CC BY
10СИМОНЯН ГАРНИК АИКАРАМОВИЧ - доктор экономических наук, вице-президент «НИИ истории, экономики и права» (sgar@yandex.ru).
САРЯН АКОП АЙГАЗОВИЧ - кандидат экономических наук, ведущий научный сотрудник, Федеральный исследовательский центр «Субтропический научный центр Российской академии наук» (ФИЦ СНЦ РАН), ORCID: https://orcid.org/0000-0002-3652-5701. Scopus Author ID: 57216826147 (akopsar@rambler.ru).
SIMONYAN, GARNIK A. - Doctor of Economics, Vice-President, History, Economics and Law Research Institute (HELRI). SARYAN, AKOP A. - Ph.D. in Economics, Leading Researcher, Federal Research Center "Subtropical Scientific Center of the Russian Academy of Sciences" (FRC SNC RAS), ORCID: https://orcid.org/0000-0002-3652-5701. Scopus Author ID: 57216826147
УДК 930.25 DOI: 10.24412/2308-264X-2022-6-273-277
БЕСПАЛОВА Л.Н., ЧЕКЛЕЦОВА Е.Ю. АВТОМАТИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА АРХИВАМИ ОБЩЕСТВ ГРУПП ПАО «НК РОСНЕФТЬ» В ПЕРИОД
ПАНДЕМИИ
Ключевые слова: архив, коронавирус, пандемия, COVID-19, социально-правовые запросы, обращение гражданина, электронный документооборот, программный комплекс, ViPNet Client.
В статье рассматривается деятельность по исполнению запросов социально-правового характера архивами обществ групп ПАО «НК «Роснефть» в период пандемии коронавируса. Автор уделяет основное внимание автоматизации исполнения запросов и переходу архивов ПАО «НК-Роснефть» на единую систему удаленного взаимодействия с Пенсионным фондом Нижневартовска при их обработке. Утверждается, что переход к электронному документообороту позволяет оперативно и своевременно справляться с поставленными задачами, не привлекая дополнительные трудовые ресурсы. На примере опыта обществ групп ПАО «НК-Роснефть», полученного в период пандемии, авторы исследуют возможности и перспективы автоматизации исполнения запросов. В статье подробно представлены технические и функциональные характеристики специализированного программного комплекса ViPNet Client, позволяющего оптимизировать работу по исполнению запросов и улучшить взаимодействие ПАО «РН» и государственного Пенсионного фонда г. Нижневартовска в период карантинных ограничений.
BESPALOVA, L.N., CHEKLETSOVA, E.Yu.
LEGAL REQUESTS' FULFILLMENT AUTOMATION BY THE ARCHIVES OF ROSNEFT GROUPS COMPANIES
DURING THE PANDEMIC PERIOD
Key words: archive, coronavirus, pandemic, COVID-19, social and legal inquiries, citizen's appeal, electronic document management, software package, ViPNet Client.
The article touches upon the activities for social and legal requests by Rosneft archives during the coronavirus pandemic. The author focuses on the automation of the requests execution and the transition of the Rosneft archives to a unified system of remote interaction with the Pension Fund of Nizhnevartovsk during their processing. It is argued that the transition to electronic document workflow allows coping the tasks set without attracting additional labor resources. Based on the Rosneft experience obtained during the pandemic, the author explores the possibilities and prospects for automating the requests execution. The article presents in detail the technical and functional characteristics of the specialized software package - ViPNet Client, which allows to optimize the work on the requests execution and to improve the interaction with the State Pension Fund of Nizhnevartovsk during the quarantine restrictions period.
Пандемия коронавируса оказала влияние на экономику и общественную жизнь во всем мире. Угроза распространения COVID-19 и объявленный карантин осложнили ситуацию в бизнесе и, соответственно, на рынке труда. Множество крупных и малых российских предприятий были вынуждены уменьшить продолжительность рабочего времени или сократить часть персонала. Отдельные представители малого бизнеса прекратили свою деятельность [1]. Следует отметить также значительное влияние пандемии на государственные и муниципальные учреждения, в частности, на архивы. В 2020 г. граждане Российской Федерации столкнулись с необходимостью самоизоляции, обусловленной пандемией. С учетом требований Роспотребнадзора, ужесточились правила посещения общественных учреждений, в том числе архивов.
Ограничения влекут нарушение прав человека на доступ к достоверной информации. При этом, согласно принципам ООН, государство должно стремиться к расширению возможностей граждан по доступу к достоверной информации, в связи с чем в период пандемии большую актуальность приобрели не только вопросы цифровизации архивов, но и совершенствования правового регулирования доступа к архивным материалам. Автоматизированные архивы сделали информацию более доступной для граждан, став частью информационного пространства в глобальной сети Интернет.
Кризис потребовал от организаций (учреждений) оперативного перехода к цифровым коммуникациям. Для сохранения здоровья своих работников и адаптации бизнеса к сложившимся условиям они перешли на онлайн-формат предоставления товаров и услуг. Сотрудники, имевшие
возможность перейти на дистанционную занятость, стали работать на дому с применением интернета и рабочего стационарного компьютера удаленно от офисного или производственного помещения. Этот вариант работы в разгар пандемии оказался наиболее приемлемым, поскольку персонал продолжил выполнять свои трудовые обязанности, но без прямых контактов с другими людьми либо сократив контакты до минимума [2].
В условиях ограничительных мер глобальную работу в организациях провели специалисты в сфере информационных технологий. Именно они обязаны были в короткие сроки организовать удаленный доступ к данным для сотрудников и предоставить им доступ к специальным программам и продуктам: корпоративной электронной почте, прикладному программному обеспечению, системам электронной документации. Это позволило дистанционным работникам выполнять свои должностные обязанности в полном объеме, а качество работы уже напрямую зависело от самих сотрудников, от их самоменеджмента и мотивации [3, с. 369].
При этом нельзя утверждать, что переход большей части персонала предприятий в электронную среду не был проблематичным. Несмотря на активное применение сотрудниками современных мессенджеров, помогающих эффективно справляться с заданиями руководства, потребовалось время на адаптацию персонала к новым условиям работы с обилием отвлекающих факторов. Кроме того, не всю работу можно выполнять на дому. Например, прием посетителей, их консультация и разбор сложных вопросов, касающихся определения временных периодов стажа, работа с архивным фондом, где содержится вся необходимая информация для исполнения запросов социально-правового характера.
Одним из положительных моментов является то, что в процессе удаленной работы были разработаны инновационные методики, направленные на достижение поставленных организациями задач. Эти разработки можно активно применять и после локдауна.
Изменения затронули не только основные бизнес-процессы, но и управление архивами. Можно отметить значительное сокращение бумажного документооборота в пользу электронного обмена документами между предприятиями посредством использования специализированных программ и связанное с этим активное применение электронных подписей.
Работа с обращениями граждан - одна из основных государственных и муниципальных услуг [4]. Эта процедура особенно востребована гражданами, оформляющими государственные пенсии и льготы. В условиях эпидемиологической обстановки и действующих ограничительных мер для населения со стороны государства, руководители архивных учреждений стали создавать специальные условия для работы архивов, поскольку приостановить их деятельность и отложить назначение пенсий граждан нельзя. Каждый руководитель выбирал подходящий формат работы с соблюдением мер профилактики для персонала в соответствии с рекомендациями Министерства здравоохранения. Рекомендации по электронному взаимодействию при исполнении запросов социально-правового характера между Пенсионным фондом Российской Федерации и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации появились еще в 2011 году при подписании между ними соответствующего письма [5]. Документирование данного процесса предполагалось в электронном формате с применением специальных программ и устройств, с обеспечением информационной безопасности, сохранением персональный данных граждан.
В период карантина количество обращений в архив ПАО «РН», согласно статистике, незначительно снизилось лишь в начале пандемии (400 заявок за период с января по март 2020 г. по отношению к 600 за этот же период 2021 г.). Спрос на архивные сведения оставался достаточно высоким. Разница состояла лишь в том, что граждане, не имея возможности посещать архивы лично, направляли запросы посредством сети интернет на электронную почту архива.
Лично в архив обращались в основном граждане пенсионного возраста, которые не умеют пользоваться интернетом, не доверяют информационным технологиям или считают, что при личном посещении избегут ошибок при формулировании и оформлении запроса. В ПАО «РН» посещение граждан было приостановлено лишь в начале пандемии, когда Президент Российской Федерации объявил рабочие дни днями отдыха. В последующий период организация работала как непрерывно действующая, активно исполняла запросы граждан и выдавала ответы [6].
Эпидемия выявила, что граждане, обращаясь с заявкой в архив при выходе на пенсию, не всегда могут корректно изложить свой запрос, так как не имеют четкого представления о нормах, регулирующих исчисление размера трудовых пенсий. Некорректный запрос вызывает, в свою
очередь, бюрократическую волокиту, участниками которой являются сам гражданин, специалист архива, к которому он обратился, и направивший его в этот архив работник Пенсионного фонда.
Внедрение специализированного программного комплекса ViPNet Client позволило сократить бюрократические задержки, поскольку архив ПАО «РН» стал взаимодействовать напрямую с Пенсионным фондом г. Нижневартовска. Это не единичный опыт. Наряду с архивами ХМАО-Югры, муниципальные архивы 12 регионов (Республика Башкортостан, Республика Марий Эл, Республика Мордовия, Республика Татарстан, Удмуртская Республика, Чувашская Республика, Нижегородская область, Кировская область, Оренбургская область, Саратовская область, Ульяновская область и Пермский край) выбрали специальную платформу, внедряют и апробируют электронный документооборот для обмена юридически значимыми документами социально-правового характера для установления социальных выплат, пенсий и льгот. Данные регионы заключили специальные соглашения об информационном взаимодействии с Пенсионным фондом Российской Федерации. Архивами проведена большая работа по оснащению рабочих мест современными компьютерами, на которые установлены программные комплексы ViPNet Client. Доступ к автоматизированным рабочим местам получили специалисты, прошедшие обучение по работе с социально-правовыми запросами в электронном виде. В соответствии с приказом руководства данные работники так же получили право подписания документов электронной цифровой подписью [7].
Взаимодействие архивов и Пенсионного фонда Российской Федерации в электронном формате сделало более легкой и оперативной работу с гражданами пенсионного возраста, причем не только в условиях пандемии, но и после нее. Налаженные партнерские отношения между архивами и Пенсионным фондом делают быстрым и прозрачным получение информации социально-правового характера, так как сведения поступают из первых рук, без таких дополнительных действий со стороны граждан, как поход в архив, прием, консультация, ожидание и выдача ответа.
Представляют интерес технические характеристики и функциональные возможности ViPNet Client - программного комплекса, выполняющего на рабочем месте пользователя или сервере с прикладным ПО функции VPN-клиента, персонального сетевого экрана, клиента защищенной почтовой системы, а также криптопровайдера для прикладных программ, использующий функции подписи и шифрования. Соединение с ресурсами, сервисами и другими пользователями осуществляется через каналы, функционирующие по принципу «точка-точка», что позволяет надежно защитить информацию от других пользователей, в том числе внутри корпоративной сети. Информация, передающаяся по каналам связи, шифруется, что является безопасным при работе с персональными данными граждан. Защита каналов не влияет на работу сторонних приложений на компьютере пользователя. Программный комплекс имеет сертификат соответствия ФСБ России [3, с. 369-370].
Выделим аспекты электронного взаимодействия, позитивно влияющие на качество исполнения услуг: 1) обработка запросов и информационных писем, получаемых по ViPNet СНеп!у, осуществляется по оптимальному маршруту и позволяет обеспечить безбумажный документооборот, обеспечивая экономию материалов и ресурсов; 2) существенно уменьшается время прохождения документов от органов ПФР в архив и в обратном направлении; 3) сокращается время на работу с документом; 4) входящие и исходящие журналы позволяют контролировать историю событий, отслеживая прохождение документов.
При расчете стоимости внедрения ViPNet Qientу в деятельность архива организации нужно учитывать следующие аспекты: 1) право доступа к системе на 1 год стоит для организации в среднем 70-90 тыс. рублей; 2) цена сертификата ЭЦП одного зарегистрированного пользователя составляет 1300-1500 рублей; 3) затраты на техническое обслуживание добавляют к общей сумме от 5000 до 8000 рублей; 4) количество рабочих мест может быть неограниченным.
При очевидных достоинствах системы электронного документооборота, отмечен также ряд проблем. Некоторые из них следует выделить особо: 1) Неподготовленность материально-технической базы. Проблема связана с необходимостью приобретения компьютерной техники рекомендуемых параметров или модернизацией компьютеров; 2) Сложность кодирования запроса. Код каждого запроса, включающий код подразделения Пенсионного фонда или архива, СНИЛС гражданина, дату создания документа, обрабатывается в автоматическом режиме, поэтому любая
ошибка приводит к неполучению файла адресатом; 3) Технические сбои в работе оборудования. Отсутствие технической возможности обмена файлами приводит к вынужденному возвращению к традиционному бумажному документообороту.
Проблемы, возникающие в работе архивных учреждений при электронном обмене информацией и документами с пенсионными органами, могут быть связаны также с недостаточной информированностью, а иногда и некомпетентностью заявителей. Неоправданные затраты рабочего времени работников архива происходят в следующих случаях: 1) запрос не содержит достаточных сведений для поиска в информационной системе; 2) запрос связан с подтверждением сведений о стаже и заработной плате работников организаций, документы которых на хранение в архив не поступали; 3) предъявление необоснованных требований со стороны работников пенсионных органов к содержанию архивных справок и срокам их исполнения; 4) поступление запросов из Пенсионного фонда о подтверждении трудового стажа и заработной платы за период, охватывающий 20 и более лет.
Вместе с тем, указанные выше проблемы, возникающие в практической деятельности, решаются благодаря программному обеспечению оперативно, в рабочем порядке [3, с. 370].
Внедрение практики обмена электронными документами между отделением Пенсионного фонда г. Нижневартовска и ПАО «РН», несомненно, упрощает получение заявителями государственных услуг, делает обслуживание населения более качественным и доступным.
Электронное взаимодействие муниципальных архивов г. Нижневартовска с Пенсионным фондом Российской Федерации по вопросам исполнения запросов социально-правового характера с помощью выбранного программного комплекса ViPNet Client осуществляется только в части направления запроса или уточнения данных, а сам ответ в виде оригинала справки архивы направляют заказным письмом по почте России. Это означает, что процесс обмена данными в электронном виде между архивами и Пенсионным фондом Российской Федерации в г. Нижневартовске еще не налажен в полном объеме. Согласно статье «Порядок электронного взаимодействия с Пенсионным фондом», электронный обмен документами с Пенсионным фондом подразумевает не только передачу отчетов, но и возможность отправки документов сотрудникам, выходящим на пенсию. Для организации электронного взаимодействия с ПФ работодателю следует получить ключ электронной подписи в удостоверяющем центре и подписать с отделением Пенсионного фонда соответствующее соглашение [8]. Передача документов по телекоммуникационным каналам связи позволяет оперативно обмениваться информацией с территориальным отделением, а также подчеркивает заботу работодателя о своих сотрудниках, что положительно отражается на имидже компании.
Положительным примером является работа городского архива г. Ханты-Мансийска, где электронный документооборот с одним из филиалов Пенсионного фонда Российской Федерации осуществляется в полном объеме. Основой электронного обмена является специальное соглашение о взаимодействии значимыми документами социально-правового характера в электронной форме для установления и выплаты пенсий и других социальных выплат [9]. Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации направляет запрос в архив и получает ответ в виде электронной справки посредством зашифрованного канала используемого программного комплекса ViPNet Client. Затем справки подписывает квалифицированной электронной цифровой подписью прошедший необходимое обучение и назначенный приказом руководителя специалист, который официально закреплён для выполнения данного вида работ.
Запросы социально-правового характера в настоящее время направляются в архив ПАО «РН» по электронной почте, по почте РФ, по ViPNet Client, а также принимаются лично от граждан. Сложность по-прежнему представляет процесс законодательного регулирования взаимодействия Пенсионного фонда г. Нижневартовска и архива, поскольку прием запросов осуществляется, но ответы посредством программного комплекса не направляются. Это связано с тем, что Пенсионный фонд не принимает справки с электронной цифровой подписью. Но путем дополнительных соглашений и прений сторон в ближайшее время этот вопрос будет урегулирован в пользу новых возможностей, предоставляемых информационными технологиями [3, с. 369-370].
Резюмируя изложенное, можно сделать вывод, что использование автоматизированного комплекса для исполнения запросов социально-правового характера возможно на любых предприятиях РФ, где сформирован крупный ведомственный архив, а также в таких
аутсорсинговых организациях, как ПАО «РН». Автоматизация процессов по исполнению запросов социально-правового характера в архивах позволяет более рационально использовать трудовые ресурсы. Это новый уровень в развитии архивного дела и в работе с гражданами. Теперь у пользователей нет необходимости лично посещать архивы для подачи заявления, что безусловно является значимым аспектом, особенно для людей пенсионного возраста.
Сложная эпидемиологическая обстановка в стране заставила архивы быстро адаптироваться к изменениям, что сдвинуло точку в электронном взаимодействии. Внедрение практики обмена электронными документами между отделением Пенсионного фонда и архивом ПАО «РН» упрощает получение заявителями государственных услуг, делает обслуживание населения более качественным и доступным, сокращает сроки исполнения.
Литература и источники
1. Цветков В.А., Дудин М.Н. Пандемия COVID-19 как угроза продовольственной и экономической безопасности страны // Экономика и управление. - 2020. - № 26(4). - С. 334-344.
2. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива 06.02.2002 (дата обращения 07.10.2022).
3. Чеклецова Е.Ю. Документирование взаимодействия архивов с Пенсионным фондом Российской Федерации при исполнении запросов социально-правового характера в условиях пандемии. // Актуальные проблемы гуманитарных наук: Всероссийская научно-практическая конференция (г. Нижневартовск, 20 февраля 2021 г.) / Отв. ред. Д.А. Погонышев. -Нижневартовск: Изд-во НВГУ, 2021.
4. Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера: утверждены Росархивом СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 250 от 20.03.2012. // URL: https://archive.astrobl.ru/sites/archive. astrobl.ru/files/documents/files/recommendations-socially-legal-inquiries.pdf, (дата обращения 10.10.2022).
5. Письмо Об информационном взаимодействии между отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации исх. 14.01.2011 № 7/41-А.
6. Официальный сайт ПАО «НК-Роснефть» // URL: https://www.rosneft.ru/ (дата обращения 20.09.2022).
7. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 (дата обращения 20.09.2022).
8. Официальный сайт Налог-Налог.ру. // URL: https://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/poryadok_elektronnogo_ vzaimodejstviya_s_pensionnym_fondom/ (дата обращения 26.09.2022).
9. Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (дата обращения 26.09.2022).
References and Sources
1. Cvetkov V.A., Dudin M.N. Pandemiya COVID-19 kak ugroza prodovol'stvennoj i ekonomicheskoj bezopasnosti strany // Ekonomika i upravlenie. -2020. - № 26(4). - S. 334-344.
2. Osnovnye pravila raboty arhivov organizacij, odobrennye resheniem Kollegii Rosarhiva 06.02.2002 (data obrashcheniya 07.10.2022).
3. Cheklecova E.YU. Dokumentirovanie vzaimodejstviya arhivov s Pensionnym fondom Rossijskoj Federacii pri ispolnenii zaprosov social'no-pravovogo haraktera v usloviyah pandemii. // Aktual'nye problemy gumanitarnyh nauk: Vserossijskaya nauchno-prakticheskaya konferenciya (g. Nizhnevartovsk, 20 fevralya 2021 g.) / Otv. red. D.A. Pogonyshev. - Nizhnevartovsk: Izd-vo NVGU, 2021.
4. Metodicheskie rekomendacii po ispolneniyu zaprosov social'no-pravovogo haraktera: utverzhdeny Rosarhivom SIF OCNTI VNIIDAD № 250 ot 20.03.2012. // URL: https://archive.astrobl.ru/sites/archive. astrobl.ru/files/documents/files/recommendations-socially-legal-inquiries.pdf, (data obrashcheniya 10.10.2022).
5. Pis'mo Ob informacionnom vzaimodej stvii mezhdu otdeleniyami Pensionnogo fonda Rossij skoj Federacii i organami upravleniya arhivnym delom sub"ektov Rossijskoj Federacii iskh. 14.01.2011 № 7/41-A.
6. Oficial'nyj sajt PAO «NK-Rosneft'» // URL: https://www.rosneft.ru/ (data obrashcheniya 20.09.2022).
7. Pravila organizacii hraneniya, komplektovaniya, ucheta i ispol'zovaniya dokumentov arhivnogo fonda Rossijskoj Federacii i drugih arhivnyh dokumentov v organah gosudarstvennoj vlasti, organah mestnogo samoupravleniya i organizaciyah, utverzhdennye prikazom Ministerstva kul'tury RF ot 31.03.2015 № 526 (data obrashcheniya 20.09.2022).
8. Oficial'nyj sajt Nalog-Nalog.ru. // URL: https://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/poryadok_elektronnogo_vzaimodejstviya_s_ pensionnym_fondom/ (data obrashcheniya 26.09.2022).
9. Federal'nyj zakon ot 27.07.2010 № 210-FZ «Ob organizacii predostavleniya gosudarstvennyh i municipal'nyh uslug» (data obrashcheniya 26.09.2022).
БЕСПАЛОВА ЛЮДМИЛА НИКОЛАЕВНА - кандидат исторических наук, доцент, Нижневартовский государственный университет (biespalova_80@mail.ru).
ЧЕКЛЕЦОВА ЕЛЕНА ЮРЬЕВНА - ведущий специалист по архивному делопроизводству ООО «РН-ГРП». BESPALOVA, LYUDMILA N. - Ph.D. in History, Associate Professor, Nizhnevartovsk State University (biespalova_80@mail.ru). CHEKLETSOVA, ELENA Yu. - Leading Specialist in Archival Office Management at RN-GRP LLC.
