CC BY
437
Тайм-менеджмент как действенный инструмент эффективного управления временем
успешного менеджера
Time management as an effective tool for effective time management of a successful manager
Джаппарова Нияра Ленмаровна
Студент 3 курса Факультет Менеджмент Институт Экономики и Управления, Крымский Федеральный Университет имени В. И. Вернадского г. Симферополь, Российская Федерация e-mail: [email protected]
Dzhapparova Niyara Lenmarovna
Student 3 term Faculty of Management institute of economy and management, crimean federal university of v.i. vernadsky
SIMFEROPOL, Russian Federation e-mail: [email protected]
Аннотация.
В статье раскрыта сущность тайм-менеджмента и обоснована важность применения его инструментов для успешного менеджера в современных условиях. Рассмотрены основные проблемы, которые мешают менеджеру эффективного использовать собственное время. Охарактеризованы существующие методы тайм-менеджмента и проанализированы особенности их практического применения.
Annotation.
The article reveals the essence of time management and substantiates the importance of using its tools for a successful manager in modern conditions. The main problems that prevent the manager from effectively using his own time are considered. The existing methods of time management are characterized and the features of their practical application are analyzed.
Ключевые слова: тайм-менеджмент, методы тайм-менеджмента; планирование времени; эффективное использования времени.
Key words: time management, time management methods; time planning; efficient use of time.
С появлением и активным развитием информационной модели общества темп его жизни неизбежно ускоряется, что вызывает необходимость в грамотном управлении временем, которое является одним из самых ограниченных ресурсов.
Тайм-менеджмент, или управление временем, представляет собой совокупность способов планирования и организации работы сотрудников предприятия, которые используются менеджерами для повышения эффективности использования рабочего времени и подконтрольности растущего объема задач с помощью постановки приоритетов, разделение больших задач и проектов на отдельные действия и делегированию другим людям [1].
Целью статьи является исследование существующих методов тайм-менеджмента, а также выявление основных проблем, которые мешают менеджеру эффективно организовывать и использовать свое время на практике, с обоснованием основных направлений по их решению.
Сущность тайм-менеджмента можно сформулировать как качественное выполнение работы, достижение поставленных целей за минимальный промежуток времени [3]. Дословно тайм-менеджмент с английского языка переводится как «управление временем», что можно трактовать как рациональное распределение и эффективное использование времени, то есть это учет и оперативное планирование времени. Очевидно, что влиять на время
невозможно, его можно и нужно использовать рационально, планируя и распоряжаясь им в собственных интересах с максимальной отдачей в организационной деятельности менеджера.
Задача менеджера заключается в оптимизации деятельности путем определения приоритетов, минимизации времени и получения положительного результата [2]. То есть, менеджер должен организовать свою деятельность так, чтобы гармонично соединить имеющиеся у него ресурсы, в том числе и времени.
Загруженность деятельности возникает при неэффективном использовании времени. Накопление нерешенных задач порождает эмоциональное напряжение, которое может со временем спровоцировать стрессовое состояние или синдром хронической усталости. Такое психологическое состояние уменьшает производительность и качество работы менеджера. Последовательность и своевременность выполнения задач помогает найти время для собственных потребностей, в свою очередь делает жизнь гармоничной.
Подавляющее большинство исследований указывают на необходимость и первоочередность планирования времени, что является одним из важных этапов управления им. Конечно, планирование помогает лучше представлять объемы работ и выполнить все необходимое, ничего не упустив.
Планирование является необходимым и для менеджера, поскольку не стоит всегда полагаться на свою память. Именно письменное отражение своего распорядка дает возможность держать руку на пульсе всех текущих дел и уделять им внимание в подходящее время.
В связи с тем, что каждый человек имеет свои особенности, возникает потребность в формировании индивидуальной технологии управления временем с учетом таких механизмов [1]:
- биологических часов, от которого зависит то, на какую часть суток приходится максимальная активность человека;
- интеллектуального инжиниринга, под которым понимают использование знаний о человеческом потенциале и доминирующее полушарие мозга;
- психологического будильника, в котором выделяют психологическую временную перспективу, которая включает в себя психологическое настоящее, прошлое и будущее и восприятие времени как процесса формирования психологического настоящего;
- стиля поведения человека, который отражает моральные и этические нормы личности и определяет ее поведение в различных жизненных ситуациях.
С целью контроля над собственным временем на практике применяют различные методы тайм-менеджмента. Существует достаточно широкий перечень методов и технологий по эффективной организации и управления временем, которые отличаются тем, что рассматривают рабочий процесс с разных сторон [3 -4]:
1. Принцип Парето или принцип 80:20. Утверждает, что 20% усилий приносят 80% результата и наоборот. Данный метод помогает работнику определить от какой работы он получает наибольшую отдачу, чтобы в дальнейшем направлять на ее выполнение больше усилий.
2. Метод ускоренного анализа по принципу Эйзенхауэра. Суть этого метода заключается в том, что на основе таких критериев, как срочность и важность, задачи делят на 4 группы:
1) дела А (важные и срочные). Задача такого типа нужно выполнять без промедления, и они принесут весомый эффект;
2) дела Б (важные, но еще не срочные). Именно эти дела дают наибольшую отдачу. Если затянуть с их выполнением, то они переместятся в группу А;
3) дела В (срочные, но не важные). Выполнение этих дел не очень результативное и может негативно отразиться на эффективности работы, поскольку они.
4) дела Г (неважные и несрочные). Дела из этой группы негативно влияют на рабочий процесс и не приносят никакого положительного результата.
Этот метод позволяет сочетать два критерия — «важность» и «срочность». Применение метода Эйзенхауэра на практике повышает эффективность деятельности человека путем расстановки приоритетов.
3. Правило «6П». Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели. Сложный перечень дел дает нам более четко понять объем работ, который необходимо выполнить, и позволяет определить конечный результат от этого.
4. Метод ALPEN. Применение этого метода предполагает выполнение 5-ти последовательных этапов: составление перечня дел на завтра, распределение времени на реализацию каждого отдельного задания, соотношение 60: 40 (опыт показывает, что план лучше составлять лишь на 60% рабочего времени), расстановка приоритетов и делегирования, оценивания и переноски.
5. Методика «Помидора». Предусматривает распределение работы на 25-ти минутные периоды, между которыми есть небольшие перерывы. Перерывы в ходе рабочего процесса будут давать возможность отдохнуть, в результате чего повышается производительность работы.
6. Personal Efficiency Program. Система методов, направленная на упорядочение рабочей информации. Основой является набор принципов, которые оптимизируют методы работы. Автор данного метода подчеркивает важность выработки у сотрудников определенных полезных привычек, поскольку это является ключевым фактором в плодотворной деятельности.
7. Пирамида Франклина. Методика, по которой определяют долгосрочные цели на всю жизнь и пути их достижения. Указывает, что должно быть сделано и на основе чего происходит распределение времени. Сущность данной методики заключается в том, что глобальные задачи делятся на подзадачи, которые в свою очередь также делятся.
Визуально это можно представить как процесс «строительства пирамиды»:
• фундаментом пирамиды есть жизненные ценности, то есть - определение смысла жизни;
• глобальная цель, которая должна соответствовать ценностям, которые были определены на предыдущем этапе;
• генеральный план, который состоит из шагов, которые необходимы для достижения глобальной цели;
• долгосрочный план рассчитан на 3-5 лет, с подробным описанием конкретных целей и сроками их выполнения;
• краткосрочный план, который составляется на срок от нескольких недель до нескольких месяцев
• планы на каждый день - это ежедневные небольшие задачи.
Пирамида Франклина четко определяет последовательность шагов, которые необходимо выполнить. Такая детализация может иметь положительный результат, поскольку человеку проще делать ежедневно небольшие действия с осознанием того, что они приведут к дальнейшему успеху.
8. Методика «Швейцарский сыр». В ситуации, когда трудно решить с чего начать выполнять дело, следует сделать лишь небольшую часть работы. Это и будет первой «дырочкой» в сыре, которых со временем будет появляться больше. Данный метод применяется, когда определенные задачи нельзя разделить на мелкие части. Этот метод позволяет путем визуализации увидеть продвижение в работе.
9. Getting Things Done. Методика, которая делает особый упор на записывании текущих и будущих дел, фильтровании ежедневной информации, влияет на календарь.
Указываются не только главные дела, но и мелкие текущие с такой целью, чтобы не перегружать мозг лишней информацией, которую нужно всегда прокручивать в голове.
10. 100 блоков. Каждый человек в среднем тратит около 7-ми часов на сон, у нее остается 17 часов для работы. Это примерно 1000 минут в день, которые для удобства нужно разделить на 100 блоков. На следующем шаге необходимо заполнить эти блоки (каждый из которых - 10 минут) тем, зачем бы вы хотели тратить свой день. Далее составить такую же схему, но заполнить блоки теми делами, которыми вы занимались вчера. Сравнив эти две схемы, можно определить, что именно заполняет ваше время.
Путем сравнения собственноручно составленных графиков можно выявить недостатки организации времени и выяснить факторы, которые мешают строить распорядок дня.
Применение данных методик будет иметь положительное влияние на организацию рабочего процесса, однако даже используя методы тайм-менеджмента, не всегда можно заметить результаты.
Существует множество проблем, которые мешают менеджеру эффективного использовать собственное время, такие как: отсутствие конкретных сроков; несоответствие целей; иногда нам приходится делать то, чего мы не хотим или то, что кажется нам нудным; прокрастинация как откладывание сроков выполнения дела, несмотря на то, что это повлечет негативные последствия; откладывание неприятных дел на будущее; мультитаскинг, в ситуациях недостаточности времени выполнения двух или более задач одновременно может показаться хорошей идею, а, впрочем, это не так; отсутствие режима; ненужные решения, отнимают время; «поглотители времени» — это то, на что работник зря тратит все свое время [2].
Стоит отметить, что не существует универсальных систем упорядочения дел и организации своего времени. На практике необходимо применять различные способы тайм-менеджмента в их взаимосвязи и самостоятельно выбирать те методы, которые позволяют учитывать индивидуальные особенности и являются наиболее эффективными для конкретного лица, коллектива в целом.
Тайм-менеджмент является одним из первостепенных инструментов, которые использует менеджер в своей деятельности. Методы тайм-менеджмента, которые используются с целью упорядочения рабочего времени, эффективны при систематическом соблюдении соответствующих принципов, использование которых помогает менеджеру успешно выполнять свои задачи и рационально распределять свое время таким образом, чтобы выполнять все вовремя. Следует подчеркнуть, что действенность указанных методов проявляться лишь в том случае, когда менеджер будет сознательно настроен на работу, будет мотивирован и готов решительно решать возникающие проблемы.
Поскольку профессионализм менеджера непосредственно влияет на организацию работы всего предприятия, то неотъемлемой и важной частью его профессиональной деятельности и развития является сам менеджмент как постоянное улучшение своих навыков и эффективное использование времени.
Список используемой литературы:
1. Калиниченко Л. Л. Особенности внедрения тайм-менеджмента на предприятии / Калиниченко Л.Л., Гаврилова А.А. // «Молодой ученый». -2017. - № 4.4 (44.4). - С. 60-63.
2. Журавлева Х.К. Повышения эффективности использования рабочего времени руководителя с помощью тайм- менеджмента / Журавлева Х. К. // Управление развитием. - 2017.- № 20. - С. 96-98.
3. Лазоренко Т. В. Правила успешного использования тайм-менеджмента / Т. В. Лазоренко, Ю. А. Дидченко // «Молодой ученый». - 2017. - № 1 (41). - С. 632-635.
4. Прыщак Н. Д. Психология управления в организации: учеб. пособие / Н. Д. Прыщак, А. И. Леско. - [2-е изд., перераб. и доп.]. - Винница, 2016. - 150 с.
