CC BY
30Научные мероприятия
ББК 63.2 УДК 930.2
Е.Э. Хафизова
О студенческом круглом столе на английском языке «Становление службы документационного обеспечения управления за рубежом и перспективы ее развития»
("The formation of records management administration abroаd and the perspectives of its development")
Статья посвящена студенческому круглому столу, проведенному в ИАИ РГГУ на английском языке в апреле 2019 г. по инициативе факультета документоведения и технотронных архивов совместно с кафедрой иностранных языков факультета международных отношений и зарубежного регионоведения ИАИ РГГУ, на тему «Становление службы документационного обеспечения управления за рубежом и перспективы ее развития». В работе приводится обзор сообщений студентов, сделанных на заседании круглого стола, об основных этапах становления системы управления документами в США и Великобритании, о различных моделях обучения документов едов и архивистов в странах Европы и Америки.
Ключевые слова: служба документационного обеспечения управления, электронный документооборот, делопроизводство, архивное дело, Национальное управление архивов и документации США (NARA), Национальный архив (Великобритания), Европа, Америка, Историко-архивный институт РГГУ (ИАИ РГГУ)
1 ^апреля 2019 г. на факультете документоведения и тех-1 / нотронных архивов состоялся организованный совместно с кафедрой иностранных языков факультета международных отношений и зарубежного регионоведения ИАИ РГГУ студенческий круглый стол на английском языке «Становление службы документационного обеспечения управления за рубежом и перспективы ее развития» ("The formation of records management administration abroad and the perspectives of its development").
Перед началом выступлений заиграл гимн студенчества. Все присутствующие в соответствии с традицией слушали его стоя.
© Хафизова Е.Э., 2019
Открыла круглый стол канд. ист. наук, доцент кафедры доку-ментоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов, замдекана ФДиТА ИАИ РГГУ по научной работе и связям с общественностью А.Ю. Конькова, которая рассказала о процессах, предшествовавших проведению мероприятия, и очертила круг проблем, которые будут освещены. Далее слово было предоставлено декану факультета документоведения и технотронных архивов ИАИ РГГУ, д-ру ист. наук, профессору Г.Н. Ланскому, который отметил важность проведения подобных студенческих мероприятий на иностранном языке для будущих сотрудников служб докумен-тационного обеспечения управления. С приветственным словом перед участниками круглого стола выступили канд. филол. наук, профессор, завкафедрой иностранных языков факультета международных отношений и зарубежного регионоведения ИАИ РГГУ Л.А. Халилова и канд. ист. наук, доцент, завкафедрой документо-ведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ, член организационного комитета Ю.М. Кукарина, отметившие важность изучения иностранного языка для специалистов-до-кументоведов.
Большая часть докладов участников круглого была посвящена истории развития системы управления документами и архивами в США.
В докладе студента 2-го курса ФДиТА Артема Алексеевича Яницкого «Краткая история развития системы управления документами в США» ("А brief history of records management in the USA") были рассмотрены основные этапы развития служб доку-ментационного обеспечения управления и архивных служб США.
В докладе было отмечено, что делопроизводство в США начало развиваться в 1930 г. До этого момента документация не подвергалась никакому учету и хранилась до тех пор, пока была нужна в работе или затраты на ее содержание не становились обременительными.
Каталогизация и хранение все возрастающего числа документов были возложены на созданный в 1934 г. Национальный архив. После окончания Второй мировой войны стали появляться специализированные службы управления документацией, также получила развитие практика передачи документов на хранение. С 1970-х гг. в США начали использовать электронное файловое хранение документов. В 1980 г. в работу делопроизводственных служб было введено штрих-кодирование. Затем были внедрены компактные диски (CD).
В 1990-е гг. произошел новый прорыв: появились цифровые сканеры, благодаря чему стало осуществляться поточное сканирование, которое позволило автоматически считывать бумажные документы и преобразовывать их в электронные файлы, что позволяет на данный момент экономить дорогостоящее время работы по вводу данных. Появились электронные системы документооборота и концепция безбумажного офиса.
Продолжила данную тему студентка 2-го курса ФДиТА Лидия Дмитриевна Муравлева, которая в своем докладе «Создание си-
стемы документационного обеспечения управления в США» ("The Formation of Document Management System in the USA") затронула многие аспекты управления документацией США. В частности, она обратила внимание на то, что история документооборота в Соединенных Штатах берет свое начало с конца XIX в., с разработки в 1898 г. Эдвином Гренвиллом Сибелсом (Edwin Grenville Seibels) вертикальной системы файлов "vertical file system". Данная система применялась на протяжении всего ХХ в. Карточные шкафы занимали в офисах очень много места. Поиск документов в стопках требовал большого количества времени и энергии, как и ручное заполнение документов. Кроме того, бумажные документы более подвержены опасности уничтожения во время пожара, стихийных бедствий и могли стать объектом кражи.
Значительным этапом в организации хранения документов стало создание в 1939 г. Службы фотокопии Биля (Biel's Photocopy Service), которая заняла свое место в истории управления документами. Данная служба специализировалась на использовании микрофильмов для фотографирования, изменения, хранения и воспроизведения неограниченного количества копий документов. Первыми ее заказчиками стали Музей Буффало и Историческое общество округа Эри.
В дальнейшем с развитием компьютерных технологий организации получили возможность хранить свои документы в электронном виде, это положило начало развитию Системы электронного документооборота (СЭД). Сканирование документов позволило производить поточное копирование, переводить бумажные документы в цифровые документы. А развитие компьютерной техники привело к созданию «компьютерного офиса» и хранению документов в электронном виде. Это принесло не только плюсы, но ряд минусов. Появилась проблема контроля версий документов, отсутствия контрольных журналов и безопасности. Развитие СЭД стало необходимым. Такие компании, как Служба фотокопии Биля (Biel's Photocopy Service), стали развивать удобные пользовательские системы. Компания Biel's Document Management ранее Biel's адаптировалась к условиям рынка и стала предоставлять специализированные высококачественные услуги в сфере управления документами.
Появление на рынке информационных систем сделало поиск документов более легким. Инновационное использование сети Интернет привело к развитию облачных технологий, ставших частью системы электронного документооборота. На данный момент модель «программное обеспечение как услуга» (SaaS) включает инфраструктуру СЭД, которая совмещена (встроена) с(в) облаком. Таким образом, сотрудники службы делопроизводства могут создавать, изменять и обмениваться документами в любой точке мира одним касанием экрана смартфона.
В совместном докладе студенток 2-го курса ФДиТА Софии Яковлевны Ниссенбаум и Веры Алексеевны Апариной «Система документационного обеспечения управления в США. Национальный архив» ("The Document Management System in the USA.
National Archives and Records Administration") была рассмотрена история создания и функционирования Национального управления архивов и документации (NARA), подчиняющегося Президенту и Конгрессу США, ставшего основой системы документооборота в стране. Конгресс США учредил Национальный архив в 1934 г. с целью централизации федерального учета. В качестве администратора (руководителя) выступал Главный архивист. С 1985 г. Национальное управление архивов и документации становится независимым агентством правительства США. Национальный архив занимается хранением документов и рукописей, обеспечивает доступ общества к артефактам. NARA хранит очень значимые для США документы, такие как оригинал знаменитой «Декларации о независимости», Конституцию США, «Билль о правах» и многие другие исторические документы. Документы, которые на данный момент хранятся в NARA, в большинстве своем находятся в открытом доступе, так как они относятся к деятельности федерального правительства и не подпадают под авторское право. Документы, поступившие в NARA от других источников, могут подпадать под действие авторского права.
NARA хранит и секретные документы. В Национальном архиве есть управление по надзору за информационной безопасностью и политикой США. Национальный архив занимается не только архивными документами: в его состав входит департамент документации, отдел президентских библиотек, федеральные центры документации и департамент Федерального регистра.
В 1994 г., к 60-летию основания Национального архива, был выпущен первый номер архивного журнала "The Record". Уже многие годы на страницах этого журнала обсуждаются актуальные вопросы делопроизводства и архивного дела.
С 2013 г. администрация NARA начала внедрение проекта цифровой публичной библиотеки. Благодаря данному проекту любой человек имеет возможность получить доступ к архивным документам в области истории, культуры, науки и политической истории США. Национальный архив очень много усилий вкладывает в развитие информационных облачных технологий, развивает нормативную базу в области документоведения и архивоведения.
На круглом столе были затронуты также вопросы организации архивного хранения документов в США. Студент 2-го курса ФДиТА Олег Владимирович Горшков в своем докладе «Архивное хранение и управление документами в США. История и перспективы» ("Records Keeping and Records Management Business in the USA/ History and Perspectives") обратил внимание на значение архивов в управлении документацией и неразрывную связь их со службами документационного обеспечения управления. Сохранение информации для современного мира является одной из основных задач общества. Информация может фиксироваться и храниться разнообразными способами, такими как пиктограммы, завязывание узлов (узелковое письмо), на глиняных табличках, высекаться в камне, записываться на магнитной ленте и оптическом диске. С развитием человеческой культуры потребность в хранении полученной
информации возрастает. Это стало неотъемлемой частью человеческой жизни.
В США о необходимости создания программы хранения информации стали задумываться в 1800-х гг. Это было обусловлено тем, что федеральное правительство испытывало нехватку складских помещений для хранения документов. В 1889 г. Конгресс США принял первый закон об уничтожении общих записей. Впоследствии были разработаны концепции, такие как график утилизации и Центр учета. Национальное управление архивов и документации США официально несет ответственность за хранение и публикацию юридически достоверных копий актов конгресса, президентских директив и федеральных постановлений. NARA также передает голоса коллегии выборщиков в конгресс.
В середине 1940-х гг. бизнес-сообщество окончательно поддержало идеи, заложенные в практику правительством, частично в целях экономии, которая составила 50 млн долл. К 1948 г. ведущие бизнесмены поняли, что учет документов является одной из самых дорогостоящих функций для бизнеса и наименее регламентирован. В результате были предприняты совместные усилия по созданию Национального совета по ведению документации, цель которого заключалась в том, чтобы оказывать содействие деловым кругам (бизнес-сообществу) в переводе отчетности из пассива в актив путем выполнения функций информационно-координационного центра по ведению документации и архивов. Совет был основан и возглавлен Эмметом Лики. Он считается основоположником делопроизводства (records management) в Америке. В 1950-е гг. стараниями совета были организованы первые университетские курсы по делопроизводству.
В США в настоящее время работают две ключевые ассоциации, связанные с управлением записями. Первая ассоциация - это Ассоциация регистраторов и администраторов (ARMA), являющаяся некоммерческой профессиональной организацией для документо-ведов (делопроизводителей) и связанных с ними отраслевых практиков. Ассоциация была основана в 1955 г. Она дает возможность получить образование, публикует учебные пособия по делопроизводству, стандарты и руководства. Вторая ассоциация - это Ассоциация звукозаписывающих руководителей и администраторов (AREA). Ассоциация руководителей и администраторов звукозаписи и Американская ассоциация управления звукозаписями объединились, чтобы сформировать Arma International, в которую входит в настоящее время свыше 27 тыс. членов, имеются отделения в более чем 30 странах. Членами ассоциации могут стать менеджеры по документации, адвокаты, IT-специалисты, консультанты и архивисты, занимающиеся различными аспектами управления.
В США также функционирует Институт сертифицированных менеджеров записей (ICRM), который вырос из AMRA в 1975 г. Институт осуществляет сертификацию профессиональных делопроизводителей, хотя успешная сдача серии экзаменов сочетается с минимальным требованием образования и опыта в качестве администратора программы.
Кроме того, еще в 1943 г. была основана Международная ассоциация по управлению информацией и имиджем (AIM). Она была зарегистрирована в штате Мичиган в 1945 г. AIM и ее филиалы работают в 150 странах и обслуживают более 14 тыс. корпоративных и индивидуальных членов. Раз год данная организация проводит большую конференцию по управлению документооборотом. Также ассоциация ежеквартально выпускает журнал, удостоверяет правомочных членов со званием «магистр информационных технологий».
Вот уже более полувека Федеральное правительство США, государственные учреждения, хозяйствующие субъекты ведут учет документов как неотъемлемую часть своего бизнес-плана. Идея введения учета документов в бизнес-план была перенята и частной промышленностью. Вместе с тем возникает проблема общественного доступа к информации и документам, и с течением времени она становится все более и более острой. Есть предположения, что в недалеком будущем физический доступ к документам будет запрещен всем, за исключением внутреннего узкого круга пользователей. Возможно, что в скором времени будет взиматься плата за просмотр страницы документа.
Система учета документов в государственных учреждениях и органах местного самоуправления в США может показаться разрозненной и неорганизованной, однако в них сосредоточены ценные документы, отражающие историю регионов и провинций. Эти документы уникальны и незаменимы, но они исчезают на наших глазах из-за нерешенности проблем с учетом документов.
Студентки 2-го курса ФДиТА Филягина Полина Евгеньевна и Нормарева Александра Юрьевна в своем совместном докладе «Развитие программы управления документами в США» ("Development of the USA Records Management") продолжили многоаспектную тему, посвященную развитию программы учета и хранения документов в США.
В США первые программы учета документов появились только в середине 1930-х гг. Федеральное правительство США и частные организации до этого времени вели учет документов в любой удобной для них форме.
Созданный в 1934 г. Национальный архив выполнял задачу по выявлению федеральных архивов, которые должны были определять документы на хранение или уничтожение. Изучение архивов Федерального правительства завершилось только спустя три года, в 1937 г. Специалисты выявили серьезную проблему, она заключалась в отсутствии единообразия процедур. Было выявлено огромное количество дублирования в программах архивов различных отделов.
Американское правительство столкнулось также с увеличением роста числа агентств и департаментов. Они создавали, хранили документы и управляли огромным их количеством.
После окончания Второй мировой войны был разработан план по хранению документов в Пентагоне. Но в Пентагоне не было места для размещения правительственных документов. В 1943 г.
Национальный архив США пересмотрел Закон об уничтожении документов, и к 1945 г. его дополнили. Это было сделано с целью разрешения систематического удаления правительственных документов, типичных для большинства учреждений. Первая комиссия Гувера в 1948 г. предприняла значительные усилия по мониторингу государственных архивов и подписала контракт с Национальным советом по управлению архивами Нью-Йорка. Контракт был направлен на изучение и подготовку рекомендаций по повышению эффективности государственных программ по управлению архивами.
В конце 1940-х - начале 1950-х гг. деловое сообщество США стало свидетелем появления индустрии «Капитал Рекорд Центр» (Capital Record Œnter). Одним из первых возглавил этот процесс Эммет Дж. Лихи. Еще в начале 1940-х гг. он стал директором отдела координации документации Департамента военно-морского флота. В 1948 г. Лихи стал первым исполнительным директором Национального совета по управлению документами. В том же году он основал Центр бизнес-архивов, который был первым CRC в США. В 1953 г. он основал консалтинговую фирму Leahy & Company и Leahy Archives, которая впоследствии стала архивом Пирса-Лихи в Пенсильвании.
В течение 25 лет после Второй мировой войны экономика США росла, но при этом очень медленно. Расширение CRC было ориентировано на крупные корпорации и организации. В этот период возникло много компаний, которые занимались перемещением и хранением документов. Эти компании владели складами и транспортными средствами в крупных городах и поддерживали отношения с предприятиями. Некоторые компании по хранению в этот период начали успешные операции по ведению учета документов. В следующие несколько десятилетий получили развитие более крупные региональные корпорации и национальный CRC.
На круглом столе была затронута очень важная тема, посвященная истории развития нормативной методической базы в области управления документами в США. С совместным докладом «Этапы разработки нормативно-методической базы документа-ционного обеспечения управления в США» ("The History of the USA Document Management Normative Methodical Base") выступили студенты 2-го курса ФДиТА Кардава Лука Давидович и Бараев Намсыр Федорович. В докладе рассмотрены основные этапы формирования и развития нормативной и нормативно-методической базы делопроизводства в США. Авторы сообщения подчеркнули, что существующая на данный момент система делопроизводства США является результатом длительного исторического развития, которое происходило под влиянием многих культур и постоянного роста объемов документов.
Развитие нормотворчества в сфере делопроизводства и архивного дела началось более чем 200 лет назад, а именно 4 июля 1776 г., после подписания главного исторического документа США - Декларации независимости. Этот документ содержал такие реквизиты, как наименование организации, наименование вида документа,
место составления, дата составления документа, место публикации, текст документа и подписи. Стоит отметить, что такое начало в оформлении документа обязывало государство и в дальнейшем развивать и поддерживать высокий статус делопроизводственной культуры.
1 марта 1781 г. вступили в силу 6-я и 9-я статьи Конфедерации вечного союза (Articles of Confederation and Perpetual Union), посвященные вопросам документации и транслитерации, фактически заложившие основу нормативной базы для работы с документами в стране. Но по-прежнему отсутствовали понятийный аппарат, установленные формуляры документов, не были определены этапы работы с документацией.
В ХХ в. нормативная база в сфере делопроизводства и архивного дела в США значительно расширилась. Появились новые концепции и разработки в области документооборота. В процессе формирования общественного мнения о роли документа в управлении были предприняты попытки законодательно закрепить и инсти-туализировать в качестве особой функции государства и государственных органов деятельность, которая связана с созданием, использованием и хранением документов. Все началось с закона «Об административном судопроизводстве» 1946 г. Данный закон был очень важен для делопроизводителей, которые выдавали документы органов государственной власти населению. В законе устанавливались формы (формуляры) отдельных видов документов.
В 1950 г. был издан Федеральный закон «О документах (о записях)». Президент Трумэн отметил, что данный нормативный акт был необходим, так как он регламентирует весь процесс работы с документами (от момента создания до момента их уничтожения/ хранения). Данный закон регулировал развитие программы управления документами в правительстве США, закрепил новую специальность, которая была связана с работой по обеспечению сохранности документов государственных учреждений США.
В 1980 г. был пересмотрен закон «О сокращении бумажной работы (бумажного документооборота)». Он был принят уже как Федеральный закон «О сокращении бумажной работы (бумажного документооборота)». Толчком послужили неоправданное накопление большого числа документов, рост затрат на материально-техническое обслуживание рабочих мест, введение дополнительных рабочих мест и острая нехватка складских помещений.
В 1986 г. вступил в силу закон «О конфиденциальности электронных коммуникаций». Данный закон касался защиты личных документов. Правительство США может изучать письма, сообщения и документы, которые содержатся в сети Интернет более 180 дней. Они будут прочитаны, даже если тот, кто их разместил, удалил документ, сообщение либо письмо. В США происходит копирование информации, копии хранятся на сервере и могут быть использованы или просмотрены уполномоченными на то органами государственной власти.
В 1988 г. правительство США вновь вернулось к проблеме сокращения бумажного документооборота. Был издан закон «Об
упразднении бумажного документооборота в Правительстве» (Закон 1988 г. об упразднении государственного бумажного документооборота). В стране произошел технологический бум, он и послужил основой для перевода канцелярской работы на новый уровень.
На данный момент в США существуют высокотехнологичные системы документооборота. Основной документооборот осуществляется в электронном виде. Большую часть документов удалось перевести в электронную форму, но часть документов оставили на бумаге. Очень важным на данный момент является проект создания архивов электронных документов (записей). Во время разработки архивной системы «Архивы будущего» специалистам будет легче получать доступ к документам, сохранять и обрабатывать электронные документы, вне зависимости от их типа и носителя программного обеспечения. В то же время возникает проблема безопасности электронного документа, который можно изменить, а также, как и бумажный документ, украсть и фальсифицировать. Необходимость обеспечения сохранности электронных документов заставляет специалистов разрабатывать специализированные информационные программы для граждан и организаций различного уровня.
В 2000 г. был принят Федеральный закон США «Об электронных подписях в международной и внутренней торговле» (закон «Об электронных документах и подписях в торговле»). Закон регламентировал правила и процедуры применения электронных документов и электронных подписей в международных и внутренних договорах и сделках.
Очень важным для офисной работы в США является применение «стандартов» и «правил». Они дополняют законодательство и регулируют нюансы и особенности отрасли.
Технический отчет ANSI ARMA TR-01-2002 «Деятельность центров хранения записей» ("Records Center Operations") используется, когда необходимо выбрать место хранения документов. Данный отчет обеспечивает параметры для оценки центров, оборудования, обеспеченности и др. Стандарт ANSI / ARMA 5-2003 «Важнейшие программы управления документами: выявление, управление и восстановление критически важных бизнес-документов» ("Critical Document Management Programs: Identifying, Managing and Restoring Business Critical Documents") устанавливает требования к защите подотчетных документов, документов с ограниченным доступом, находящихся на секретном хранении, к документам, выделенным к уничтожению, а также к персоналу, допущенному к документам такого типа.
Стандарт ANSI / AIIN TR 31-2004 «Технический отчет "Обеспечение юридической силы документов в созданных системах"» («Техническая приемка информационных систем») был опубликован в 2004 г. Он устанавливает требования придания юридической силы электронным документам.
Стандарт ANSI / ARMA 9-2004 «Требования к управлению электронными сообщениями в качестве документов» определяет требования для признания электронного сообщения в качестве документа.
Это позволяет использовать в работе организации отправку необходимой информации при помощи электронных сообщений.
Руководство по работе с электронными документами 2005 г. определяет требования к электронному документообороту и содержит положения, регламентирующие доступ в Интернет для специалистов многих организаций.
Стандарт ANSI / ARMA 8-2005 «Управление хранением документов и информации» (2005) определяет сроки хранения документов. Данный стандарт разработан с целью реализации программы хранения документов.
Исходя из вышесказанного, документооборот в США законодательно был оформлен только в ХХ в., с момента публикации нормативных документов в этой области. Дальнейшее развитие нормативно-правовой базы происходило также и в начале XXI в. В итоге в США была разработана и внедрена обширная правовая база в области делопроизводства, которая регулирует все вопросы работы с документами: от шрифта до разрешения экрана специализированного монитора. Это позволяет удерживать систему документооборота в США на лидирующих позициях отрасли.
Следующая тема круглого стола была посвящена истории организации и современному состоянию делопроизводства и архивного дела в Великобритании. Студент 2-го курса ФДиТА Флоренский Всеволод Эдуардович в своем докладе «История развития системы управления документами в Великобритании» ("The History of Records Management in the United Kingdom") рассмотрел исторический аспект развития служб документационного обеспечения управления в Соединенном Королевстве.
В Англии с XIII в. существует официальная система регистрации государственных документов. Современная система управления архивами в Соединенном Королевстве начала складываться в начале XIX в.
К концу XVIII в., как и в большинстве национальных государств, государственные учреждения Англии начали создавать значительное количество документов. В районе «Большой Лондон» для хранения публичных документов было приспособлено 60 зданий. Уже в 1836 г. в докладе Специального комитета Парламентской комиссии говорилось: «Самым важным делом, которое входит в компетенцию тех, кому поручено управление документами (делопроизводством), является их надлежащее хранение. Первый и наиболее очевидный недостаток существующей системы заключается в том, что документы хранятся в разных и широко разбросанных зданиях».
В 1838 г. был принят закон «О государственном регистрационном бюро», которое в этом же году и было создано. Через два года после доклада Специального комитета был издан закон «О Государственном архиве». Так появился Государственный архив Великобритании. Соединенное Королевство на сто лет раньше, чем США, создало свой Национальный архив.
В 1958 г. был принят закон «О государственных архивах». Был установлен срок передачи документов из организаций в Государ-
ственный архив, который составил 30 лет, а для исследователей они становились доступны после истечения 50-летнего срока давности. Впоследствии сроки менялись, и доступ к документам был разрешен уже через 30 лет. В 2000 г. был принят закон «О свободе информации». Полностью он вступил в силу в 2005 г. Правило «30 лет» было отменено. Закрытые документы, находящиеся в Национальном архиве, стали доступными для пользователей, как и другие документы государственных органов. Но все же некоторые документы остаются закрытыми в течение длительного времени. Примером могут служить отдельные отчеты по переписи населения, которые не доступны для исследователей в течение 100 лет. В 2002 г. для удобства пользователей Государственное архивное управление разработало и запустило веб-сайт, благодаря которому возможен онлайн-доступ к документам переписи 1901 г. Сайт не остался без внимания со стороны пользователей и исследователей.
В докладе студентки 2-го курса ФДиТА Астаховой Марии Геннадьевны «Архивы и управление документами. Образование: теория и практика» ("Archives and Records Management. Education and Training") была затронута важная тема профессиональной подготовки клерков и архивистов в странах Европы и Америки.
Автор отметила, что в настоящее время существует три или четыре модели обучения делопроизводству и архивному делу.
Первой моделью является итало-латиноамериканская модель. Например, в Италии и Испании специалисты не могут сделать выбор между архивистами (архивариусами), библиотекарями и до-кументоведами. Это проблема вызывает много вопросов о выборе будущей профессии.
Вторая модель обучения архивному делу и управлению архивами развита во Франции, Германии и Нидерландах. Данная модель обучения подчиняется архивным службам или связана с историческим факультетом университета. Обучение по специальности «документоведение-архивоведение» различается в зависимости от страны. Модель образования может предлагать как широкие перспективы достижения определенного уровня самостоятельности, так и высокий уровень профессионального доверия.
Третья модель получила свое развитие в Великобритании. Программы предназначены для сотрудников Национальных архивов и крупных учреждений. Но недостатком данной модели является отсутствие научно-исследовательской работы. Необходимо отметить, что всем моделям необходима доработка, они нуждаются в целенаправленной попытке сбалансировать теорию и практику. Возникает необходимость изменения учебного плана.
В Северной Америке есть специалисты, которые считают, что необходим прагматический способ обучения, который ориентирован на практикум. В основе прагматической школы обучения заложена мысль, что хороший архивист и документовед создаются. Это обусловлено меняющимся характером дисциплины, из-за чего человек будет вынужден всю жизнь учиться. Но есть также ряд специалистов, которые ориентированы в основном на теорию. Невозможно усвоить профессиональные навыки, не построив ос-
нову мышления. Непонимание роли теории и методологических инструкций в этом процессе может быть вызвано незнанием того, что такая теория вообще существует.
В Северной Америке регистраторы и архивисты считаются совершенно разными специалистами. Ассоциации звукозаписывающих менеджеров и архивистов определяют образовательную и учебную программу континента. Уже на протяжении многих лет члены ассоциаций участвуют в разработке образовательных и учебных программ для повышения качества образования и профессиональной подготовки документоведов и архивистов.
Завершил заседание круглого стола доклад студентки 1-го курса магистратуры Евгении Эдуардовны Хафизовой «Три актуальных вопроса в управлении документами» ("Three topical issues in document management"). Докладчик отметила, что делопроизводство является одним из важнейших компонентов в управлении информацией.
При грамотно организованном делопроизводстве устраняется излишний объем документов. Вместе с тем перед специалистами возникает задача поиска информации. Если информацию неверно идентифицировать, то на ее поиск тратится много времени. Для снижения нагрузки на пользователя вводится автоматическая категоризация документов, которая часто выполняется делопроизводителями некачественно или упускается из виду. Стоит отметить, что электронный поиск по документам значительно сокращает время его проведения.
Существует комплексная технология поддержки делопроизводства. Она входит в системы управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management - ЕСМ).
Система ECM может определить документ на основе предмета или других критериев. Процесс классификации понятен для пользователя. Если документ является записью, он может перейти в систему документооборота в соответствующее время.
Инструменты автоматической категоризации, которые анализируют текст и извлекают из него информацию, все чаще используются для идентификации информации.
Метаданные, применяемые в процессе делопроизводства, повышают вероятность быстрого поиска соответствующей информации, а управление содержимым осуществляется в системе ECM, решения могут выполняться, даже если документ не был помещен в систему делопроизводства. По словам Галины Дацковской, старшего вице-президента по информационному управлению автономии (компания HP) и президента Arma International, «автоматическая категоризация позволяет правильно классифицировать большие объемы информации, которые в противном случае могут быть неправильно классифицированы или неуправляемы. Процесс электронного поиска (e-discovery) может быть более направленным, когда содержимое документов было проанализировано рациональным, повторяемым образом».
27 марта 2012 г. архивариус Соединенных Штатов издал директиву в Национальном управлении архивов и документации, тре-
бующую от каждого агентства предпринять конкретные шаги по реформированию политики и практики делопроизводства. Основное внимание в директиве уделяется созданию более эффективной общегосударственной основы для делопроизводства, расширению «Открытого правительства» и надлежащего доступа общественности к государственным записям, переходу от бумажного документооборота к электронному.
В ходе проведения круглого стола велась оживленная дискуссия на английском языке, которую активно поддерживали завкафедрой иностранных языков факультета международных отношений и зарубежного регионоведения ИАИ РГГУ Л.А. Халилова и завкафедрой документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ Ю.М. Кукарина.
Студенты и преподаватели обсудили широкий круг вопросов, связанных с особенностями организации службы документацион-ного обеспечения управления в США и Великобритании, развития законодательства в зарубежных странах в сфере делопроизводства и архивного дела. Были рассмотрены этапы становления системы управления документами, их учета, хранения и использования в США и в Соединенном Королевстве, обсуждались актуальные проблемы управления документами на современном этапе, анализировались различные модели обучения документоведов и архивистов в странах Европы и Америки.
Участники круглого стола отметили, что проведенная научная дискуссия способствовала развитию навыков профессиональной коммуникации и презентации докладов на английском языке. На заседании круглого стола было внесено предложение о создании профессионального терминологического словаря, который бы помог как студентам, так и преподавателям в обмене опытом на иностранном языке. Все участники поддержали идею продолжить традицию проведения подобных мероприятий и на английском, и на русском языке.
