CC BY
29
УДК 006
Варавина А. Е. студент 2 курса направление подготовки: «Земельно-имущественные отношения» профиль подготовки: «технический» Салменкова М.В., к.пед.н.
преподаватель Академия маркетинга и социально -информационных технологий
ИМСИТ
научный руководитель: Салменкова М.В., к.пед.н.
преподаватель Россия, г. Краснодар ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Аннотация: в статье рассматриваются теоретические основы документирования управленческой деятельности. Целью является изучение сущности документирования управленческой деятельности. Цель достигается с помощью следующих задач: изучение становления документирования в России, совершенствования содержания, оформления документа, прием, обработки и распределения поступающих документов, передача документов, порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами, правила обработки исходящих документов и совершенствования работы с документами.
Ключевые слова: документирование, документооборот, унификация, стандартизация, Система электронного документооборота (СЭД), Корпоративный электронный архив (КЭА)
Varavina A.E.
Student of the 2nd year, direction of training: «Land and property relations» profile of training: "technical" Academy of Marketing and Socio-Information Technologies
IMSIT Russia (Krasnodar) Salmenkova M. V. Candidate of Pedagogical Sciences, Teacher Academy of Marketing and Socio-Information Technologies
IMSIT Russia (Krasnodar) The supervisor of studies is Salmenkova M. V. Candidate of Pedagogical Sciences, Teacher THEORETICAL FOUNDATIONS OF DOCUMENTATION OF MANAGEMENT ACTIVITIES Annotationin: in the article theoretical bases of documentation of administrative activity are considered. The aim is to study the essence of
documenting management activities. The goal is achieved with the help of the following tasks: studying the formation of documentation in Russia, improving the content, processing the document, receiving, processing and distributing incoming documents, transferring documents, ordering the execution and work of the executor with documents, rules for processing outgoing documents and improving work with documents.
Key words: documenting, document circulation, unification, standardization, Electronic document management system (EDS), Corporate electronic archive (KEA)
По данным археологов и лингвистов культура написания документов (договоры с Византией 911 и 945 гг.) в Древнерусском государстве начала складываться уже в X веке. В этот период в основном документируют правовые отношения. С развитием законодательных основ государства на ряду с объемными правовыми актами ("Русская Правда") создают документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (уставные, купчие грамоты; полные грамоты - при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д.). Накопленные навыки в сфере документирования вело к формированию круга специалистов в области создания и обработки документов. Сначала их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Стали вырабатываться типовые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составляли пособия по делопроизводству - "формулярники". Установили приёмы засвидетельствования документов, их составления -документы начали проходить стадии написания; начали использовать скрепы, печати, мосты. Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства. Этот период называют приказным - по названию первых государственных учреждений - приказов. В XV в. бумага вытеснила дорогостоящий пергамент. Инструментами письма до второй половины XIX в. служили гусиные перья, а написанный текст посыпался мелким кварцевым песком. В делопроизводстве приказов продолжали использовать как форму документа столбец - свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Составные части столпа назывались поставами. Столбец являлся не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Столбцовую форму документирования отменил Петр I. Позже стали применять тетради - листы бумаги, сложенные вдвое. [2, с.11]. На современном этапе процесс документирования стремятся полностью автоматизировать с помощью новых информационных технологий (НИТ). Их использование позволит сократить издержки на управление. В том числе за счет высвобождения части технического персонала этих органов. На сегодняшний день создано множество программ как зарубежного ("OfficeMedia"), так и отечественного производства ("Делопроизводство"). Создание и оформление электронных документов регулируют Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"[13],
от 27 июня 2006 №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" [1].
Документация во все времена имела ценность как для личности, так и для государства. Носители и способы передачи зафиксированной информации (информационные технологии) в течение веков изменялись, приспосабливаясь как к антропометрическим характеристикам человека, так и к техническим новшествам, пройдя путь от глиняных табличек до электронных документов. Следствием постоянно возрастающей значимости документации в обществе стало то, что человек придумал специальную отрасль деятельности делопроизводство, или документационное обеспечение управления, которое должно было обеспечить эффективную для каждого исторического периода систему создания и использования документов. Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации. Унификация текстов документов -целенаправленная, упорядоченная работа по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения документов и созданию на этой основе универсальных вариантов их текстов [3, с.8]. Благодаря проведению стандартизации и унификации формуляров и текстов документов на пути совершенствования документирования управленческой деятельности организаций можно достичь косвенного (повышение качества управления) и прямого (снижение затрат труда при работе с документами, расход материалов на их изготовление). Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов [4, с.9].Организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте. Задача службы делопроизводства - организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение. Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают за работу с документами в этих подразделениях. Из экспедиции документы, адресованные руководству, передаются в службу делопроизводства для регистрации и подготовки рассмотрения документов руководителем. [5,с. 133-134]. Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации
и отправки. Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
На сегодняшний день можно выделить два основных метода по совершенствованию работы с документами: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота. К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного её распределения. Сокращение объема документооборота связываются с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации, разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей [6, с. 35-38]. На современном этапе развития экономике отмечается стремление руководства организаций к реструктуризации систем и совершенствованию процедур управления и к уменьшению объемов документации на бумажных носителях, снижению стоимости ее обработки и повышению эффективности работы с ней на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов. Система электронного документооборота (СЭД) — это система, позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла. Корпоративный электронный архив (КЭА) - это надежная проверенная система, которая позволит вам сократить расходы на содержание гигантского бумажного архива [7, с. 16].
Рост объемов информации и соответственно документов потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации. Можно с уверенностью сказать, что на сегодняшний день электронные системы являются самым эффективным способом оптимизации и рационализации документооборота организаций, а, следовательно, и документирования их управленческой деятельности. Но нужно отметить, что применение СЭД не дает желаемого результата без использования унифицированных, стандартизированных форм документов и без КЭА - только сочетание всех концепций и направлений совершенствования дает наилучший результат.
Использованные источники:
1. Федеральный Закон "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 года//http://www.consultant.ru
2. Рубцов В.М. Государственное регулирование ДОУ/ В.М. Рубцов// Делопроизводство: информационно - аналитический журнал. - 2008. № 3. 11с.
3. Бондырева О.И. Документирование управленческой деятельности: курс лекций/ О.И. Бондырева. - М.: Высшая школа, ИНФРА - М., 2006. 8 с.
4. Басаков М.И. Делопроизводство: Конспект лекций. - Ростов н/Д., 2010. - 9 с.
5. Степанов Е.А. Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы/ Под ред. В.А. Кудрявцева. 2-е изд., испр. и доп. М.: Проспект, 2007. 133 - 134 с.
6. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в производстве). Под ред. С.Л. Кузнецова М.: Интел-Синтез, 1999. 35 - 38 с.
7. Фионова Л.Р. Современные технологии ДОУ - путь к повышению эффективности управления/ Л.Р. Фионова//Делопроизводство: информационно - аналитический журнал. - 2006. № 1. 16 с.
УДК 625.8
Васильев С.А. студент 4 курса Васильев Н.П. студент 4 курса Пола. А. А. студент 4 курса
кафедра «Строительство уникальных зданий и сооружений»
ФГАОУВО «Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого»
Россия, г. Санкт-Петербург СОВРЕМЕННЫЕ МАТЕРИАЛЫ ДЛЯ УСИЛЕНИЯ ОСНОВАНИЙ
СООРУЖЕНИЙ И ПОКРЫТИЙ
Аннотация:
В статье показана актуальность применения геосинтетических материалов (ГМ) в усилении оснований различных сооружений и покрытий на слабых грунтах. Обобщены функции ГМ, такие как фильтрационная, разделительная, дренажная, гидроизолирующая, армирующая и др. Представлены возможности применения ГМ в дренажных конструкция, в сооружения нефтегазохимической отрасли, на полигонах ТБО, в составе дорожных оснований и покрытий. Охарактеризована эффективность применения ГМ для усиления оснований за счет устранения операций замены грунта.
Ключевые слова: геосинтетический материал, слабый грунт, усиление основания, сооружение, покрытие.
Vasilev S.A. Vasilev N.P. Pola. А. А . 4th year student
Institute of Construction of Unique Buildings andStructures" department
Peter the Great St. Petersburg Polytechnic University
