CC BY
78
Список литературы:
1. Угольницкий Г. А. Устойчивое развитие организаций. Системный анализ, математические модели и информационные технологии управления / Г.А. Угольницкий. - М.: Издательство физико-математической литературы, 2011. - 320 с.
2. Таран С.А. Логистическая стратегия предприятия: разработка и реализация. Практические рекомендации. - М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2010. - 312 с.
3. Завьялов Д.В., Завьялова Н.Б. Инфорамционные технологии и системы в торгово-дистрибьютерских и промышленных организациях. - М.: ГОУ ВПО «РЕУ им. Г.В. Плеханова», 2010.
4. Oskarsson B., Aronsson H., Ekdahl B. Modern logistik for okad lonsa-mhet. - Liber, 2006. - (Современная логистика для повышения прибыли).
ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И УПРАВЛЕНИЯ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕМ ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ РАБОТЫ КОМПАНИИ
© Ишкова С.В.*
Филиал Дальневосточного федерального университета, г. Арсеньев
В статье рассматривается актуальность перехода в компаниях от традиционного «бумажного» документооборота к электронному, внедрения в ИТ-инфраструктуру современных систем электронного документооборота и управления взаимодействием, их преимущества и перспективы использования для повышения эффективности работы компании.
На сегодняшний день автоматизация документооборота стала не просто средством оптимизации внутренних процессов компании, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой компании по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии оперативных или стратегических решений.
В современных компаниях обязательным элементом ИТ-инфраструктуры становятся системы электронного документооборота (СЭД). С их помощью повышают эффективность своей деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внут-
* Старший преподаватель кафедры Бизнес-информатики и экономико-математических методов.
реннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.
Переходя на систему электронного документооборота, компания получает следующие преимущества.
Прозрачность бизнес-процессов. Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.
Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20 % полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ЕСМ-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.
Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.
Обеспечение конфиденциальности информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, ЕСМ-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.
Выполнение требований стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) - это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования ЕСМ-системы при постановке СМК:
- обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ШО 9001:2000 по управлению документами и записями;
- поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;
- предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.
Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе ЕСМ-системы можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.
Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.
Рост конкурентных преимуществ. Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.
Следовательно, внедрение СЭД направлено на сокращение временных расходов, связанных с документооборотом, и повышение эффективности работы компании, а также уровня обоснованности принятых решений [1].
Рынок СЭД в России в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management - управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией) [2].
Расширение сферы применения СЭД в деятельности организаций, реальный переход от бумажных к электронным документам, вопросы межор-ганизационного и межведомственного взаимодействия, расширение практики предоставления государственных услуг в электронном виде, нормативная деятельность государства, использование мобильных технологий в СЭД -эти и целый ряд других вопросов отражают разнообразные направления развития российского рынка СЭД в уходящем году и будут наверняка наряду с новыми аспектами (например, облачными вычислениями и мобильными технологиями) определять его движение в году наступающем.
В 2011 г. были обозначены три новых тренда, сулящих колоссальный рост рынку ECM в ближайшие несколько лет. Во-первых, это стремительно растущая популярность смартфонов и планшетов, подтолкнувшая ECM-вендоров к созданию новых решений, способных обеспечивать пользователям мобильных устройств постоянный доступ к корпоративной информации из любой точки мира. Во-вторых, благодаря феноменальному росту социальной активности в Интернете ECM-решения стали нужны не только для управления информацией, но и для взаимодействия сотрудников между собой. При этом все внутренние данные должны быть надежно защищены. Третий тренд - это облако, предоставляющее удобный и экономичный способ хранения самого разнообразного контента, объемы которого в связи с первыми двумя факторами стали рекордными. В 2012-м этот рост продолжается, а CEVA-приложения (Content Enabled Vertical Applications) все чаще
будут выпускаться в виде композитных версий. Ключевым двигателем рынка будет сочетание ECM с бизнес-аналитикой и BPM.
Необходимо отметить и возросшую СЭД-активность регионов России. И в качестве наиболее яркого примера является ситуация в Татарстане, который не просто активно занимается собственной информатизацией, но и явно старается стать ведущим игроком страны в деле внедрения ИТ. Речь, в частности, идет о том, чтобы республика смогла зарабатывать для себя деньги, оказывая услуги другим субъектам федерации, в том числе используя вычислительные ресурсы и наработки Татарстана для решения задач соседних областей Поволжья. Любопытно, что тут республика начинает конкурировать с федеральными структурами, в первую очередь с Ростелекомом. Такую ИТ-стратегию руководство Татарстана сформулировало и начало реализовывать достаточно давно, сформировав за последние годы современную коммуникационную инфраструктуру, развернув ЦОДы и обеспечив благоприятный климат для ИТ-компаний в виде технопарков и «технодеревень», опираясь при этом на высокий уровень образования в республике. Позитивным, пока еще не очень частым моментом для нашей страны, является то, что руководство Татарстана не только реализует такую ИТ-стратегию, но и активно занимается ее пиаром, рассказывая об опыте и достижениях республики и имея в результате заметные успехи даже на федеральном уровне.
В 2011 г практически наметилось окончательное разделение рынка на корпоративный сегмент, в котором предпочтение отдается крупным западным игрокам и платформам, и на сегмент малого и среднего бизнеса, где превалируют локальные разработки. Из этого правила, безусловно, есть немало исключений, в первую очередь они проявляются в государственном секторе. При этом объем проектов у основных российских игроков достаточно велик, что позволяет ориентировать стратегию развития продукта на реальные нужды рынка, а не на задачи отдельного крупного клиента [2].
Компании-разработчики готовы предоставить СЭД как для небольших организаций численностью 5-10 человек, так и для крупных компаний численностью тысячи человек. Всего на рынке представлено более пятидесяти решений этого класса. Наиболее распространенными в России СЭД являются: Directum, Docs Vision, Globus Professional, Pay Dox, 1С: Документооборот, Босс-референт, ДЕЛО, ЕВФРАТ, МОТИВ [3].
Лидером среди СЭД по соотношению «оптимальная цена I функциональность» является система DIRECTUM, которая соответствует концепции ECM и поддерживает полный жизненный цикл управления документами [4]. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Данная СЭД обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодейст-
вия. Интегрируясь с системами бизнес-моделирования, эта система выступает как среда исполнения бизнес-процессов в рамках единого цикла процессного управления [5].
Необходимо отметить, что работа в DIRECTUM с помощью различных мобильных устройств и планшетов позволяет обеспечивать непрерывность бизнеса и предоставляет пользователю возможность комфортной работы с документами и данными системы вне зависимости от местонахождения или используемых технологий. Использование российских стандартов в сфере делопроизводства, постоянное совершенствование технологий и партнерство с ведущими разработчиками и интеграторами гарантируют максимальный эффект от внедрения системы DIRECTUM. На базе системы DIRECTUM также разрабатывается широкий набор бизнес-решений, который направлен на охват конкретной бизнес-задачи и достижение заданного бизнес-эффекта в минимальные сроки и с минимальными начальными инвестициями.
Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM: управление электронными документами; управление деловыми процессами; канцелярия; управление договорами; управление совещаниями и заседаниями; управление взаимодействием с клиентами; обращения граждан и организаций, управление показателями эффективности.
В заключении хочется отметить, что, внедряя СЭД сегодня, компания не только повышает эффективность деятельности, но и, что очень важно, получает ценный опыт и практику работы в новых условиях - в условиях электронного документооборота.
Список литературы:
1. Просто об электронном документообороте [Электронный ресурс] -Режим доступа: www.ecm-journal.ru/special/1649468.aspx#Что_такое_ЭДО,_ CЭД,_ECM (дата обращения: 15.11.12).
2. Колесов А. Российский рынок СЭД: что было и что будет [Электронный ресурс] II PCWeek: Электронный журнал. - 06.02.2012. - Режим доступа: www.pcweek.ru/ecm/articleIdetail.php?ID=136682 (дата обращения: 24.11.12).
3. Обзор систем электронного документооборота [Электронный ресурс]. -Режим доступа: www.ixbt.comIsoftIsed.shtml (дата обращения: 21.11.12).
4. Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.iteam.ru/publicationsIit/sec-tion_64Iarticle_2986 (дата обращения: 17.11.12).
5. Российский рынок СЭД глазами эксперта [Электронный ресурс]. -Режим доступа: www.dssconsulting.ruIpress_centreIpublications.html?36 (дата обращения: 25.11.12).
6. Официальный сайт компании DIRECTUM [Электронный ресурс]. -Режим доступа: www.directum.ru (дата обращения: 23.11.12).
