CC BY
352
Гарфутдинова А.Р. 1 Макаровских Т.А.2
1 Южно-Уральский государственный университет, г.Челябинск, магистрант кафедры экономико-математических методов и статистики, alina_garfutdinova@mail.ru
2 Южно-Уральский государственный университет, г.Челябинск, к.ф.-м.н., доцент кафедры экономико-математических методов и статистики, kwark@ mail.ru
АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ
КОНФЕРЕНЦИИ
КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА
СУБД, автоматизация, 1С:Предприятие. АННОТАЦИЯ
В статье рассматривается вопрос автоматизации деятельности Оргкомитета при проведении научных мероприятий. На сегодняшний день по ряду причин отсутствует единое программное решение по поддержке проведения научных конференций. В качестве такого решения предложена информационная система, разработанная на основе платформы 1С:Предприятие 8.3.
В настоящее время неотъемлемой частью деятельности высших учебных заведений является регулярное проведение научных конференций, семинаров, совещаний и др. Основная цель организации подобных научных мероприятий в учебных заведениях - это развитие и поддержка научных исследований как основы фундаментализации образования, как базы подготовки работников квалифицированного труда в соответствии с потребностями государства и общества. Масштабы научных мероприятий могут достигать как межвузовских и региональных, так и международных уровней. Такие собрания требуют интенсивной работы, полной отдачи со стороны всех ее участников, главным образом организаторов. Так для проведения научного мероприятия на высококачественном уровне необходима основательная подготовка. Важно оправдать ожидания участников конференций, так как высокий уровень организации является основанием для укрепления статуса конференции, увеличения количества участников, привлечения интересных докладчиков. Эффективность подготовки и проведения мероприятия в значительной степени повышается за счет использования Оргкомитетом вспомогательных программных средств.
В настоящее время известно немало программного обеспечения для помощи Оргкомитету в сборе и систематизации информации. К ним можно отнести, например, бесплатный портал Агора [1], его иностранный аналог EasyChair Conference System [2] и 1С:Битрикс «Сайт конференции» [3]. Все перечисленные ресурсы удобны и позволяют быстро и качественно собрать информацию об участниках конференции, загрузить и провести рецензирование их докладов.
Однако для организации любой конференции не достаточно тех сервисов, которые предлагают вышеперечисленные ресурсы. Например, перед оргкомитетом могут стоять следующие задачи: сбор организационного взноса, оплата мероприятий конференции (аренда залов, организация кофе-брейков, работа секретарей, проведение культурной программы и пр.), составление расписания работы секций, организация встреч и проводов участников, расселение участников и т.д.. Ни один из вышеперечисленных интернет-сервисов не позволяет решить всю совокупность вопросов [4]. Существующий программный комплекс AE Software [5] выгодно отличает от других только то, что он позволяет автоматизировать регистрацию оргвзносов.
Проанализируем некоторые известные системы поддержки конференций в соответствии со следующими критериями (табл. 1):
• доступ - платный/бесплатный/нет доступа (п/б/-);
• возможность создания и поддержки сайта конференции;
• возможность регистрации заявок;
• рецензирование - назначение рецензента на каждую заявку;
• публикация данных конференции - возможность публикации списка участников и списка
докладов на основе поданных заявок;
• организация рассылки новостей;
• формирование отчетов по многокритериальной выборке;
• составление программы конференции - распределение по секциям принятых докладов;
• учет оплаты регистрационных взносов;
• расселение иногородних участников.
Таблица 1 - Сравнительная таблица информационных систем
Услови я доступ а Сай т Регистр ация участни ков Рецензи рование Доклад ов Публик ация данных конфер енции Рассыл ка email сообще ний О т ч ет ы Прогр амма конфе ренци и О р г в з н о с ы Рассе ление участ ников
Агора [1] Б + + + - + + - - -
1С-Битрикс: Сайт конференции [3] П + + + +
AE Software [5] Б + + - - + - - - -
Система [6] - + + - + + - + - +
Система [7] - + + + + - + + + +
Система [8] - + + - + - + - - -
ИС СО РАН [12] Б + + + + + + + - -
My Review [9] Б + + + + + + - + -
Open Conference System [10] Б + + + + + +
Indico [11] Б + + + + + + + + -
Таким образом, для структурных подразделений высших учебных заведений имеет смысл разработать свое программное обеспечение для поддержки проведения конференций. Поскольку каждое научное мероприятие имеет свою специфику, в каждом случае бизнес-процессы и требования к информационному сопровождению могут отличаться. В силу этого, важным требованием к системам поддержки является возможность быстрой адаптации под задачи конкретной конференции. Такой гибкостью конфигурирования примечательна платформа 1С:Предприятие. Ввиду этого, автор предлагает разработку конфигурации «1С:Конференция» с программным решением следующих задач:
• регистрация участников конференции;
• составление расписания работы секций;
• распределение иногородних участников по номерам в гостинице;
• организация транспортного обслуживания;
• формирование отчетов для конференции.
• работа с потоками денежных средств (фондами конференции).
В настоящее время реализовано решение вопросов (1), (3) и (4).
Схема базы данных конфигурации В ходе реализации информационной системы была построена ER-диаграмма предметной области (рис 1).
Выделены сущности схемы метаданных: «Участник», «Гостиница», «Тип номера», «Организатор», «Адрес» и др. Сущности схемы метаданных в среде разработки 1С:Предприятие очень удобно описать с помощью объекта Справочники.
Решение поставленных задач реализовано с помощью предлагаемых платформой объектов Документы, Регистры накопления, Регистры сведений, Отчеты.
Тип номе| Доклад Докладчик Участник
- ГО - Тема - Тезисы а -ГО -ФИО -Тема доклада -Дата приезда -Дата отъезда
Принадлежит
- ГО
- Наименование
- Количество мест
- ГО
- ФИО
- Обязанности
- Телефон
Рис. 1. ER-диаграмма системы «1С: Конференция»
Бронирование мест в гостиницах для последующего расселения участников осуществляется документом «ЗаказГостиницы». Для подбора и бронирования гостиничного номера для участника в соответствии его пожеланиям реализован документ «БронированиеНомера». Для оперативного получения информации о свободных гостиничных номерах в процессе расселения участников используется регистр накопления «ОстаткиНомеров».
Для планирования транспортного обслуживания иногородних участников реализованы документы «ЗаказАвтомобиля» и «ЗаявкаНаТрансфер» и регистр накопления «ТранспортныеУслуги».
Результаты решения задачи расселения иногородних участников и организации для них трансфера предоставляются соответствующими отчетами «ПоГостиницам» и «ТранспортныеУслуги».
Рассмотрим более подробно задачи бронирования гостиниц и организации сопровождения участников.
Задача бронирования номеров гостиницы для иногородних участников возникает при подготовке мероприятия любого масштаба (от 50 до 1000 человек). Для размещения иногородних участников могут быть предложены гостиницы, общежития, пансионаты. При размещении в гостинице следует учитывать:
• уровень мероприятия;
• количество участников;
• социальный статус участника;
• финансовые условия;
• территориальную удаленность от места проведения мероприятия.
В 1С:Конференция процесс расселения участников по забронированным гостиницам осуществляется в два этапа.
Этап 1. Поиск и бронирование гостиниц, расположенных наиболее удобно по месту проведения конференции. Для заполнения информации о забронированных гостиницах в 1С:Конференция создан справочник «Гостиница».
С помощью документа «Заказ гостиницы» Оргкомитет резервирует номера гостиниц, заполняет категорию и стоимость номера. При проведении документа «ЗаказГостиницы» производится запись в регистр сведений «ЦеныНаНомера». Данный регистр сведений хранит информацию по стоимости номеров гостиниц в сутки. Также документ «ЗаказГостиницы» осуществляет движение прихода по регистру накопления «ОстаткиНомеров». Этот регистр является основным в реализации задачи расселения, так как содержит необходимую информацию о наличии номеров определенной категории.
Этап 2. Расселение участников по забронированным номерам гостиниц. С учетом пожеланий участника, указанным в заявке гостиницы и категории гостиничного номера, производится подбор подходящего номера. Данная операция в 1С:Конференция реализована в документе «БронированиеНомера». Для удобства предусмотрена возможность вызова формы документа при заполнении регистрационных данных участника, кнопкой Забронировать номер формы справочника «Участники». При открытии формы документа «Бронирование номера» командой «Забронировать номер», поля документа Гость, Дата приезда и Дата отъезда заполняются автоматически копированием соответствующих реквизитов справочника «Участники». Для исключения повторного бронирования номера на одного и того же человека при заполнении поля Участник вызывается функция проверки на наличие брони на текущего участника.
Поиск гостиничного номера для участника, в соответствии его пожеланиям, реализован в обработке команды «Найти» документа «Бронирование номеров». Подбор свободных гостиничных номеров по полям Гостиница, ТипНомера, ДатаПриезда, ДатаОтъезда документа выполняется запросом к виртуальной таблице регистра накопления «ОстаткиНомеровОстаткиИОбороты».
Результаты расселения участников по гостиничным номерам наглядно отражает отчет «РасселениеПоВсемГостиницам» (рис. 2). Для просмотра информации о расселении по каждой гостинице в отдельности реализован отчет «РасселениеПоОпределеннойГостинице» (рис. 3). Отчеты разработаны с помощью механизма Система компоновки данных, предлагаемого платформой 1С: Предприятие.
Расселение участников по гостиницам
Сформировать Выбрать вариант
Гостиница Тип номера Номер Дата заезда Дата выезда Гость 1
Турист
м Двухместный
ш- 202
08.07.2015 0 00:00 15.07.2015 0:00:00 Ухоботов
в Одноместный
101
09.07.2015 0:00:00 13.07 2015 0:00:00 Михайлова
? юг
07 07 2015 О ОО' 00 20 07 2015 0 00 00 Тигровэ
Пв Уют
Двухместный
201
27 06.2015 С.00.00 13.07.2015 0:00:00 Финееева
т гог
09 07.2015 0:00 00 11.07.2015 0:00:00 Смирнов
Одноместный
Т- 101
Рис. 2. Отчет «РасселениеПоВсемГостиницам»
] Т-Г Расселение участников по номерам гостиницы
Сформировать Выбрать вариант
Гостиница: @ Солнечная
В Т Параметры: Гсстнницэ: Солнечная
Тип номера Номер Дата заезда Цата выезда Гость |
Двухместный
Е В Т_ 201
07 07.2015 0:00 00 18 07 2015 0 00 00 Гараничев
а 202
01.07.2015 0:00:00 12.07.2015 0:00:00 ветров
з Одноместный
101
01 07 2015 0 00 00 04 07 2015 0 00 ОС Анисимов
06.07.2015 0:00:00 14.07.2015 0:00:00 Новиков
102
Рис. 3. Отчет «РасселениеПоОпределеннойГостинице»
Задача планирования оказания транспортного обслуживания иногородних участников возникает в зависимости от масштаба мероприятия и условий его проведения. Как правило, для иногородних участников Оргкомитет организовывает трансфер от места прибытия (аэропорта или ж/д вокзала) до гостиницы и отъезд из гостиницы до места оправления в последний день пребывания. График встреч (проводов) составляется на основе даты и времени приезда (отъезда) участников. При этом почетному участнику независимо от количества прибывающих вместе с ним коллег предоставляется отдельный транспорт.
Так как большую часть организаторов необходимо задействовать в конференц-зале, для предоставления транспортных услуг должно быть назначено как можно меньше человек, при этом качество транспортного обслуживания гостей должно остаться на высоком уровне. Таким образом, график работы организаторов, ответственных за предоставление трансфера, необходимо оптимизировать. В 1С:Конференция реализовано решение данного вопроса. Процесс распределения организаторов по заявкам участников на транспортное обслуживание состоит из двух этапов.
Этап 1. Подбор резерва водителей. Для подбора резерва водителей в системе нужно выполнить следующие действия:
- в справочнике «РезервВодителей» заполнить данные об организаторах, имеющих в наличии автомобиль;
- по мере необходимости проведением документа «ЗаказАвтомобилей» добавить организатора из резерва водителей в список ответственных за транспортные услуги. При проведении документ записывает движение прихода в регистр накопления «ТранспУслуга». Сначала в списке ответственных за транспортные услуги находится только один представитель Оргкомитета.
Этап 2. Назначение водителя на заявку на трансфер. Этот этап реализован документом «Заявка на трансфер». Поля документа заполняются данными из отправленных участниками заявок на транспорт. После заполнения документа нажатием кнопки «Назначить водителя» производится поиск свободного автомобиля на время приезда (отъезда) участника (рис. 4). Для исключения повторного бронирования услуги на транспортное обслуживание участника в модуле формы документа «Заявка на трансфер» реализована функция, которая проверяет, имеется ли бронь транспорта на данного участника.
«- V:' Заказ транспортных услуг 000000001 от 02.06.2015 10:46:55 *
Г^кюесгм и зафыть Загиса-ъ Перейти *
Номер 000000001
Ел та 02 0620151046 55 □
Учесть*« Аисмиав ] * 1 | &ЭЭД414212] На количество «еповек 1|
Встреча
1 Дата и асе"* 03 072015 13*500 | в] АэсопортЛВооа* ¡АзрОПСрт |»] № Рейса/ ГЪеша и мгрн» Во»*егь Варламов
Проводы
| Идо и врем* 09072015 П 0000 [с^ Аэропорт у&ж»л Аэропорт | »] № Рейса/ Поезда и вагона 432 Воа-тегь
1 Наэмм«тъ вел'те.- • 1
Рис.4. Создание документа «ЗаявкаНаТрансфер»
При реализации функции подбора свободного автомобиля на заявку участника предполагаются следующие ограничения:
• один автомобиль - три человека;
• один автомобиль назначается для участников разница во времени между прибытием (отправлением) которых не более полчаса и место встречи (проводов) совпадают;
• один рейс занимает по времени два с половиной часа.
Нужно заметить, что данные ограничения несложно изменить в соответствии с особенностями проводимого мероприятия.
Таким образом, если в свободном остатке есть подходящие автомобили, производится назначение водителя на заявку и становится возможным проведение документа «ЗаявкаНаТрансфер». При проведении документа на дату приезда (отъезда) записывается расходное движение в регистр накопления «ТранспУслуга», а период для движения прихода рассчитывается как период расхода плюс два с половиной часа. Тем самым обеспечивается резервирование водителя на данный промежуток времени. В случае отсутствия свободных автомобилей на нужный промежуток времени, система оповещает пользователя. Следовательно, необходимо с помощью документа «ЗаказАтомобиля» назначить на оказание транспортного обслуживания еще одного организатора.
В результате обработки всех заявок участников на транспортное обслуживание, будет сформирован план оказания данной услуги. График встреч (проводов) участников отражает отчет Отчет «ТранспортныеУслуги» (рис. 5). Указав поле «ВидТрансфера», можно просмотреть график встреч и проводов по отдельности. Отчет «ТранспУслугиПоВодителю» отражает график работы конкретного организатора, ответственного за трансфер (рис. 6).
£ Транспортные услуги
Сформировать Выбрать вариант..
Вид трансфара" 0 Встреча
— Параметры Вид гргксферз: Встреча
Водитель Дата приезда Участник Место встречи Номер рейса или поезда и вагона Телефон участника
[н Дмитриев
ОЗ.07.2016 8:50 00 Трошин Аэропорт 455 43 256 141
Кондратов
03.07.2015 5 00 00 Смирнов Вокзал 120/ 23 59 $30 787 479
03.07.2015 9:15:00 Петров Щ Вокзал 92ш/21 а 965 713 436
05.07.2015 11-30-00 Павпов Аэропорт 097
05.07.2015 20 00 00 Анн симав ЖД Вокзал 241/34 ЗЭ ЕЗЗ 641
Рис. 5. Отчет «ТранспортныеУслуги»
Транспортные услуги для водителя в отдельности
Сформировать
Выбрать вариант..
Вид трансфера: @ Встреча
Водитель [vj Кондратов
Параметры 8пд трансфера Встреча Водитель Кочдрашов
Дата приезда Участник Место встречи Номер рейса или поезда и вагона Телефон
03.07.2015 9:00:00 Смирнов ЖД Вокзал 120/23 39 630 737 479
03.07.2015 9.15:00 Петров ад Вокзал 32LUÍ21 8 965 743 436
05.07.2015 1 1:30.00 Павлов Аэропорт 097
05.07.2015 20:00.00 Анн сммов ?КЦ Вокзал 241/34 89 638 641
Рис.6. Отчет «ТранспУслугиПоВодителю»
Заключение
Разработана конфигурация 1С:Конференция. Конфигурация обладает следующими функциональными возможностями:
• регистрация участников конференции;
• расселение иногородних участников по гостиничным номерам;
• планирование транспортного обслуживания иногородних участников.
В дальнейшем планируется расширение функционала информационной системы. Разрабатываемое программное обеспечение значительно упростит работу Оргкомитета и повысит уровень организации мероприятия.
Литература
1. Агора: Служба автоматизации создания , размещения и поддержки интернет-страниц конференций [Офиц. сайт]. URL: http://agora.guru.ru (дата обращения: 15.06.2015).
2. EasyChair: conference management system [Интернет-портал]. URL: http://www.easychair.org/ (дата обращения: 15.06.2015).
3. 1С:Битрикс. Сайт конференции [Офиц. сайт]. URL: http://www.1c-bitrix.ru/solutions/conf/ (дата обращения: 15.06.2015).
Панюкова Т.А. Информационная база для организации документооборота научной конференции // Новые информационные технологии в образовании: сб. науч. тр. - Москва: ООО «1С-Паблишинг», 2013. - С. 193-194. Организация конференций на базе программного комплекса AEvents Software [Интернет-портал]. URL: http://onlinereg.ru/site.php?go=42&page=15=RUS/ (дата обращения: 15.06.2015).
Глот И.О. Разработка информационной системы по проведению конференций/ Глот И.О., Масич Г.Ф., Перетятько С.С., Цаплина Г.С.// Труды Всероссийской научной конференции . - 2002 г. - № 9, с.162-164.
Алексеев А.Н. Подсистема проведения конференции/ Алексеев А.Н., Бездушный А.Н., Масич Г.Ф., Созыкин А.В.// Российский научный электронный журнал Электронные библиотеки . - 2005 г.- № 3, с. 56-58. Квиринг А.В. Программный комплекс для конструирования информационной системы проведения конференций/ Сборник института сплошных сред УрО РАН/ /Квиринг А.В., Кузякин Ю.И., Масич Г.Ф., Перетятько С.С., Рогачев С.Н. - 2002 г.
The MyReview system [Интернет-портал]. URL: http://myreviewlri.fr/ (дата обращения: 15.06.2015). Public knowledge project: Open Conference System [Интернет-портал]. URL: https://pkp.sfu.ca/ocs (дата обращения: 15.06.2015).
Indico: The effortless open source tool for event organization, archival and collaboration [Интернет-портал]. URL: http://indico-software.org/ (дата обращения: 15.06.2015).
Конференции Уральского отделения РАН [Интернет-портал]. URL: http://confer.uran.ru/ (дата обращения: 15.06.2015).
Гуськов А.Е. Средства поддержки проведения научных конференций: обзор и сравнение/ Гуськов А.Е., Васильков А. В. - Институт вычислительных технологий СО РАН г. Новосибирск. - 2003 г. Гуськов А.Е. О задачах создания систем для поддержки проведения научных конференций/ А.Е. Гуськов. -Институт вычислительных технологий СО РАН г. Новосибирск. - 2004г.
Учебник по 1С:Предприятие [Интернет-портал]. URL: http://www.mista.ru/1c/ (дата обращения: 15.06.2015).
4.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
