CC BY
15
Затем предстоит развивать аналитические схемы поддержки принятия решений и контроля использования ресурсов. Во-вторых, отсутствует электронный документооборот, современное компьютерное обеспечение слабо развито. В-третьих, отсутствует лицензионное программное обеспечение и защита информации. В конечном итоге, главной целью выступает привлечение качественных специалистов, знающих компьютерную грамотность на достойном уровне.
Бесспорно, потребуется создать интегрированные информационные ресурсы системы регионального здравоохранения, единые решения по обеспечению систем безопасности и защите персональных данных. Необходимо организовать межведомственное взаимодействие с использованием медицинской информации. На уровне всей страны, а также в отдельных регионов нужно создавать и развивать корпоративные порталы и повсеместно внедрять их в ЛПУ интернета. Именно это будет способствовать возрастанию роли информационно-коммуникационных технологий в системе здравоохранения России.
Использованные источники:
1. Журнал «Информационно-измерительные и управляющие системы», №12, т.8, 2010 г., стр. 18-24
2.Государственная программа развития здравоохранения Российской Федерации [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://www.rosminzdrav.ru/news/2014/01/30/1686-gosudarstvennaya-programma-razvitiya-zdravoohraneniya-rossiyskoy-federatsii
3. Информационные технологии для здравоохранения [Электронный ресурс]/ Режим доступа: http://www.lanit.ru/business/136/
Соколова М.Ю., к. э. н.
доцент
кафедра статистики, эконометрики и информационных технологий в управлении
Грицай С.О. студент 2 года обучения направление «Бизнес-информатика» ФГБОУ ВПО «МГУ им. Н.П. Огарева»
Россия, г. Саранск АНАЛИЗ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ГАУ РМ «МНОГОФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ
УСЛУГ»
Аннотация: в данной статье рассматриваются системы электронного документооборота в социально-ориентированном государственном учреждении МФЦ РМ.
Ключевые слова: система электронного документооборота, безбумажный документооборот, СЭД «Дело».
В настоящее время уровень развития социальной сферы играет немаловажную роль в развитии всего государства. Большой вклад в интенсивное развитие данной сферы вносят информационно -коммуникационные технологии, в том числе информационные системы управления документооборотом. Так как в социальной сфере ежедневно приходится вести обслуживание огромного количества клиентов по широкому спектру запросов, ручная обработка информации становится практически невозможна. Это обусловило внедрение систем электронного документооборота в государственные структуры, направленные на обслуживание населения.
ГАУ РМ «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» - это государственная организация, соответствующая определенным требованиям и имеющая законное право на предоставление населению государственных и муниципальных услуг. Данные услуги предоставляются, в том числе и посредством сети Интернет, по принципу «одного окна», т.е. заявители в МФЦ могут запросить выполнение услуг, представленных в различных государственных учреждениях. МФЦ оказывает большой перечень услуг различного уровня как физическим, так и юридическим лицам, а также индивидуальным предпринимателям. Для автоматизации деятельности МФЦ при выборе систем электронного документооборота руководство ставило следующие задачи:
1. возможность программного продукта предоставить оператору необходимые формы документов для выполнения различных запросов заявителя;
2. удобный пользовательский интерфейс;
3. быстродействие программного продукта;
4. гибкость настройки программного обеспечения;
5. невысокая стоимость внедрения информационный системы, а также ее последующего сопровождения.
Учитывая представленные выше требования, наиболее подходящим системным продуктом был признан программный комплекс COS.MFC2. Данный комплекс имеет профильную направленность и предназначен именно для автоматизации деятельности Многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг. Он позволяет организовать работу с входящей и исходящей информацией, то есть выполнение запросов заявителей.
В качестве цели функционирования автоматизированной информационной системы МФЦ выделена автоматизация основных административно-управленческих процессов, протекающих в многофункциональном центре, а также поддержка принятия решений
руководством и увеличение производительности труда операторов данного центра. Процесс внедрения АИС МФЦ проходит поэтапно, что позволяет получить декомпозицию общей системы, т.е. разделить ее на функциональные подсистемы.
Данная система способна обеспечить выполнение следующих задач:
1. общий контроль процесса оказания услуги, в т.ч.:
• заведение дела об оказании услуги при приеме заявления;
• ведение в электронном виде описи документов в деле;
• ведение в электронном виде сопроводительной ведомости дела;
• хранение электронных образцов документов, составляющих дело в процессе всего времени оказания услуги, а также обеспечение последующей передачи данных образцов в электронный архив;
• мониторинг ответа на запросы, направленные в сторонние учреждения, в число которых входят различные ведомости, оказывающие конкретные услуги;
• предоставление сотрудникам МФЦ актуальной информации о статусе выполнения заявки для оперативного информирования заявителя при поступлении соответствующего запроса.
2. составление отчета по процессу и результату оказания услуги;
3. общий доступ к сведениям об оказываемых МФЦ услугах посредством использования сети Интернет и с помощью информационного киоска;
4. персональный доступ к закрытой информации о статусе оказания услуги через сеть Интернет;
5. работа с заявлениями на получение консультаций по услугам, оказываемых на базе многофункционального центра;
6. интеграция АИС МФЦ в единое информационное пространство с внешними АИС, такими как, например, АИС профильных ведомств и АИС федерального и регионального уровней;
7. составление отчета по процессу и результатам оказания консультаций по представленным на базе МФЦ услугам;
8. создание и проверка электронной цифровой подписи.
Для выполнения части представленных выше функций, данный программный продукт, как и большинство других АИС, требует установки специализированных модулей, а именно:
^ Модуль «Электронное исполнение и контроль процессов оказания государственных услуг»;
> Модуль «Электронный архив МФЦ».
Модуль «Электронное исполнение и контроль процессов оказания государственных услуг» - это модуль, в котором идет процесс перемещения документов заявителей, а также сообщений о этапах рассмотрения дел. По требованию заказчика данный модуль может объединяться с установленными системами электронного документооборота и
межведомственного взаимодействия в единое информационное пространство МФЦ.
Использование данного модуля решает следующие задачи:
1. прием необходимых документов у заявителя и их последующая загрузка в систему в электронной форме;
2. создание дела и автоматическая нумерация созданных дел;
3. работа сотрудников МФЦ с делами, в том числе выполнение административных действий и процедур в соответствии с принятым в МФЦ регламентом работы с электронными документами;
4. набор пакетов с целью их передачи в ведомства и организации, задействованных в предоставлении соответствующих государственных и муниципальных услуг;
5. экспедиция по обработке исходящих и входящих документов;
6. создание описи, контрольных листов, реестров, карточки дела в форме PDF документа;
7. контроль за сроками выполнения государственных и муниципальных услуг.
Модуль «Электронный архив МФЦ» дает возможность хранить электронные документы, поданные заявителями, а также документы, которые являются ответом на запрос выполнения какой-либо услуги в единой информационной базе, называющейся электронным архивом. Данный программный продукт позволяет ввести разграничение прав доступа к хранящимся в базе документам, в зависимости от статуса пользователя. Таким образом, обеспечивается защита документов от несанкционированного доступа и мониторинг запросов сотрудников к документам для ведения журнала регистрации. В ближайшей перспективе данного модуля наблюдается использование электронной цифровой подписи для обеспечения или подтверждения юридической значимости электронных образцов документов [1].
Анализируя представленные выше возможности внедренной в ГАУ РМ «МФЦ» электронной системы управления документооборотом можно сказать, что управление потоками входящей и исходящей информации в данном учреждении проходит на достаточно высоком уровне. Внедренная система охватывает широкий контур процессов, протекающих в МФЦ. Она имеет большое значение, как для операторов, так и для руководства. В первом случае увеличивается скорость обработки запроса от заявителя. Во втором случае руководство получает в свое распоряжение многофункциональный инструмент, позволяющий контролировать и оценивать работу операторов, принимать на основе предоставляемой АИС информации оперативные решения, выявлять «проблемные» услуги, а также вырабатывать алгоритмы решения данных проблем. Кроме того, опираясь на собранные системой отчеты, возможно грамотно распределить нагрузку на операторов для максимизации эффективности работы учреждения.
Однако, используемая в ГАУ РМ «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» информационная система полностью автоматизирует лишь процесс управления внешней информацией. Для автоматизации потоков внутренней информации, в частности делопроизводства внутри самого учреждения есть большие резервы. Для устранения этих недочетов возможно внедрение системы электронного документооборота «Дело».
Рассмотрим возможности данного программного продукта.
Система электронного документооборота позиционирует себя как лучшую в своем классе систему. Действительно, данное программное обеспечение (ПО) может применяться на предприятии или организации любой отрасли. Данный программный продукт имеет интуитивно понятный интерфейс, однако, столь дружественный интерфейс не уменьшает функционала системы, и он тоже находится на высоком уровне. СЭД «Дело» позволяет обрабатывать большие объемы бумажных и смешанных документов, содержащие информацию различных типов, также представленное ПО дает возможность пользователям выстраивать маршруты движения документов. Надежность системы подтверждается наличием защищенного архива и функции защищенного документооборота с использованием электронной цифровой подписи. Описанная СЭД соответствует принятым законодательным и нормативно-методическим требованиям, а также требованиям информационной безопасности.
Взаимная интеграция АИС «МФЦ» и СЭД «Дело» позволяет создать единую информационную среду в рассматриваемом учреждении.
Следует отметить, что внедрив СЭД «ДЕЛО», руководство учреждения получит дополнительный инструмент для повышения эффективности функционирования МФЦ за счет уменьшения операторами временных затрат на обработку и поиск документов, их обсуждение и последующее согласование. Также стоит отметить возможность контроля исполнения поручений и повышения исполнительской дисциплины сотрудников.
Как и использование АИС МФЦ, внедрение СЭД «Дело» на базе МФЦ дает возможность использования безбумажной технологии управления, а именно перевод в электронный форму процесс оказания услуг на всех уровнях - федеральном, региональном и муниципальном. Данная функция доступна, за счет интеграции представленного ПО с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Кроме того, система «ДЕЛО» предусматривает интеграцию с автоматизированной системой «Обращение Граждан».
Система «Дело» за счет применения АР1-интерфейса дает возможность разграничения доступа к хранимым данным в режиме их чтения другими программами. Такие программы при необходимости могут быть разработаны
заказчиком, если необходимо расширение потребительских свойств системы, например:
• для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов;
• для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;
• для доступа к данным системы через Internet (Intranet);
• для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т.п.
Кроме этого, система «Дело» интегрирована с пакетом MS Office, что
позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы.
Интеграция системы «Дело» с подсистемой «Архивное дело» -многопользовательской подсистемой, предназначенной для автоматизации подготовки к передаче дел в архив, ведения и учета архивных документов -реализуется в части ведения номенклатуры дел, отслеживания изменений в организационной структуре организации, а также импорта-экспорта электронных документов.
Также система «Дело» интегрируется с правовой системой «Референт», что позволяет при работе с текстами обращений граждан осуществлять полнотекстовый поиск, атрибутивный поиск, поиск по выделенным словам в тексте, нормативно-правовых актов с их комментариями и разъяснениями в системе «Референт» и прикреплять найденные документы к регистрационно-контрольным карточкам в качестве нормативно-правового обеспечения обращений граждан.
Система «Дело» также интегрируется с информационной системой управления контактами с населением «Капелла», что позволяет реализовывать комплексную систему по обработке обращений граждан, поступающих как в письменном и электронном виде, так и по телефону или устно[2].
Подводя итоги, можно сказать, что внедрение системы электронного документооборота «Дело» позволит руководству ГАУ РМ «МФЦ» добиться максимальной эффективности в управление документами, как внешними, так и внутренними. Интеграция данной системы с АИС МФЦ даст возможность формализовать и упорядочить весь поток многообразной информации, возникающей в процессе функционирования учреждения. Кроме того, возможность параллельного использования сразу двух модулей электронного архива, позволит использовать различные алгоритмы защиты при хранении конфиденциальной информации.
Использованные источники:
1. http://mfc.cos.ru/public/main.html
2. http ://www.eos.ru/ eos_products/eos_delo/
