CC BY
22
10. ТРУДОВОЕ ПРАВО; ПРАВО СОЦИАЛЬНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
12.00.05
10.1. Электронный документооборот в сфере трудовых правоотношений: положение дел и перспективы развития
©Зубова А. О.
Самарский национальный исследовательский университет имени академика С. П. Королёва, г. Самара, Российская Федерация e-mail: [email protected]
Аннотация. Цель исследования. Внедрение цифровых технологий не обошло трудовые правоотношения. Некоторые элементы цифровизации уже активно применяются работодателями в формате электронного учета трудового стажа работников. Федеральный проект «Нормативное регулирование цифровой среды» предусматривает разработку нормативно-правовых актов о заключении, изменении, расторжении и хранении трудовых договоров, внедрения кадрового документооборота в электронном виде. Автор в своей работе анализирует уже имеющийся опыт внедрения цифровых технологий в трудовые правоотношения, а также рассматривает перспективы внедрения электронного документооборота в организации. Выводы. С 1 января 2020 года в России введен электронный учет трудового стажа работников. В связи с чем, работодатели обязаны сообщать о всех изменениях трудовой деятельности их подчиненных в Пенсионный фонд России. Предлагается нормативно закрепить понятие «электронные трудовые книжки». В перспективе трудовые договоры планируется заключать, изменять и расторгать в цифровом формате, в связи с чем, стартовали пилотные проекты по внедрению электронных документов, связанных с работой. Автор подчеркивает, необходимость закрепления на законодательном уровне четкого алгоритма работы с электронными трудовыми договорами, делая этот процесс не обязательным, а добровольным для работодателей. В настоящее время обсуждается новый законопроект о юридически значимых сообщениях сторон трудового договора. Автор надеется, что узаконив обмен электронными сообщениями, появится возможность заключать трудовые договоры с помощью данного ресурса.
Ключевые слова: электронный документооборот; электронная трудовая книжка; учет трудовой деятельности работника; циф-ровизация трудовых отношений; юридически значимые сообщениях сторон трудового договора.
Для цитирования: Зубова А. О. Электронный документооборот в сфере трудовых правоотношений: положение дел и перспективы развития // Проблемы экономики и юридической практики. 2020. Т. 16. №5. С. 243-247.
Electronic document management system in the field of labor relationship: the present context and development prospects
©A. O. Zybova Samara University, Samara, Russian Federation e-mail: [email protected]
Abstract. Purpose of the research: Digitisation has touched upon labor relationship. Some elements of digitalization are already actively used by employers in the format of electronic record of employees' work experience. The federal project «Normative regulation of the digital environment» provides the development of normative and legal acts on the conclusion, amendment, termination and storage of employment contracts, the introduction of digital HR workflow. The author analyzes the existing experience in the implementation of digital technologies in labor relationship, and also considers the prospects for the introduction of electronic document management in the organization. Conclusions: From January 1, 2020, an electronic employment record of has been introduced in Russia. In this context, employers are obliged to report all labor activity changes of their employees to the Pension Fund of Russia. The concept of «electronic employment record book» is proposed to enshrine normatively. In the future, it is planned to conclude, change and terminate labor contracts
ТРУДОВОЕ ПРАВО; ПРАВО СОЦИАЛЬНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ / EMPLOYMENT LAW; RIGHT TO SOCIAL SECURITY
in digital format, in connection with pilots projects have been started to introduce electronic documents related to work. The author emphasizes the need to consolidate at the legislative level a clear algorithm for working with electronic labor contracts, making this process not mandatory, but voluntary for employers. Currently, a new draft law concerning legally significant communications from the parties to the employment contract is being discussed. The author thinks that legalization of the of electronic messages exchange, will give an opportunity to conclude employment contracts using this resource.
Keywords: e-document management; electronic work record card; employee's labor activity accounting; digitalization of labor relations; legally significant messages of the parties to the employment contract.
For citation: Zybova A. O. Electronic document management system in the field of labor relationship: the present context and development prospects // Economic problems and legal practice. 2020. Vol. 16. №5. P. 243-247.
ВВЕДЕНИЕ
Президент РФ В.В. Путин не редко в своих обращениях заявлял о необходимости развития цифровой экономии в государстве. В последнее время этот вопрос все больше становится актуальным. Дело даже не в том, что развитию цифровизации уделяется внимание со стороны должностных лиц, цифровые технологии, как следствие научно-технического прогресса, становятся неотъемлемой частью жизни огромного количества людей, делая их быт более удобным. Государство в свою очередь, реализуя социальную функцию, обязана адекватно реагировать на все изменения, происходящие в обществе, делая жизнь более комфортной. Трудовое право не стало исключением в плане развития цифровых технологий. Предлагается проанализировать наиболее актуальные цифровые новшества.
ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ВНЕДРЕНИЯ ЦИФРОВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
В 2019 году были приняты важные документы, влияющие на развитие цифровизации в России. Так в июне президиумом Совета при Президенте РФ по стратегическому развитию и национальным проектам, утвержден национальный проект «Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации», в которой предусматривается реализация различных федеральных проектов. Трудовые правоотношения прямым образом затрагивает федеральный проект «Нормативное регулирование цифровой среды». Так в рамках него предусматривается нормативное регулирование цифрового взаимодействия предпринимательского сообщества и государства, в том числе в части: - учета сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде («электронная трудовая книжка»); - заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров, внедрения кадрового документооборота в электронном виде1.
Итак, учет сведений о трудовой деятельности работника -это одно из перспективных направлений, реализуемых в рамках цифровой экономии в области трудовых отношений. С января 2020 года в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ работодатель обязан формировать в установленном виде информацию о трудовой деятельности и в установленной форме передавать
1 «Паспорт национального проекта «Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации» (утв. президиумом Совета при Президенте РФ по стратегическому развитию и национальным проектам, протокол от 04.06.2019 № 7) // https://digital.gov.ru по состоянию на 09.07.2019.
ее в Пенсионный фонд России. Законодательством предусмотрены сроки передачи подобной информации2.
Интересен тот факт, что в настоящее время сведения о трудовой деятельности работника могут существовать параллельно в двух формах. Бумажные трудовые книжки не утрачивают свою законную силу. Однако с 1 января 2021 года в соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»3 лицам, начинающим свою трудовую деятельность с указанной даты, бумажные трудовые книжки заводиться не будут, а их трудовая деятельность планируется учитываться в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, т.е. только в цифровом формате. На лицо процесс постепенного отхода от использования бумажных носителей.
С 1 января 2020 года работник может оказаться от ведения трудовой книжки в бумажном варианте в пользу электронного аналога. Если же такого заявления не поступило, или работник письменно уведомил работодателя о желании оставить бумажную трудовую книжку, то сведения о его трудовой деятельности будут существовать, как указывалось выше, в бумажном и электронном варианте. На лицо два одинаковых процесса, формирования информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, но осуществляемые в разных формах работодателем. По факту, складывается такая ситуация, что в отношении работников, не отказавшихся от ведения бумажной трудовой книжки, еще и формируются данные в электронном виде, т.е. по сути, ведутся два учета трудовой деятельности. В то время, как в отношении работника, написавшего заявление об отказе от бумажной трудовой книжке, учет осуществляется только в электронном формате.
В федеральном проекте «Нормативное регулирование цифровой среды» содержится информация о том, что учет сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде представляет из себя «электронную трудовую книжку». Пенсионный фонд России на своем официальном сайте, размещая информацию о новшествах учета трудовой деятельности, также использует термин «электронная трудовая книжка». Возникает вопрос, является ли корректным с точки зрения правовой терминологии называть сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД) «электронной трудовой книжкой»? Отметим, что именно по форме
2 Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. от 16.12.2019) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»// Собрание законодательства РФ. 01.04.1996. № 14, ст. 1401.
3 Федеральный закон от 16.12.2019 № 4Э9-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» // Собрание законодательства РФ. 23.12.2019. № 51 (часть I), ст. 7491.
СЗВ-ТД предоставляется информация о работнике в ПФР. Проанализировав законодательство РФ, мы не нашли нормативного закрепления указанного выше понятия, в отличие от трудовой книжки в бумажном формате, которое содержится в ст. 66 ТК РФ. Исходя из вышесказанного, предлагается на законодательном уровне привести в соответствие понятийный аппарат (ввести термин «электронная трудовая книжка»), в противном случае возможно неверное понимание работниками процесса формирования информации о трудовой деятельности в электронном виде.
Следует отметить, что переход учета трудовой деятельности в электронный формат активно реализуется, этому свидетельствует и увеличение нормативно-правовых актов, принятых на эту тему, и уже имеющаяся практика. Уже сейчас понятно, что переход от бумаги к цифровому формату хранения информации процесс, который мгновенно не осуществляется, однако это неизбежная реальность. Именно поэтому необходимо проводить строгий анализ перехода учета трудовой деятельности в электронный формат, выделяя все плюсы и минусы указанного процесса.
Еще до введения электронного учета трудовой деятельности ряд ученых высказывались о его необходимости. Так Куренной А., Костян И., Хныкин Г. в работах 2017 года говорили о том, что «на повестке дня встает вопрос о возможности более широкого применения электронных методов сбора и обработки информации, связанной с трудовыми отношениями. Одним из перспективных направлений этой деятельности может стать внедрение электронных трудовых книжек» (Куренной А., Ко-стян И., Хныкин Г.).
Говоря о положительной стороне перехода на электронный учет трудовой деятельности можно отнести следующее:
- удобство доступа работника к информации о своей трудовой деятельности, так как ее можно получить не только у работодателя, а также запросив ее в ПФР, на портале государственных услуг, или в многофункциональном центре;
- так как информация аккумулируется в ПФР, то не нужно будет предоставлять документарное подтверждение своего трудового стажа для назначения пенсии;
- работодатели будут освобождены от обязанности заводить, вести и хранить бумажные трудовые книжки;
- расширение возможностей при организации трудовых отношений с дистанционными работниками.
Есть и отрицательные моменты, связанные с переходом на цифровой формат формирования информации о трудовой деятельности:
- так как законодательством предусмотрен постепенный отказ от бумажных трудовых книжек, работодателям приходится фиксировать подобную информацию дважды, что увеличивает их трудозатраты;
- форма СЗВ-ТД не предусматривает возможности вносить сведения о поощрениях, полученных работником за время выполнения своих обязанностей;
- предоставление неполной информации о трудовой деятельности новому работодателю. Если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, а после увольнения работодатель предоставил информацию в установленной форме о трудовой деятельности только по последнему месту работы, то новый работодатель не получает информацию об иных местах работы вновь принятого работника, о причинах увольнения и прочее.
Огромным недостатком, на наш взгляд видится то, что работники не в должном объеме получают информацию о переходе на цифровой учет трудовой деятельности. В первую очередь работникам не разъясняется в чем плюсы и минусы данного перехода, нет понимания разницы между бумажной тру-
довой книжкой и сведеньями о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД), которые ведутся в электронном формате. Видится, что подобного рода информацию должны предоставлять работодатели, государственные же органы обязаны последним оказывать всяческое содействие, организовывая разъяснительную работу.
Следует сказать, что есть ряд работодателей, которым в силу отсутствия технической возможности будет весьма проблематично передавать в ПФР необходимую информацию о работнике, что на наш взгляд может повысить процент недобросовестных лиц, предоставляющих работу, которые просто не станут официально оформлять трудовые отношения.
Если работа по внедрению электронного учета трудовой деятельности уже активно осуществляется на всей территории РФ, то заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров в электронном виде, также внедрения кадрового документооборота в цифровой среде на сегодняшний день существует только в виде пилотных проектов.
В соответствие с Федеральным законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»4 разработан Приказ Минтруда России от 14.05.2020 № 241 «Об утверждении перечня работодателей - участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»5, среди которых значатся такие организации как ОАО «РЖД», ООО «Яндекс», ПАО «Мегафон». Всего зарегистрирован 71 работодатель, который может участвовать в эксперименте по внедрению электронного документооборота. Думается, что по результатам эксперимента будут аккумулированы все плюсы и минусы, что найдет отражение в нормативно-правовых актах.
Анализируя трудовое законодательство, можно констатировать отсутствие норм, регламентирующих электронный документооборот у работодателя. Однако это не означает, что в организациях он не применяется. Существует разное программное обеспечение, которое позволяет вести кадровый документооборот, например программа 1С. Безусловно, данные технические возможности помогают аккумулировать информацию о работниках, фиксировать их передвижения, возможно даже учитывать достижения в трудовой деятельности или наоборот, дисциплинарные взыскания.
Однако есть ряд значимых для существования трудовых отношений действий, которые невозможно реализовывать с помощью специальных кадровых программ, без дополнительного законодательного регулирования. Речь идет о заключении, изменении и прекращении трудовых договоров в электронной форме. В соответствии со ст. 67 ТК РФ применяется исключительно письменная форма трудового договора, существующая в двух экземплярах, причем информация о том, что работник получил свой экземпляр, удостоверяется его подписью на экземпляре работодателя.
Нельзя сказать, что трудовое законодательство вообще не содержит нормы регулирующие порядок заключения изменения и прекращения трудового договора в электронном формате. Так введенная в ТК РФ в 2013 году глава 49.1, где говорится
4 Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»// Собрание законодательства РФ. 27.04.2020, № 17, ст. 2700.
5 Приказ Минтруда России от 14.05.2020 № 241 «Об утверждении перечня работодателей - участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»// Бюллетень трудового и социального законодательства РФ. № 7, 2020.
ТРУДОВОЕ ПРАВО; ПРАВО СОЦИАЛЬНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ / EMPLOYMENT LAW; RIGHT TO SOCIAL SECURITY
об особенностях регулирования труда дистанционных работников, закрепляет такой процесс. Однако, ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ устанавливает, что договор, заключенный с помощью обмена электронными документами, в определенный срок по почте, заказным письмом должен быть направлен работнику в письменном виде.
Потребность в правовом регулировании кадрового документооборота, а также заключение, изменение и расторжение трудовых договоров в электронной форме на сегодняшний день не вызывает сомнения. Практика многих зарубежных стран, в указанном выше вопросе, имеет законодательное закрепление (Зубова А.О.). Справедливости ради, нужно отметить, что в России определенные тенденции в плане электронного документооборота намечаются. Примечательным в этом смысле видится внесенный в Государственную думу 04.06.2020 года новый законопроект о юридически значимых сообщениях сторон трудового договора. По состоянию на сентябрь 2020 года проект прошел стадию предварительного рассмотрения Советом Государственной Думы и рекомендован к рассмотрению на ближайшей сессии.
Планируется, что передача сообщений, например, через электронные или иные технические средства будет осуществляться во всех случаях, когда трудовое законодательство требует соблюдения письменной формы документа. Это касается и тех документов, с которыми работник должен ознакомиться под подпись. Исключения могут предусматриваться только ТК РФ. Кроме того, будет закреплено условие об обмене электронными сообщениями, которое можно будет предусмотреть в трудовом договоре или локальном нормативном акте.
Анализируемый законопроект предусматривает вопрос о доставке электронных сообщений.
В соответствии с указанным выше актом, планируется ввести следующие важные правила:
- юридические последствия для получателя возникают с момента доставки сообщения;
- оно будет считаться доставленным и в том случае, если адресат по зависящим от него причинам сообщение не получил или не прочитал;
- сообщения отправляются на адрес, указанный стороной при заключении трудового договора или в последующих юридически значимых сообщениях;
- определять отправителя можно будет любым надежным способом, например, с помощью простой или усиленной электронной подписи.
Стоит отметить, что подобные нормы закреплены в ГК РФ, однако на трудовые отношения они не распространяются.
Предполагается, что узаконив обмен электронными сообщениями, появится возможность заключать трудовые договоры с помощью данного ресурса.
Идея о закреплении юридически значимых сообщениях сторон трудового договора в законодательстве, безусловно, позволит встать на путь электронного документооборота в организации. Однако на наш взгляд этот процесс требует детальной
проработки, так как далеко не все работодатели смогут его реализовывать в своих организациях, что может повлечь за собой поток неоформленных трудовых отношений.
Анализируя возможности перехода заключения, изменения и прекращения трудового договора заинтересовала позиция Куренного А.М., Костян И.А. о возможности введения смарт-контракта и его хранения с помощью технологий блокчейн (Куренной А.М., Костян И.А.)6. Однако сами авторы однозначности применения указанной технологии не высказывают, говоря об отсутствие полноценного исследования опыта применения данного контракта.
ВЫВОДЫ
На основании выше изложенного, можно сделать следующие выводы:
- процесс внедрения цифровых технологий не обошел трудовые отношения. Во-первых, введение с 1 января 2020 год электронного учета трудового стажа работников; во-вторых, с июля 2020 года запуск полотных проектов по внедрению электронных документов, связанных с работой;
- предлагается на законодательном уровне закрепить понятие «электронная трудовая книжка»;
- необходимо продумать четкий алгоритм заключения, изменения и расторжения трудовых договоров в цифровом формате.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Подводя итоги проведенного исследования, следует отметить, что переход на электронный документооборот - это неизбежная реальность. Безусловно этот процесс потребует многих затрат, в первую очередь временных. Однако польза от этого приобретения также колоссальна. Наивно рассчитывать, что все работодатели радостно воспримут идею об обязательном введении кадрового электронного документооборота, поэтому, представляется, что данное мероприятие должно быть для них добровольным.
Безусловно, федеральный проект «Нормативное регулирование цифровой среды» в части предусматривающий регулирование трудовых отношений может считаться реализованным только тогда, когда будут приняты нормативно-правовые акты, полностью отражающие процессы перехода на цифровое пространство. Причем при разработке правовых начал законодатель обязан учитывать уровень развития технологий разных работодателей, не принуждая всех в обязательном порядке переходить в цифровой формат, а также новейшие электронные разработки.
Статья проверена программой «Антиплагиат». Оригинальность 72,46%.
Рецензент: докт. юрид. наук, профессор, профессор кафедры Трудового права и права социального обеспечения НИУ «Высшая школа экономики» Буянова Марина Олеговна
6 Куренной А.М., Костян И.А. Цифровая экономика и трудовые отношения (проблемы введения электронного документооборота) // Современные информационные технологии и право: монография / Московский госуниверситет им. М.В. Ломоносова, Юридический факультет / отв. ред. Е.Б. Лаутс. М.: Статут, 2019. С. 55 - 67.
Список литературы:
1. Зубова А.О. «Электронные трудовые книжки»: понятие, последствия их внедрения// Пробелы в российском законодательстве» №5 2020. - С.97-101.
2. Куренной А., Костян И., Хныкин Г. Цифровая экономика России. Электронное делопроизводство трудовых отношений // ЭЖ-Юрист. 2017. № 37. С. 10.
3. Куренной А.М., Костян И.А. Цифровая экономика и трудовые отношения (проблемы введения электронного документооборота) // Современные информационные технологии и право: монография / Московский госуниверситет им. М.В. Ломоносова, Юридический факультет / отв. ред. Е.Б. Лаутс. М.: Статут, 2019. С. 55-67.
Reference list:
1. A.O. Zubova «Electronic employment record book»: concept, consequences of their implementation // Gaps in Russian legislation «№5 2020. - P.97-101.
2. Kurennoy A., Kostyan I., Khnykin G. Digital economy of Russia. Electronic records management of labor relations / / Ezh-Yurist. 2017. No. 37. P. 10.
3. Kurennoy A.M., Kostyan I.A. Digital economy and labor relations (problems of introducing electronic document management) // Modern information technologies and law: monograph / Moscow State University named after M.V. Lomonosov, Faculty of Law / otv. ed. E. B. Louts. Moscow: Statut, 2019.S. 55-67.
Статья поступила в редакцию 06.09.2020, принята к публикации 23.09.2020 The article was received on 06.09.2020, accepted for publication 23.09.2020
ИНФОРМАЦИЯ ОБ АВТОРЕ
Зубова Алевтина Олеговна, кандидат юридических наук, доцент кафедры социальных систем и права, Самарский национальный исследовательский университет имени академика С. П. Королёва, т. Самара, Российская Федерация, e-mail: [email protected]
INFORMATION ABOUT THE AUTHOR
Alevtina O. Zybova, Cand. Sci. (Law), Associate Professor, Department of Social Systems and Law, Samara University, Samara, Russian Federation, email: [email protected]
