CC BY
19УДК 004
Любченко Д.П.
Магистрант 2 курса кафедры информационные системы в строительстве Архитектурно-строительная академия Донской государственный технический университет (Россия, г. Ростов-на-Дону)
АКТУАЛЬНОСТЬ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ МЕРОПРИЯТИЙ
Аннотация: в данной статье рассматривается эффективность студенческих научных конференций в образовательном процессе и необходимость автоматизации проведения данных мероприятий.
Ключевые слова: конференция, студент, программное обеспечение.
В настоящее время неотъемлемой частью деятельности высших учебных заведений является регулярное проведение научных конференций, семинаров, совещаний, форумов.
Конференции — это хорошая возможность заявить о себе. Проведение студенческих научных конференций доступно практически любому высшему учебному заведению. Предметом докладов и сообщений должны быть актуальные вопросы развития науки в различных сферах. Причём могут быть затронуты не только чисто научные, но и экономические, социальные, культурные, этнические или политические темы.
Преимущества участия в студенческих научных конференциях имеют неоценимый вклад в формирование личности. Докладывая о полученных результатах, студенты документируют свой вклад в научный прогресс. Они не только имеют возможность рассказать с трибуны о своих достижениях, но и публикуются в материалах конференции или научных журналах. Участие в таких
мероприятиях даёт им такие дополнительные преимущества, как возможность более широкого и открытого общения с коллегами по профессиональным вопросам не только в границах своего образовательного учреждения, но и гораздо шире, вплоть до международного уровня, возможность раннего развития своих карьерных амбиций. Обычно за участие в конференциях они получают бонусы, повышающие их статус и позволяющие рассчитывать на лучшие перспективы в устройстве на работу после получения диплома. Студент, участвуя в подобных мероприятиях, углубляет и расширяет знания, полученные на лекциях и семинарах. Конференции способствуют проявлению нового профессионального общения с преподавателями и другими студентами. Студентам даётся возможность ощущать, что полученные ими научные результаты вошли в состав знаний, в том числе мировой науки и в копилку их личных профессиональных достижений.
В жизни каждого человека важную роль имеет умение выступать перед публикой, развитие ораторских и коммуникабельных качеств. Конференция позволяет получить необходимые навыки для этого. Немаловажную роль проведения конференций выполняет демонстрация образовательного и научного уровня подготовки докладчиков в ВУЗе, от имени которого они выступают. Участие в конференциях, активное общение с другими молодыми учёными, помощь преподавателей при подготовке научных докладов стимулируют молодых людей к проведению научной деятельности.
Такие собрания требуют интенсивной работы, полной отдачи со стороны всех ее участников, главным образом организаторов. Так для проведения научного мероприятия на высококачественном уровне необходима основательная подготовка. Важно оправдать ожидания участников конференции, так как высокий уровень организации является основанием для укрепления статуса конференции, увеличения количества участников, привлечения интересных докладчиков. Эффективность подготовки и проведения мероприятия в значительной степени повышается за счет использования
Оргкомитетом вспомогательных программных средств.
Для проведения любой конференции создается организационный комитет, который реализует разработку следующих мероприятий:
- разрабатывает программу конференции, формирует список участников, утверждает жюри, организует награждение победителей;
- формирует жюри, обеспечивает необходимый научно-методический уровень проведения конференции;
- анализирует и обобщает итоги конференции, представляет аналитические материалы по итогам проведения конференции;
- совместно с членами жюри принимает решение по спорным вопросам;
- проводит оповещение о планируемом мероприятии заинтересованных лиц и организаций, организует прием, проживание, питание, культурную программу и т.д.
В настоящее время известно немало программного обеспечения для помощи оргкомитету в сборе и систематизации информации. К ним можно отнести, например, бесплатный портал Aropa, его иностранный аналог EasyChair Conference Sysnem и 1С: Битрикс "Сайт конференции". Все перечисленные ресурсы удобны и позволяют быстро и качественно собрать информацию об участниках конференции, загрузить и провести рецензирование их докладов.
Однако для организации любой конференции не достаточно тех сервисов, которые предлагают вышеперечисленные ресурсы. Например, перед оргкомитетом могут стоять следующие задачи: сбор организационного взноса, оплата мероприятий конференции (аренда залов, организация кофе-брейков, работа секретарей, проведение культурной программы и пр.), составление расписания работы секций, организация встреч и проводов участников, расселение участников и т.д. Ни один из вышеперечисленных сайтов не позволяет решить всю совокупность вопросов.
Отсюда легко сделать вывод, что тема разработки программного обеспечения в данной области до сих пор актуальна.
Имея программу автоматизации процессов планирования, учета и анализа эффективности мероприятий, процесс организации такого трудоемкого процесса, как организация студенческой конференции в разы сокращает время на обработку и сортировку данных, минимизирует бумажный документооборот, сокращает количество задействованных в данной области сотрудников. Программа помогает провести сортировку и четкое упорядочение взаимодействия между организаторами, факультетами, группами и непосредственно участниками проводимого мероприятия.
Поскольку каждое научное мероприятие имеет свою специфику, в каждом случае бизнес-процессы и требования к информационному сопровождению могут отличаться. Для структурных подразделений высших учебных заведений имеет смысл разрабатывать свое программное обеспечение или адаптировать уже существующее для поддержки проведения конференций.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
Панюкова Т.А. Информационная база для организации документооборота научной конференции // Новые информационные технологии в образовании: сб. науч. тр. - Москва: ООО «1 С-Паблишинг», 2013. - С. 193-194.
Агора: Служба автоматизации создания , размещения и поддержки интернет-страниц конференций [Офиц. сайт]. URL: http://agora.guru.ru (дата обращения: 20.04.2020) Глот И.О. Разработка информационной системы по проведению конференций/ Глот И.О., Масич Г.Ф., Перетятько С.С., Цаплина Г.С.// Труды Всероссийской научной конференции . - 2002 г. - № 9, с.162-164.
Гуськов А.Е. О задачах создания систем для поддержки проведения научных конференций/ А.Е. Гуськов. - Институт вычислительных технологий СО РАН г. Новосибирск. - 2004г.
Квиринг А.В. Программный комплекс для конструирования информационной системы проведения конференций/ Сборник института сплошных сред УрО РАН/ /Квиринг А.В., Кузякин Ю.И., Масич Г.Ф., Перетятько С.С., Рогачев С.Н.- 2002 г.
