CC BY
99
РАЗДЕЛ III. ОРГАНИЗАЦИЯ И УПРАВЛЕНИЕ
Жарикова С.Ю.
студент 4 курса по направлению подготовки 46.03.02 Документоведение и архивоведение Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина, г. Тамбов, Россия Медведева О.В. кандидат исторических наук Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина, г. Тамбов, Россия
ПРОГРАММНЫЕ СРЕДСТВА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ
Аннотация. В статье рассмотрены тенденции развития систем электронного документооборота в государственных архивах, основные программные средства, необходимые для обеспечения цифровизации. Описано программное обеспечение, необходимое как для обеспечения внутренних функций государственного архива, так и для осуществления межведомственного документооборота и популяризации архивных документов.
Ключевые слова: электронный документооборот, программное обеспечение, системы электронного документооборота, государственный архив.
Zharikova S.Yu.
Student of the 4 rd year in the direction of preparation 46.03.02 Documentary and Archival Studies Tambov State University behalf of G.R. Derzhavina, Tambov, Russia
Medvedeva O.V.
Candidate of Historical Sciences Tambov State University behalf of G.R. Derzhavin, Tambov, Russia
SOFTWARE FOR ELECTRONIC DOCUMENT FLOW OF STATE ARCHIVES
Abstract. The article discusses the development trends of electronic document management systems in state archives, the main software tools necessary to ensure digitalization. The software is described, which is necessary both for ensuring the internal functions of the state archive, and for the implementation of interdepartmental document flow and the popularization of archival documents.
Key words: electronic document management, software, electronic document management systems, state archives.
Электронное правительство невозможно без систем электронного документооборота (далее - СЭД), которые обеспечивают передачу информации как внутри организаций, так и между органами власти, организациями и гражданами. СЭД изначально представляли собой простые журналы регистрации и контроля исполнения документов, но за несколько лет превратились в интегрированные многофункциональные системы, способные осуществлять управление бизнес-процессами и корпоративными знаниями.
Если ранее было принято выделять системы внутреннего электронного документооборота, используемые преимущественно крупными компаниями и государственными структурами для оптимизации делопроизводства внутри организации, и системы внешнего электронного документооборота, то на современном этапе в условиях реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы можно говорить о тенденциях к интеграции СЭД и государственных информационных систем (ГИС) федеральных органов власти как в общенациональном масштабе, так и в рамках отношений государств - членов Евразийского экономического союз и Евразийской экономической комиссии [6].
Важно отметить, что в соответствии с федеральным проектом «Цифровое государственное управление» доля внутриведомственного и межведомственного юридически значимого электронного документооборота государственных и муниципальных органов и бюджетных учреждений должна достичь 90% к 2024 г. [2].
В Программе информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг. была поставлена задача создания Центра хранения электронных документов, в связи с чем, Всероссийским институтом документоведения и архивного дела было проведено исследование с целью изучения информационных систем на предмет возможности реализации преемственности, т.е. создания единого комплекса информационных систем «СЭД - Архив организации - Государственный архив».
Таким образом, цифровизация государственного управления неизбежно связана с интеграцией СЭД, созданием единых ГИС, организацией государственного хранения электронных документов.
Сегодня перечень программного обеспечения, применяемого в государственных архивах, довольно обширен. Архивами применяются как программы, рекомендованные Росархивом, так и программные продукты других разработчиков или самостоятельно разработанные системы. Прежде всего отметим типовые программы, рекомендованные на сайте Росархива в «Перечне государственных информационных систем находящихся в ведении Росархива и подведомственных ему организаций». Это три самостоятельных программных комплекса: «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог».
«Архивный фонд» - это программный комплекс, содержащий информацию о составе и содержании фондов и описей. Он позволяет вести расширенный автоматизированный учет документов, сортировать фонды, описи, документы, работать как с электронными документами, так и в случае необходимости распечатывать их, имеет возможность автоматического создания основного учетного документа -паспорта архива.
На данный момент уже создана основа для построения интегрированной информационной системы государственного архива. Модель этой системы состоит из нескольких связанных между собой блоков, систематически дорабатывается и обновляется. Информационное ядро системы - хранилище описаний документов, а также массив оцифрованных образов документов, составляющих фонд пользования. Самым первым был создан блок «Учет», который
формирует и хранит архивные учетные документы. В блоке «Сохранность» формируются и хранятся сведения о физическом состоянии документов. Блок «НСА» создан для ведения научно-справочного аппарата - справочников, каталогов и указателей. Блок «Комплектование» предназначен для хранения данных об организациях-источниках комплектования архива и об имеющихся в них документах. Из этого же блока информация о принятых документах после обработки поступает в основное хранилище. В блоке «Читальный зал» хранится информация о пользователях, выдаче дел, формируются сведения о степени востребованности архивных документов и др. Частью системы является также блок «Запросы и услуги», в котором концентрируются соответствующая информация [1].
На сегодняшний день этот программный комплекс используется практически во всех государственных архивах. Из «Архивного фонда» данные регулярно передаются в «Фондовый каталог», который ведется на уровне органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, а затем - в «Центральный фондовый каталог» (ЦФК) в Федеральное архивное агентство.
«Центральный фондовый каталог» содержит в себе базы данных из программных комплексов «Архивный фонд» и «Фондовый каталог». ЦФК - это система, находящаяся в открытом доступе и содержащая информацию о составе Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ). Так, по состоянию на 2020 год ЦФК содержит сведения о 959 576 фондах 13 федеральных архивов и 2225 государственных и муниципальных архивов.
В России также разработан «Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных», в котором можно обнаружить и программы, подходящие для выполнения функций архива, например «АИС ЭЛАР-архив», «Этлас», «Архивное дело» и другие.
Наиболее популярной программой в государственных архивах является «АИС ЭЛАР-архив» - комплексная система, которая позволяет автоматизировать деятельность архивных учреждений. Система позволяет обрабатывать социально-правовые запросы и формировать отчеты по их исполнению, управлять ролями пользователей и ограничивать доступ к файлам, систематизировать каталоги, включает модуль «читальный зал» и модуль интеграции с государственными порталами и ПК «Архивный фонд».
Важным элементом функционирования архива на сегодняшний день является его сайт. Сайт может быть создан архивом самостоятельно или же профильной организацией. Благодаря нормально функционирующему сайту архив может расширить круг своих возможностей. Так, например, с помощью сайта можно организовать работу с посетителями и обеспечить предоставление государственных услуг. На сайте размещаются также электронные выставки и базы данных.
Так, например, на сайте Государственного архива социально-политической истории Тамбовской области (ГАСПИТО) размещены издания, которые можно скачать в формате PDF, статьи, тематические подборки, выставки, базы данных. На сайте размещено 29 выставок, выполненных в форме презентаций, электронных копий документов и текстовых комментариев. На сайте также представлены базы данных: доступные для скачивания или онлайн. Баз, доступных для скачивания, размещено 10, и для работы с ними необходимы программы Microsoft Office Access и Word. Базы, доступные онлайн, включают следующие:
1. Видео и фонозаписи воспоминаний участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. из Коллекции фонодокументов;
2. Оцифрованные документы;
3. Оцифрованные описи;
4. Перечни рассекреченных документов Тамбовского областного комитета ВКП(б) за 1937-1945 гг. [3].
Также на сайте большое внимание уделено взаимодействию с посетителем, помимо информации об оказываемых государственных услугах, данных о работе в читальном зале, есть раздел для подачи электронного запроса, возможность оставить комментарий и задать вопрос.
Программой, которая помимо ведения основных функций архива, позволяет также вести работу по наполнению сайта, является «КАИСА-Архив» - комплексная автоматизированная информационная система, разработанная компанией АЛЬТ-СОФТ. Она используется более чем в 30 архивах России и Украины и автоматизирует такие важные процессы, как:
1. Контроль за движением дел в архиве;
2. Учет исполнения запросов;
3. Прием документов на хранение;
4. Создание виртуальных выставок (есть специальный модуль позволяющий разрабатывать и публиковать виртуальные выставки);
5. Формирование отчетов;
6. Контроль за выполнением заказов на разные виды обработки дел;
7. Выполнение платных услуг [4].
Платформа позволяет взаимодействовать с разными информационными системами, например, порталом Госуслуги, Пенсионным фондом, МФЦ и ПК «Архивный фонд» и «Фондовый каталог».
Для обмена информацией с другими государственными учреждениями или системами, в случае, если в архиве не применяется программное обеспечение с такой функцией, могут быть использованы другие программы. Например, в ГАСПИТО для обмена информацией с Пенсионным фондом используется «УГР№ЬДеловая почта», предназначенная для ведения электронного документооборота в специальной защищенной сети. Она позволяет обмениваться письмами (с вложениями файлов или без них), подписывать письма или фалы электронной подписью, шифровать файлы.
Наиболее актуален для государственных архивов вопрос приема на постоянное хранение электронных документов от органов власти и организаций, поскольку это является одним из основных видов их деятельности. В 2020 г. утверждены «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов». К системам хранения электронных документов (СХЭД) предъявляются такие требования, как получение из СЭД описей дел, проверка, как электронных подписей, так и самих дел на наличие вредоносного программного кода и др., т.е. необходимы определенные технические и программные возможности, позволяющие обеспечить совместимость СХЭД государственного архива и СЭД организации. Эта проблема пока остается нерешенной. Так, например, даже суды общей юрисдикции, в которых уже на протяжении многих лет используются СЭД, не обязаны формировать судебные дела в электронном виде. На основании п. 1.8 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции данная операция осуществляется при наличии технической возможности [5].
Подводя итог, можно сказать, что в государственных архивах используются системы электронного документооборота, позволяющие реализовывать все необходимые служебные функции и осуществлять межведомственное взаимодействие. Однако основной объем работ, связанных с приемом документов на постоянное хранение, пока осуществляется в традиционном бумажном виде.
Список литературы
1. Киселев И.Н. Архивные информационные технологии на современном этапе / И.Н. Киселев // Отечественные архивы. - 2008. - № 4. - С. 24-31.
2. Афанасьева Л.П. Реестр видов документов: предпосылки создания / Л.П. Афанасьева, Л.Н. Варламова, Н.А. Муравьева // Делопроизводство. -2020. - № 3. - С. 41-49.
3. ТОГБУ «ГАСПИТО» - Государственный архив социально-политической истории Тамбовской области [Электронный ресурс]. - Тамбов, 2018. - Режим доступа: URL: https://gaspito.ru/materials/an-databases/online-databases (дата обращения: 23.08.2021).
4. Гринфельд, П.А. КАИСА-Архив - универсальный инструмент комплексной информатизации архивных процессов и услуг / П.А. Гринфельд, Т.Е. Мерсадыкова // Отечественные архивы. - 2018. - № 1. - С. 90-93.
5. Латышева Н.А. Архивы судов в условиях цифровой трансформации [Электронный ресурс] / Н.А. Латышева // Российский судья. - 2021. - № 3. -Режим доступа: URL: http://www.consultant.ru/law/podborki/peredacha_ jelektronnyh_dokumentov_v_arhiv/ (дата обращения: 23.08.2021).
6. Медведева О.В. Цифровизация управления и системы электронного документооборота / О.В. Медведева, М.Г. Парамонова // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. - 2019. - Вып. 13. - С. 75-79.
Кузьмин А.В.,
к.и.н., доцент
Тамбовский государственный университет им. Г.Р. Державина Трифонов Ю.Н.,
к. филос. н., доцент Тамбовский филиал РАНХиГС, г. Тамбов
ГОСУДАРСТВЕННАЯ ПОЛИТИКА ПО РАЗВИТИЮ ВОЕННО-РЕЛИГИОЗНЫХ ОТНОШЕНИЙ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ
Аннотация. В статье рассмотрены организационно-правовые основы и ключевые направления государственной политики по развитию военно-религиозных отношений. Выявлены имеющиеся проблемы в сфере взаимодей-
