CC BY
145
8. Chomovol E. P. The concept of the contract system of Russia in the field of procurement of goods, works, services to meet state and municipal needs // Law and Economics. - 2015. - No. 4. - P. 42-46.
М.А. Мирошниченко - доцент кафедры общего, стратегического, информационного менеджмента и бизнес-процессов, к. э. н., доцент, Кубанского государственного университета, г. Краснодар marina_kgu@mail.ru,
M. A. Miroshnichenko - associate Professor of the Department of General, strategic, information management and business processes, Ph. D., associate Professor, Kuban state University, Krasnodar;
Т.С. Зотова - студент Кубанского государственного университета, г. Краснодар, marina_kgu@mail.ru
T. S. Zotova - student of Kuban state University, Krasnodar;
И.А. Леготин - студент Кубанского государственного университета, г. Краснодар, marina_kgu@mail.ru,
I. A. Legotin - student of Kuban state University, Krasnodar.
АВТОМАТИЗАЦИЯ И ИНФОРМАТИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЛУЖБЫ ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ AUTOMATION AND COMPUTERIZATION OF THE SERVICE INFORMATION AND DOCUMENT MANAGEMENT COMPANY
Аннотация. В статье раскрыты сущности и функции современных технологий в делопроизводстве, структуры системы информационно-документационного обеспечения управления в компании, проанализированы информационные системы электронного документооборота (СЭД), их роль в системе управления компанией. Дан сравнительный анализ современных СЭД. Для эффективной организации работы службы информаци-онно-документационного обеспечения управления и в целом аппарата управления огромное значение имеют не только организационные формы службы информационно-документационного обеспечения управления, но и определение оптимальной численности компетентного персонала данной службы. Она будет зависеть от объема документооборота, уровня автоматизации и информатизации работы службы информационно-документацион-ного обеспечения управления документами. Существенно упростить работу такой службы смогут СЭД. При этом, одни компании могут приобрести стандартную СЭД, другие заказать индивидуальное решение, учитывающее особенности деятельности компании.
Annotation. The article reveals the essence and functions of modern technologies in office management, the structure of the system of information and documentation management in the company, analyzed the information system of electronic document management (EDMS), their role in the management system of the company. The comparative analysis of modern EDMS is given. Not only the organizational forms of the office's information and documentation support service, but also the determination of the optimal number of competent personnel of the service are of great importance for the effective organization of the work of the information and documentation support service of the office and the office as a whole. It will depend on the volume of document circulation, the level of automation and Informatization of the work of the document management information and documentation support service. Sed will be able to significantly simplify the work of such a service. At the same time, some companies can purchase a standard EDMS, others order an individual solution that takes into account the peculiarities of the company.
Ключевые слова: автоматизация, информационные системы, коллективная работа, электронный архив, электронный документооборот.
Keywords: automation, information systems, collective work, electronic archive, electronic document management.
Введение
В развитых странах Европы и США большое внимание уделяется созданию экономики знаний, в том числе институтов, различных программ, инновационной инфраструктуры, фондов, исследовательских центров. Это означает, что акцент смещается с потребления на интеллектуальное развитие общества. В таких условиях возрастает и значение информационных систем электронного документооборота (СЭД) в деятельности компании:
- повышается не только управляемость, но и прозрачность компании;
- обеспечивается конфиденциальность и максимально возможная скорость движения имеющейся информации, а также действенный контроль, учет и доступ к документам.
Информационные системы электронного документооборота представляют собой техническую, организационную систему, которая обеспечивает процесс создания, управления доступом, а также распространения электронных документов в компьютерных сетях, и контроль над потоками документов в компании (Владычан-ский, Веретехина, 2016, с. 247).
Организация электронного документооборота (ЭД) в России имеет свои особенности и проблемы. Автоматизированный процесс работы с документами в электронном виде в настоящее время не совершенен и имеет ряд проблем:
- правовые,
- организационные и технологические,
- психологические и др. (Мирошниченко М.А., Мирошниченко А.А., 2014).
Правовые проблемы. Незавершенность федерального законодательства в области использования ЭД, применения и возможности электронной подписи. Надеемся принятые федеральные законы «Об электронной подписи» и изменения к ним снимут или упростят решения ряда проблем.
Организационные и технологические проблемы. Приход к электронному документообороту требует внести определенные изменения в технологию обработки документов, перестроить работу службы делопроизводства, провести обучение служащих. При возможности необходимо создать или выделить группу служащих, которые непосредственно будут выполнять работы с ЭД. Для работы с ЭД должны быть созданы технологические условия использования электронной подписи, предусмотренные законодательством. При этом на предварительном этапе должны быть согласованы и зафиксированы в соглашении наиболее существенные технические вопросы, связанные с обеспечением совместимости форматов ЭД и электронной подписи: программные средства криптографической защиты информации, удостоверяющие центры электронной подписи, процедуры обмена списками сертификатов и урегулирования конфликтных ситуаций, используемые каналы передачи данных, форматы представление файлов и перечень реквизитов документов.
Психологические проблемы. Одной из основных психологических проблем остается нежелание руководителей непосредственно работать с ЭД и с электронной подписью.
Другой проблемой является преодоление опасений по решению вопросов информационной безопасности. В условиях применения электронных технологий происходит изменение основной парадигмы управленческого документооборота. Если раньше управленческий документооборот рассматривался как одна из основных делопроизводственных функций по обеспечению процессов работы с документами в организации, то теперь управленческий документооборот представляет собой форму электронного управленческого взаимодействия, управляемую документальную коммуникацию, осуществляемую с применением современных информационных технологий, внутри организации и во взаимодействии с внешней средой.
1. Роль информационных систем электронного документооборота в системе управления компании
С каждым годом требования к автоматизации деловых процессов повышаются. Первоначально главной задачей являлась автоматизация отдельных участков работы подразделений (отделов), но появление огромного количества самостоятельных программных продуктов требует комплексной системы информационно-докумен-тационного обеспечения управления (ИДОУ) и такой подход признан самым эффективным.
Документы представляют собой главные информационные ресурсы каждой компании, поэтому работа с ними требует верной постановки. Документы сопровождают все бизнес-процессы, протекающие в организациях, они обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на каждом уровне.
Непрерывный процесс движения документов, который объективно отражает деятельность предприятия и позволяет им управлять, называют документооборотом. При неэффективном построении документооборота в организации могут возникать следующие проблемы:
- большие массивы бумажных документов;
- потери, дубликаты; ошибки персонала;
- задержки с отправкой и получением;
- длительный поиск нужного документа и др.
Данные проблемы способны затормозить и даже парализовать работу предприятия. Обязательной составляющей эффективного управления признан эффективный документооборот, который очень важен для правильной организации управленческого и финансового учета компании.
Существует большое количество приложений автоматизации документооборота, основные приведены на рисунке 1. (Старостина, Мельничук, 2017, с. 125).
Обеспечение контроля над потоками документов в организации ложится на системы электронного документооборота, которые руководят доступом и распространением различных бумаг больших объемов в компьютерных сетях. Зачастую для хранения таких документов используют специальное хранилище, называемое электронным архивом. Web-документы, видеоданные, аудиоданные, таблицы, изображения, текстовые документы -это те типы файлов, которые поддерживают такие системы. Основные возможности электронных систем по обмену документами - это создание и уничтожение документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности информации.
Рисунок 1 - Приложения автоматизации документооборота
Внедрение систем электронного документооборота является целесообразным при создании наиболее эффективного пространства для управления и функционирования предприятий или организаций.
Основные преимущества внедрения систем обмена данными изображены на рисунке 2.
Приобретение современной СЭД является не мало важным для успешного ведения бизнеса, так как производительность труда персонала увеличивается, а стоимость архивного хранения электронных документов ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов. Хорошее совмещение систем общего управления ресурсами компании и систем обмена данными позволит осуществлять поддержку бизнес-процессов всего предприятия путем оперативного управления бумагами, образами, потоками работ, корпоративными отчетами.
Рисунок 2 - Основные преимущества внедрения систем обмена данными
В современных условиях хозяйствования автоматизация документооборота и ведение электронного архива распространяются настолько быстро, что вскоре работать, не умея пользоваться современными СЭД, будет довольно сложно. Ведение электронного архива упрощает работу и обеспечивает полный контроль над всей имеющейся документацией.
Эти системы способны ускорить процесс и эффективность работы, что является конкурентным преимуществом и достоинством не только для крупных корпораций, но и для представителей малого бизнеса, поэтому повышать грамотность и квалификацию сотрудников делопроизводства необходимо, так как их знания являются важным нематериальным активом организации.
Таким образом, роль информационных систем электронного документооборота в системе управления компании трудно переоценить, поэтому те предприятия, у которых система электронного документооборота еще не внедрена, уже приступили или готовятся к ее внедрению.
2. Характеристика современных систем электронного документооборота
Каждая организация сегодня сталкивается с необходимость осуществить среди всего многообразия выбор системы электронного документооборота, которая упростит ведение делопроизводства, сэкономит время и ресурсы компании. Выбор программного продукта невозможно осуществить без обзора и сравнения (таблица 1) наиболее представительных СЭД.
Таблица 1 - Краткая характеристика СЭД (Неженец, 2018, с. 234)
Название Разработчик Краткая характеристика
Docs Fusion и Docs Open Hummingbird Электронный архив
Documentum «Документум Сервисиз» Система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций
LanDocs «ЛАНИТ» Система, ориентированная на делопроизводство и архивное хранение документов
Microsoft SharePoint Portal Server Компания Microsoft Электронный архив с развитыми средствами поддержки совместной работы
Optima Workflow Оптима Документ Менеджмент (ГК «Оптима») Workflow-продукт, позволяющий хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу
«БОСС-Референт» «АйТи» Система, направленная на оптимизацию деятельности сотрудников и повышение эффективности работы компании
«Дело» «Электронные офисные системы» Лидер на российском рынке СЭД и ECM-систем
«Евфрат» «Cognitive Technologies» Электронный архив с базовыми возможностями контроля исполнения
Company Media «Интертраст» Программный комплекс - система электронного документооборота и управления бизнес-процессами (СЭДиУП), производимая на основе платформы совместной работы пользователей (GroupWare) IBM Lotus Notes/Domino
Lotus Domino.doc «Lotus» Приложение для Notes/Domino, имеющее развитый электронный архив, позволяющий в среде Notes реализовать корпоративное хранилище документов
«Эффект-Офис» «Гарант Интернешнл» Система организации единого электронного архива документов в компании
Все представленные в таблице 1 стандартные программные продукты (Docs Fusion и Docs Open, Docu-mentum, LanDocs, Microsoft SharePoint Portal Server, Optima Workflow, «БОСС-Референт», «Дело», «Евфрат», Company Media, Lotus Domino.doc, «Эффект-Офис»), конечно, имеют свои плюсы и минусы, но они не могут сравниться с индивидуальным решением, эксклюзивной СЭД, которая учитывает особенности деятельности конкретной компании.
Для эффективной организации работы службы информационно-документационного обеспечения управления (ИДОУ ) и в целом аппарата управления огромное значение имеют не только организационные формы службы ИДОУ, но и определение оптимальной численности персонала данной службы.
Она будет зависеть от объема документооборота и уровня автоматизации и информатизации работы службы ИДОУ с документами. Существенно упростить работу такой службы могут системы электронного документооборота. Их роль в системе управления компании трудно переоценить, поэтому те предприятия, у которых система электронного документооборота еще не внедрена, уже приступили или готовятся к ее внедрению.
При этом, компании могут приобрести стандартную СЭД (см. таблица 1) или заказать индивидуальное решение, учитывающее особенности работы организации.
Использование современных технологий делопроизводства (электронных носителей, электронных хранилищ и механизмов, упрощающих ведение документооборота) позволяет современной компании высвободить человеческие ресурсы, сэкономить время и средства, исключить действие негативных факторов, таких как утеря документа, порча, ошибки, неисполнение вследствие забывчивости и т.п. Работа с документами становится более продуктивной, что повышает общий уровень сотрудников и качество обслуживания клиентов.
Наличие качественной информационной инфраструктуры является необходимым условием развития компаний и экономики знаний в России. Цифровизация компаний повысит мобильность обмена инновационными решениями и позволит избежать дублирования, ошибок в различных финансовых институтах, так как алгоритмы управления будут строится на консолидации управленческих решений, на обмене мнений специалистов по вопросу эффективности различных аспектов управления (Мирошниченко и др., 2017, с. 445).
Эффективная коммуникация ключевых субъектов инновационной экономики (науки, общества, власти и бизнеса) выступает залогом развития инновационных процессов в экономике России, без которого не заработают остальные методы стимуляции инновационных процессов (Савченко, 2017, с. 134).
Особую роль информационных технологий и знаний в современном обществе обеспечивает человек и его потенциал, становясь главной движущей силой развития экономики, концентрированным выражением роли человеческого фактора (Мирошниченко, 2009, с. 122). Поэтому важное значение имеет образование и культура воспитания современного человека, готового учиться и приносить пользу себе и обществу.
Человеческий потенциал в современных экономических системах является необходимым самостоятельным ресурсом и имеет большое значение для обеспечения национальной конкурентоспособности (Мирошниченко, 2009, с. 125). Роль этого ресурса постоянно возрастает.
Заключение
Таким образом, раскрыты сущности и функции современных технологий в делопроизводстве, структуры системы ИДОУ в компании, дана характеристика информационным системам электронного документооборота, их роль в системе управления компанией. Для эффективной организации работы службы информационно-доку-ментационного обеспечения управления и в целом аппарата управления огромное значение имеют не только организационные формы службы ИДОУ, но и определение оптимальной численности компетентного персонала данной службы. Она будет зависеть от объема документооборота, уровня автоматизации и информатизации работы службы информационно-документационного обеспечения управления документами. Существенно упростить работу такой службы смогут системы электронного документооборота. При этом, одни компании могут приобрести стандартную СЭД, другие заказать индивидуальное решение, учитывающее особенности деятельности компании.
Источники:
1 Владычанский Т.В., Веретехина С.В. Электронный документооборот предприятий малого бизнеса // Символ науки. 2016. № 5-2 (17). С. 246 - 249.
2 Неженец С.С. Внедрение электронного документооборота в деятельность предприятия // Научные исследования XXI века: теория и практика: материалы Международной (заочной) научно-практической конференции. Научно-издательский центр «Мир науки». 2018. С. 232 - 235.
3 Мирошниченко A.A. Роль человеческого потенциала в интеллектуальной экономике, базирующейся на знаниях // В сборнике: Инновационная экономика южного региона России: научное, технологическое и ресурсное обеспечение. Материалы межрегиональной научно-практической конференции. 2009. С. 121 - 126.
4 Мирошниченко МА. Исследование процессов «цифровизации» банковского сектора в рамках экосистемы цифровой экономики России / Мирошниченко МА., Трелевская K.A.K, Мамыкина Е.В.// Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. 2017. № 133. С. 434 - 447.
5 Мирошниченко МА., Мирошниченко A.A. Электронное правительство. Предоставление государственных и муниципальных услуг. Учебное пособие для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлению 034700 (46.03.02) «Документоведение и архивоведение» / Под редакцией В.В. Ермоленко. Краснодар, 2014. 240 с.
6 Савченко A.K Открытое информационное пространство научной коммуникации как фактор развития экономики знаний в России // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКЛГС. 2017. № 1. С. 129 - 135.
7 Старостина Е.В., Мельничук A^. Отражение вопросов электронного документооборота в специальных периодических изданиях // Образование, наука и инновации: сборник статей по материалам международной научно-практической конференции. В 2-х частях. 2017. С. 124 - 128.
Sources:
1 Vladychanskij T.V., Veretekhina S.V. Elektronnyj dokumentooborot predpriyatij malogo biznesa // Simvol nauki. 2016. № 5-2 (17). S. 246 - 249.
2 Nezhenec S.S. Vnedrenie elektronnogo dokumentooborota v deyatel'nost' predpriyatiya // Nauchnye issledovaniya HXI veka: teoriya i praktika: materialy Mezhdunarodnoj (zaochnoj) nauchno-prakticheskoj konferencii. Nauchno-izdatel'skij centr «Mir nauki». 2018. S. 232 - 235.
3 Miroshnichenko A.A. Rol' chelovecheskogo potenciala v intellektual'noj ekonomike, baziruyushchejsya na znaniyah // V sbornike: Innovacionnaya ekonomika yuzhnogo regiona Rossii: nauchnoe, tekhnologicheskoe i resursnoe obespechenie. Materialy mezhregional'noj nauchno-prakticheskoj konferencii. 2009. S. 121 - 126.
4 Miroshnichenko M.A. Issledovanie processov «cifrovizacii» bankovskogo sektora v ramkah ekosistemy cifrovoj ekonomiki Rossii / Miroshnichenko M.A., Trelevskaya K.A.I., Mamykina E.V.// Politematicheskij setevoj elektronnyj nauchnyj zhur-nal Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. 2017. № 133. S. 434 - 447.
5 Miroshnichenko M.A., Miroshnichenko A.A. Elektronnoe pravitel'stvo. Predostavlenie gosudarstvennyh i municipal'nyh uslug. Uchebnoe posobie dlya studentov vysshih uchebnyh zavedenij, obuchayushchihsya po napravleniyu 034700 (46.03.02) «Dokumentovedenie i arhivovedenie» / Pod redakciej V.V. Ermolenko. Krasnodar, 2014. 240 s.
6 Savchenko A.P. Otkrytoe informacionnoe prostranstvo nauchnoj kommunikacii kak faktor razvitiya ekonomiki znanij v Rossii // Gosudarstvennoe i municipal'noe upravlenie. Uchenye zapiski SKAGS. 2017. № 1. S. 129 - 135.
7 Starostina E.V., Mel'nichuk A.V. Otrazhenie voprosov elektronnogo dokumentooborota v special'nyh periodicheskih izdaniyah // Obrazovanie, nauka i innovacii: sbornik statej po materialam mezhdunarodnoj nauchno-prakticheskoj konferencii. V 2-h chastyah. 2017. S. 124 - 128.
