CC BY
49DOI 10.47576/2712-7516_2022_11_9_770 УДК 33:004
bpm-система как инструмент управления бизнес-
процессами компании
Дадаева Барият Шарапутдиновна,
кандидат экономических наук, доцент кафедры бизнес-информатики и высшей математики, Дагестанский государственный университет, г. Махачкала, Россия, e-mail: bariyat72@rambler.ru
Османова Ашура Мирзагаджиевна,
магистрант очно-заочной формы обучения по направлению «Бизнес-информатика» по программе ИБА, Дагестанский государственный универ-ситет, г. Махачкала, Россия, e-mail: a89034779422@mail.ru
В статье рассмотрены основные понятия BPM-систем. Выделены этапы и принципы внедрения BPM с учетом типичных проблем при их реализации, место BpM-систем в архитектуре предприятия и связь с технологиями информационной системы, рынок BPM-решений.
Ключевые слова: бизнес-процессы; BPM-системы; архитектура предприятия; рынок BPM-систем.
UDC 33:004
bpm-system as a tool for managing the company's
business processes
Dadaeva Bariyat Sharaputdinovna,
Candidate of Economic Sciences, Associate Professor of the Department of Business Informatics and Higher Mathematics, Dagestan State University, Makhachkala, Russia, e-mail: bariyat72@rambler.ru
Osmanova Ashura Mirzagadzhievna,
Master student of part-time education in the direction of "Business Informatics" under the IBA program, Dagestan State University, Makhachkala, Russia, e-mail: a89034779422@mail.ru
The article discusses the basic concepts of BPM systems. The stages and principles of BPM implementation are identified, taking into account typical problems in their implementation, the place of BPM systems in the enterprise architecture and connection with information system technologies, the market of BPM solutions. Keywords: business processes; BPM systems; enterprise architecture; BPM systems market.
В компаниях говорят о колоссальном спросе на цифровизацию процессов во всех сегментах рынка. Предприниматели должны постоянно развивать свой бизнес - достигать новые цели, расширять сферы деятельности компании и, конечно же, использовать современные технологии, которые позволяют упростить внутренние процессы управления предприятием. Новейшие инновации и тенденции в сфере бизнеса являются прио-
ритетными по всему миру, так как они предопределяют экономическое развитие отдельной страны
Главным фактором успешного развития любого предприятия является грамотная автоматизация всех его бизнес-процессов. Современный рынок создает ситуацию, при которой необходимо постоянно повышать эффективность производства, улучшать качество обслуживания клиентов, снижать по-
тери, искать поставщиков и т.д. Для этого руководитель должен обладать оперативной и достоверной информацией для проведения полного анализа деятельности фирмы. По мере развития компании развиваются и ее бизнес-процессы и поэтому возрастает необходимость наличия информационной системы, которая смогла бы их автоматизировать. Информационные системы расширяют профессиональные возможности специалистов и позволяют осуществлять деятельность хозяйствующего субъекта более рационально, целенаправленно и экономно, а значит, более эффективно [4].
С этой точки зрения особый интерес представляет BPM (business process management, что в переводе с английского означает управление бизнес-процессами). BPM - это совокупность подходов процессного управления, которая позволяет компаниям проводить оценку эффективности своей деятельности с учетом своих стратегических целей.
Перед аналитиками и руководителями часто возникает нелегкий выбор: какому инструменту для описания бизнес-процессов отдать предпочтение.
Системы класса BPM - это программные решения, которые позволяют автоматизировать основные и вспомогательные процессы управления бизнесом. Такие инструменты существуют на рынке уже не первый год. Однако о том, как они могут использоваться на практике, какие их особенности могут стать наиболее полезными при внедрении и как они вписываются в идеологию цифровой трансформации, пока сказано не очень мно-
Работа на «удаленке» во время пандемии стала основным фактором, стимулирующим развитие рынка BPM, по данным аналитиков Market.CNews, спрос на ВРМ-системы увеличился на 20-35 % по сравнению с предыдущими годами. Системы класса BPM вызывают необходимость в обеспечении координации действий сотрудников, находящихся вне зоны непосредственного доступа друг к другу, требуют большей формализации деятельности. Как следствие, возникает запрос на системы, поддерживающие согласованную работу в рамках формальных правил, то есть на системы класса BPM.
За последние несколько лет использование BPM для увеличения эффективности
бизнеса достигло своего пика. Большинство организаций обращаются к BPM, так как все остальные способы оптимизации и усовершенствования бизнеса уже не приносят желаемого эффекта. Еще одна причина такого спроса на управление бизнес-процессами -модные направления цифровизации и трансформации бизнеса. С увеличением таких запросов бизнеса растет и спрос на удобные и действенные способы управлениями бизнес-процессами.
Технология использования BPM позволяет не просто формулировать стратегию, но и оперативно наблюдать за исполнением данной стратегии (даже в режиме онлайн) [2].
В основе BPM лежит идея непрерывного цикла управления, включающего:
- определение целей развития;
- моделирование факторов, определяющих достижение этих целей;
- планирование действий, ведущих к достижению поставленных целей;
- постоянный мониторинг, позволяющий отслеживать состояние ключевых показателей эффективности и их отклонение от плана;
- анализ достигнутых результатов, позволяющий лучше осознать природу предпосылки эффективности;
- составление отчетности, которая помогает руководителям принимать дальнейшие решения.
В настоящее время на мировом рынке представлены BPM-системы многих зарубежных компаний, но его половину занимают всего лишь семь из них. Это Hyperion, Geac, Cognos, SAP, Oracle, Peoplesoft и SAS. Внедрив одну из подобных ИС, появляется возможность информационной поддержки практически всех функций управления. Но за пределами возможностей данных средств остается выполнение важнейшей управленческой функции - обеспечение системного и методичного достижения стратегических целей путем их согласования с ежемесячными бюджетами (планами) структурных подразделений. Именно осознание этого важнейшего момента стимулировало создание систем класса BPM [1].
Рассмотрим особенности развития российского рынка BPM-систем.
Для российского рынка BPM-систем 20202021 годы оказались весьма успешными. О
росте этого направления говорят практически все опрошенные эксперты - представители ИТ-компаний, занимающихся внедрением таких решений. Пандемия и локдауны показали необходимость автоматизации бизнес-процессов разных уровней. Урезание ИТ-бюджетов в 2020 году практически не затронуло сегмент ВРМ, поскольку переход на
удаленную работу и необходимость внедрения электронной цифровой подписи потребовали наладки бизнес-процессов в новой среде.
Лидерами отечественного рынка ВРМ по числу внедренных решений являются отечественные компании Ланит, NAUMEN и др. (рис. 1).
Рисунок 1 - Крупнейшие поставщики BPM-систем в 2020 г.
На данный момент рынок ВРМ уже можно считать зрелым, однако спрос на системы ВРМ-класса растет. Повышающийся спрос связан с тем, что компании пересматривают модели управления, а переходя к процессному и проектному управлению от ситуативного, приходят к необходимости внедрять ВРМ.
Это эффективный инструмент выявления слабых мест в работе предприятия и их устранения. В ходе построения модели деятельность раскладывается на отдельные операции, что позволяет увидеть, как система поведет себя на разных этапах.
В компаниях до недавнего времени российские заказчики очень аккуратно смотрели на процессное управление и автоматизировались «частями». Сейчас же специалисты наблюдают, что все больше и больше компаний стараются выжать из ВРМ максимум, идут запросы на автоматизацию все более и более сложных разветвленных процессов.
Автоматизация имеет системный подход, объединяя все ИТ-системы компании в единый действующий организм, контуром управления которым непременно должен быть BPM.
Объемы, скорость внедрения и сложность процессов для автоматизации на BPM растет из года в год. С каждым годом усовершенствуется архитектура платформ, чтобы они могли соответствовать ожиданиям бизнеса и по объему функционала, и по производительности.
В России основными потребителями BPM-решений являлись предприятия промышленного производства, торговли, топливно-энергетического комплекса (ТЭК), банки (по результатам исследования компании Intersoft Lab). Такая востребованность объясняется следующими факторами:
- масштаб решаемых задач управления (ТЭК и промышленное производство);
- высоким потенциал, то есть наличие «свободных» ресурсов (торговля);
- высокий уровень автоматизации отрасли (банки).
На современном же этапе спрос на ВРМ-системы отмечается во всех отраслях экономики. Поскольку воздействие изменившихся условий работы ощущает экономика в целом, то и запрос на формализацию действий, на охват ранее неформализованной деятельности существует во всех сферах. При этом наибольшая потребность в подобных решениях отмечается в финансовом секторе, ри-тейле и госсекторе.
Согласно статистике проектов, информация о которых содержится в базе TAdviser, в лидерах отечественного рынка ВРМ находятся два вендора - ELMA и «Террасофт». Они из года в год подтверждают свои позиции, реализуя большое количество проектов в самых разных сферах.
Международная Система управления бизнес-процессами ELMA ВРМ - одна из лучших на рынке, потому что ее внедрение повышает качество взаимодействия структур внутри компании. Моделирование, контроль и улучшение процессов компании в этой системе возможно без привлечения программистов. Данная платформа, кроме ВРМ-инструментов, предлагает возможность для организации документооборота, управления всеми проектами и контроля показателей качества работы каждого из сотрудников. Широкий функционал ELMA ВРМ сильно от-
личает ее от аналогичных систем на рынке и делает ее универсальным инструментом и решением для использования по назначению.
На современном этапе скорость изменений бизнес-процессов продолжает возрастать настолько, что 1Т-решения становятся препятствием для развития компаний. В связи с этим сегодня системы, которые позволяют наиболее легко и быстро вносить изме -нения, получают серьезные преимущества. Адаптивность ВРМ-системы заключается в отсутствии необходимости программирования и легкости настройки бизнес-процесса при его первичной автоматизации.
ВРМ-системы, как наиболее эффективный инструмент управления, особенно зарекомендовали себя в таких процессах, как подключение телекоммуникационных услуг, розничное кредитование в банке, техническое присоединение конечного потребителя в энергетике, оформление страховки в страховой компании, формирование заказа на поставку в логистике и т.д.
Основная цель ВРМ состоит в распределении потока работ межу участниками, обеспечивая, таким образом, управление бизнес-процессом. Кроме того, ВРМ-система позволяет предприятиям оценивать эффективность своей деятельности по отношению к установленным целям и управлять процессом их достижения.
В основе ВРМ лежит идея непрерывного цикла управления (рис. 2).
Рисунок 2 - Совокупность элементов цикла управления и их взаимосвязь НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКИЙ ЖУРНАЛ
BPM-решение представляет собой сложный программный продукт, функциональная архитектура которого объединяет три составляющие, автоматизирующие процессы управления:
1) хранилище данных - основа BPM-системы, объединяющая оперативную финансовую информацию организации;
2) средства оперативной аналитической обработки данных (OLAP), позволяющие оперативно работать с деловыми данными, накапливаемыми в хранилище данных;
3) прикладные модули для поддержки финансового планирования, прогнозирования, управленческого учета, прогнозирования и других технологий управления предприятием [3].
Сегодня бизнесу как никогда важно быстро следовать изменениям, своевременно откликаться на новые требования рынка, оперативно выводить новые продукты и услуги. В этой связи важную роль приобретают скорость и гибкость в развитии автоматизации. Поэтому оптимальный выбор - это использование платформы с готовым набором конструкторов для создания решений и с минимальными требованиями к квалификации разработчиков.
Для успешного ведения бизнеса компания должна уметь подстраиваться под реалии: окружающая среда, спрос, ресурсы, финансы и постоянно растущая конкуренция. Умение своевременно вносить коррективы в оптимизацию и управлять бизнес-процессами - ключевая компетенция для борьбы с конкурентами.
Что касается недостатков, то при внедрении систем управления бизнес-процессами могут возникнуть ряд проблем. Например, проблема, связанная с согласованием мнений всех участников автоматизируемого бизнес-процесса. На практике это означает, что возможны случаи, когда время согласования может на порядок превышать время самой автоматизации. Другая проблема - при внедрении BPM-системы может появиться необходимость совместимости с уже существующими приложениями от различных поставщиков или даже собственной разработки. В этом случае, как и в предыдущем, время, затраченное на интеграцию, также может превысить время самой автоматизации.
Также можно выделить ряд и других более конкретных проблем внедрения. В частности, внедренную систему можно саботировать. Неподготовленность персонала, непрофессионализм, личные причины могут стать препятствием для работы в новых условиях. Менеджеры могут приложить все усилия для создания в ВРМ виртуальной реальности с тем, чтобы провалить внедрение системы, сделав его бессмысленным. Потому очень важно провести предварительную работу с персоналом и коллективом компании о новых условиях работы во внедряемой системе. На исполнителей действуют два основных отрицательных, демотивирующих их фактора:
- дополнительные трудозатраты с их стороны по внесению информации в систему;
- отторжение ВРМ как системы контроля, вторгающейся в личное пространство исполнителей.
Двух этих факторов более чем достаточно, чтобы провалить внедрение системы, несмотря на все рассказы и демонстрации менеджерам фактов, что ВРМ - это помощник, организующий и систематизирующий их работу. Первый фактор - дополнительные трудозатраты - весьма существенный, но второй является еще более весомым: во-первых, у человека, естественно, присутствует желание избежать постоянного стресса, создаваемого контролем, во-вторых, для очень многих фактор свободы действий главенствует над возможным увеличением дохода, то есть демотивирующие факторы преобладают над мотивирующими. Таким образом, мы приходим к тому, что внедрение ВРМ без серьезных контрольных мероприятий невозможно. Основная сложность заключается в создании систем контроля. Например, еще до внедрения ВРМ-системы запись всех телефонных переговоров офисов и использование таинственных покупателей.
Однако основным преимуществом от внедрения систем управления бизнес-процессами является тот факт, что компания начинает работать четко по заданному алгоритму, повышается исполнительская дисциплина, а все это превращает организацию в отлаженный механизм. В первую очередь, происходит ускорение бизнес-процесса, появляется почва для использования новых оптимальных практик ведения бизнеса и бенчмаркин-га бизнес-процессов.
Таким образом, применение ВРМ становится все более популярно на российском рынке. Это позволяет эволюционировать поддерживающим ВРМ программным продуктам и предоставлять новый функционал пользователю. Неоспоримые эффекты от внедрения приносят большую пользу ком-
паниям и стимулируют другие компании внедрять ВРМ. На самом деле список таких программных продуктов намного шире и больше. Возможности их неуклонно растут и совершенствуются. Международные рейтинговые агентства постоянно тестируют и систематизируют их.
Список литературы_
1. Аналитические приложения бизнеса. URL: https://www.intuit.ru/studies/courses/3481/723/lecture/14238 (дата обращения: 01.09.2022).
2. BPM-системы - все о технологиях. URL: http://www.bpm.com (дата обращения: 06.09.2022).
3. Кравченко А. В., Драгунова Е. В., Кириллов Ю. В. Моделирование бизнес-процессов : учебное пособие. Новосибирск : Новосибирский государственный технический университет, 2020. 136 с.
4. Цифровые экосистемы устойчивого развития экономических субъектов и бизнес-анализ / Н. В. Василенко, И. Н. Глухих, Б. Ш. Дадаева и др.; под ред. М. А. Осипова. СПб., 2021. С. 15-30.
References _
1. Analytical business applications. URL: https://www.intuit.ru/studies/courses/3481/723/lecture/14238 (accessed: 01.09.2022).
2. BPM systems - all about technologies. URL: http://www.bpm.com (date of reference: 06.09.2022).
3. Kravchenko A.V., Dragunova E. V., Kirillov Yu. V. Modeling of business processes : a textbook. Novosibirsk : Novosibirsk State Technical University, 2020. 136 p.
4. Digital ecosystems of sustainable development of economic entities and business analysis / N. V. Vasilenko, I. N. Glukhikh, B. Sh. Dadaeva et al.; edited by M. A. Osipov. SPb., 2021. pp. 15-30.
