CC BY
0УДК 33 Колесникова М.К., Ефимова С.В.
Колесникова М.К.
Ленинградский государственный университет им. А.С. Пушкина
(г. Санкт-Петербург, Россия)
Научный руководитель: Ефимова С.В.
к.э.н., доцент кафедры Ленинградский государственный университет им. А.С. Пушкина
(г. Санкт-Петербург, Россия)
АНАЛИЗ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ ГБОУ СОШ № 430 ПЕТРОДВОРЦОВОГО РАЙОНА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
Аннотация: в статье проводится анализ и совершенствование системы управления документооборотом в организации на примере ГБОУ СОШ № 430 Петродворцового района Санкт-Петербурга.
Ключевые слова: документооборот, предприятие, анализ.
В рамках данного исследования предлагается провести анализ и модернизацию системы управления процессом обработки документации в учреждении образования - государственном бюджетном образовательном учреждении средней общеобразовательной школы № 430 Петродворцового района города Санкт-Петербурга.
Целью данного исследования является повышение эффективности и оперативности процесса обработки документов, а также сокращение времени, затрачиваемого на выполнение соответствующих задач. В рамках модернизации системы управления предлагается внедрить современные технологии и
информационные системы, которые позволят ускорить и автоматизировать процесс обработки документации.
Для достижения поставленной цели необходимо провести анализ существующей системы управления, выявить ее преимущества и недостатки, а также определить потенциальные области для улучшений. На основе полученных результатов будет разработан план модернизации, который будет включать в себя выбор и внедрение подходящих информационных систем, обучение персонала, а также оценку результатов после внедрения изменений.
В результате исследования и модернизации системы управления процессом обработки документации ожидается поиск путей повышения эффективности работы учреждения образования, сокращение времени на выполнение задач, снижение вероятности ошибок и улучшение взаимодействия между сотрудниками. Это позволит создать более комфортные условия для учебного процесса и обеспечить более качественное обслуживание учащихся и родителей.
ГБОУ СОШ № 430 Петродворцового района Санкт-Петербурга реализует программу общеобразовательной школы и занимается следующими основными видами деятельности:
- Осуществление основной общеобразовательной программы для детей дошкольного, начального, основного и среднего общего образования.
- Реализация как основных, так и дополнительных общеобразовательных программ.
- Разработка и утверждение образовательных программ, учебных планов, рабочих программ учебных курсов, годовых календарных учебных графиков.
- Создание условий для функционирования подразделений общественного питания и медицинских учреждений, а также осуществление контроля за их работой с целью обеспечения здоровья учащихся, детей и сотрудников учреждения.
- Предоставление социально-психологической и педагогической помощи обучающимся с ограниченными возможностями здоровья и (или) поведенческими отклонениями, а также обучающимся, имеющим проблемы.
- Оздоровление воспитанников.
- Обеспечение материально-техническими ресурсами и оснащение образовательного процесса.
- И другие функции.
Стоит отметить, что выполнение перечисленных функций связано с большим объемом документооборота. Задачи по делопроизводству распределены следующим образом:
- Секретарь-делопроизводитель занимается учетом и регистрацией входящих документов, составлением списков детей дошкольного и школьного возраста, кадровым учетом сотрудников, приемом и оформлением документов, связанных с приемом новых учащихся, ведением картотеки по учащимся и персоналу, ведением архива выпускников школы, предоставлением отчетов.
- Заместители директора по учебной части занимаются составлением учебного расписания, формированием табелей, предоставлением отчетов по установленным формам, расчетом рабочей нагрузки и контролем над ведением журналов успеваемости.
- Учителя ведут классные журналы, своевременно выставляют оценки и пропуски, своевременно заполняют листки домашних заданий и составляют список успеваемости по классу.
Операции, указанные выше, в основном выполняются вручную. Поэтому актуальной является автоматизация системы документооборота, перевод ее на электронную основу с централизованной системой хранения и редактирования внутренних и исходящих документов (базой данных), что позволит освободить от рутинной работы всех ответственных лиц и сократить число ошибок.
Управление документацией в учреждении осуществляется отделом кадрового и документационного обеспечения, состоящим из начальника отдела, ведущего менеджера по персоналу, документоведа, секретаря и
делопроизводителя. Начальник отдела и ведущий менеджер по персоналу занимаются кадровой работой в учреждении, а документовед, секретарь и делопроизводитель непосредственно организуют документооборот.
Также функции по делопроизводству выполняют заместители директора, руководители отделов и специалисты учреждения, в частности, подготавливают распорядительные и информационно-справочные документы, а также осуществляют их текущее хранение.
В учреждении применяется электронная система документооборота «Дело», которая установлена только у секретаря в приемной. В связи с отсутствием личных кабинетов у сотрудников, занимающихся делопроизводством, возможности электронной системы документооборота не используются в полном объеме. Например, исполнители приносят исходящие письма на бумажном носителе для подписи директора и последующей регистрации. После подписи документа директором, секретарь вносит все необходимые данные в систему, указывает дату и регистрационный номер на бумажном документе, сканирует его и загружает в систему для последующей отправки адресату. Данная операция требует времени и негативно сказывается на производительности как секретаря, так и всего учреждения.
Вместе с системой электронного документооборота «Дело», для отправки и получения корреспонденции, используется электронная почта, когда адресат не является пользователем системы «Дело» или других систем, используемых в учреждении. Для обмена документами и отчетами с федеральной налоговой службой, Пенсионным фондом России, Росстатом, Фондом социального страхования и контрагентами применяется сервис «Контур.Экстерн». Данная программа позволяет быстро подписывать документы и отправлять их как в государственные органы, так и контрагентам. Она широко используется бухгалтерией и отделом кадрового и документационного обеспечения, что значительно облегчает работу этих отделов.
Также сотрудники учреждения активно используют такие системы, как «АЦК - муниципальный заказ», автоматизирующую полный цикл
муниципальных закупок, а также показывающую движение денежных средств учреждения; «Ю:предприятие - Зарплата и кадры» и «Бухгалтерия».
Анализируя организацию системы электронного документооборота учреждения, можно сделать вывод, что в данном учреждении преобладает смешанная форма организации делопроизводства. Большинство исходящих документов не подписывается электронной цифровой подписью и дублируется как в бумажном, так и в электронном виде.
Исходя из вышесказанного, для выполнения работ, направленных на увеличение значения целевого показателя «доля внутриведомственного и межведомственного юридически значимого электронного документооборота государственных и муниципальных органов и бюджетных учреждений» федерального проекта «Цифровое государственное управление», ГБОУ СОШ №430 Петродворцового района Санкт-Петербурга необходимо внедрить системы электронного документооборота «Дело», а также электронную цифровую подпись руководителя для подписания исходящей корреспонденции. Также следует создать рабочие личные кабинеты для исполнителей в системе, чтобы они могли загружать письма для согласования, подписи и регистрации в электронном виде.
Применение электронной цифровой подписи и создание личных кабинетов исполнителей оптимизирует работу секретаря учреждения, ускоряя процесс регистрации документов без необходимости сканирования бумажного носителя.
Некоторые считают, что внутренние документы являются излишней тратой времени, поскольку их регистрация отвлекает коллектив от выполнения задач. Другие же настаивают на дополнении отчетов постановлениями, докладными и служебными записками дословно в любую свободную минуту рабочего времени. Определение «золотой середины» в постановке целей составления внутренних документов имеет значение. В научно-технической цепочке обработки документов можно выделить этапы, такие как основная обработка входящих документов, заблаговременный анализ и разделение
документов, оформление документов, справочно-ссылочная деятельность, выполнение документов, контроль выполнения, отправление документов адресатам, развитие дел в согласовании с номенклатурой, сохранение и применение документов в текущей работе, организация и предоставление дел в картотечный.
В связи с ростом объема документооборота и необходимостью регистрации документов, применяются различные формы ведения: классическая (журнальная, карточная) и электронная. Карточная модель считается наиболее удобной для регистрации. Однако, возможности совершенствования документооборота на основе бумажных технологий ограничены в связи с увеличением объема документов и их движением.
В этом контексте информационные технологии предоставляют большой потенциал для оптимизации документооборота. Электронное оформление бумаг является наиболее разумным решением, так как позволяет быстро получать необходимые данные, формировать статистические документы в соответствии с выбранными параметрами, контролировать выполнение бумаг и многое другое.
Основными проблемами документооборота предприятий являются:
1) Недостаточное количество персонала для работы с большим объемом документации;
2) Использование только бумажных делопроизводственных процессов;
3) Отсутствие подготовки сотрудников к использованию унифицированной системы документации и ограниченное владение информационными технологиями.
В большинстве случаев электронные документы являются всего лишь дубликатами бумажных версий. В связи с внедрением ксероксов и другой оргтехники, многие организации необоснованно требуют удостоверенные копии документов, что приводит к бесконтрольному процессу. Это создает дополнительную нагрузку на персонал ответственный за документооборот.
Важно отметить особенности отечественной технологии обработки документов, которая предполагает использование иерархической модели
управления с вертикальными и горизонтальными перемещениями внутри организации. Это включает в себя лишние справки, копии и согласования.
Для повышения эффективности работы с документооборотом в образовательных учреждениях предлагается следующие меры:
- Разработка и внедрение стандартизации и типизации документов;
- Автоматизация работы с документопотоками внутри образовательной организации;
- Внедрение электронного документооборота;
- Повышение квалификации сотрудников, занимающихся работой с документами.
Таким образом, решение общей проблемы сокращения документооборота должно быть реализовано на государственном уровне. Необходимо усовершенствовать государственную политику в области документационного обеспечения управления, создать единую централизованную систему электронного документооборота для образовательных организаций, обеспечить координацию деятельности министерств и ведомств в области обмена документированной информацией, оптимизировать представление документов физическим и юридическим лицам, отказаться от удостоверения внутренних документов печатью и излишних копий.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
1. Калач А.В. Организация систем электронного документооборота: монография / А. В. Калач, Д. Г. Зыбин; ФКОУ ВО Воронежский институт ФСИН России.-Воронеж: Научная книга, 2020. - 158 с;
2. Клочкова Ю.С. Совершенствование технологии документооборота в образовательной организации // Инновационная наука. 2019. №11. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/sovershenstvovanie-tehnologii-dokumentooborota-v-obrazovatelnoy-organizatsii (дата обращения: 01.06.2024);
3. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и практикум для среднего профессионального образования / И. Н. Кузнецов. — 4-е изд., перераб. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 545 с;
4. Руководство пользователя СЭД «Дело». Компания «Электронные офисные системы». Разработчик СЭД «Дело». Электронный ресурс. - URL: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/demo.php;
5. Системы электронного документооборота. Практикум: учебное пособие / Н. Ф. Алтухова О.И. Долганова, В. В. Лосева [и др.]. — Москва: КноРус, 2024. — 395 с;
6. ГБОУ СОШ № 430 Петродворцового района Санкт-Петербурга // официальный сайт. Режим доступа: https://school430.ru/ (дата обращения 23.05.2024 г.).
Kolesnikova M.K., Efimova S. V.
Kolesnikova M.K.
Leningrad State University named after A.S. Pushkin (Saint Petersburg, Russia)
Scientific advisor: Efimova S.V.
Leningrad State University named after A.S. Pushkin (Saint Petersburg, Russia)
ANALYSIS AND IMPROVEMENT OF DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM IN THE ORGANIZATION ON EXAMPLE OF SECONDARY SCHOOL No. 430 OF PETRODVORETS DISTRICT OF ST. PETERSBURG
Abstract: the article analyzes and improves the document management system in an organization using the example of Secondary School No. 430 of the Petrodvorets district of St. Petersburg.
Keywords: document management, enterprise, analysis.
