CC BY
89
Тайм-менеджмент как инструмент реализации задач менеджера социально-культурной
деятельности
Time management as a tool for implementing the tasks of the manager of socio-cultural
activities
Маланина Дарья Владимировна
Студент 4 курса Факультет социально-культурная деятельность Сибирский Федеральный Университет г. Красноярск, пр. Свободный, 79 e-mail: micheletto. korella@yandex. ru
Malanina Darya Vladimirovna
Student 4 term Faculty of socio-cultural activities Siberian Federal University Krasnoyarsk, pr. Svobodny, 79 e-mail: micheletto. korella@yandex. ru
Научный руководитель Морозова Ольга Федоровна
доктор культурологии Сибирский Федеральный Университет e-mail: [email protected]
Scientific adviser Morozova Olga Fedorovna
Doctor of Cultural Studies Siberian Federal University e-mail: [email protected]
Аннотация.
В статье освещается важность и актуальность инструмента тайм-менеджмента для реализации задач менеджера социально-культурной деятельности, освещается ряд техник тайм-менеджмента в контексте их применения в работе менеджера социально-культурной деятельности и особенности восприятия тайм-менеджмента как инструмента.
Annotation.
The article highlights the importance and relevance of the time management tool for implementing the tasks of the manager of socio-cultural activities, highlights a number of time management techniques in the context of their application in the work of the manager of socio-cultural activities and the features of perception of time management as a tool.
Ключевые слова: тайм-менеджмент, инструменты менеджера, компетенции менеджера социально -культурной деятельности, социально-культурная деятельность.
Key words: time management, manager tools, managerial competencies of socio-cultural activities, socio-cultural activities.
Менеджер социально-культурной деятельности — это человек, который осуществляет управление процессами в учреждении социально-культурной сферы. Говоря проще, он управляет учреждением, планирует его работу, определяет приоритеты развития, составляет стратегический и тактический план в соответствии с приоритетами и наблюдает за его реализацией. Во многом именно от менеджера зависит, насколько успешной будет деятельность того или иного учреждения или реализация того или иного социально -культурного проекта. Разумеется, есть множество факторов, которые могут привести к успеху или неуспеху предприятия, но стратегическое планирование и управление — один из важнейших. Здесь можно привести метафору корабля: при
наличии умелого капитана, который правильно спланирует плавание с учётом всех имеющихся рисков, с большой вероятностью убережёт корабль от крушения, даже при наличии других — неблагоприятных — факторов.
Менеджер социально-культурной деятельности, как и любой управленец в любой сфере, должен обладать рядом компетенций, знаний и навыков. Так, Н.К.Бакланова, Г.Н.Новикова, С.А.Касаткина отмечают среди таковых: способность к стратегическому и системному мышлению, организаторскими умениями, педагогическими умениями, социально-психологическими навыками; необходимо обладать такими личностными качествами, как ответственность, целеустремленность, способность к нововведениям, работоспособность, настойчивость, дисциплинированность. Нетрудно заметить, что многие из этих навыков, умений и личностных черт либо воспитываются тайм-менеджментом, либо ведут к тому, что человек применяет его как технологию в своей профессиональной деятельности. Ведь невозможно управлять некоей организацией и работой десятков, сотен людей и организовывать их деятельность, если ты не можешь управлять самим собой и организовывать себя; работоспособность, ответственность, дисциплинированность невозможны без управления собственным временем. Таким образом, тайм-менеджмент является важной компетенцией в работе менеджера социально-культурной деятельности, и его изучение в данном аспекте — актуальная на данный момент задача.
Однако, как это всегда бывает, когда дело касается управления (и самоуправления) людьми, большую роль играет индивидуальный фактор. Существует огромное количество разнообразных практик тайм-менеджмента, и не все из них универсальны и подходят каждому; это невозможно. Например, есть люди, которых «подстёгивает» наличие жёсткого дедлайна, оно заставляет их работать быстрее, более сосредоточенно, но также существуют и люди, которых дедлайн «парализует», заставляя паниковать и нервничать вместо того, чтобы работать. Многое зависит от темперамента (холерик, сангвиник, меланхолик, флегматик), от интровертности или экстравертности той или иной личности, от его самооценки и требований к себе. Возникает проблема: как определить, подойдёт ли та или иная практика именно этому человеку, его складу характера, его привычкам, его повседневным задачам?
Для того, чтобы попытаться ответить на этот вопрос, для начала следует определить: что такое вообще тайм-менеджмент? Какова его история? Интересный взгляд на этот вопрос даёт статья О. Ф. Морозовой «Тайм-менеджмент в системе социального управления»: исследователь анализирует преобразования культуры тайм-менеджмента, начиная с античных времён и до наших дней.
Термин «тайм-менеджмент» переводится как «управление временем», однако, хоть сейчас многие известные практики данной технологии пришли к нам из зарубежья, «отцом» тайм-менеджмента является русский учёный А. А. Любищев. Интересно, что он не изучал целенаправленно именно тайм-менеджмент: он был биологом и, желая сделать значимое открытие в своей области, решил подчинить свою жизнь строгому распорядку. Именно он ввёл такую технику, как учёт времени (на которой сейчас основан ряд приложений для компьютеров и телефонов, позволяющие учесть, сколько времени пользователь тратит на сайты различных категорий), целеполагание на различные периоды (неделя, месяц, год, пять лет), подведение промежуточных итогов и многое другое, что сейчас является основами техник тайм-менеджмента.
Методы тайм-менеджмента как технологии по управлению и организации самого себя как специалиста и человека достаточно разнообразны. Это и техники, которые подразумевают планирование всей жизни (пирамида Франклина) или какого-либо её отрезка вплоть до дня (метод «Альпы»), и техники, позволяющие организовать рабочее время (например, матрица Эйзенхауэра), и «тактические» техники, помогающие
организовать и стимулировать себя на выполнение какой-либо деятельности прямо сейчас (например, метод «Помидорро»).
Рассмотрим вышеперечисленные техники.
Пирамида Франклина
Автор предлагает строить её «снизу вверх»: от основания к вершине. Соответственно, первый блок — это самый нижний блок, последний — самый высокий.
1. Главные жизненные ценности индивидуума. Например, это может быть «успешная карьера, самореализация, ощущение себя значимым человеком» (или, напротив, «семья, любовь, чувство безопасности»). Здесь же Б. Франклин предлагает определить конкретные действия по реализации этих ценностей, например: «Воздержание — есть не до пресыщения, пить не до опьянения», «Порядок — каждая вещь имеет свое место, а каждое дело — свое время», «Чистота — соблюдать телесную чистоту, опрятность в одежде и жилище» и тому подобное.
2. Глобальная цель, которая соотносится с жизненными приоритетами. Неправильным будет человеку, для которого главным приоритетом в жизни является творчество, ставить себе цель «создать счастливую многодетную семью». Например, глобальной целью может быть: достичь «потолка», высшей планки в своей карьере, получить Нобелевскую премию в своей области, написать роман своей жизни, прожить счастливо с любимым человеком до старости — примеров столько же, сколько людей, у каждого свои индивидуальные желания;
3. Генеральный план достижения цели. Это своеобразная «карьерная лестница», на вершине которой — цель, которую мы обозначили во втором пункте. Например, для того, чтобы стать министром культуры (глобальная цель для абстрактного менеджера социально-культурной деятельности) необходимо:
a. Поступить на направление «социально-культурная деятельность»;
b. Усердно учиться, получать отличные оценки, завязывать связи с людьми из сферы культуры, развивать необходимые навыки и личностные качества, писать научные публикации;
c. Закончить учёбу с хорошими результатами;
± Выбрать учреждение в сфере культуры, подходящее для реализации карьерных амбиций менеджера;
е. Усердно работать там, двигаясь по карьерной лестнице и проявляя инициативу;
И так далее.
4. Долгосрочный план (на 3-5 последующих лет). Он должен соответствовать одному из пунктов генерального плана, приближая таким образом глобальную цель. То есть, например, для студента первого курса направления «социально-культурная деятельность» долгосрочным планом будет — закончить университет. Это будет соответствовать одному из пунктов генерального плана (предыдущий пункт).
5. Краткосрочный план (на несколько недель или месяцев) должен работать на реализацию долгосрочного плана. Например, здесь может значиться «написать курсовой проект и успешно сдать сессию».
6. План на неделю/на день. Здесь обозначаются конкретные шаги по реализации краткосрочного плана, которые приведут к реализации долгосрочного плана, который, в свою очередь, приведёт к реализации одного из пунктов генерального плана.
Как мы видим, при желании этой системе можно подчинить всю свою жизнь.
Метод «Альпы» реализуется в пять этапов:
1. Составление списка задач на день;
2. Оценка времени, которое займут эти задачи;
3. Приоритетизация по принципу Эйзенхауэра, подробнее о котором будет сказано ниже, делегирование маловажных задач, которые не требуют личного участия;
4. Наиболее важный пункт этой техники, который делает её продуктивной: планирование времени в соотношении 60/40. То есть, если человек планирует свой рабочий день, то 60% от восьми рабочих часов он должен выделить непосредственно на выполнение рабочих задач, а 40% на разного рода форс-мажоры, которые могут произойти. Это позволит быть более сконцентрированным (поскольку время на выполнение работы ограничены), но в то же время спокойным, поскольку человек знает, что у него есть запас времени на случай внезапных корректировок в планах.
5. Реализация составленного плана.
Матрица Эйзенхауэра разработана с целью упрощения приоретизации имеющихся целей и задач. Эта техника предлагает разбить имеющиеся цели на четыре сектора (квадранта):
A. Важно и срочно. Те задачи, которые необходимо выполнить немедленно, и которые требуют непосредственного участия менеджера и задействия его интеллектуальных ресурсов;
B. Важно, но не срочно. Как правило, это «долгоиграющие» задачи, например, реализация какого-либо проекта. Эти задачи можно разбить на ряд более конкретных задач и реализовывать постепенно, шаг за шагом, пока она не перейдёт к раздел «важно и срочно». Например, «организация фестиваля» — важно, но не срочно (подготовка к фестивалю начинается задолго до него), но «провести открытие фестиваля» — важно и срочно.
C. Неважно, но срочно. Сюда можно отнести навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вперёд, а только тормозят. На то, чтобы решить эти проблемы так, чтобы это не оказало негативное влияние на достижение рабочих целей, работает техника «Альпы» и принцип «60/40».
Б. Не срочно и неважно. Эти дела разработчик техники предлагает делегировать, отменять и по возможности избавляться от них.
Данная матрица часто используется в скрещивании с другими техниками тайм-менеджмента.
Техника «Помидора» направлена на то, чтобы включиться в работу прямо сейчас и разбить своё время на маленькие секторы, потому что это помогает сделать его более структурированным и, следовательно, организовать более успешно. Принцип «Помидора» прост: необходимо поставить таймер на 25 минут и посвятить эти 25 минут исключительно работе, ни на что не отвлекаясь; затем следует перерыв в 5 минут; затем вновь 25 минут работы, и так — пока задача не будет выполнена. Эта техника эксплуатирует свойство мозга мобилизоваться в условиях ограниченного времени, потому что, когда человек даёт своему мозгу установку «я посвящу весь день этой задаче» — мозг уверяется, что у него много времени, и человек рискует действительно потратить весь день на одну только задачу — то есть, распределить его неконструктивно. Отрывки времени можно корректировать, например, для того, чтобы заставить себя заниматься неприятной работой, можно поставить таймер на пять минут: это позволит обмануть мозг, показывая ему, что неприятному делу нужно посвятить всего пять минут, это совсем недолго, но через пять минут мозг уже войдёт в рабочий ритм и не захочет останавливаться.
Таким образом, можно заключить, что анализ даже самых распространённых и известных (а следовательно — действенных, ведь их применяют многие люди, в том числе менеджеры крупных компаний) техник тайм-менеджмента показывает, что они очень разнообразны и могут быть направлены на планирование
как целой жизни, так и следующего часа. Тайм-менеджмент — полезный и действенный инструмент для любого человека, в том числе и для менеджера в области социально-культурной деятельности в реализации его профессиональных задач, однако следует помнить, что это инструмент, а не обязанность. Человек имеет право выбирать те инструменты, которые ему подходят, а не подчинять им свою жизнь. Если, используя ту или иную технику, человек винит себя, ощущает себя непродуктивным — это не значит, что он плохой специалист или неорганизованный человек по своей натуре, это значит, что он выбрал неподходящий инструмент. Таким образом, главный критерий при подборе техник тайм-менеджмента для реализации задач менеджера в области социально-культурной деятельности — чувство комфорта и удовлетворённости того, кто эти техники применяет. Ведь реализация себя в профессиональной области — важная часть человеческой жизнедеятельности, и в случае, если человек постоянно испытывает в ней дискомфорт — это может привести к самым негативным последствиям. Следовательно, тайм-менеджмент должен повышать уровень чувства комфорта и ощущения себя продуктивным и успешным специалистом, а не наоборот.
Список используемой литературы:
1. Бакланова Н.К. Профессиональное мастерство специалиста культуры: Учеб. пособие. М: МГУКИ,
2003.
2. Горбачев А. Тайм-менеджмент в два счета / А. Горбачем. — СПБ.: Питер, 2010.
3. Гринин Д. Эта странная жизнь. М.: Советское радио, 1974.
4. Касаткина С.А. Основы профессиональной деятельности менеджера социокультурной сферы: Учебное пособие. М.: МГУКИ, 2001.
5. Кови Стивен Р. Семь навыков высокоэффективных людей / Кови Стивер Р. // Альпина Бизнес Букс, 2018. — 396 с.
6. Морозова О.Ф. Тайм-менеджмент в системе социального управления // Вестник ТГУ. Общенаучный журнал. — 2010. — №334 (май)
7. Новикова Г.Н. Особенности формирования творческих способностей специалиста культурно-досуговой деятельности // Инновационные технологии обучения культурно-досуговой деятельности: Сб. науч. трудов / Под ред. А.Д. Жаркова. М.: МГУКИ, 2001.
8. Попов Р.А. Профессиональные навыки менеджера: тайм-менеджмент // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ, 2019.
9. Рыженкова И.К. Повышение личной и командной эффективности / И.К.Рыженкова // Профессиональные навыки менеджера — 2-е изд.перераб. и доп. — М.: Эксмо, 2016. — 272 с.
10. Шлей Н.В., Пирогов В.И., Брежнев О.В. Тайм-менеджмент — управление временем // Всероссийский экономический журнал ЭКО. 2006.
11. 4brain.ru [Электронный ресурс] // URL: https://4brain.ru/blog/%D0%BF%D0%B8%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%B8%D0%B4%D0%B0-%D1%84%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%BA%D0%BB%D0%B8%D0%BD%D0%B0/
12. Там же // URL: https://4brain.ru/blog/%D0%BC%D0%B0%D1%82%D1%80%D0%B8%D1%86%D0%B0-%D1%8D%D0%B9%D0%B7%D0%B5%D0%BD%D1%85%D0%B0%D1%83%D1%8D%D1%80%D0%B0/
13. Time-management.by [Электронный ресурс] // URL: http://time-management.by/metod-alpy-2/
14. Wikipedia [Электронный ресурс] // URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9C%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B4_%D0%BF%D0%BE%D0%BC%D0% B8%D0%B4%D0%BE%D1%80%D0%B0
