CC BY
14
УДК 519.685
О ПОДХОДЕ К АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ НАУЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ВУЗА (НА ПРИМЕРЕ АКАДЕМИИ ГРАЖДАНСКОЙ
ЗАЩИТЫ МЧС РОССИИ)
H.A. Дрожжин
кандидат технических наук, начальник научно - исследовательского отдела (планирования и организации подготовки научно-педагогических кадров) Академия гражданской защиты МЧС России Адрес: 141435, Московская обл., г.о. Химки, мкр. Новогорск E-mail: paradinQlist.ru
П.А. Янышев
младший научный сотрудник научно - исследовательского центра Академия гражданской защиты МЧС России Адрес: 141435, Московская обл., г.о. Химки, мкр. Новогорск
E-mail: yanishev.pashaQyandex.ru
P.A. Ихсанов
научный сотрудник
научно - исследовательского центра
Академия гражданской защиты МЧС России
Адрес: 141435, Московская обл., г.о. Химки,
мкр. Новогорск
E-mail: г.ihsanovQamchs.ru
C.JI. Очетов
младший научный сотрудник
научно - исследовательского центра
Академия гражданской защиты МЧС России
Адрес: 141435, Московская обл., г.о. Химки,
мкр. Новогорск
E-mail: s.ochetovQamchs.ru
Аннотация. В статье рассматривается подход к автоматизации процессов научной деятельности высшего учебного заведения, который основан на формализации процессов с применением ВРМ-диаграмм. Дано описание алгоритма автоматизации процессов научной деятельности. Рассмотрена частичная реализация описанного алгоритма на примере автоматизации процесса «Выпуск научного журнала» в Академии гражданской защиты МЧС России. Ключевые слова: автоматизация процессов, формализация процессов, ВРМ-диаграммы, ментальные карты, проектирование базы данных, проектирование интерфейсов. Цитирование: Дрожжин H.A., Ихсанов P.A., Янышев П.А., Очетов С.Л. О подходе к автоматизации процессов организации научной деятельности ВУЗа (на примере Академии гражданской защиты МЧС России) // Научные и образовательные проблемы гражданской защиты. 2020. № 3 (46). С. 9 - 18 .
На современном этапе развития всех сфер деятельности человеческое общество сталкивается с обработкой большого объема информации, что накладывает свой отпечаток на скорость и качество принятия управленческих решений.
На сегодняшний день высшее учебное заведение (далее — ВУЗ) - это не просто образовательное учреждение, а сложный по своей структуре учебно - научный производственный комплекс, основными видами деятельности которого являются образовательная и научная деятельность. Однако, зачастую, в ВУЗах новые технологии и автоматизация процессов внедряются не столь быстро, как например в бизнес среде.
Для повышения эффективности выполнения задач научной деятельности ВУЗу, в т.ч. и Академии гражданской защиты МЧС России
(далее - Академия), необходима качественно и эффективно выстроенная архитектура процессов организации научной деятельности, в первую очередь информационная архитектура. Создание такой архитектуры достигается за счет формализации и автоматизации процессов организации научной деятельности.
Ожидаемыми результатами автоматизации процессов являются:
ускорение выполнения процессов; снижение операционных затрат; ускорение сбора и аналитической обработки большого объема данных;
налаженный оперативный документооборот;
согласованность работы всех сотрудников; возможность регламентирования задач; возможность контролировать большие объемы данных;
возможность решения нескольких задач одновременно;
ускорение принятия и повышение эффективности управленческих решений.
Практически всеми ВУЗами предпринимаются шаги но автоматизации деятельности организации во всех направлениях, в том числе и научной деятельности. Многие используют уже существующие программные продукты, а некоторые идут но нуги создания собственных автоматизированных систем управления деятельностью ВУЗом.
Автоматизация предусматривает, в первую очередь, перевод бизнес - процессов в информационную систему. Под бизнес - процессом следует понимать логически и последовательно выстроенные задачи, выполняемые сотрудниками Академии для достижения целей в научной деятельности. Показателем результата
в данном случае можно считать не только выполнение конкретной работы или задачи, но и результативное ведение всей научной деятельности. Следует вывод, что бизнес - процесс научной деятельности Академии это широкое понятие, состоящие не только из выполнения конкретных задач, но и включающее управление, тайм - менеджмент, работа с обучающимися, делопроизводство и др.
Исследователи выделяют три основных подхода к построению и разработке бизнес -процессов [1] (рисунок 1):
функциональный (с построением ГОЕР -диаграмм);
процессный (с построением ВРМ - диаграмм) ;
ментальный (с построением ментальных карт).
Рисунок 1 Основные подходы к разработке бизнес - процессов
Другие существующие подходы являются гибридными решениями, объединяющими вышеперечисленные.
Функциональный подход на сегодняшний день уже устарел, так как не отражает порядок взаимодействия между участниками процесса, а декомпозиция «черного ящика» ведет к излишней детализации процессов.
Ментальный подход является очень субъективным и иногда требует присутствия и комментариев разработчика «ментальной карты» и поэтому не может быть использован как основной для разработки бизнес - процессов автоматизации организации научной деятельности.
Процессный подход позволяет провести декомпозицию направлений научной деятельности вплоть до детализации на уровне задач и ролей исполнителей, что позволяет создать исполняемую модель описания последова-
тельности деятельности, которые в дальнейшем могут быть переведены в определенную среду для создания совместной работы организации [2|.
На начальном этапе для декомпозиции направлений научной деятельности Академии на более мелкие задачи предлагается использовать ментальный подход, так как в данном случае «ментальная карта» будет интуитивно понятна и не будет требовать пояснений разработчиков. Далее для разработки бизнес - процесса научной деятельности Академии в качестве основного подхода будет использован процессный подход (с построением ВРМ - диаграммы). Это позволит разработать пошаговый алгоритм действий для достижения результата.
На рисунке 2 представлены направления научной деятельности Академии в виде ментальной карты.
Рисунок 2 Направления научной деятельности («ментальная карта»)
Для автоматизации процессов организации деятельности Академии предлагается из каждого направления научной деятельности выделить конкретные процессы научной деятель-
ности (бизнес - процессы) и далее для каждого процесса в отдельности применить следующий алгоритм (рисунок 3).
Анализ процесса с помощью интеллект-карты
+
Определение ролей участников процесса
+
Описание процесса в формализованном виде
Разработка ВРМ-диаграммы процесса
Разработка структуры базы данных процесса
т
Разработка прототипов интерфейсов участников _процесса_
Рисунок 3 Алгоритм автоматизации процессов организации научной деятельности
На нервом этане представляется процесс в виде интеллект - карты. Это позволяет концептуально раскрыть из чего состоит процесс. Затем определяются роли и участники процесса. Вербально описывается последовательность действий участников процесса.
Затем на основе предыдущих шагов разрабатывается ВРМ - диаграмма. Это наиболее сложный этан, на котором связываются участники процесса, решаемые ими задачи и выстраиваются связи в структуре определенной формы.
Последующие два шага больше относятся уже не к формализации процесса, а к проектированию информационной системы. Разрабатываются структура базы данных (таблицы, ноля, связи), которая приводится к нормальной форме. На последнем шаге разрабатывается прототип интерфейсов всех участников процесса.
Реализация данного алгоритма будет рассмотрена на примере направления «Издательская и публикационная деятельность». Выделяется отдельный процесс «Выпуск научного журнала» и описывается подход к автоматизации данного процесса.
С помощью ментального подхода производится декомпозиция направления научной деятельности «Издательская и публикационная деятельность» до формы научной работы «Публикация научных статей в научном журнале Академии», далее до задач автора и редколлегии научного журнала и в последствии до порядка действий но задачам рассмотрения поступивших статей и рецензирования научных статей. В последующем декомпозиция может быть проведена до действий отдельных должностных лиц на каждом этане выполнения задач (рисунок 4).
Рисунок 4 Фрагмент декомпозиции направления научной деятельности «Издательская и
публикационная деятельность»
Определяются должностные .лица, являющиеся участниками процесса (таблица 1). Таблица 1 Должностные лица участники процесса
№ п/п Роль (должностные лица - участники процесса)
1. Начальник Академии
2. Заместитель начальника Академии (проректор) но научной работе
3. Главный редактор (председатель ред. коллегии)
4. Члены ред. совета, ред. коллегии
5. Ответственный секретарь
6. Техни чеекий секретарь
7. Рецензент
8. Автор
Далее следует рассмотреть порядок пред- Академии. Общая схема процесса предетавле-ставления научных статей в научный журнал на на рисунке 5.
Рисунок 5 Порядок опубликования рукописи статьи в научном журнале
Основным нормативным документом, регламентирующим выпуск научного журнала в Академии, является Положение о научном журнале, утвержденное приказом Академии № 208 от 25.04.2017 года.
При поступлении статьи в редакцию научного журнала, ответственный секретарь проводит проверку рукописи статьи но формальным признакам: соответствие тематике научного журнала, правильность оформления ру-
кописи, наличие сопровождающих документов. В случае соответствия рукописи установленным требованиям материалы статьи готовятся для заседания редакционного совета. В противном случае статья направляется автору на доработку.
На заседании редакционного совета ответственный секретарь докладывает о принятых статьях, о соответствии рукописей требованиям Положения о научном журнале и ори-
гинальности статьи. Затем редакционный совет определяет рецензентов для научного рецензирования рукописей научных статьей. Ответственный секретарь направляет обезличенные статьи назначенным рецензентам. Рецензия рукописи статьи представляется ответственному секретарю научного журнала, который в обезличенном виде передает ее автору статьи. При положительной рецензии, материалы статьи готовятся к заседанию редакционной коллеги. При наличии замечаний автору статьи предлагается устранить эти недостатки и представить статью на повторную рецензию.
На заседании редакционной коллегии главный редактор научного журнала докладывает о принятых в редакцию статьях и результатах рецензирования. Путем голосования члены редакционной коллегии принимают решение о допуске статьи к публикации в научном журнале. После этого рукописи статей передаются техническому секретарю (редактору), который производит перевод статьей в формат LaTeX. При формировании проекта номера научного журнала также проводится редакторская правка рукописей. Сформированный сборник представляется главному редактору для внесения правок и проверки окончательного вида научного журнала. После устранения всех замечаний и недостатков происходит печать «сигнального» номера научного журнала и получается разрешение на выпуск номера научного журнала в печать от начальника Академии.
После печати номера происходит разметка научного журнала для публикации в научной электронной библиотека eLIBRARY.RU, загрузка журнала в РИНЦ, публикация номера на официальном сайте Академии, тиражирование номера журнала в ИТАР ТАСС и МЧС России.
На следующем этапе проводится моделирование бизнес - процесса с помощью ВРМ технологии (от англ. business process management — управление бизнес - процессами). ВРМ представляет собой подход к управлению, рас-
сматривающий деятельность организаций через призму процессов (или административных регламентов в случае органов государственного и муниципального управления). В нем принимается, что цели организации достигаются через описание, проектирование, контроль процессов и их непрерывное совершенствование [3].
ВРМ диаграмма, представленная на рисунке 5, состоит из столбцов, выделенных под каждую роль, которую выполняет сотрудник, задействованный в выполнении процесса. В этих столбцах размещаются блоки с действиями соответствующих сотрудников, в последовательности их выполнения для достижения цели. Блоки соединяются линиями - направляющими, показывающими порядок выполнения и вариативность действий.
Для реализации этого подхода существует несколько различных образцов программного обеспечения, с помощью которого осуществляется построение ВРМ - диаграммы, в статье для этой задачи используется программа ELM А [4]. Программа выбрана из - за простоты моделирования, за счет множества встроенных функций. Процессы моделируются в визуальном редакторе на основе требований для этого процесса, быстро, наглядно и без необходимости привлечения программистов.
Особенностью программы является то, что процесс становится исполняемым сразу после завершения моделирования. ВРМ - система отправляет исполнителям задачи и данные, с которыми работают сотрудники. На основе данных и метрик, а также обратной связи от пользователей, есть возможность прямо в ходе работы вносить корректировки. С каждой следующей итерацией процесс становится эффективнее. Система отслеживает работу сотрудников в режиме реального времени и контролирует ключевые показатели эффективности работы. ELMA поддерживает различные способы интеграции и связывает в единую логику информационные системы и пользователей.
Рисунок 6 - ВРМ - диаграмма процесса «Выпуск научного журнала»
На следующем этапе должна быть разработана база данных для процесса «Выпуск научного журнала» (рисунок 7). Некоторые таблицы являются общими для всех процессов
и но мере пошаговой формализации каждого процесса и каждого направления научной деятельности база данных расширяется и уточняется.
Подразделения
РК ¡Л полр
наименование Штатное?
1
ДОЛЖНОСТИ ||10/|Ц)
РК ¡С1_ДШ1ЖН
РК2 ГК1 ¡(1_Полр Пол номоч Наименование
Должности сотрудников
РК ¡Й_ДЛЛЖНСйТр
РК1. РК2 ¡<1_Должн
Заседания подразделений
РК ¡(1 ЗасПодр
РК1 Ы_Подр Дата Протокол
полномочий(функционал)
РК ¡с1 Полнимой
Наименование
Сотрудники
РК ■ с1 Сотр
ФИО Учонан стопкнь Ученоеааание воинское звание
выпуски научн иуон
РК 1(1 Выпуска
Год Номер
I
Авторы (татей
РК ¡с1 Аитора
РК2 РК1 ¡¿_Сотр ■<1_Стачьи
Статье
РК !1< Статьи
РК1 Ы_Выпуска Файл рукописи Файл статьи
Реце нзе нты сгате и
РК 10 РеценЕ
РК2 РК1 ■<1_Сотр Файл рецемгии
Рисунок 7 Структура базы данных процесса «Выпуск научного журнала»
На последнем этане необходимо в нервом приближении спроектировать интерфейс будущей информационной системы так, как ее будет видеть и взаимодействовать с ней каждый участник процесса. При это основными целями является высокая функциональность и удобство работы пользователей.
Интерфейс каждого пользователя будет уникален и отличаться друг от друга. На рисунке 8 представлен прототип интерфейса секретаря научного журнала. В левом меню находятся вкладки с направлениями (формами) научной работы. Основной блок содер-
жит вкладки, которые являются фильтрами но этапам, на которых находятся рукописи статей. С помощью информационной системы статьи отправляются авторами секретарю и попадают в этот список. Ответственный секретарь на каждом этане осуществляет проверку формальных признаков, отправляет через свой интерфейс статьи рецензентам, авторам на доработку, готовит статьи на коллегию и к верстке. Меняя «Статус» рукописи, ответственный секретарь перемещает ее на очередной этан в соответствии с логикой процесса (рисунок 6).
Рисунок 8 Прототип интерфейса секретаря научного журнала
Таким образом, автоматизация процесса «Выпуск научного журнала» по вышеописанному алгоритму позволит получить формализованный вид процесса, детально раскрыть механизмы взаимодействия всех участников процесса, разработать схему базы данных и прототипы интерфейсов пользователей. В результате описания с помощью алгоритма каждого процесса каждого направления научной деятельности получаем набор ВРМ - диа-
грамм, которые описывают логику всех процессов научной деятельности, целостную базу данных для всех направлений и набор прототипов интерфейсов всех участников процессов.
Данный подход может быть использован для разработке проекта детализированного технического задания по реализации процессов научной деятельности ВУЗа в виде информационной системы.
Литература
1. Моделирование бизнес-процессов. От идеи к результату. [Электронный ресурс]: Рамиль Кин-зябулатов TRINION. — Режим доступа: https://trinion.org/articles/modelirovanie-biznesa-osnovnye-podkhody/ (Дата обращения 20.05.2020).
2. Эффект от внедрения ВРМ - системы [Электронный ресурс]: BPM-SYSTEMS. Блок про бизнес процессы. — Режим доступа: https://bpm-systems.ru/effect-of-the-bpm-system/ (Дата обращения 15.05.2020).
3. Свод знаний по управлению бизнес - процессами: ВРМ СВОК 3.0 / Коллектив авторов. — Альпина Паблишер. 2-е изд. - 2020. - 480 с.
4. ELMA ВРМ - СИСТЕМЫ. [Электронный ресурс]: Официальный сайт компании ELMA. — Режим доступа: https://www.elma-bpm.ru/ (Дата обращения 22.05.2020).
ABOUT THE APPROACH ТО AUTOMATING THE PROCESSES OF ORGANIZING SCIENTIFIC ACTIVITIES OF HIGHER EDUCATION INSTITUTIONS (ON THE EXAMPLE OF THE CIVIL DEFENCE ACADEMY OF
THE EMERCOM OF RUSSIA)
Nikita DROZHZHIN
candidate of technical sciences, head
research department (planning and organizing training
scientific and pedagogical personnel)
Civil Defence Academy EMERCOM of Russia
Address: 141435, Moscow Region, city Khimki,
md. Novogorsk
E-mail: paradinQlist.ru
Ruslan IHSANOV
researcher research center
Civil Defence Academy EMERCOM of Russia
Address: 141435, Moscow region, city Khimki,
md. Novogorsk
E-mail: r.ihsanovQamchs.ru
Paul YANYSCHEV
junior researcher research center Civil Defence Academy EMERCOM of Russia Address: 141435, Moscow region, city Khimki, md. Novogorsk
E-mail: yanishev.pashaQyandex.ru
Seraphim OCHETOV
junior researcher research center
Civil Defence Academy EMERCOM of Russia
Address: 141435, Moscow region, city Khimki,
md. Novogorsk
E-mail: s.ochetovQamchs.ru
Abstract. The article considers an approach to automating the processes of scientific activity of higher education institutions, which is based on the formalization of processes using BPM diagrams. A description of the algorithm for automating the processes of scientific activity is given. A partial implementation of the described algorithm is considered on the example of automation of the "Issue of a scientific journal"process in the Civil defence academy of the EMERCOM of Russia. Keywords: process automation, process formalization, BPMN diagrams, mental maps, database design, interface design.
Citation: Drozhzhin N.A., Ihsanov R.A., Yanyshev P.A., Ochetov S.L. About the approach to automating the processes of organizing scientific activities of higher education institutions (on the example of the Civil defence academy of the EMERCOM of Russia) // Scientific and educational problems of civil protection. 2020. No. 3 (46). p. 9 - 18 .
References
1. Business process modeling. From idea to result. [Electronic resource]: Ramil Kinzyabulatov TRINION. — Access mode: https://trinion.org/articles/modelirovanie-biznesa-osnovnye-podkhody/ (Date of treatment 05/20/2020).
2. The effect of introducing BPM - systems [Electronic resource]: BPM - SYSTEMS. Block about business processes. — Access mode: https://bpm-systems.ru/effect-of-the-bpm-system/ (Date of treatment 05/15/2020).
3. Body of knowledge on business process management: BPM CBOK 3.0 / A team of authors. — Alpina Publisher. 2nd ed. - 2020 .- 480 p.
4. ELMA BPM - SYSTEMS. [Electronic resource]: Officiai site of ELMA company. — Access mode: https://www.elma-bpm.ru/ (Date of treatment 05/22/2020).
