CC BY
8UOT 002.6:004.89
"ELEKTRON S9N9D SISTEMININ I§ PRINSIPININ T9HLILI 9SASINDA IQTISADI S9M9R9LILIYIN T9YINI MEXANIZMI"
MÜRS9L 9BÍL OGLU PA§AYEV
Ming39evir Dovlat Universiteti informasiya texnologiyalari kafedrasinin ba§ müallim
Xülasa. Hazirda müsssisd \э ya t3§kilatlarm "raqamsal" infrastrukturunun ssas \э эп vacib elementi sэnэd idarэetmэ sistemidir. Sэnэdlэrlэ цlэmэk müэssisэnin fэaliyyэtinin эп vacib sahэsi hesab olunur. Müasir idarэetmэ sahэlэrinin экsэriyyэti kagiz sэnэdlэrinin rэqэmsal formaya kegidini dэstэкlэyir. Qünki hэm vaxt itkisi, hэm dэ э^э mэsrэflэrin qar§ismi alir. Bu mэqsэdlэ idarэetmэ sahэlэrindэ elektron sэnэd dóvriyyэsinin tэhlili vэ iqtisadi sэmэrэliliyinin tэyini hэm aktual, hэm dэ vacibdir. Rэqэmsalla§an cэmiyyэtdэ elektron sэnэd idarэetmэ sistemi (ESÍS) artiq segim deyil, bir zэrurэtdir.
Agar sozlar: elektron sэnэd, rэqэmsal texnologiya, iqtisadi sэmэrэlilik, kagiz sэnэd dóvriyyэsi
Резюме. В настоящее время основным и наиболее важным элементом «цифровой» инфраструктуры предприятий или организаций является система документооборота. Работа с документами считается важнейшим направлением деятельности предприятия. Большинство современных сфер управления поддерживают переход бумажных документов в цифровую форму. Потому что это предотвращает как потерю времени, так и дополнительные расходы. Для этой цели актуален и важен анализ электронного документооборота в сферах управления и определение экономической эффективности. В цифровизированном обществе система электронного документооборота (СЭД) уже не вариант, а необходимость.
Ключевые слова: электронный документ, цифровая технология, экономическая эффективность, бумажный документооборот
Absract. Currently, the main and most important element of the "digital" infrastructure of enterprises or organizations is the document management system. Work with documents is considered the most important activity of the enterprise. Most modern management areas support the transition ofpaper documents to digital form. Because it prevents both loss of time and additional costs. For this purpose, the analysis of electronic document management in the areas of management and the determination of economic efficiency are relevant and important. In a digitalized society, an electronic document management system (EDMS) is no longer an option, but a necessity.
Keywords: electronic document, digital technology, economic efficiency, paper document circulation
Elektron sanad sisteminin asas mahiyyati va i§ prinsipi. Sanad idaraetma raqamsal informasiya texnologiyalarinin inki§afi ila daha geni§ imkanlar ortaya qoyub. Raqamsal transformasiyanin muhum elementi - qlobal internet makaninin formala§masidir. Qlobal internet -informasiya mubadilasinin uzaq masafaya vaxt itkisi olmadan oturulmasini daha da sadala§dirib. Mahz bu amil elektron sanad dovriyyasinin suratli inki§afina sabab olub. Bela ki, elektron po9tla elektron sanad bir ne9a daqiqa arzinda istifada9iya 9atdmlir. Lakin malumdur ki, problemin aradan qaldirilmasi ila ba§qa bir problem - elektron sanadda olan malumatlarin qorunmasi masalasi aktualla§ir. Hazirda elektron mubadila prosesinin tamin edilmasi u9un informasiya tahlukasizliyi xususila vacibdir. Elmda, biznesda, istehsalatda, madaniyyatda informasiya axininin artmasi informasiya texnologiyalarindan adekvat reaksiya talab edir. Camiyyat u9un kulli miqdarda kagiz
xarclamak ham vaxt, ham da masraf xarclaridir va bela da§iyicilarda alinan informasiya elektrondan daha az dinamikdir [1-4].
iqtisadiyyati inki§af etmi§ ölkalarda elektron sanadla§dirma xeyli vaxtdir ki, takca iri deyil, ham da orta va ki9ik müassisalarda tatbiq olunur [1]. Artiq son illarda da ölkamizda bu istiqamatda canlanma mü§ahida olunur. Ara§dirma zamani müayyan oldu ki, elektron sanad dövriyyasi asasan dövlat va qeyri-dövlat sektorlarinda ugurla tatbiq edilir. Bu gün kagizsiz texnologiyanin faaliyyat sahalarina tatbiqinin asas maqsadi a§agida qeyd olunan problemlarin aradan qaldirilmasidir:
- informasiyanin elektron §akilda qabulu vardi§inin formala§mamasi;
- Kagizsiz texnologiyalarin tatbiqinin hartarafli texniki dastayin talab etmasi;
- Kagizsiz texnologiyalarin möhkam hüquqi va ta§kilati dastayin talab etmasi.
Har hansi bir müassisanin faaliyyatinda samarali idaraetma ü9ün sanad axinlari aydin §akilda
idara olunan va §affaf proses olmalidir. Malumdur ki, müassisanin faaliyyatini tanzimlayan tipik informasiya obyekti - sanaddir. Müassisa daxilinda sanadlarin ötürülmasinin ta§kili faaliyyati adatan ofis i§i adlanir. Ofis i§inin markazinda informasiya mübadilasinin strukturunun fundamental konsepsiyasi - sanad dövriyyasi dayanir. istar kagiz, istarsa da elektron sanad axini 3 hissadan ibaratdir:
- Daxil olan informasiya,
- Daxili sanadla§ma,
- Xaric olan informasiya.
Sanadin formasina göra kagiz va elektron sanad dövriyyasi farqlandirilir.
Kagiz sanad dövriyyasi üzra daxil olan informasiya növlari a§agidakilardir:
1. Maktub;
2. Müqavila va razila§malar;
3. Qanunverici aktlar;
4. Normativ sanadlar;
5. Periodik sanadlar;
6. Kitab;
7. Reklam;
8. Anket.
Elektron sanad dövriyyasi üzra daxil olan informasiya növüna elektron po9t malumatlari aid oluna bilar.
Kagiz sanad dövriyyasi üzra daxili sanadla§ma növlari bunlardir:
1. ömrlar;
2. Qayda qanun;
3. Xidmati yazi§ma;
4. Mazuniyyat sanadlari;
5. Maliyya-u9ot sanadlari.
Elektron sanad dövriyyasi üzra daxili sanadla§ma növüna korporativ §abaka malumatlari va faks malumatlari aid oluna bilar.
Kagiz sanad dövriyyasi üzra xaric olan informasiya növlarüna a§agidakilar aid ola bilar:
1. Maktublar;
2. Müqavila va razila§malar;
3. Press-Reklamlar.
Elektron sanad dövriyyasi üzra xaric olan informasiya növüna bunlar aid oluna bilar:
1. Elektron maktublara elektron maktub cavablarin göndarilmasi;
2. Faksmil informasiya.
Elektron sanad dövriyyasinin idaraetma sistemina tatbiqi i§gilarin i§ini asanla§diraraq a§agidaki üstünlüklari alda etmaya imkan verir:
- Sanadlarin qeydiyyatinin aparilmasi;
- Sanadlarin icrasina nazaratin idara edilmasi;
ОФ "Международный научно-исследовательский центр "Endless Light in Science"
- Ham kagiz, ham da elektron sanadlarin dövriyyasina nazarat edilmasi;
- Ta§kilatin sanad dövriyyasi haqqinda hesabatlarin yaradilmasi;
- Sanadlarin ham kompüterdan, ham §abaka üzarindan yüklanmasi;
- §ablonlardan istifada edarak sistemda yeni sanadlarin yaradilmasi;
- Sanadlarin elektron §akilda göndarilmasi va qabul edilmasi;
- Saxlanilan malumatlara giri§in mahdudla§dirilmasi.
Elektron sanad dövriyyasi sistemi sanadlari yaratmaga, alaqalandirmaya va mübadila etmaya imkan verir [3-4]. Proses kagiz asasli ofis i§larinda istifada olunan prosesa imitasiya edilir. Proses 3 hissadan - göndaran taraf, server va qabul edan tarafdan ibaratdir.
Aydindir ki, göndaran va qabul edan taraf - dövlat va qeyri-dövlat sektorlari ola bilar. Serverlar hamin sektorlari tamsil edan kompüter bulud-hesablama texnologiyalaridir. Onu da qeyd edak ki, informasiya mübadilasi zamani sanadlar elektron imzanin tasdiqi ila hayata ke9rilir. Elektron imzanin tasdiqi prosesi birba§a informasiyanin tahlükasizliyini tamin edan asas faktorlardan biridir. Elektron imza elektron sanadin mülkiyyat hüququnu müayyan etmak ü9ün identifikator kimi tayin olunur. Elektron sanad dövriyyasinin hayata ke9irilmasi ü9ün elektron qar§iliqli alaqanin bütün i§tirak9ilari ila eyni i§lama vasitalarina malik olmasi, yani informasiya sistemindaki istanilan kompüterda, aks halda elektron sanadin imzasini imzalamaq va yoxlamaq mümkün olmasi vacibdir [4].
Elektron sanad sisteminin tatbiqi ila iqtisadi samaraliHyin tayini. idaraetma prosesinda informasiya mübadilasi zamani iqtisadi samaraliliyin tayini mexanizmi daim rahbarliyin diqqatinda olan vacib masalalardan biridir. £ünki, burada ham daqiqlik, etibarliliq, 9eviklik talab olunmaqla yana§i, ham da alava masraflar kimi meyarlar nazara alinmalidir. Bu baximdan iqtisadi samaraliliyin müayyanla§dirilmasi zamani faaliyyat naticalari, xarc va galir meyarlari üzra tayinatin aparilmasi maqsadauygundur:
Es=YEiR/G (1)
burada Es - i§ axininin samaraliliyi, JEiE - sanad idaraetmasinin ümumi iqtisadi effekti, G -sanadla§ma ila bagli alda olunan galirlardir. Sanad idaraetmasinin ümumi iqtisadi effekti a§agidaki kimi hesablanilir:
JEiE = (Ni+N2+...+Nm)-Zx (2)
Burada Ni,N2, Nm - i§ prosesinda faaliyyat naticalaridir. Zx=Zi+ Z2+... Zn - i§ prosesinda faaliyyat xarclaridir. Belalikla, samaraliliyi artirmaq ü9ün a§agidaki §art lazimdir:
N1 + N2 + —Nm ^ max
Z1 + Z2 + ■ ■ ■ Zn ^ min (3)
Avtomatla§dirilmi§ elektron sanad dövriyyasinin tatbiqi kagiz dövriyyasinin funksionalligini itirmadan ötürülmasi vazifasini qoydugundan, i§ axini prosesinda faaliyyatin birba§a naticasi (müvafiq maktublarin, mühasibat kartlarin, hesabat sanadlarinin tartibi) dayi§mayacak, lakin alaqali faaliyyatlarin naticalari yüksak saviyyada artacaqdir.
Xarclara galinca, sistem tatbiq olunduqdan sonra birinci ilda lazimi avadanliqlarin alinmasi va kadrlarin yenidan hazirlanmasi ila bagli xarclarin artirilmasi gözlanilir. Bununla bela, ikinci ildan onlar bir ne9a dafa azalmasi planla§dirilir: kagiz, daftarxana lavazimatlari ü9ün material xarclarinin azalmasi, sanadlarin ötürülmasi ü9ün alava naqliyyat xarclari; kargüzarliqla ma§gul olan i§9ilarin ixtisari.
Belalikla, müassisada idaraetmanin samaraliliyini a§agidaki kimi tayin olunur: Sid=1/(Ti+T2+T3) (4)
Sid - idaraetmanin samaralilik göstaricisidir. Ti - malumat alda etma vaxti, Т2 - informasiyanin emali vaxti, T3 - qarar verma vaxtidir.
Belalikla, sanad dövriyyasi sistemi qarar qabul etma müddatina tasir göstara bilmaz, lakin digar iki göstarici - elektron sanad dövriyyasi va elektron imza tatbiq edilarkan malumat alda etmak vaxti va malumatlarin emali vaxti yüzlarla, bazi hallarda isa min dafalarla azaldilir. Yüksak süratli
informasiya sisteminda qar§iliqli alaqa va malumat mûbadilasi sayasinda malumat göndaricidan aliciya demak olar ki, darhal çatir va malumatin avtomatla§dirilmi§ emali sayasinda nainki qabul edilmi§ malumatlarin tahlili vaxti azalir, ham da müayyan malumatlari çixarmaq, alava etmak va ya müxtalif formatlarda taqdim etmak mümkün olur.
iqtisadi hesablamalar müassisaya elektron imza sisteminin va kriptoqrafik §ifralamanin seçilmasi kimi an vacib masalani hall etmaya kömak eda bilar. Burada asas maqsad müayyan bir sistemla içlamayin nainki etibarliligi, rahatligi ham da iqtisadi faydasidir. Qeyd olunan keyfiyyat göstaricilarini açagida taklif olunan üsullardan birini seçmakla alda etmak olar:
1. Hazir proqram taminatinin alinmasi va dilerdan iççilarin hazirlanmasi ûçûn kurslarin taçkil olunmasi;
2. Profilli çirkatlardan fardi çifralama sisteminin va elektron imza ûçûn açarlarin tayini ûçûn sifariçin verilmasi;
3. Elektron imza va xûsusi proqram taminati ila maçgul olacaq bir §öbanin yaradilmasi.
Birinci ûsul fardi elektron sanad idaraetma vasitalarini inkiçaf etdirmak ûçûn maliyya imkanlari
olmayan kiçik çirkatlar ûçûn uygundur. Mûassisa ya mûayyan mûddata lisenziyalar ala bilar, ya da dilerla mûddatsiz xidmat mûqavilasi baglaya bilar. Ancaq az bir i§çi heyati olan kiçik bir taçkilat ûçûn vahid raqamsal imzalarin alinmasi ucuz bir hall yoludursa, böyük bir mûassisa ûçûn, aksina, bûtûn iççilari tamin etmak va çox istifadaçiya xidmat mûqavilasi baglamaq nazari olaraq tatbiqetmanin samaraliliyini azalda bilar.
ikinci ûsul birincidan bir qadar farqlidir. Bundan istifada edarkan çirkat ham da lisenziyalar almali va hazir mahsul satan eyni çirkatlarla xidmat mûqavilasi baglamali olacaq. Tabii ki, unikal çifralama protokollarinin va raqamsal imzalarin istehsali texniki xidmat xarclarini da artiracaq. Buna göra da, bu ûsul yalniz maxfi malumati olan mûassisalara tövsiya edila bilar. övvala, bunlar malumatin mûmkûn qadar samarali çakilda çifralanmani tamin edan mûdafia mûassisalaridir.
Ûçûncû ûsul an yûksak xarclari ahata edir. Elektron sanad dövriyyasinin hayata keçirilmasi va onun texniki dastayi ûçûn bir neça proqramçi va mûhandis, hamçinin an azi bir menecer talab olunur. 9lava iççilarin amak haqqi xarclarina alava olaraq onlarin i§ yerlarinin saxlanmasi va bununla bagli xarclar da alava olunacaq. Bununla bela, agar mûassisanin sanad dövriyyasinda i§tirak edan bir neça yûz, hatta minlarla i§çi §tati varsa, lisenziyalar almaq va çox istifadaçiya xidmat mûqavilasi baglamaqdansa, ixtisasla§dirilmi§ §öba va ya bölma yaratmaq daha ucuz ba§a gala bilar. Bu i§ ûsulu dövlat qurumlari - xazinadarliq, mûxtalif nazirlik va idaralar, dövlat satinalma saytlari, mûtamadi olaraq böyük hacmda qarçiliqli alaqada olan dövlat çirkatlari ûçûn alveriçsizdir.
Belalikla, dövlat va qeyri-dövlat sektorunun elektron sanad dövriyyasinin tatbiqila iqtisadi samaraliliyin tayini bir çox problemlarin aradan qaldirilmasina imkan verir. Ancaq malumdur ki, bir problemin halli digar problemlarin yaranmasina gatirib çixarir. Elektron sanad dövriyyasinin tatbiqi dayaniqligi, çevikliyi va alava masraf problemini aradan qaldirsa da, tahlûkasizlik va elektron informasiyanin böyük hacmli yaddaç qurgularinda saxlanmasi problemini ortaya çixarir. Lakin elektron sanad dövriyyasinin tatbiqi ila raqamsal transformasiya insanlarin hayatini va ya§ayi§ faaliyyatini daha da asanlaçdirir.
9D9BÎYYAT
1. "Elektron imza va elektron sanad haqqinda" Azarbaycan Respublikasinin Qanunu (9 mart 2004-cû il, № 602-IIQ).
2. ölakbarov R., Zeynalova D., Paçayev i. Elektron Sanad Dövriyyasi Sisteminin Yaradilmasi Masalalari Proqram mûhandisliyinin aktual elmi-praktiki problemlaril I respublika konfransi, Baki, 17 may 2017-ci il, s.232-235. DOI: 10.25045/NCSoftEng.2017.62
3. Днепровский М.С, Дубнищева Т.Я., «Система электронного документооборота предприятия», II Международный студенческий научный вестник. 2016. №3, 64-65 с
4. Янковая В.Ф. Документ на бумажном носителе, электронный документ / В.Ф. Янковая // Справ. секретаря и офис-менеджера. 2011. № 2. c. 39-44
УДК 342
