CC BY
48АНАЛИЗ КАДРОВОГО И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРБОНАЛОМ ОРГАНИЗАЦИИ (НА ПРИМЕРЕ ОАО «РСК "СТЕРХ"»)
ANALYSIS OF PERSONNEL AND DOCUMENTARY PROVISION IN THE SYSTEM OF PERSONNEL MANAGEMENT OF ORGANIZATION (ON THE EXAMPLE OF JSC "RSK STERKH")
ПОЛУЧЕНО 10.03.2014 ОДОБРЕНО 29.03.2015 ОПУБЛИКОВАНО 17.04.2015 УДК 651.012.7 DOI 10.12737/11193
Михайлова а.в.
Канд. экон. наук, доцент кафедры социологии и управления персоналом Финансово-экономического института Северо-Восточный федеральный университет им. М.К. Аммосова, Якутск
MIKHAYLOVA A.V.
Cand. of Sciences (Econ.), Assistant Professor of Sociology and Human Resource Management Department Financial and Economic Institute NorthEast Federal University named after M.K. Ammosov, Yakutsk
KA3AHOBA A.A. Выпускница по направлению «Управление персналом» Северо-Восточного федерального университета им. M.K. Аммосова, Якутск
KASANOVA A.A.
Graduate of the Personnel Management Program NorthEast Federal University named after M.K. Ammosov, Yakutsk
e-mail: mikanya23@mail.ru
Аннотация
Статья посвящена анализу кадрового и документационного обеспечения в системе управления персоналом организации на примере ОАО «РСК "Стерх"». Проведен теоретический обзор понятий кадрового и документационного обеспечения в системе управления персоналом. Использованы социологические методы. Показано, что создание единого ресурсного центра повышает эффективность управления кадровым и документа-ционным обеспечением системы управления персоналом. Экономический эффект от создания выражается в росте производительности труда сотрудников и сокращении сроков обработки документов. Таким образом, информационная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу организации на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ОАО «РСК "Стерх"» в целом.
Ключевые слова: управление, управление персоналом, кадровое, документационное обеспечение, система управления персоналом, страховые компании.
Abstract
The article is devoted to the analysis of personnel and documentary provision in the system of personnel management of an organization on the example of JSC "RSK Sterkh". The theoretical review of concepts of personnel and documentary provisionin the system of personnel management is carried out. Sociological methods are used. It is revealed that creation of the uniform resource center increases the effectivenessof managing personnel and documentary provision in the system of personnel management. Economic effect of creation is expressed through thegrowth of labor productivity of employees and reduction of time of document processing. Thus, the information system providing not only automation of traditional functions of office administration, but also realization of essentially new opportunities of management of document fíow in organizations, performance of analytical work, and the use of elements of electronic document fíow will allow to lift an organization's operation on qualitatively new level and will promote the increase in efficiency of JSC "RSK Sterkh" activities in general.
Keywords: management, human resource management, personnel, documentary providing, personnel management system, insurance companies.
ВВЕДЕНИЕ
Одной из главнейших государственных задач является защита ее населения, имущества и территорий государственных и муниципальных образований от различных чрезвычайных ситуаций природного и техногенного свойства. В системе государственного регулирования одну из ключевых ролей в этом направлении играет страхование, которое, будучи объективной необходимостью, является наиболее оптимальным способом сокращения расходов по восстановлению убытков, возникающих в результате чрезвычайных ситуаций.
В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное про-
странство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.
К сожалению, в настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. В связи с этим актуальна необходимость исследования совершенствования системы кадрового и документационного обеспечения управления персоналом.
Целью статьи является анализ системы кадрового и до-кументационного обеспечения в системе управления персоналом на примере объекта исследования. Объект исследования — система управления персоналом ОАО «РСК "Стерх"». Предмет исследования — система кадрового и документационного обеспечения управления в ОАО «РСК "Стерх"». Гипотеза исследования: создание локального ресурсного центра позволит сократить сроки прохождения и исполнения документов, исключить потери документов, оптимизировать процесс согласования документов, централизовать хранение текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, контролировать прохождение документов в подразделениях предприятия с момента их получения или создания до завершения исполнения, своевременно информировать сотрудников и руководство о поступивших и создаваемых документах. Информационной базой работы являются фактические материалы, опубликованные в научной литературе, научно-популярных изданиях и периодической печати. При анализе системы кадрового и документационного обеспечения использовались следующие методы: наблюдение за работой с документами, анализ документов, анкетирование работников отдела по управлению персоналом, интервью с начальниками структурных подразделений.
Теоретической и методологической основой исследования являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем кадрового и документационного обеспечения. Проблемы организации и совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом нашли отражение в работах Б.П. Бармакова, М. Бобылевой, М. Горбенко, Ю.М. Демина, Л. Досковой, Л. Ивановской, А. Я. Кибанова, М. Козлова, Н.А. Кривошеевой, Т.В. Кузнецовой, И. Н. Кузнецова, М. Ларина, Г. Мамедзаде, О. Нельзиной, Т.М. Новиковой, А. Петрова, Н.Г. Пономаревой, М.Ю. Рогожина, Л.В. Санкиной, А.Н. Соковой, Н.А. Храмцовской, В.Ф. Янковской и др.
СИСТЕМА КАДРОВОГО И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Кадровое обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы. Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
М. Козлов отмечает, что «...процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документаци-онным обеспечением управления» [1].
Термин «документационное обеспечение управления» вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов («делопроизводство» — на «документационное обеспечение управления»), которые употребляются сегодня как синонимы [2].
Тем не менее между данными терминами все-таки существуют некоторые различия. На наш взгляд, термин «документационное обеспечение управления» (далее — ДОУ) подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства, и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. По мнению Т.В. Кузнецовой, «ДОУ предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия» [3, с. 24]. Дополняя это определение, мы отметим, что документооборот организации — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Как считает Л. Доскова, «документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Основой доку-ментационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство — полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения» [4, с. 14].
Итак, ДОУ — вид обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство — полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.
По мнению М.Ю. Рогожина, «документирование управленческой деятельности предприятия — это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов» [5, с. 16].
Таким образом ДОУ охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизации архивного хранения документов.
Индустриально развитыми странами накоплен богатый опыт страхования, который частично используется в отечественной практике. Необходимость использования западного опыта обусловлена рядом причин. Во-первых, исторически страховая система России всегда формировалась с некоторым отставанием по сравнению с индустриально развитыми странами. Во-вторых, в современных условиях страхование в отдельной стране не может развиваться изолированно, без участия в международном перераспределении рисков через каналы перестрахования. В-третьих, в современной страховой деятельности участвуют многочисленные международные страховые и перестраховочные организации, обладающие развитой сетью филиалов, дочерних компаний и представительств в разных странах мира. Именно эти организации являются признанными лидерами сегодняшнего рынка.
Страховой рынок США занимает ведущие позиции в международной страховой системе. Одним из видов страхования, появление которого ассоциируется с США, является страхование депозитов. Система управления документацией в современных США — это результат длительного исторического развития, на ход которого оказывали влияние различные факторы. Интересен переход США на электронный документооборот. Согласно Закону «О ликвидации бумажного документооборота в государственных органах» 1998 г. федеральные органы должны перейти на электронный до-
кументооборот и обеспечить доступ граждан к электронным документам. В США в 2002 r. был принят Sarbanes-Oxley Act (SOA), призванный улучшить отчетность предприятий, пользующихся услугами кредитного рынка США. Главным его требованием является создание внутренней системы контроля для всех данных, имеющих отношение к отчетности. Среди прочего предполагается введение электронных средств документооборота.
Организация страхования в Японии имеет ряд особенностей. Одной из них является то, что в страховом деле доминируют компании по страхованию жизни. Государство жестко регламентирует деятельность страховых организаций. Без согласия министерства финансов не могут изменяться ставки страховых премий. Конкуренция между страховыми компаниями ограничена благодаря отсутствию страховых брокеров. Система страхования состоит из большого числа отделений и агентов, число страховых агентов у крупных компаний достигает нескольких десятков тысяч.
Страховой бизнес Великобритании на протяжении многих лет концентрируется в Лондоне как мировом финансовом центре. Крупнейший Лондонский международный страховой рынок обслуживает финансовые потоки ряда стран и компаний. Авторитет Лондонского международного страхового рынка опирается на значительный кадровый потенциал специалистов страхового дела, высокоразвитую инфраструктуру рынка, а также присутствие здесь широко известной за пределами Великобритании страховой корпорации «Лойд». В Лондоне расположены представительства или дочерние структуры всех крупнейших страховых компаний мира. Здесь сконцентрированы также центральные офисы всех крупнейших международных страховых и перестраховочных брокеров.
Страховые компании Германии, по общему мнению, принадлежат к наиболее надежным в мире. Интересно, что первая в мире система обязательного социального страхования была создана более ста лет назад именно в Германии. В Германии же впервые в мире была введена и система коммерческого страхования. Там находится крупнейший частный страховой концерн Европы (Allianz Holding), в Мюнхене — крупнейшая в мире перестраховочная компания, а в Кельне — перестраховочная компания, занимающая 3-е место среди всех перестраховочных компаний мира.
Швейцария отличается высоким уровнем развития страхового дела. Швейцария имеет самый высокий показатель по сбору страховых премий на душу населения. В Швейцарии страховые полисы поглощают почти 15% среднего семейного бюджета и выступают самой крупной статьей расходов. Средняя швейцарская семья тратит на страхование больше средств, чем на питание. Большое развитие получило и страхование в сфере предпринимательской деятельности (имущества, обязательств и т.д.). Клиентами страховых компаний являются практически все промышленные, торговые, транспортные и другие предприятия. Для Швейцарии характерно такое тесное переплетение национального и иностранного капитала. Страховые компании часто являются транснациональными корпорациями с обширными заграничными интересами.
Таким образом, российский рынок в целом развивается по законам мирового рынка, однако имеет и свои специфические особенности. Это, в частности, относится и к организации процесса документооборота на предприятиях как государственного, так и частного сектора. На отечественном рынке нашли применение два направления развития и внедрения систем документооборота — традиционно российское и западное. Рассмотрим основные особенности организации работы с документами в российских и западных организациях (табл. 1).
Таблица 1
Сравнение российских и западных методов организации документооборота
Российские методы организации документооборота Западные методы организации документооборота
Четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель — исполнитель — руководитель) внутри организации Характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство
Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, и т.д. Отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля
Современная российская технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управления делами, секретариатов, канцелярии Регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством, не создается
Уверенны, что оптимальное решение по созданию системы документооборота для российских предприятий должно учитывать как традиционно российские принципы работы с документами, так и прогрессивные западные. Разумное сочетание тех и других значительно увеличит конкурентоспособность создаваемой системы.
ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЪЕКТА ИССЛЕДОВАНИЯ ОАО «РСК "СТЕРХ"»
Единственная республиканская страховая компания — ОАО «РСК "Стерх"» — была создана в целях интегрированного развития страхового дела в Республике Саха (Якутия) и принятия мер по организации страхования рисков на территории республики, а также придания страхованию статуса национального приоритета. Кроме того, компания «Стерх» ориентирована на реинвестирование средств страховых резервов в экономику республики. Все накопленные ею страховые резервы остаются в республике, что является немаловажным фактом, свидетельствующим о стратегическом значении этой страховой организации. Поэтому для успешной деятельности в компании должна быть развитая система кадрового и документационного обеспечения управления.
Для организации страховой защиты населения республики ОАО «РСК "Стерх"» открыла собственные филиалы в каждом районе республики, на сегодняшний день их 35. Кроме того, филиальная сеть компании представлена в г. Хабаровске. За весь срок своего существования компания успешно выполнила все стратегические задачи, поставленные перед ней учредителями. Главные из них — качественное обеспечение страховой защиты имущества республики и ее граждан, а также формирование страховых резервов на территории Республики Саха (Якутия).
Одной из стратегических задач компании является организация страховой защиты государственному и муниципальному имуществу республики. Эффективность работы
компании «Стерх» как страховой организации выражается в размере страховых выплат, за счет которых производится разгрузка республиканских и муниципальных бюджетов от расходов на ликвидацию последствий различных чрезвычайных ситуаций. Общие страховые выплаты ОАО «РСК "Стерх"» за все время существования превысили 235 млн руб.
По результатам страховой деятельности 2013 г. компания достигла следующих результатов:
- количество заключенных договоров увеличилось в 1,4 раза и составило 63 871 договоров;
- общая страховая премия (с учетом расторгнутых договоров страхования) составила 578 600 тыс. руб., или 154%, к 2012 г.;
- общая сумма, принятой ответственности по договорам страхования и перестрахования, составила 6 803 469 721 тыс. руб., в 2012 г. — 128 213 тыс. руб.;
- общая сумма страховых выплат составила 181 643 тыс. руб. (153,64% к прошлому году), из них по договорам прямого страхования — 160 210 тыс. руб. (160% к 2012 г.);
- по объему собранных страховых премий по всем видам страхования (исключая ОМС) Общество вышло на 119 место в РФ из 420 компаний, что означает рост на 36 позиций по сравнению с 2012 г. (155 место). Это лучшее положение компании в ренкинге за все 8 лет работы;
- по итогам 2013 г. в Республике Саха (Якутия) по объему собранных страховых премий по добровольным и обязательным видам (кроме ОМС) Общество возглавило тройку лидеров, и ее доля на рынке составила 20% (в 2012 г. данный показатель составлял 14%). Также в тройку лидеров входят СК АЛРОСА (450 521 тыс. руб., доля на рынке 16%,) и ООО «РОСГОССТРАХ» (370 751 тыс. руб., из них 274 650 тыс. руб. (74%) от общих премий занимает ОСАГО, доля на рынке 13%). При этом по имущественному страхованию и добровольному страхованию гражданской ответственности Общество занимает 1-е место из 51 компании;
- доля ОАО «РСК "Стерх"» по добровольным видам страхования в Республике Саха (Якутия) (без учета ОМС и ОСАГО) составила 24%, что больше на 5%, чем в 2012 г. (19,1%);
- начато внедрение нового вида страхования: обязательное страхование гражданской ответственности перевозчика за причинение вреда жизни, здоровью, имуществу пассажиров. Лицензия на данный вид страхования получена 2 апреля 2013 г.;
- 3 марта 2013 г. Рейтинговое агентство «Эксперт РА» подтвердило рейтинг надежности РСК «Стерх» на уровне А+ «Очень высокий уровень надежности».
анализ численности и структуры персонала
Штатная численность кадров в ОАО «РСК "Стерх"» по данным на 1 января 2011 г. составляла 67 единиц. Проведем анализ состава персонала по уровню квалификации. Для этого необходимо произвести группировку персонала по соответствующему признаку и произвести расчет (табл. 2).
Из данных табл. 2 следует, что большинство работников имеет высшее образование — 71,6% всех сотрудников. Средний возраст работников компании составляет от 30 до 40 лет. В данной компании преобладают саха. Количество женщин в ОАО «РСК "Стерх"» составляет — 32, мужчин — 35. На рис. 1 представлено процентное соотношение мужчин и женщин. ОАО «РСК "Стерх"» состоит из административно-управленческого персонала и 12 подразделений.
Таблица 2
Состав персонала по уровню квалификации
Показатель «группы персонала» Численность на конец периода Удельный вес, %
анализируемый период анализируемый период
По возрасту, лет
до 30 лет 18 26,9
до 40 лет 26 38,8
до 50 лет 12 17,9
от 50 до 60 лет 10 14,9
свыше 60 лет 1 1,5
ИТОГО 67 100
По образованию
среднее 2 3
среднее специальное 17 25,4
высшее 48 71,6
ИТОГО 67 100
По национальности
cаха 54 80,6
эвенки 2 3
русские 10 14,9
болгарка 1 1,5
ИТОГО 67 100
Процентное соотношение женщги и мужчин
рис. 1. Анализ состояния кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом
Для анализа состояния кадрового и документационного обеспечения мы провели социологическое исследование. В качестве инструмента исследования в нашей работе использовались личные наблюдения и непосредственное изучение документов, анкетирование и интервью, на основе которых был проведен анализ и сделаны соответствующие выводы. Дата проведения исследования: 21—25 марта 2011 r.
В документационном обмене ОАО «РСК "Стерх"» в соответствии с организационной структурой задействован Секретариат. Согласно своим функциям каждый работник отдела разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям.
В данной организации ведется регистрация входящей корреспонденции, а также входящих и исходящих факсов, а также учет и контроль исполнения документов. Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками в ОАО «РСК "Стерх"» представлены в табл. 3.
После получения документа секретарь-референт производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением регистрационной учетной карточки на бумажном носителе.
Таблица 3
Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками
Работа с входящей документацией Работа с исходящей документацией
1. Получение документа 1. Создание проекта документа
2. Экспедиционная обработка 2. Проверка секретарем-референтом
3. Рассмотрение документа
4. Регистрация 3. Согласование (визирование при необходимости)
5. Передача адресату (конкретное подразделение)
6. Рассмотрение руководителем подразделения 4. Подписание руководителем документа
7. Назначение и передача исполнителю 5. Регистрация документа
8. Исполнение документа
9. Контроль за исполнением 6. Направление документа в дело
10. Направление документа в дело
Модель внешнего документооборота представлена на рис. 2.
Рис. 2. Модель внешнего документооборота ОАО «РСК "Стерх"»
Иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, которое осуществляется путем выдачи задания исполнительным директором, руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Далее производится согласование проекта документа с заинтересованными подразделениями внутри организации. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к отдельному файлу, отправляются вместе с копией файла проекта документа на подпись. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации (почта, электронная почта, факс).
Схематически работу с исходящей и входящей документацией на примере письма в рассматриваемой организации можно изобразить, как представлено на рис. 3.
Рис. 3. Маршрут движения письма
Структура подлинных документов представлена на рис. 4.
Рис. 4. Структура подлинных документов
Наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (38,5%), только 30,3% документов — входящих. ОАО «РСК "Стерх"» имеет значительный объем документооборота.
Динамика документооборота за 2008—2010 гг. представлена на рис. 5.
г документе о Iе о | хч я
Рис. 5. Динамика документооборота за 2008-2010 гг.
Данные рис. 5 показывают, что наблюдается тенденция роста документооборота в организации. Это можно объяснить тем, что организация молодая. Объем документооборота в 2009 г. по сравнению с 2008 г. вырос на 65%, а в 2010 г., по сравнению с 2009 г., — всего на 33%.
Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ОАО «РСК "Стерх"» методом наблюдения, анализа документов и анкетирования работников отдела Секретариата показало, что:
- в данной организации ведется регистрация входящей корреспонденции, входящих и исходящих факсов, а также учет и контроль исполнения документов;
- наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (38,5%), только 30,3% документов — входящих. ОАО «РСК "Стерх"» имеет значительный объем документооборота;
- объем документооборота в 2009 г. по сравнению с 2008 г. вырос на 65%, а в 2010 г., по сравнению с 2009 г., — всего на 33%.
Для решения выявленных проблем и совершенствования системы кадрового и документационного обеспечения мы предложили создать локальный ресурсный центр в ОАО «РСК "Стерх"».
Создание локального ресурсного центра в организации должен принести, в том числе следующие эффекты:
- положительный экономический эффект (за счет сокращения непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников; сокращения затрат на бумажные документы и расходные материалы и т.д.);
- положительные изменения в документообороте предприятия (увеличение скорости принятия управленческих и хозяйственных решений; уменьшение стоимости рабочего времени, затрачиваемого на типовые операции с документами, на многократный ввод одних и тех же данных; максимальное соответствие документооборота потребностям организации, быстрое реагирование на организационные и прочие изменения);
- повышение защиты конфиденциальности информации (посредством возможности жесткой маршрутизации, распределения прав доступа к информации, исключения передаточных документов и информации звеньев);
- полная «прозрачность» и подконтрольность документооборота;
- повышение исполнительской дисциплины;
- значительное повышение возможности анализа процессов, загруженности персонала и состояния документооборота (как следствие, возможность формирования базы для проведения организационных и прочих изменений в организации).
Создание локального ресурсного центра в ОАО «РСК "Стерх"» требует определенных инвестиций, поэтому необходимо рассчитать ее экономическую эффективность.
Известно, что оценка эффективности проекта внедрения системы электронного делопроизводства может быть выражена через отношение результата проекта к его затратам. Возрастающий объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы электронного ДОУ, в итоге приведет руководство компании к решению о приеме второго секретаря.
После создания локального ресурсного центра в ОАО «РСК "Стерх"» удается снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда. После создания локального ресурсного центра ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов.
Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы кадрового и документационного обеспечения управления персоналом представлена формулой (1):
Э = Бпл - % (1)
где Э — размер экономии; Б — плановый бюджет расходов
Таблица 4
планируемый бюджет расходов на систему кадрового и документационного обеспечения в 2011 г.
на систему ДОУ; Бф — фактический бюджет расходов на систему ДОУ.
Планируемый бюджет расходов на систему кадрового и документационного обеспечения в 2011 г. с учетом второго секретаря представлен в табл. 4.
Фактический бюджет расходов на систему кадрового и документационного обеспечения в 2011 г. при создании локального ресурсного центра могут составить:
1) инвестиционные затраты на внедрение электронного документооборота;
2) расходы на содержание секретаря и менеджера по персоналу на уровне 2010 г. с учетом ставок 2011 г. во внебюджетные фонды.
Наименование статьи расходов Сумма затрат, тыс. руб.
1. Расходы по зарплате исполнителей, в том числе: 1389,312
1.1. Основная заработная плата 576,0
1.2. Дополнительная заработная плата 57,6
1.3. Отчисления в социальные внебюджетные фонды 755,712
2. Материальные затраты 10,6
3. Общая сумма расходов 1399,912
Затраты на внедрение системы электронного документооборота представлены в табл. 5.
Таблица 5
затраты на внедрение электронного документооборота
Наименование затрат Сумма, тыс. руб.
1. Аппаратное обеспечение внутренней локальной сети (локальный сервер) 12,0
2. Перевод документов на бумажных носителях в электронный вариант 15,0
3. Программа Fine Reader 10,5
4. Материальные затраты (электронные накопители) 0,5
Всего затрат 38
Таким образом, ожидаемые затраты после внедрения системы электронного документооборота могут составить: 38,0 + 955,152 = 993,152 тыс. руб. Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:
Э = Бпл - Бф = 1399,912 - 993,152 = 406,76 тыс. руб.
заключение
Итак, мы рассмотрели понятия кадрового и документа-ционного обеспечениеобеспечения. Проанализировали опыт зарубежных компаний по организации документооборота в системе страхования. Обобщили зарубежный и российский опыт. На основе проведенных исследований мы пришли к выводу, что в рассматриваемой организации слабая система кадрового и документационного обеспечения. Это объясняется тем, что работники не имеют доступа к необходимым документам, несвоевременно получают нужные документы, встречаются с проблемами в процессе ведения документации, утверждают, что в рабочем процессе происходят задержки из-за документооборота. Для преодоления проблемы мы предложили создать локальный ресурсный центр в ОАО «РСК "Стерх"». Экономический эффект от создания выражается в росте производительности труда сотрудников и сокращении сроков обработки документов. Таким образом, информационная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота позволит поднять работу организации на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ОАО «РСК "Стерх"» в целом.
ЛИТЕРАТУРА
1. Годовой отчет ОАО РСК ««Стерх»» за 2013 год. URL: http://e-disclosure.azipi.ru/organization/363512/ (дата обращения: 25.02.2015).
2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» / утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28) // СПС «Гарант», 2010.
3. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 ««Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) // СПС «Гарант», 2010.
4. Документационное обеспечение управления / Евроме-неджмент. — http://opros.emd.ru/business (дата обращения: 25.02.2015).
5. Документопоток. URL: www.termika.ru
6. Доскова Л. Управление персоналом. М.: ЛитРес, 2009. 65 с.
7. Кадровое делопроизводство / Эксперт/ URL: http://www. staffexpert.ru /content / Kadrovoe_deloproizvodstvo/ (дата обращения: 25.02.2015).
8. Кадровое делопроизводство: постановка, ведение, восстановление. URL: http://www.staffexpert.ru/content/ Kadrovoe_deloproizvodstvo/ (дата обращения: 25.02.2015).
9. КибановА.Я. Основы управление персоналом. — 2-е издание. М.: ИНФРА-М, 2009. 639 с.
10. Кибанов А.Я. Расчет социально-экономической эффективности системы управления организацией: Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М, 2008.
11. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации. Практикум: Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М, 2008. 356 с.
12. Козлов М. Совершенствуем Делопроизводство и доку-ментационное обеспечение управления при помощи технологий Cognitive Technologies. URL: http://devbusiness. ru/startup/docman/improved_dm.htm (дата обращения: 20.01.2015).
13. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и доп. М.: ООО Журнал «Управление персоналом», 2008. 408 с.
14. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. М.: Юстицинформ, 2011. 248 с.
15. Устав ОАО «РСК "Стерх"». URL: http://www.rsk-sterh.ru/ node/14 (дата обращения: 20.01.2015).
16. Энциклопедия делопроизводства. URL: http://www. termika.ru. (дата обращения: 21.01.2015).
REFERENCES
1. The annual report of JSC RSK Sterkh for 2013. Available at: http://e-disclosure .azipi.ru/organization/363512/ (Accessed 25 February 2015). (in Russian)
2. State standard of the Russian Federation of GOST P 51141-98 «Office-work and archiving. Terms and definitions». The resolution of Gosstandart of the Russian Federation of February 27, 1998 No. 28 Union of Right Forces «Guarantor», 2010. (in Russian)
3. State standard of the Russian Federation of GOST P 6.302003 «The unified systems of documentation. The unified system of organizational and administrative documentation. Requirements to paperwork» (No. 65 of St is accepted and put into operation by the resolution of Gosstandart of the Russian Federation of March 3, 2003). Union of Right Forces «Guarantor», 2010. (in Russian)
4. Documentary providing management. Evromenedzhment. Available at: ttp://opros.emd.ru/business (Accessed 25 February 2015). (in Russian)
5. Dokumentopotok. Available at: www.termika.ru. (in Russian)
6. Doskova L. Human resource management. Moscow, Litres Publ., 2009. 65 p. (in Russian)
7. Personnel office-work. Expert. Available at: http://www.staff-expert.ru/content/Kadrovoe_deloproizvodstvo/ (Accessed 25 February 2015). (in Russian)
8. Personnel office-work: statement, maintaining, restoration. Availble at; http://www.staffexpert.ru/content/Kadrovoe_de-loproizvodstvo/ (Accessed 25 February 2015). (in Russian)
9. Kibanov A.Ya. Bases human resource management. Moscow, INFRA-M Publ., 2009. 639 p. (in Russian)
10. Kibanov A.Ya. Calculation of social and economic system effectiveness of management of the organization. Moscow, INFRA-M Publ., 2008. 345 p. (in Russian)
11. Kibanov A.Ya. Human resource management of the organization. Practical work. Moscow, INFRA-M Publ., 2008. 356 p. (in Russian)
12. Goats M. Sovershenstvuyem Office-work and documentary ensuring management by means of the Cognitive Technologies technologies. Available at: http://devbusiness.ru/startup/ docman/improved_dm.htm (Accessed 20 February 2015). (in Russian)
13. Kuznetsova T.V. Office-work (documentary ensuring management). Moscow, JSC Magazine Upravleniye personalom Publ., 2008. 408 p. (in Russian)
14. Rogozhin M.Yu. The reference book on office-work. Moscow, «Yustitsinform» Publ., 2011. 248 p. (in Russian)
15. Charter of JSC RSK Sterkh. Available at: http://www.rsk-sterh.ru/node/14 (Accessed 20 January 2015). (in Russian)
16. The encyclopedia of office-work. Available at: http://www. termika.ru. (Accessed 21 January 2015). (in Russian)
