каждое дело или будильник»;
b. «Просто стараюсь правильно организовывать время, чтобы хватало и на сон, и на поесть, и на собраться, и на погулять с друзьями, и на учебу»;
c. «Не откладывать на потом то, что можно сделать сейчас (только я наоборот очень часто так делаю»;
d. «Планирование дня по системе буллет»;
e. «Планирование, принцип 20 процентов усилий дают 80 процентов результата».
Так, несложно заметить, что тайм-менеджмент играет важную роль в жизни молодого поколения. Они знают разные правила этого навыка и используют их в своей учебе и работе. Помимо этого, они отмечают значимость тайм-менеджмента в работе менеджера и считают, что именно он может повысить эффективность руководителя путём сокращения времени, затрачиваемого на неважные и несрочные дела.
Личный опыт автора.
Помимо проведения опроса, автором статьи было принято решение освоить навыки тайм-менеджмента и провести небольшой эксперимент. Для этого было выбрано два правила тайм-менеджмента: «Техника «Помидор»» и «Матрица Эйзенхауэра» и на протяжении двух недель автор следовал этим правилам, особенно когда сталкивался с необходимостью решать задачи, делать домашние задания и так далее.
По собственным наблюдениям автора, эти техники позволили значительно сократить время выполнения работ, а также повысили эффективность деятельности. Что касается техники «Помидор», то выполнение трудоёмких задач не позволило устать именно благодаря этой технике: «я получала хоть и небольшой (5 минут), но заслуженный отдых после 25 минут работы над задачей». Что касается метода Эйзенхауэра, то он помог осознать, как много времени тратилось на выполнение на самом деле несрочных и неважных задач. В силу наглядности метода (составленная таблица/матрица), больше времени уделялось анализу того, сколько времени тратится на выполнение разных работ. Это позволило автору более осознанно подойти к выполнению дел.
Заключение. Таким образом, по результатам практической части исследования можно смело сделать вывод, что тайм-менеджмент действительно повышает эффективность личной работы (в том числе, и менеджера) благодаря техникам и правилам, которые ликвидируют дефицит времени и позволяют менеджеру потратить драгоценное время на выполнение более значимых и важных для организации задач.
Список используемой литературы:
1. Кутелев В.Р. Проблемы менеджмента в условиях пандемии // Скиф. Вопросы студенческой науки: сборник научных статей. Выпуск 1 (65). СПб., 2022. С. 214 - 218.
2. Сазонова А.С. Лидерство и разрешение конфликтов в организации // Скиф. Вопросы студенческой науки: сборник научных статей. Выпуск 12 (64). СПб., 2021. С. 106 - 111.
3. Хейфец Б.А., Надточий Ю.Б. Востребованные компетенции руководителя в условиях глобализации и новой промышленной революции // Проблемы современной экономики. - 2021. - № 4 (80). - С. 61-65.
4. Надточий Ю.Б., Тимошкина Н.А. Самоменеджмент: Учебно-методическое пособие. - Новосибирск: Академиздат, 2021.
5. Исаев Р.А. Основы менеджмента. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2010. 264 с.
6. Надточий Ю.Б. Менеджмент: методические указания по выполнению домашнего творческого задания. - М.: «Постер-МГУ», 2021.
7. Киселева Н.С. Эволюция тайм-менеджмента в российской и зарубежной науке и практике. Царскосельские чтения. 2011. №XV. URL: https://cyberleninka.m/artide/n/evolyutsiya-taym-menedzhmenta-v-rossiyskoy-i-zarubezhnoy-nauke-i-praktike (дата обращения: 24.10.2022).
8. Трейси Б. Выйди из зоны комфорта. 21 метод повышения личной эффективности. М.: издательство «Манн, Иванов и Фербер», 2022. 144 с.
