Аналіз використання систем управління портфелем проектів у будівництві на різних етапах життєвого циклу Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Посилання на статтю_

Морозов В.В. Аналiз використання систем управлiння портфелем проеклв у будiвництвi на рiзних етапах життевого циклу/В.В. Морозов, К.М. Осетрш// Управлiння проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: вид-во СНУ iM. В.Даля, 2005 - №3(15). С. 62-68.___

УДК 519.68:681.3:658.512

В.В. Морозов, К.М. Осетрш

АНАЛ1З ВИКОРИСТАННЯ СИСТЕМ УПРАВЛ1ННЯ ПОРТФЕЛЕМ ПРОЕКТ1В У БУД1ВНИЦТВ1 НА Р1ЗНИХ ЕТАПАХ ЖИТТеВОГО ЦИКЛУ

Розглянуто напрямки глдвищення ефективностi управлЫня портфелями проектiв будiвельних корпорацiй за рахунок аналiзу, вiдбору та Ытергацп iснуючих на ринку програмних комплешв, розробки iнтерфейсних iнтегруючих модулiв i побудова на цiй основi уыверсальних програмних комплексiв iз змiнною конф^ура^ею. Рис. 1, дж. 17.

В.В. Морозов, К.М. Осетрин

АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПОРТФЕЛЕМ ПРОЕКТОВ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ НА РАЗНЫХ ЭТАПАХ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА.

Рассмотрены направления повышения эффективности управления портфелями проектов строительных корпораций за счет анализа, отбора и интергации существующих на рынке программных комплексов, разработки интерфейсных интегрирующих модулей и построение на этой основе универсальных программных комплексов с изменяемой конфигурацией. Рис. 1, ист. 17.

V.V. Morozov, K.M. Osetrin

ANALYSES OF PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT SYSTEMS IN BUILDING DURING PROJECT LIFE CIRCLE.

Directions of increase the management efficiency of project portofolio in building corporations are due to analysis, selection and integration present program complexes, development the interface integrating modules and construction on this basis universal program complexes with changeable configuration are considered

Постановка проблеми у загальному вигляд'/. У сучасному бу^вельному 6i3Heci все бтьш активно використовуються шформацшш технологи i спецiалiзоване програмне забезпечення. Серед таких типових систем можна назвати САПР, системи управлшня проектною документа^ею, кошторисне програмне забезпечення тощо. При цьому з одного боку кошторисн системи дають оцшку проекту з погляду обсяпв роб^, вартосп, загальноТ потреби в ресурсах у проекту а з шшого не дають таких важливих для устшного виконання проекту зведень, як календарний план робгг, графк потреби в ресурсах, календарний профть витрат i т.д.

У оргаыза^ях буфвельного комплексу юнуе висока потреба в програмному забезпеченш саме по календарному плануванню. Але сутнють самого

"Упрaвлiння проектами та розвиток виробництва", 2005, № 3(15)

1

календарного планування при цьому полягае не ттьки у розподтенш капiтальних вкладень у межах планового перюду, а ще й у розподтенш цих вкладень мiж окремими проектами, що входять до складу портфеля проек^в буфвельноТ корпораций При цьому план фшансування в значнiй мiрi виизначаеться характером змш у часi капггальних вкладень з урахуванням змiн у конф^ураци як всього портфеля проек^в, так i змiн у кожному з окремих буфвельних проектiв зокрема.

Осктьки наявнiсть оптимального способу реалiзацiТ фукнцiй управлiння таким портфелем проеклв у часi при максимально ефективному використанш ресурсiв поки вiдсутня, а на сучасному етап розвитку бу^вництва це е одними з ключових чинникiв успiху i в умовах зростаючоТ з кожним днем конкуренцп, то розробка та впровадження дiевих механiзмiв управлiння портфелем проектiв буфвельноТ' корпорацiТ е дiйсним гарантом виживання та ефективного розвитку будiвельного бiзнесу.

Аналiз останнiх дослiджень. Сучасний стан розвитку методологи управлшня проектами [1] стикаеться з необхщнютю удосконалення процедур управлшня з переходом до управлшня програмами [1, 2, 3] та портфелями проек^в [5, 6]. Серед таких процедур визначаеться все бтьший попит та потреба у впровадженш сучасних шформацшних систем, задавольняючих накращим чином вимоги щодо ефективного управлшня проектами будiвельних компанш.

Серед основних вимог до подiбного роду програмних комплешв практично завжди фiгурують наступш [7-11, 14, 17]:

- розробка календарних графив виробництва робiт iз пiдтримкою рiзних рiвнiв iерархiТ управлшня (власниш, iнвесторiв, топ-менеджерiв тощо);

- побудова графка потреб у ресурсах по всьому портфелю, графка витрат кош^в на проект у цтому i на окремий вид роб^, зокрема, планування ресурсного забезпечення (заявки на ресурси);

- можливють планування широкого спектра ресурав: як виконав^в i механiзмiв (поновлюваних ресурсiв), так i матерiалiв (ресурсiв, що витрачаються) по рiзних проектах i в цтому по портфелю;

- програвання рiзних варiантiв планування - при жорстких часових обмеженнях i при обмежених ресурсах, що можуть змшбватися. Варiювання цих способiв допоможе знайти найбтьше вдалий компромiс: «швидше - дешевше»;

- перебування найбiль «ощадливого» варiанта реалiзацiТ кожного з проек^в портфелю за рахунок оптимiзацiТ вартюних характеристик проекту при проведеннi проекту в рiзнi термiни, притягненнi шших ресурсiв;

- аналiз розподiлу витрат на елементи об'екта з будiвельноТ програми, на будiвельнi роботи рiзних типiв у вiдповiдностi зi структурою статей витрат;

- штегра^я в iснуючi та впровадженi корпоративнi шформацшш системи (К1С), можливiсть iмпорту-експорту даних у програми упорядкування будiвельних кошториав, складськi, бухгалтерськi програми i т.д.;

- дотримання внутршньоТ' норми рентабельност по оргашзацп вцiлому.

Цллю дано)' статт'1 е пошук шляхiв пщвищення ефективностi управлiння

портфелями проектiв будiвельних корпорацiй за рахунок аналiзу, вщбору та iнтергацiТ iснуючих на ринку програмних комплешв, розробки при необхщносп штерфейсних iнтегруючих модулiв i побудова на цш основi унiверсальних програмних комплешв iз змiнною конфiгурацiею, ям б дали спроможнiсть забезпечили ефективне управлшня портфелями проеклв на вах етапах Тх життевого циклу у найскладшших i найпотужнiших з огляду на вкладання кош^в будiвельних програмах.

Виклад основного матер'алу досл'1дження. Для ршення поставлених завдань використовуеться спе^альний клас програмного забезпечення - системи

2

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2005, № 3(15)

календарного планування i контролю реалiзацil проеклв або по-iншому системи управлiння проектами (СУП) [6, 10].

Отже, ц системи забезпечують пiдтримку основних процеав часового, ресурсного i вартiсного планування i контролю на основi алгоритмiв сiтьового планування, методу критичного шляху (деяк навiть ресурсно-критичного), методу освоенного обсягу i т.п.

Власне метод критичного шляху був розроблений для координаци робгг iз будiвництва заводiв хiмiчного концерна «Дюпон». В даний час усе бтьша кiлькiсть будiвельних компанiй в УкраТн починае застосовувати системи календарного планування для пщвищення ефективност свое! роботи.

Наведемо де-як визначення, якi автори синтезували, виходячи з аналiзу вказаних лiтературних та шформацшних джерел [13-17].

Визначення 1. Портфелем проект'в буд/'вельно!'корпорац будемо називати цтеспрямовану сукупнють як зв'язаних так i не зв'язаних проеклв компанп, що призначенi для виконання дiяльностi у вiдповiдностi до розробленоТ стратеги пiдприемства i можуть бути виконан в рамках ^еТ чи шшоТ програми.

Визначення 2. Програма буд'тельно)' корпорац - це сукупнють взаемозв'язаних буфвельних проек^в, об'еднаних сшльною метою та умовами Тх впровадження у компанп; забезпечують досягнення певноТ бiзнес - мети. У програму входять як вже виконаш, так i ще проекти, якi виконуються, а також тi, якi плануються до виконання у майбутньому.

Взаемовщношення визначених термiнiв можна показати на рис.1.

Рис.1. Взаемозв'язов проекпв, програм та портфеля проекпв будiвельноí корпораци

Передiнвестицiйна стад'юх як правило, в^зняеться вiдсутнiстю точно'! i докладноТ шформаци про проект. Це може бути загальна концеп^я проекту, орiентованi термши його реалiзацiТ, технiко-економiчне обгрунтування, початкова вартюна оцiнка, iншi укрупненi показники. Тому i задача, для ршення котрих можливо використання сУп так само носять загальний характер:

- укрупнена оцшка тимчасових i вартюних параметрiв проекту;

- розробка орiентованоТ концепци будiвництва об'екта iнвестування.

У цьому випадку, СУП просто зручний шструмент, що дозволяе сконцентрувати увагу на проектк Для укрупнених оцшок досить часто використовуються вартюш i тимчасовi параметри аналогiчних об'ектiв

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2005, № 3(15)

3

швестування, тому дуже привабливим представляеться потен^ал використання iнформацiï з уже реалiзованих проектiв. При цьому е можливють штеграци' систем управлiння проектами з шшим програмним забезпеченням, наприклад кошторисним.

На цiй стадiï систему управлшня проектами можуть використовувати iнвестор-забудовник, що управляе компашя, технiчний замовник i т.п.

На стад'й тендерних торг'в [3, 4] використання систем управлшня проектами дозволяе пщрядним оргашза^ям виршувати наступнi задачi:

- розробка укрупненого графка виробництва робiт;

- розробка попереднього графка фiнансування;

- розробка ведомостей потреби у людських i матерiальних ресурсах.

Сполучення гнучкостi систем календарного планування i докладно'1

шформаци' про проект дае можливiсть представити оптимальну тендерну пропозицш. Причому пщрядна органiзацiя вже на цiй стади' може враховувати завантаженiсть свое! матерiально-технiчноï бази на iнших проектах компани'. Тобто, у цьому контекстi, система управлшня проектами стае одним з шструменлв формування портфеля замовлень.

У випадку, якщо замовник чи керуюча компашя теж використовуе СУП, отримавши розклад проекту в електронному вид^ може досить швидко i коректно оцшити реальнiсть поданого графiка виробництва роб^. Найбiльше повно можливостi систем управлшня проектами розкриваються саме на стади реалiзацiï проекту.

Стад'я розробки проекту подтяеться на два етапи:

- етап розробки проекту управлшня буфвництвом,

- етап затвердження проекту i контролю виконання.

Ця стадiя, як правило, розбиваеться на двi взаемозалежш групи процеав: процес розробки проекту (планування) та процеси управл'1ння буд'вництвом.

Наведемо основш задачу що вщносяться до процесу розробки проекту буфвництва:

- визначення складу роб^ проекту (по аналогах, кошторисам i ш.);

- розробка структур кодiв (WBS, ID, топологiчнi схеми), тишв i т.д.;

- розробка структури статей витрат, календарiв робiт i календарiв ресурсiв;

- розробка розкладiв, технологiчних послiдовностей, облiк зовнiшнiх чинниш, впливаючих на послiдовнiсть i термши виконання робiт (приклад: паводок, снiговi заноси);

- призначення тривалостей, ресурав, |'хшх продуктивностей i вартостей;

- оптимiзацiя розкладiв;

- розрахунок i оптимiзацiя планових термiнiв реалiзацiï проекту з облком iснуючих обмежень на ресурси. У СУП менеджер проекту може легко програти рiзнi варiанти його реалiзацiï - при жорстких тимчасових або ресурсних обмеженнях. В уа СУП закладеш математичнi алгоритми оптимiзацiï використання рiзних типiв ресурав, за допомогою котрих значно спрощуеться ршення задач;

- побудова графив потреби проекту в трудових ресурсах, машинах i мехашзмах, оптимiзацiï завантаження наявних виробничих потужностей;

- визначення потреб проекту в матерiалах, формування графка постачань i закушвель матерiалiв;

- визначення необхiдних витрат на реалiзацiю проекту i його окремих фаз, а також розподти фшансових потреб проекту в часу, на елементи об'екта, на буфвельш роботи рiзних типiв;

- оцiнка ризиш (термiни, можливостi фiнансування, полiтичнi ризики i т.д.);

4

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2005, № 3(15)

- визначення кола оаб, вщповщальних за внесення i вiдновлення iнформацГТ про виконання проекту;

- розробка шструкцш для рiзних робочих мiсць, штерфейав та iн. до бази даних проекту (у пршому випадку - до файлiв проекту)

- узгодження i коригування проектних даних.

- узгодження i затвердження проекту управлшня будiвництвом всiма учасниками iнвестицiйного процесу.

Сильнi та слабк/ сторони використання СУП на етап розробки портфеля проект'в. Як i будь-як програмш системи (бухгалтерськi, кошториснi, САПР та т.п.) системи управлшня проектами мають чимало недолшв, але представляеться, що ваговий коефiцiент "плюсiв" пом^но бiльше.

"Управл1ння проектами та розвиток виробництва", 2005, № 3(15)

5

Сильнi сторони:

- усе залежить вщ штерфейсу системи, але, як правило, за допомогою СУП дуже зручно складати розклади, до реч^ саме для цього 'ix i писали;

- робота вах учасникiв проекту з единою моделлю проекту i з единими даними;

- можливiсть берегти як завгодно багато варiантiв проекту;

- оперативне вщновлення змшеноТ шформаци у вах учасникiв проекту;

- немаловажним фактором е легкють i зручнiсть одержання рiзноТ звпноТ й анал^ичноТ шформаци з проекту в графiчному, табличному видi, дiаграм Гантта, мережних графив i т.п.

Слабк сторони:

- необхщнють навчання велико' кiлькостi людей використанню СУП на досить високому рiвнi;

- у зв'язку з великою ктькютю оаб, що мають доступ до даних - досить складне i напружене адмшютрування системи;

- необxiднiсть використання одного програмного продукту, або, як м^мум, домовленост й узгодження використовуваних форма™ даних.

Виходячи з вищевикладенного та враховуючи загальнi проблеми управлшня портфелями проек^в, якi були наведен вище, слiд визначити два основних методи розробки розкладiв.

1. Метод «вщ кошториав» - при цьому розклад формуеться з кошторису. позици кошторису експортуються в СУП (звичайно включаючи крiм найменування i ва iншi данi - обсяги, ресурси, вартюш характеристики i т.д.), по™ у СУП накладаються теxнологiчнi зв'язки, обмеження по термшах i ресурсах; накладаються вiдповiднi кодировки (топологiя, WBS i т.п.). Пiсля розрахунку розкладу утворюеться проект. Такий проект може бути дуже докладним, але при цьому не зовам зручним при вщ^жуванш прогресу. Далi неминуче треба виршувати проблеми штеграци сформованого проекту до портфелю з урахуванням вщповщност внутршшм стандартам. Це може бути достатньо складним, осктьки проекти розробюються фаxiвцями рiзноТ квалiфiкацiТ з рiзним баченням i розумiнням свого проекту, iз своТми акцентами i т.д. В цтому це може призвести до значноТ переробки проектiв при включены до портфелю i затримкою при запуску управлшня щодо ваеТ програми.

2. Метод «вщ технологи» полягае в тому, що розклад робиться <ш нуля», причому мае значення ттьки технолопя виробництва, а дискретнють вибираеться виходячи з розумноТ конечност операцiй. I вже пюля оптимiзацiТ розкладу з теxнологiчноТ точки зору, починаеться наповнення голого розкладу зведеннями про ресурси, вартостях. При цьому зведення про витрати можуть бути врахован рiзними способами.

Досить складно говорити про те, який метод найбтьше оптимальний. На ринку е готовi ршення для використання першого методу (приклади: «Прiмавера», MS Project, Open Plan). У залежност вщ традицiй, кожна будiвельна оргашза^я може вибрати будь-який метод. Причому немае шяких особливих проблем при комбшуванш цих методiв.

Використання суп на emani рeaлiзaцií проекту. СУП дозволяють створювати у своТй моделi проекту плановi показники у проект (термiни, вартостi, об'еми i т.д.) i вводити фактичнi данi по ходу реалiзацiТ проекту. Звичайно ж, вихщний календарний план „пливе". Але система повинна дозволяти бачити ва необхщш вiдxилення, оцiнити Тх наслщки на проект у цiлому, рекомендувати найкращий варiант реакцiТ на змши, при необxiдностi перепланувати частину проекту, що залишилася, з облiком нових реалш, оперативно внести змiни в документацш по проекту. Саме на цьому етап

6

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2005, № 3(15)

система повинна виявляти своТ кращi якост - модель проекту „живе" разом Í3 реальним проектом. Менеджер проекту одержуе у своТ руки шструмент не тiльки контролю за подiями, що вiдбуваються, але i можливють прогнозування майбутнiх „вузьких мюць". У той же час, зручш, прост засоби генераци звiтностi у проект повиннГ дозволяти легко довести необхщну iнформацiю з проекту до вах зацiкавлених осГ6, якГ виконують управлшня портфелем проектiв. Звичайно, що таке управлшня портфелем можливо лише за умов використання сучасних Intemet-технологш, ям дозволяють одержати доступ до проектних даних Гз будь-якого мюця в розподГленГй системГ управлГння портфелем проектГв.

Стад'я завершення (закриття) проекту. СтадГя завершення проекту часто е найбтьше напружено', як Гз погляду термов виконання проекту, так i з фшансовоТ сторони. I в цих випадках, дозволимо собГ повторитися, найбтьша користь вГд використання системи управлГння проектами - можливють проведення оперативного аналГзу „IF...THEN... ELSE...".

КрГм того, на етапГ завершення проекту СУП може використовуватися як шструмент для накопичення статистичних даних (опис ресурав, бази даних внутрГшшх розцшок будГвельноТ компани, типовГ набори робГт, вартГснГ оцГнки i т.д.) Використання цГеТ статистики i баз даних може дозволити надалГ Гстотно пщвищити якГсть планування i керування проектами, а так само знизити ктькють часу на пщготування проектГв управлГння будГвництвом i тендерними пропозицГями.

Представляеться очевидним, що кожний наступний проект, реалГзований Гз застосуванням систем календарного планування i контролю, ратифГкуе найбтьше оптимальн внутрГшньокорпоративн стандарти управлГння проектами.

Таким чином загальш задачГ, що вщносятся до контролю виконання i управлГння проектом можливо систематизувати та вщобрзити у наступноТ моделГ:

- своечасний збГр фактичних даних про хщ реалГзацГТ проекту;

- оперативне авторизоване коригування проектних даних;

- оцшка способГв i методГв збору фактичних даних, при необхщносп Тхне коригування;

- аналГз стану проекту по зрГзах (термГни, виконаний обсяг, робота ресурав, оцшка ризиш).

Висновки. Зроблен загальнГ висновки щодо ефективностГ використання систем управлГння проектами у будГвництвГ на рГзних етапах ГнвестицГйного процессу потребуе подальшого вдосконалення та запровадження комплешв програмного забеспечння для будГвтьноТ галузГ. Але фГлософГя управлГння проектами - це не ттью встановлення та використання програмного забеспечення, а й прийняття шшоТ моделГ управлГння бГзнес-процессами. Разом з тим, необхщно вГдзначити, що використання систем управлГння проектами в будГвництвГ мае широкГ перспективи, з огляду на об'еми будГвництва, потоки шформаци, множиннГсть учасникГв ГнвестицГйного процесу, а вдосконалення методологи допомогае використовувати СУП для ефективного конкурентного розвитку пщприемства.

Л1ТЕРАТУРА

1. VoropaevV.I., Sekletova G.I., Archibald R. Project and program management system methodology. // Материалы 17-го всемирного конгресса по управлению проектами "Проектно-ориентированное бизнес и общество". М.: СОВНЕТ. - 2003.

2. Клиффорд Ф.Грей, Ерик У. Ларсон. Управление проектами. М.:Изд. «Дело и сервис», 2002, - 527 с.

"УправлГння проектами та розвиток виробництва", 2005, № 3(15)

7

3. Paßy М.Л., Воропаев В.И., Якутин Ю.В. и др. Управление программами и проектами: 17-модyльнaя программа для менеджеров "Управление развитием организации".Модуль 8. - М.: ИHФPA-M, 2000. - 320 c.

4. Морозов В.В. Ocнови зaкyпiвель товaрiв, робiт та поотуг в проектаж: (Темдермi процедури та контракти): Навчальний поciбмик - К. Та^он, 2003. - 744 c.

5. Арчибальд P. Управление вьюоко теxнологичными программами и проектами. Перевод c aнглийcкого. - M.: Dmk press, 2002. - 464 c.

6. Товб А.С., Ципеc Г.Л. Управление проектами: стандарты, методы, опыт. - М.: ЗАО «Олимп-Бизнео>, 2003. - 240 c.

7. Бирман Г., Шмидт С. Экономичеcкий анализ инвестиционные проектов - М.:Банки и биржи.ЮНИТИ, 1997. - 631c.

8. Савчук В.П., Прилипко С.И., Величко Е.Г. Анализ и разработка инвестиционные проектов. Учебное по^бие . - Киев: Абоэлют-В, Эльга, 1999. - С. 28-29.

9. Пичугин С.А. Оценка управления инвестиционные строительные проектов// Бyдiвництво Укрaïми. - 2002. - №3. - С. 12-13.

10. Гагарин Г.В. Календарное планирование подготовки производства на оcнове cетевыж моделей /АН СССP. Вычи^центр, Kрacноярcк, 1990. - 27c.

11. Холт Pоберт, Бaрмеc Сет Б. Планирование инвестиций. - М.:"Дело ЛТД", 1994. - 119c.

12. Экономика строительства: Учебник для студ. Строит. Вузов по отец. «Экономика и управление на предприятияx (строительство)»Под общ.ред. И.С. Степанова. - 2-е изд. - М.: Юрайт-Издат., 2003. - 391 c.

13. Ackermann F., Eden C. and Williams T. (1996) A persuasive approach to Delay and Disruption - using "mixed methods". Interfaces Nov-Dec 1996.

14. Archibald, Russell D., Chapter 8, "Managing Project Portfolios, Programs, and Multiple Projects," Managing High-Technology Programs and Projects, Third Edition, 2003. New York: John Wiley & Sons. Abstract from proceedings of the 17th IPMA World Congress on Project Management," June 4-6 2003, Moscow. Zurich, CH: International Project Management Association.

15. Cooper, Robert G., Scott J. Edgert, and Elko J. Kleinschmidt, Portfolio Management for New Products. Cambridge, MA. 2001. Contact: www.perseuspublishing.com.

16. David L. Davis, PMP, Strategic Planning Manager, AT&T Business Services "Putting the Project Management Portfolio into Web Space"/Proceedings of the 30th Annual Project Management Institute 1999 Seminars & Symposium. Philadelphia, Pennsylvania, USA: Papers Presented October 10 to 16, 1999.

17. Dejan Petrovic, Petar Jovanovic (University Of Belgrade, Faculty Of Organisational Sciences). "Possibilities Of Project Portfolio Management Improvement"/Proceedings of the 17th IPMA World Congress on Project Management," June 4-6 2003, Moscow. Zurich, CH: International Project Management Association.

Стаття надмшла до редакцп 31.08.2005 р.

8

"Упрaвлiння проектами та розвиток виробництва", 2005, № 3(15)